Содержание
Введение…………………………………………………………………………….
§1. Исходящая документация……………………………………………………...
§2. Организация работы с исходящими документами в службе ДОУ………………………………………………………………………………….
Заключение………………………………………………………………………….
Список литературы…………………………………………………………………
Организация работы с исходящими документами в службе ДОУ
Документационное обеспечение управления организацией включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии организации и управляющих воздействий по изменению ее состояния, состоит из процессов: документирование, документооборот, регистрация документов, контроль исполнения, а также текущее и архивное хранение документов.
Документ - Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Организационные документы — это комплекс документов, содержащих правила создания организации, в том числе: выбор ее организационно-правовой формы; компетенцию, структуру, штатную численность, состав должностей (руководителей, специалистов, технических исполнителей); формирование совещательных органов управления; установление режима работы и системы охраны; организацию и оценку труда; порядок реорганизации и ликвидации.
Документопоток - Совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут.
Документооборот - Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Большую часть управленческих документов составляют исходящие документы. Исходящий документ – это документ, отправляемый из организации. Он может отправляться почтой, электронной почтой, курьерской службой или по факсу.
Обработка исходящих документов, подлежащих отправке почтовой связью, осуществляется службой ДОУ в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи. Порядок передачи телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов с помощью средств электрической связи и досылки бумажного оригинала адресату определяются инструкцией по делопроизводству организации с учетом имеющихся технических и программных средств.
Основные этапы обработки исходящих документов включают:
- составление текста проекта исходящего документа;
- согласование проекта документа с заинтересованными должностными лицами путем визирования проекта документа;
- подписание (в случае необходимости – утверждение) документа;
- регистрацию в журнале или на карточке и проставление индексов;
- отправку документа адресату;
За подготовку проекта исходящего документа отвечает исполнитель. Он координирует действия других исполнителей, указанных в резолюции. Ответственный исполнитель имеет право: созывать соисполнителей на рабочие совещания, требовать от них все необходимые материалы, устанавливать очередность работы между соисполнителями.
В процессе подготовки исходящего документа исполнитель самостоятельно осуществляет составление черновика, подготовку проекта документа, его согласование (визирование). Он должен принести в службу ДОУ проект документа, который требует проставления необходимых удостоверяющих реквизитов (подписи, даты подписания, исходящего регистрационного индекса, при необходимости грифа утверждения, печати). Документ может передаваться соответствующему должностному лицу через службу ДОУ или секретаря. Проект документа передается со всеми материалами, на основании которых он готовился. Если к проекту документа приложены замечания должностного лица (лиц), визирующего проект документа, они обязательно прикладываются к проекту.
Руководитель, ознакомившись с проектом документа, может сразу удостоверить его своей подписью, а может внести замечания, поправки и передать его на доработку. Тогда исполнитель дорабатывает документ в соответствии с замечаниями» вновь собирает визы согласования. Возврат проекта может повторяться, и каждый раз исполнитель должен повторять всю процедуру подготовки проекта документа от начала до конца.
Исполнитель приносит проект документа, полностью оформленный: напечатанный на соответствующем бланке, со всеми визами.
Согласование документа - это предварительная оценка проекта документа, его обоснованности, целесообразности и своевременности, соответствия действующему законодательству и другим нормативным актам. Поэтому большинство документов до подписания согласовываются с заинтересованными должностными лицами, структурными подразделениями, учреждениями.
Согласование проекта документа с другими организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования (внешнее согласование). Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов и фамилии) и даты согласования. Гриф согласования оформляется под реквизитом «Подпись» ближе к нижнему полю документа.
Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом.
Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка «Лист согласования прилагается».
Внешнее согласование проводится после внутреннего согласования (визирования). Визирование документа оформляется визой, включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату подписания.
Визирование документа является его согласованием внутри организации (или внутри нескольких организаций при издании совместного документа).
Виза показывает, что должностное лицо ознакомилось с документом и выразило свое отношение к нему. Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
В начале этапа проект исходящего документа передается на подписание. Если проект требует согласования, то он передается на подписание после того, как все уполномоченные должностные лица поставили свои визы на экземпляре (копии) организации (или в СЭД), и по проекту не возникло принципиальных замечаний. Проект исходящего документа может подписываться на бумажном носителе7 или в электронном виде с помощью электронной цифровой подписи.
Руководитель ставит собственноручную подпись на экземпляре адресата8, который всегда распечатывается на бланке письма. Также собственноручная подпись может ставиться на экземпляре организации. Однако на экземпляре (копии) организации-автора собственноручная подпись может не ставиться, а вместо нее оформляется реквизит «Отметка о заверении копии».
Исходящее письмо может подписываться также в электронном виде с помощью электронной цифровой подписи. Такой вариант используется, когда между организациями происходит обмен электронными документами, пересылаемыми с помощью электронной почты.
Главным моментом в организации документационного обслуживания является рациональная постановка регистрации документов. Регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Регистрация необходима для подтверждения факта создания или получения документа в определенное время путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе.
В процедуре регистрации можно выделить три цели: учет документов; контроль; справочная. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа получения.
Для отправки принимаются только полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные документы с указанием дела, в которое в соответствии с номенклатурой дел должен быть помещен данный документ.
Подлежащие отправке документы обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ.
Обработка и отправка документов по почте осуществляется централизованно сотрудниками службы делопроизводства
Секретарь проверяет правильность оформления документов:
-наличие подписи;
-наличие даты (в случае отсутствия ее проставляют) и номера;
-наличие заголовка документа;
-наличие отметки об исполнителе;
-наличие на отпусках виз;
-правильность расположения реквизитов согласно государственным стандартам;
-наличие адресата;
-наличие всех листов документа и всех приложений, указанных в основном документе;
Эти элементы оформления обязательны при отправке документов как по почте, так и по факсу.
Документы, оформленные ненадлежащим образом, подлежат возврату исполнителю для доработки.