СУДЕБНЫЙ ДЕПАРТАМЕНТ ПРИ ВЕРХОВНОМ СУДЕ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
От 15 декабря 2004 г. N 161
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ
ПО СУДЕБНОМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ВЕРХОВНЫХ СУДАХ
РЕСПУБЛИК, КРАЕВЫХ И ОБЛАСТНЫХ СУДАХ, СУДАХ ГОРОДОВ
ФЕДЕРАЛЬНОГО ЗНАЧЕНИЯ, СУДАХ АВТОНОМНОЙ ОБЛАСТИ
И АВТОНОМНЫХ ОКРУГОВ
Список изменяющих документов
(в ред. Приказов Судебного департамента при Верховном Суде РФ
от 08.11.2005 N 140, от 28.07.2006 N 70, от 27.12.2006 N 147,
от 14.05.2010 N 96, от 03.12.2010 N 269, от 19.12.2011 N 233,
от 24.04.2012 N 91, от 18.03.2013 N 60, от 16.04.2014 N 89)
В соответствии с Федеральным законом от 8 января 1998 г. N 7-ФЗ "О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации", определяющим основные положения организационного обеспечения деятельности судов в Российской Федерации, приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов и ввести ее в действие с 1 января 2005 года.
2. Временную Инструкцию по делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов, утвержденную Приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 28 декабря 1999 г. N 169, признать утратившей силу с 1 января 2005 года.
3. Председателям верховных судов республик, краевых и областных судов, судов городов федерального значения, судов автономной области и автономных округов организовать изучение и обеспечить исполнение требований настоящей Инструкции, устанавливающих единую систему организации судебного делопроизводства, порядка работы с процессуальными и иными документами.
4. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя Генерального директора Судебного департамента Перепеченова А.Я.
Генеральный директор
А.В.ГУСЕВ
Утверждена
Приказом
Генерального директора
Судебного департамента
при Верховном Суде
Российской Федерации
от 15 декабря 2004 г. N 161
ИНСТРУКЦИЯ
ПО СУДЕБНОМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ВЕРХОВНЫХ СУДАХ
РЕСПУБЛИК, КРАЕВЫХ И ОБЛАСТНЫХ СУДАХ, СУДАХ ГОРОДОВ
ФЕДЕРАЛЬНОГО ЗНАЧЕНИЯ, СУДАХ АВТОНОМНОЙ
ОБЛАСТИ И АВТОНОМНЫХ ОКРУГОВ
Список изменяющих документов
(в ред. Приказов Судебного департамента при Верховном Суде РФ
от 08.11.2005 N 140, от 28.07.2006 N 70, от 27.12.2006 N 147,
от 14.05.2010 N 96, от 03.12.2010 N 269, от 19.12.2011 N 233,
от 24.04.2012 N 91, от 18.03.2013 N 60, от 16.04.2014 N 89)
1. Общие положения
Правильная постановка судебного делопроизводства (далее - делопроизводство) является одним из важнейших условий надлежащей организации работы суда, соблюдения процессуальных норм действующего законодательства.
Настоящая Инструкция по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов (далее - Инструкция) разработана на основании Государственной системы документированного обеспечения управления (ГСДУ), ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и устанавливает основные и единые правила организации делопроизводства в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов (далее - областные и равные им суды).
(в ред. Приказов Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 14.05.2010 N 96, от 18.03.2013 N 60)
Положения настоящей Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами с использованием специализированных автоматизированных информационных систем ведения судебного делопроизводства (база данных ПИ "Судебное делопроизводство" и др.) <*>.
(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 18.03.2013 N 60)
--------------------------------
<*> Порядок регистрации документов и движения дел и материалов, а также формирования бумажных носителей учетных документов в автоматизированных информационных системах судебного делопроизводства определяется в Регламенте использования автоматизированных систем судебного делопроизводства, утвержденном Судебным департаментом.
Процессуальные документы суда оформляются в соответствии с процессуальным законодательством.
(абзац введен Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 18.03.2013 N 60)
Работники аппарата суда обязаны знать настоящую Инструкцию, неукоснительно соблюдать требования, предъявляемые к организации делопроизводства в суде.
