Удаленная работа теперь в Трудовом кодексе: какие изменения учесть в компании
Изменение 1
Можно договариваться с сотрудниками о постоянной, временной или комбинированной удаленной работе
С 1 января 2021 года понятия «дистанционная работа» и «удаленная работа» означают одну и ту же форму труда (ч. 1 ст. 312.1 ТК). В статье мы применяем оба термина в одном значении
Вместо единственного варианта — постоянная дистанционная работа — в Трудовом кодексе появились три варианта, о которых можно договориться с сотрудниками:
1. Постоянная дистанционная работа — в течение срока трудового договора или бессрочно, если срок трудового договора не установили.
2. Временная дистанционная работа — непрерывная в течение определенного срока, не превышающего шести месяцев.
3. Комбинированная дистанционная работа — периодическая, когда периоды выполнения трудовой функции дистанционно чередуются с работой на стационарном рабочем месте.
Задачи по охране труда в отношении дистанционщиков не изменились. Как и раньше, работодатель обязан только расследовать и учитывать несчастные случаи, выполнять предписания надзорных органов, отчислять страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев. Если для работы удаленщикам рекомендовали или предоставили оборудование, нужно рассказывать о требованиях охраны труда при работе с ним (ст. 312.7 ТК).
Остальные требования в области охраны труда удаленщиков работодатель выполнять не обязан. Но он вправе предусмотреть в трудовом договоре дополнительные обязанности компании и обеспечивать безопасные условия труда. Например, обеспечивать СИЗ, направлять на обязательные медосмотры и пр.
В ТК не предусмотрели особых правил по охране труда, если удаленная работа временная или сотрудники комбинируют работу из дома и на предприятии. Логично предположить, что в этих случаях работодатель в полном объеме соблюдает нормы охраны труда, когда работники находятся в организации, и по правилам для удаленщиков — когда работают из дома.
Также в части 2 статьи 312.1 ТК в новой редакции появилось положение, что дистанционную работу устанавливают трудовым договором или дополнительным соглашением к нему. Это означает, что на удаленку сотрудники могут перейти в течение работы в компании, а не только при приеме на работу сразу договориться о дистанционном труде. Для этого нужно поменять условия трудового договора допсоглашением.
Как изменили понятие и формы дистанционной работы в статье 312.1 ТК
Изменение 2
Можно временно переводить сотрудников на удаленную работу без их согласия
Компания может без согласия сотрудников временно перевести их на удаленную работу (ст. 312.9 ТК). Раньше такой опции не было. Сделать временный перевод можно в любых исключительных случаях, которые ставят под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части. Срок перевода: период наличия исключительных обстоятельств.
Пример. Исключительные случаи по части 1 статьи 312.9 ТК в новой редакции: катастрофа природного или техногенного характера, производственная авария, несчастный случай на производстве, стихийное бедствие, эпидемия, эпизоотия и др.
Временный перевод на удаленку будет обязательным и тогда, когда органы власти примут решение об этом. Такое случилось в пандемию коронавируса, но в ТК не было регламента. Срок такого временного перевода установят региональные власти или органы местного самоуправления с учетом ситуации на территории.
Для временного перевода необязательно получать на него письменное согласие сотрудника и заключать дополнительное соглашение к трудовому договору. Но это и не запрещено.
Для временного перевода есть пять новых обязанностей:
1. Обеспечить работника оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами, необходимыми для удаленной работы. Либо выплачивать работнику компенсацию за использование принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программ, средств защиты информации.
2. Возмещать работнику расходы, связанные с использованием оборудования, программ и средств защиты информации, а также возмещать другие расходы, связанные с выполнением трудовой функции дистанционно.
3. Проинструктировать работника о правилах безопасной работы на выданном или рекомендованном оборудовании.
4. Принять локальный нормативный акт о временном переводе работников на дистанционную работу.
5. Предоставить работнику прежнюю работу на стационарном рабочем месте, когда срок временного перевода истечет.
Работник обязан приступить к обычной работе, когда срок временного перевода на удаленку истечет.
