Официальные конфиденциальные документы должны быть оформлены и удостоверены в установленном порядке.
Чертежно-графические документы оформляются в соответствии с нормами, существующими для систем проектной, конструкторской и технологической документации, при этом оформление конфиденциальных документов отличается от оформления открытых документов только проставлением грифа конфиденциальности и номеров экземпляров.
Текстовые документы оформляются по установленным правилам оформления различных систем управленческой документации. Самой многочисленной по составу и объему документов, присущей всем организациям, независимо от формы собственности и организационно-правовой формы, является система организационно-распорядительной документации, применяемая для фиксации решений административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности организаций. Порядок оформления конфиденциальных организационно-распорядительных документов в значительной степени совпадает с правилами оформления открытых документов, но вместе с тем имеет и существенные отличительные особенности.
С учетом того, что порядок оформления организационно-распорядительных документов, по сравнению с порядком оформления документов, входящих в другие системы управленческой документации, с одной стороны, является наиболее сложным, а, с другой стороны, в значительной мере применим к этим системам, в данном подразделе рассматривается именно этот порядок.
Состав организационно-распорядительных документов определен Общероссийским классификатором управленческой документации и Унифицированной системой организационно-распорядительной документации. Значительная их часть используется для отображения (фиксирования) информации, составляющей коммерческую и служебную тайну.
В конфиденциальных и открытых организационно-распорядительных документах используются следующие элементы оформления, называемые реквизитами:
1. - Государственный герб Российской Федерации;
2. - герб субъекта Российской Федерации;
3. - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
4. - код организации;
5. - код формы документа;
6. - наименование организации;
7. - справочные данные об организации;
8. - наименование вида документа;
9. - дата документа;
10. - регистрационный номер документа;
11. - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
12. - место составления или издания документа;
13. - адресат;
14. - гриф утверждения документа;
15. - заголовок к тексту;
16. - текст документа;
17. - отметка о наличии приложения;
18. - подпись;
19. - гриф согласования документа;
20. - визы согласования документа;
21. - печать;
22. - отметка о заверении копии:
23. - отметка об исполнителе;
24. - идентификатор электронной копии документа;
25. - отметка о поступлении документа в организацию;
26. - резолюция;
27. - отметка о контроле;
28. - отметка об исполнении документа и направлении его в дело,
Кроме того, только в конфиденциальных документах дополнительно используются следующие реквизиты:
29. - гриф ограничения доступа к документу;
30. - номер экземпляра документа;
31. - отметки о размножении документа.
Реквизиты 1 - 9,11 - 12,14 - 16, 18 - 22, 24, 26 - 28 в конфиденциальных документах оформляются так же, как и в открытых. Оформление других общих реквизитов имеет определенные различия.
Реквизиты 1 - 24, 29 - 30 оформляются на стадии изготовления документов, реквизит 25 - на стадии поступления, реквизит 31 - на стадии размножения, реквизиты 26 и 28 - на стадии исполнения.
Состав реквизитов конкретных документов определяется видом этих документов, а также организационно-правовой формой организации сбор установленных для конкретных видов документов реквизитов, расположенных в определенной последовательности, называется типовым формуляром вида документа.
Отсутствие или неправильное оформление того или иного реквизита нередко приводит к лишению документа юридической силы. Поэтому, помимо состава реквизитов, установлены и требования к оформлению каждого реквизита.
Часть реквизитов документов воспроизводится на бланках, которые являются обязательными для организационно-распорядительных документов, за исключением отдельных видов внутренних документов (докладные и объяснительные записки, справки, заявления и др.), составляемых не на бланке.
Установлены три вида бланков:
- общий бланк для изготовления любого вида документа, кроме письма
- бланк письма
- бланк конкретного вида документа, кроме письма.
При этом наряду с бланками организаций допускается создание бланков структурного подразделения и должностного лица, которые могут проектироваться в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет право подписи документов.
Бланки бывают двух типов:
- с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации (гербовые бланки)
- без изображения гербов (простые бланки).
Воспроизводить Государственный герб Российской Федерации на бланке имеют право федеральные органы государственной власти, иные государственные органы и организации, а также органы и организации независимо от форм собственности, наделенные отдельными государственно-властными полномочиями.
Изготовление бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.
Другие организации должны издавать документы на простых бланках. Простые бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа.
Гербовые и простые бланки могут иметь два основных формата
- А4 (210x297 мм)
- А5 (148x210 мм)
и два варианта расположения реквизитов на них
- угловой
- продольный.
Допускается также использование бланков форматов A3 (297x420 мм) и А6 (105x148 мм). Бланки следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
На всех видах гербовых бланков в зависимости от учредительных документов организации воспроизводятся реквизиты 1 или 2. При этом Реквизит 3 (при его наличии) не воспроизводится.