Они должны быть знакомы с нормами гражданского, уголовного судопроизводства, законодательства об административных правонарушениях, постоянно совершенствовать свои знания и профессиональный уровень путем самостоятельной подготовки и обучения в организованных формах.
Прием граждан в суде производится в соответствии с правилами внутреннего распорядка суда, положением о приемной в суде и регламентом организации деятельности приемной в суде, утвержденными председателем суда или лицом, временно исполняющим его обязанности, на основании Типовых правил внутреннего распорядка суда, утвержденных постановлением Совета судей Российской Федерации от 18 апреля 2003 г. N 101, Примерного положения о приемной в судах общей юрисдикции, утвержденного Генеральным директором Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации 26 ноября 2008 г., Типового регламента организации деятельности приемной суда общей юрисдикции, утвержденного Генеральным директором Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации 19 июня 2009 г., Положения о порядке рассмотрения судами общей юрисдикции поступающих в электронной форме обращений граждан (физических лиц), организаций (юридических лиц), общественных объединений, органов государственной власти и (или) органов местного самоуправления, утвержденного постановлением Президиума Совета судей Российской Федерации от 21 июня 2010 г. N 229, в редакции от 5 августа 2010 г. N 234.
(абзац введен Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 18.03.2013 N 60)
2. Руководство организацией судебного делопроизводства
2.1. Полномочия по организации работы суда, установлению правил внутреннего распорядка, контролю за их выполнением, осуществлению общего руководства деятельностью аппарата суда в соответствии с частью 3 статьи 29 Федерального конституционного закона от 7 февраля 2011 г. N 1-ФКЗ "О судах общей юрисдикции в Российской Федерации", Законом Российской Федерации от 26 июня 1992 г. N 3132-1 "О статусе судей в Российской Федерации" закреплены за председателем суда, заместителем председателя суда в соответствии с распределением обязанностей, установленным председателем суда, в случае временного отсутствия последнего - лицом, исполняющим его обязанности.
(в ред. Приказов Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19.12.2011 N 233, от 16.04.2014 N 89)
2.2. Председатели судебных коллегий отвечают за состояние делопроизводства в них.
2.3. Задачи, функции и порядок работы отделов делопроизводства, обеспечения судопроизводства по гражданским делам, обеспечения судопроизводства по уголовным делам, обеспечения деятельности президиума суда регламентируются положениями настоящей Инструкции, положениями о соответствующих отделах, утвержденными приказом председателя соответствующего суда, положением об аппарате федерального суда общей юрисдикции, утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации (далее - Судебный департамент) от 21 декабря 2012 г. N 238.
(п. 2.3 в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 18.03.2013 N 60)
2.4. Другие работники аппарата суда, занимающиеся делопроизводством, выполняют работу согласно существующему в суде порядку распределения обязанностей, определенному внутренними актами, утвержденными председателем суда, и в соответствии с положениями настоящей Инструкции.
(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 18.03.2013 N 60)
Права, обязанности и ответственность работников структурных подразделений определяются должностными регламентами, которые утверждаются председателем суда.
(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19.12.2011 N 233)
3. Прием и первичная регистрация входящей корреспонденции
3.1. Прием и первичная обработка входящей корреспонденции осуществляется отделом делопроизводства суда, приемной суда.
(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 18.03.2013 N 60)
Уполномоченный на то работник аппарата суда, должностным регламентом которого предусмотрены соответствующие полномочия, обязан проверить правильность адресов на пакетах (посылках, бандеролях и т.п.), сверить номера на них с номерами, указанными в списке (реестре, расписке и т.д.), разборчиво расписаться в приеме пакетов, указав прописью их количество, дату и время получения. Он вскрывает пакеты, не допуская повреждения документов, проверяет наличие и целостность документов, соответствие присланных документов, дел и других материалов описи.
(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 18.03.2013 N 60)
Если при вскрытии пакетов будет обнаружено отсутствие какого-либо документа или приложения к нему, их повреждение, наличие ошибочных вложений, об этом немедленно докладывается руководителю структурного подразделения, ответственному за организацию и ведение делопроизводства.
(в ред. Приказов Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19.12.2011 N 233, от 18.03.2013 N 60)
Об отсутствии документа или приложения к нему, их повреждении, наличии ошибочных вложений составляется акт, один экземпляр которого посылается отправителю, а второй приобщается к полученным документам.
