Для подтверждения факта приобретения товаров и услуг при проведении закупок и получении товара/приемке услуг необходимо запрашивать у поставщиков финансовые документы.
Ниже приведен перечень всех необходимых финансовых документов, требуемых для сдачи финансового отчета.
При приобретении товаров и услуг у юридических лиц безналичным расчетом:
1) Договор, подписанный Грантополучателем и поставщиком(при покупке товара или услуги, превышающей 100 000 тенге), с указанием всех необходимых реквизитов Заказника и Поставщика и Покупателя, подписью и печатью Заказчика и Поставщика;
2) Счет-фактура с подробным наименованием всех приобретаемых товаров и услуг (при ее наличии);
3) Расходная накладная (в случае приобретения товара), акт оказанных услуг (в случае приобретения услуг), с указанием всех необходимых реквизитов Заказника и Поставщика и Покупателя, подписью и печатью Заказчика и Поставщика;
4) Платежное поручение, подтверждающее факт оплаты товаров/услуги (для принимающих организаций) или выписка с банка (для молодежных инициативных групп).
При приобретении товаров и услуг у юридических лиц наличным расчетом:
1 ) Договор, подписанный Грантополучателем и поставщиком (при покупке товара или услуги, превышающей 100 000 тенге), с указанием всех необходимых реквизитов Заказника и Поставщика и Покупателя, подписью и печатью Заказчика и Поставщика;
2) Счет-фактура с подробным наименованием всех приобретаемых товаров и услуг (при ее наличии);
3) Расходная накладная (в случае приобретения товара), акт оказанных услуг (в случае приобретения услуг)с указанием всех необходимых реквизитов Заказника и Поставщика и Покупателя, подписью и печатью Заказчика и Поставщика;
4) Фискальный (кассовый) чек или квитанция к приходному кассовому ордеру с номером и датой совершения покупки.
При приобретении услуг у физических лиц безналичным расчетом:
1) Договорс указанием всех необходимых реквизитов Заказника и Поставщика и Покупателя, подписью Заказчика и Поставщика;
2) Акт оказанных услуг;
3) Платежное поручение, подтверждающее факт оплаты товаров/услуги (для принимающих организаций) или выписка с банка (для молодежных инициативных групп).
При приобретении услуг у физических лиц наличным расчетом:
1) Договорс указанием всех необходимых реквизитов Заказника и Поставщика и Покупателя, подписью Заказчика и Поставщика;
2) Акт оказанных услуг;
3) Акт передачи денежных средств.
При приобретении товаров у физических лиц наличным расчетом:
1) Договор, подписанный Грантополучателем и поставщиком;
2) Акт поставки товара;
3) Акт передачи денежных средств.
Если товары или услуги приобретаются на рынке/базаре наличным путем у поставщика, у которого отсутствует кассовый аппарат, на купленные товары или услуги необходимо затребовать накладную и товарный чек, с указанием всех необходимых реквизитов Поставщика и Заказчика, номером и датой совершения покупки, подробным наименованием всех приобретаемых товаров и услуг, подписью и печатью Поставщика и Заказчика. Такие приобретения можно совершать при условии, что общая сумма товаров и услуг, не будет превышать 10% от суммы Гранта.
Если товары приобретаются в России, то необходимы следующие подтверждающие документы: счет-фактура с указанием всех необходимых реквизитов Поставщика и Заказчика, номером и датой совершения покупки, подробным наименованием всех приобретаемых товаров, подписью и печатью Поставщика и Заказчика, накладная, заявление на перевод денежных средств.
Если товары приобретаются в Китае, то необходимы следующие подтверждающие документы: инвойс с указанием всех необходимых реквизитов Поставщика и Заказчика, номером и датой совершения покупки, подробным наименованием всех приобретаемых товаров, подписью и печатью Поставщика и Заказчика, накладная, заявление на перевод денежных средств.
ОБРАЗЦЫДОКУМЕНТОВ
Приложение 1
Договор №
На приобретение товара
г./с.___________ «___» _____________ 2017 года
НАСТОЯЩИЙ ДОГОВОР(далее – Договор) заключен между _____________________ (ИИН ______________)(далее – Заказчик), с одной стороны, и ___________________ (БИН / ИИН ___________________) (далее – Поставщик), с другой стороны.
ПРЕДМЕТОМ Договораявляется приобретение товара __________________ согласно технической спецификации, указанной в приложении №1 к настоящему Договору. (далее – Товар).
Заказчик запросил ценовое предложение напоставку Товара Поставщиком, и принял предложение Поставщика на поставку Товара по Договоруна сумму __________________ (сумма прописью) (далее – цена Договора).
Форма оплаты: оплата проводится на основании выставленных Поставщиком счет-фактуры, расходной накладной (отметить нужное):