На всех видах простых бланков воспроизводится реквизит 3 (при наличии).
Кроме того, на гербовых и простых бланках воспроизводятся:
- на общем бланке - реквизит 6;
- на бланке письма - реквизиты 4, 6, 7 и при необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения рек-визитов 9, 10,11,13,15,29;
- на бланке конкретного вида документа, кроме письма, - реквизиты 5, 6, 8, 12 и ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 9,10,12,15,29.
На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 6, 7,12 воспроизводятся на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного варианта.
Реквизиты 1,2,3 должны быть расположены над серединой реквизита 6. Реквизит 6 допускается располагать на уровне реквизита 3.
Реквизиты 6, 7, 8, 12, ограничительные отметки для реквизитов 9, 10, 11 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются или центрованным способом, при котором начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов, или флаговым способом, при котором каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.
Размеры полей документа должны быть:
- верхнего - не менее 15 мм,
- нижнего - не менее 20 мм,
- левого - не менее 27,5 мм
- правого - не менее 10 мм.
Размеры левого поля иногда уменьшают, но это приводит к тому, что после подшивки документа в дело текст, примыкающий к границе поля, или зашивается, или становится неудобным для чтения.
Конфиденциальные документы печатаются, как правило, на одной стороне листа. При изготовлении документов на двух и более листах второй и последующие листы должны быть пронумерованы. Номера листов проставляются посредине верхнего поля листа.
Из реквизитов, не входящих в бланк документа, часть воспроизводится в процессе печатания проектов документов, часть - в процессе оформления проектов документов, часть - на стадии обработки изданных и поступивших документов.
При оформлении реквизитов, включенных в бланк, и воспроизводимых на стадии изготовления документов, должны соблюдаться следующие требования:
1. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) воспроизводятся в соответствии с уставом организации. Эмблема представляет собой символическое изображение, отражающее направление деятельности организации. На бланках документов коммерческих организаций в качестве эмблемы обычно воспроизводятся обозначения, отличающие товары и услуги одних юридических лиц от товаров и других юридических лиц. Право на товарный знак (знак обслуживания) установлено Законом "Об акционерных обществах", порядок использования определен Законом "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров".
2. Код организации должен проставляться по Общероссийскому классификатору Предприятий и организаций (ОКПО).
3. Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
4. Наименование организации - автора документа должно полностью соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах (уставе, положении, свидетельстве о регистрации). Если организация по учредительным документам имеет и сокращенное наименование, то оно помещается ниже полного. Наименование на иностранном языке воспроизводится, если оно закреплено в уставе организации, и располагается ниже наименования на русском языке.
При наличии вышестоящей организации она указывается над наименованием данной организации в сокращенном, а при его отсутствии - в полном виде.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывается в том случае, если они являются автором документа, и располагается ниже наименования организации.
5. Справочные данные об организации включают; почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, счетов в банке, адрес электрон-ной почты и др.).
6. Наименование вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно-распорядительной документации. В письме наименование вида документа не указывается.
7. Датой документа является дата его подписания, а для документа, требующего утверждения, - дата утверждения. Дата проставляется лицом, подписывающим (утверждающим) документ. При подготовке проекта документа может печататься обозначение месяца и года. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата его подписания (утверждения). При этом если документ подписывается, то проставляется только одна, наиболее поздняя дата подписания, если документ утверждается, то проставляются даты каждого утверждения. Исключение составляют протокол, датой которого является дата заседания, и акт, датой которого является дата совершения действия.
8. Дата документа оформляется арабскими цифрами, разделенными двумя разграничительными точками, в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц проставляются двумя парами цифр. Если они выражаются однознаковой цифрой, то перед ней ставится ноль год обозначается четырьмя цифрами. В итоге дата может иметь следующие варианты обозначения: 07.10.2003, 12.08.2003, 03.01.2003,14.11.2003.
Допускается оформление даты в последовательности, предусмотренной международными нормами: год, месяц, день месяца, например: 2003.05.25.
В нормативных и финансовых документах обычно используется словесно-цифровой способ оформления даты, (например: 8 апреля 2003 г.) Дата документа не должна отождествляться с датами, проставляемыми при визировании, согласовании, поступлении, рассмотрении и при других стадиях оформления и обработки документа.