(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 18.03.2013 N 60)
3.2. Конверты от поступивших по почте документов должны быть сохранены и приложены к этим документам.
Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по назначению с оставлением копии сопроводительного письма в соответствующем наряде.
Номенклатура основных нарядов, которые ведутся в суде, формируется в соответствии с Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Судебного департамента от 9 июня 2011 г. N 112.
(п. 3.2 в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 18.03.2013 N 60)
3.3. На всех входящих документах проставляется регистрационный штамп, в котором указывается дата поступления документа (дела), входящий номер и условное обозначение (индекс) того подразделения суда, в которое документ должен быть передан.
Штамп ставится на входящих регистрируемых документах на лицевой стороне первого листа документа или обложки дела в правом нижнем углу. Кроме того, на судебных делах на лицевой стороне обложки проставляется регистрационный штамп для дел, в котором указываются номер дела, дата его поступления.
На служебных документах, которые получены с сопроводительными письмами и подлежат учету в других журналах, штамп не ставится. На сопроводительных письмах к этим документам делается отметка, за какими номерами они учтены по соответствующим журналам.
Поступившие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые.
Не подлежат регистрации и передаются непосредственно по назначению с отметкой о времени получения следующие документы:
а) судебные повестки, возвращенные суду за ненахождением адресата;
б) расписки в получении судебных повесток, исковых заявлений;
в) рекламные извещения, плакаты, поздравительные письма, пригласительные билеты и т.п.
(пп. "в" введен Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 18.03.2013 N 60)
3.4. Вся подлежащая регистрации корреспонденция регистрируется в журналах учета входящей почты (форма N 1) и базе данных автоматизированного судебного делопроизводства. Журналы ведутся отдельно на судебные дела и корреспонденцию и заводятся заново в начале каждого года.
(в ред. Приказов Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 14.05.2010 N 96, от 19.12.2011 N 233)
При использовании автоматизированного учета регистрационные журналы учета входящей и исходящей корреспонденции формируются автоматически с последующим распечатыванием в форме реестров на бумажном носителе в конце рабочего дня либо по мере необходимости в течение рабочего дня.
(абзац введен Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 18.03.2013 N 60)
Для регистрации отдельных видов поступающей корреспонденции в журнал учета входящей почты могут быть внесены дополнительные графы (например, для отметок об исполнении).
3.5. Для регистрации входящей и исходящей корреспонденции в судах устанавливается следующий примерный перечень индексов:
(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 18.03.2013 N 60)
"1" - отдел делопроизводства суда;
"2" - отдел обеспечения судопроизводства по уголовным делам;
"3" - отдел обеспечения судопроизводства по гражданским делам;
"4" - отдел обеспечения деятельности президиума суда;
"5" - финансово-бухгалтерский отдел;
"6" - администратор суда;
"7" - делопроизводство по делам об административных правонарушениях.
3.6. Всю поступившую корреспонденцию работник отдела делопроизводства не позднее следующего дня передает по принадлежности работникам аппарата суда соответствующих отделов и подразделений под расписку в журнале.
До регистрации служебные документы и судебные дела для доклада и исполнения передавать запрещается.
4. Порядок отправки исходящей корреспонденции
4.1. Отправка по назначению дел и документов производится через отдел делопроизводства суда.
Обработка исходящей корреспонденции состоит из следующих операций: проверки наличия всех элементов почтового адреса в реквизите "Адресат" - фамилии и инициалов получателя, улицы, номера дома, города, области, отделения связи; соответствия даты, указанной на документе, дате поступления его в отдел делопроизводства; наличия указанных в документах приложений и подписей. На письмах с несколькими адресами наличия отметок, сделанных исполнителем, напротив наименования того адресата, которому направляется данный экземпляр письма; сортировки, адресования, фальцевания и вложения в конверты, взвешивания, маркирования и проставления стоимости отправления, составления описи заказных бандеролей, писем, повесток, упаковки и сдачи их в отделение связи.
Общий порядок и правила организации извещения участников судопроизводства о дате, времени и месте рассмотрения дела в федеральном суде общей юрисдикции посредством отправки им СМС-сообщений определяется соответствующим регламентом, утверждаемым Судебным департаментом.