Бывают ситуации, когда работника необходимо перевести на удаленку, но это невозможно из-за специфики деятельности или работодатель не может обеспечить сотрудника необходимыми для удаленной работы оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами. В этом случае все время, когда сотрудника не смогли временно перевести на удаленку, но он в силу исключительных обстоятельств или распоряжения органов власти не мог трудиться на рабочем месте, оплачивают как простой. Причины такого простоя не зависят от работника и работодателя, а значит, оплачивается в размере 2/3 оклада (ч. 2 ст. 157 ТК).
Изменение 3
Нужно принять локальный нормативный акт о временном переводе сотрудников на удаленную работу
Новые положения вводят в компании с учетом мнения профсоюза, если он есть
Отдельный локальный акт о временном переводе работников на удаленную работу разрабатывать необязательно. Достаточно добавить такой раздел в утвержденный в компании документ, например, ПВТР или другой локальный акт, это задача специалистов отдела кадров. В локальный акт включают только правила, которые требует закон. Другие условия прописывают, если так решит работодатель. Закон позволяет закрепить «иные положения, связанные с организацией труда работников, временно переводимых на дистанционную работу» (ч. 3 ст. 312.9 ТК). С новыми положениями всех сотрудников нужно ознакомить под подпись.
Изменение 4
Можно контролировать рабочее время удаленщиков
Прерывать можно только временную удаленную работу (ч. 3 ст. 312.4 ТК). На постоянных дистанционных сотрудников такое правило не распространяется
Работодатель определяет режим дистанционной работы в любых документах: локальных актах, коллективном и трудовом договорах, допсоглашениях к трудовым договорам. При временной дистанционной работе также определяют продолжительность и периодичность выполнения работником трудовой функции дистанционно (ч. 1 ст. 312.4 ТК).
По общему правилу удаленщик по-прежнему устанавливает режим работы по своему усмотрению. Но теперь работодатель может выдвигать свои требования, если они предусмотрены в документах. Кстати, все взаимодействия с компанией, в том числе длительные переписки и переговоры, включаются в рабочее время удаленщика.
Теперь работодатель может определить условия и порядок, по которым вызовет временного удаленщика, чтобы он работал на стационарном рабочем месте. Также такой сотрудник может выйти на работу по своей инициативе, если только его не отправили работать из дома в исключительных обстоятельствах. Но условия и порядок такого выхода также нужно прописать в локальном документе.
Изменение 5
Можно направлять удаленного работника в командировку
Теперь компания сможет официально направить дистанционного работника в командировку в другую местность или территорию, отличную от места выполнения трудовой функции. В этом случае все гарантии и компенсации предоставляют удаленщику точно так же, как в случаях командировки обычного сотрудника. Эти же гарантии и компенсации работодатель предоставляет, если вызывает постоянного дистанционного работника в офис, чтобы он выполнил служебное поручение очно.
Изменение 6
Появились дополнительные основания для увольнения удаленщиков
Расставаться с дистанционными сотрудниками можно по любому основанию, предусмотренному ТК. Но, помимо общих правил, в новой статье 312.8 предусмотрели основания, чтобы прекратить именно дистанционные трудовые отношения. Так, работодатель может расторгнуть трудовой договор с дистанционщиком, когда он без уважительной причины не взаимодействует с работодателем по вопросам, связанным с выполнением трудовой функции, более двух рабочих дней подряд со дня поступления запроса.
Новую причину для увольнения отнесли к основаниям по инициативе работодателя. А значит, нельзя уволить работника в период отпуска, болезни, а также нужно соблюдать остальные ограничения и запреты на увольнение по инициативе компании. Также учитывайте, что «два рабочих дня подряд» могут превратиться в вашей компании в более длительный период, так как работодатель может установить другие сроки для взаимодействия удаленных сотрудников с их руководителями.
С постоянным удаленным сотрудником теперь можно расторгнуть трудовой договор, когда он изменит местность, где живет и работает (ч. 2 ст. 312.8 ТК). Но разрешено это сделать, только если сотрудник не сможет выполнять работу в новой местности на прежних условиях.