На основе изучения научной литературы по проблемам хранения электронных документов ответьте на следующие вопросы:
1. Какие подходы в Концепции информатизации архивного дела предлагаются в области передачи на постоянное хранение документов на нетрадиционных носителях?
В настоящее время Росархивом создана ведомственная Единая Автоматизированная Информационная система (далее - ЕАИС) по учету документов Архивного фонда Российской Федерации. ЕАИС состоит из трех самостоятельных программных комплексов:
- программный комплекс (базовый уровень) "Архивный фонд" предназначен для использования непосредственно в архивах;
- программный комплекс "Фондовый каталог" предназначен для использования отделами (управлениями, агентствами) по делам архивов регионального уровня
- программный комплекс "Центральный фондовый каталог" предназначен для использования непосредственно в Федеральном архивном агентстве
Ведомственный программный комплекс "Архивный фонд" используют только 14 федеральных архивов. Наравне с ПК "Архивный фонд" используются другие автоматизированные системы государственного учёта документов Архивного фонда РФ, предназначенные, в основном, для обслуживания читальных залов
Одновременно необходимо отметить, что программный комплекс "Архивный фонд" распространен и успешно используется во всех региональных и большинстве муниципальных архивов, что обеспечивает единство учета документов Архивного фонда РФ на всей территории страны независимо от прав собственности на данные документы.
В федеральных архивах созданы и активно используются в читальных залах более 100 разнородных тематических информационных ресурсов (информационно-справочных систем, баз данных, путеводителей и справочников)
Федеральное архивное агентство создало, поддерживает и развивает отраслевой портал "Архивы Росси", на котором все федеральные архивы имеют свои страницы; одновременно Росархив и 7 федеральных архивов имеют собственное представительство в сети Интернет в виде сайта.
Литература к заданию:
Концепция информатизации архивного дела // Вестник архивиста.1996. N 1. С. 60-82.
2. Какое значение имеет внедрение информационных технологий в делопроизводство для комплектования ими государственных архивов? Какие проблемы возникают перед архивами в связи с реализацией ФЦП «Электронная Россия»?
Архивы создаются для организации повторного использования исполненных документов и закрытых дел. А вот, чтобы иметь такую возможность необходимо выполнение нескольких условий:
• выработать долговременную документационную политику, т.е. определить круг потенциальных пользователей и круг задач, для решения которых могут потребоваться документы, и в соответствии с этим провести классификацию документов и оценить сроки их хранения;
• производить отбор документов для архивного хранения, в соответствии с выработанной политикой;
• создать эффективную поисково-справочную систему по этим документам;
• обеспечить сохранность документов в течение всего срока хранения, т.е. вести их регулярный учет и реализовать систему мер, направленных на создание оптимальных условий хранения документов, на недопущение их порчи и на поддержание их потребительских качеств, в первую очередь для того, чтобы они могли служить достоверным свидетельством документированных событий, процессов, явлений;
• внедрить такую систему использования документов, при которой сводились бы к минимуму риски утраты документов.
Во-вторых, проблемы, практика и рекомендации по организации архивного хранения электронных документов будут не одинаковы для разных организаций. Они зависят как от организационно-правовой формы этих организаций, так и от видового состава документов, которые должны храниться в архиве, от задач, которые перед архивом стоят. Но самое главное, эти различия зависят от установленных сроков хранения электронных документов. Например, опыт работы с электронными документами, накопленный в организациях при оперативном или кратковременном хранении, не всегда применим при организации хранения электронных документов в государственных архивах. И наоборот, требования к учету электронных документов, их описанию и обеспечению сохранности, предъявляемые при организации долговременного хранения, часто чрезмерны для хранения и использования основной массы таких документов в организациях.
Поэтому всякий раз, затрагивая ту или иную проблему архивного хранения электронных документов, следует оговаривать форму их хранения: находятся ли они в оперативном использовании и на кратковременном хранении (до 10 лет), или же – в архиве организации при обеспечении долговременного и постоянного хранения.
Литература к заданию:
Тихонов В.И. Юшин В.А. Будут ли в «электронной» России электронные архивы?//Отечественные архивы.2002. № 5. С.12-19.
3. Какие существуют концепции хранения машиночитаемых документов?
В 1988 г. на Международном конгрессе архивов в Париже звучали выступления в поддержку концепции централизованного хранения электронных документов. Согласно этой концепции электронные документы хранятся в том же месте, где находятся бумажные документы фондообразователя. Тем самым восстанавливаются изначальные принципы комплектования архивов - "происхождения документов" и "неделимости архивного фонда".
начала 90-х гг. особую популярность приобрела концепция распределенных электронных архивов. Суть ее состоит в том, чтобы документы хранились в тех организациях, которые их создали. На организации после проведения экспертизы ценности и отбора электронных документов возлагались бы обязанности по хранению, обслуживанию и обеспечению доступа к ним. Электронные архивы превращаются в организации, хранящие информацию лишь о местонахождении документов и выполняющие функции по контролю за их сохранностью и над доступом к ним. Для организации постоянного хранения электронных документов архив должен или превратиться в музей устаревающей техники и программных средств, или перевести документы в новые компьютерные системы.
Необходимость перемещения документов поставила вопрос о замене концепции "постоянной ценности документов на магнитных носителях" на концепцию "их долговременной ценности".
Литература к заданию:
Тихонов В.И. Юшин В.А. Современные концепции электронных документов//Отечественные архивы. 1999. № 1.
4. Назовите критерии экспертизы ценности электронных документов.
Документы оцениваются на основании принципов историзма, системности, целостности. Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности.
Отбор электронных документов на архивное хранение осуществляется в результате экспертизы ценности ЭД, которая проводится экспертной комиссией организации.
На первом этапе экспертизы ЭД архив совместно с делопроизводственной службой или службой, отвечающей за функционирование информационных технологий в организации, определяет перечень систем, тем и проектов, документы которых могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы. В рамках перечня проводится отбор ЭД на постоянное и временное хранение; перечень утверждается экспертной комиссией организации.
Экспертиза ЭД проводится экспертной комиссией во взаимосвязи с документацией организации на традиционных носителях (применяется в комплексе система общих и специальных критериев: значимость, полнота (завершенность) документа; аутентичность документа; отсутствие дублирующей информации в документах, принятых на архивное хранение).
При приеме ЭД на хранение в архив учитываются факторы: ограничения на прием ЭД; завершенность процесса создания ЭД; стоимость возможного перевода ЭД в другой формат при приеме в архив; наличие законодательных актов, препятствующих передаче ЭД; наличие необходимой сопроводительной документации; соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения ЭД; затраты на обеспечение хранения.
Литература к заданию:
Основные правила работы архивов организаций. М.,2002. Часть 3.