(абзац введен Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 18.03.2013 N 60)
Судебные повестки и копии процессуальных актов направляются судом в соответствии с требованиями Приказа ФГУП "Почта России" от 31 августа 2005 г. N 343 "О введении в действие "Особых условий приема, вручения, хранения и возврата почтовых отправлений разряда "Судебное".
(абзац введен Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 03.12.2010 N 269)
4.2. Исходящий номер и дата на материалах, подлежащих отправке, проставляются с соблюдением следующих правил:
а) на сопроводительных письмах по гражданским, уголовным делам и делам об административных правонарушениях, находящимся в производстве данного суда, исходящий номер совпадает с номером дела;
б) на сопроводительных письмах по гражданским, уголовным делам, истребованным в надзорную инстанцию, по которым было принято соответствующее решение об отказе в удовлетворении надзорных жалоб или представления, исходящий номер соответствует номеру жалобы;
в) на прочих материалах исходящий номер проставляется в соответствии с номером того наряда, в котором эта переписка должна храниться;
г) на переписке по предложениям, заявлениям, жалобам граждан непроцессуального характера проставляется индекс "1-ж" и указываются порядковые номера, присвоенные соответствующим обращениям при их поступлении.
(пп. "г" в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 16.04.2014 N 89)
4.3. Судебные дела посылаются по назначению в заказных бандеролях.
Заказными письмами могут также направляться ответы областных и равных им судов на заявления граждан с оригиналами документов, которые граждане приобщали к этим заявлениям.
Судебные повестки направляются судом в заказных письмах с заказными уведомлениями о вручении. На лицевой стороне письма делается отметка "судебная повестка с заказным уведомлением". Копии и процессуальных актов направляются судом в заказных письмах (с заказным или простым уведомлением). Исполнительные листы направляются в заказных письмах с заказным уведомлением.
(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 18.03.2013 N 60)
4.4. На корреспонденцию, отправляемую заказной почтой, составляются описи в двух экземплярах (форма N 2).
Один экземпляр сдается на почту, второй - с соответствующей отметкой почты - подшивается в хронологическом порядке в наряд (наряды ведутся отдельно на бандероли и письма).
Список отправляемой корреспонденции по форме N 103 может формироваться с использованием соответствующих автоматизированных программ ("ПИ Судебное делопроизводство", "Партионная почта" и т.д.) в электронном виде с последующим выводом на бумажный носитель.
(абзац введен Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 16.04.2014 N 89)
4.5. Судебные дела и документы, направляемые с рассыльным, записываются работником отдела делопроизводства в разносную книгу судебной корреспонденции и сдаются получателям под расписку в этой книге (форма N 3).
5. Регистрация и учет предложений, заявлений и жалоб
на работу суда, не подлежащих рассмотрению в порядке, установленном
уголовно-процессуальным и гражданским процессуальным законодательством
(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ
от 16.04.2014 N 89)
5.1. Все поступающие в суд от граждан и организаций предложения, заявления и жалобы (далее - обращения) регистрируются в журнале (форма N 4) или базе данных автоматизированного учета путем автоматического формирования журнала учета в форме реестра и последующим обязательным распечатыванием на бумажном носителе в течение рабочего дня или по мере необходимости.
(в ред. Приказов Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 14.05.2010 N 96, от 18.03.2013 N 60)
Журналы заводятся заново в начале каждого года.
Дубликаты, повторные, а также дополнительные обращения регистрируются под тем же номером, что и первоначально поступившее обращение, также с указанием даты их поступления.
5.2. Дубликатами считаются обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, адресованные различным лицам или организациям.
5.3. Обращения считаются повторными, если они поступили от одного и того же лица по одному и тому же вопросу в случаях:
а) если заявитель не удовлетворен данным ему по первоначальному обращению ответом;
б) если со времени подачи первого обращения истек установленный законом срок рассмотрения, а ответ заявителю не дан.
5.4. Обращения, содержащие оскорбительные выражения, а также не поддающиеся прочтению, либо оформленные на оборотной стороне бланков, документов, обрывках бумаги, не подлежат рассмотрению. После регистрации они возвращаются автору с указанием причин нерассмотрения. Копии данных обращений с копиями ответов остаются в суде.