8. Регистрационным номером документа является его порядковый цифровой номер. Регистрационным номером конфиденциального документа является номер, присвоенный ему по журналу учета изданных документов, который проставляется на документе на стадии подготовки его проекта. Регистрационный номер конфиденциального документа проставляется на документе, на первом листе в определенном для него месте, на последнем листе в реквизите "Отметка об исполнителе", на остальные листах в середине нижнего поля. При этом на всех листах, кроме первого, рядом с номером проставляется аббревиатурой гриф конфиденциальности документа, (например: 1СК (строго конфиденциально), 4 ДСП (для служебного пользования) и др.) На первом листе гриф конфиденциальности рядом с номером не проставляется, поскольку содержится в реквизите "Гриф ограничения доступа к документу".
В конфиденциальных распорядительных документах (постановлениях, приказах, распоряжениях), а также в протоколах регистрационный номер, присвоенный им по журналу учета изданных документов, на первом листе проставляется, как и на других листах, кроме последнего, посредине нижнего поля, а на площади, отведенной под реквизит "Регистрационный номер документа", проставляется номер, присвоенный им по соответствующему журналу учета изданных конфиденциальных распорядительных документов и протоколов.
Если документ составлен несколькими организациями, то его регистрационный номер состоит из регистрационных номеров каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Такой регистрационный номер проставляется только на первом листе документа, на остальных указывается номер, присвоенный по месту печатания проекта документа.
Проставление регистрационного номера и грифа конфиденциальности на всех листах изданного конфиденциального документа необходимо для того, чтобы в случаях, когда документ по каким-либо причинам окажется разрозненным, можно было установить по номеру и грифу конфиденциальности принадлежность отдельных листов к определенному конфиденциальному документу и тем самым предупредить случайное уничтожение листов или несанкционированное ознакомление в ними.
10. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Этот реквизит переписывается из бланка инициативного документа, поступившего на предприятие. Следует иметь в виду, что на поступивший конфиденциальный документ ответный документ может быть либо конфиденциальным (с совпадением или разностью в грифе конфиденциальности инициативным документом), либо открытым, точно так же, как и на поступивший открытый документ ответный документ может быть открытым или конфиденциальным, т.к. гриф конфиденциальности определяется, как уже отмечалось, степенью конфиденциальности сведений, содержащихся только в ответном документе независимо от поступившего. Если ответ дается на конфиденциальный документ, то в ссылке на регистрационный номер к нему аббревиатурой добавляется гриф конфиденциальности, например: На № 14 КТ от 12.04.2003.
11. Место составления или издания документа необходимо указывать только в тех случаях, когда затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания должно указываться в соответствии с принятым административно-территориальным делением, при этом сокращения могут быть только общепринятыми: г. (город), пос. (поселок) и др.
12. Гриф ограничения доступа к документу включает:
- гриф конфиденциальности документа, который указывается полностью (без аббревиатур и сокращений) и без кавычек, например: Конфиденциально, Строго конфиденциально, Для служебного пользования;
- срок конфиденциальности документа (проставляется при необходимости, по усмотрению предприятия, под грифом конфиденциальности);
- пометку "Лично", проставляемую в случае необходимости при адресовании документа должностному лицу ниже реквизита "Номер экземпляра документа".
Пометка "Лично" имеет двоякое содержательное значение:
- указание на необходимость первоначального рассмотрения документа лицом, которому он адресован (в этом значении пометка не имеет отношения к рифу ограничения доступа к документу, может проставляться как на конфиденциальных, так и на открытых документах),
- и указание на возможность работы с документом или его последующего переадресования только лицом, которому он адресован, что является составной частью ограничения доступа к документу.
Для различения значений этой пометки в первом названном значении она проставляется под адресатом (в скобках без кавычек), во втором значении - над адресатом (без скобок и кавычек). Во втором значении пометка проставляется и на пакете, в котором пересылается документ, а пакет вскрывается только лицом, которому он адресован.
13. Номер экземпляра документа проставляется в конфиденциальных документах в целях предотвращения или по меньшей мере своевременного обнаружения утраты экземпляра документа, следствием которой нередко является утечка содержащихся в нем конфиденциальных сведений.
Для этого нужно знать, сколько экземпляров было издано и как осуществляется движение каждого экземпляра, где он находится на тот или другой период времени. Реквизит оформляется следующим образом. Экз. № (без кавычек) с проставлением на каждом экземпляре его номера. Если документ подготовлен в одном экземпляре, то проставляется: Экз. единственный. Реквизит помещается на первом листе ниже срока конфиденциальности, а при отсутствии срока конфиденциальности - под грифом конфиденциальности.
Адресат включает указание получателя документа. Адресатами могут быть организации, их структурные подразделения, должностные лица* Физические лица применительно к конфиденциальным документам адресатами быть не должны, поскольку не могут в силу разных причин в должной мере обеспечить сохранность и конфиденциальность документов.