(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 08.11.2005 N 140)
Письменное обращение гражданина должно быть им подписано с указанием фамилии, имени, отчества и содержать помимо изложенного существа предложения, заявления либо жалобы также данные о месте его жительства либо работы (учебы). Обращение, не содержащее этих сведений, признается анонимным и рассмотрению не подлежит, за исключением анонимного сообщения о преступлениях.
5.5. Рассмотрение обращений граждан, юридических лиц в устной или письменной форме, в том числе в виде электронного документа, не подлежащих рассмотрению в порядке, установленном гражданским процессуальным и уголовно-процессуальным законодательством, осуществляется в порядке, установленном Федеральными законами от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и от 22 декабря 2008 г. N 262-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации", Положением о порядке рассмотрения судами общей юрисдикции поступающих в электронной форме обращений граждан (физических лиц), организаций (юридических лиц), общественных объединений, органов государственной власти и (или) органов местного самоуправления, утвержденным постановлением Президиума Совета судей Российской Федерации от 21.06.2010 N 229.
(в ред. Приказов Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 03.12.2010 N 269, от 18.03.2013 N 60)
Зарегистрированные обращения не позднее следующего дня передаются на рассмотрение председателя суда, заместителей председателя суда, председателей судебных коллегий, которые определяют исполнителя, срок исполнения.
(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 03.12.2010 N 269)
Обращения, которые исполняются двумя и более лицами, передаются им поочередно или копируются и передаются всем одновременно в копиях.
Подлинник документа передается ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым, который обязан организовать исполнение в установленный срок.
5.6. Отдельные обращения могут быть поставлены председателем суда либо лицом, им уполномоченным, на контроль, о чем делается отметка в журнале.
(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19.12.2011 N 233)
5.7. В соответствии с резолюцией председателя суда уполномоченный на то работник аппарата суда передает обращения исполнителю не позднее следующего рабочего дня под роспись в журнале (реестре).
(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 18.03.2013 N 60)
5.8. Уполномоченный на то работник аппарата суда систематически просматривает журнал регистрации (базу данных автоматизированного учета) и по всем обращениям, по которым истекает установленный срок рассмотрения, докладывает председателю суда или его заместителям.
(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 18.03.2013 N 60)
5.9. Обращения считаются рассмотренными и снимаются с контроля в соответствии с резолюцией председателя суда или заместителя председателя суда (председателя судебной коллегии).
(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 14.05.2010 N 96)
Рассмотренные обращения вместе с копией ответа заявителю и другой перепиской по ним подшиваются в соответствующие наряды, предусмотренные номенклатурой суда.
(в ред. Приказов Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 14.05.2010 N 96, от 19.12.2011 N 233)
О результатах рассмотрения обращений делается отметка в журнале и базе данных автоматизированного судебного делопроизводства.
(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19.12.2011 N 233)
Все оконченные производством обращения хранятся в отделе делопроизводства суда и сдаются в архив суда в порядке и сроки, определенные Инструкцией о порядке хранения, отбора и сдачи в архив документов федеральных судов общей юрисдикции.
5.1. Регистрация и учет внепроцессуальных обращений
(введен Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ
от 16.04.2014 N 89)
5.1.1. После регистрации поступившего письменного обращения уполномоченным работником аппарата суда в соответствии с разделом 3 настоящей Инструкции, но не позднее следующего рабочего дня поступившее письменное обращение передается председателю соответствующего суда (либо иному уполномоченному им лицу) для решения вопроса о размещении информации о внепроцессуальном обращении на официальном сайте суда в сети Интернет.
5.1.2. В соответствии с резолюцией председателя соответствующего суда (либо иного уполномоченного им лица) поступившее письменное обращение, а также письменный документ, представляющий собой оформленную на бумажном носителе информацию о внепроцессуальном обращении, регистрируется в журнале учета внепроцессуальных обращений (форма N 4.1) или базе данных автоматизированного учета путем формирования журнала учета в форме реестра и последующим обязательным распечатыванием на бумажном носителе в течение рабочего дня.
5.1.3. Зарегистрированные письменное внепроцессуальное обращение, а также письменный документ, представляющий собой оформленную на бумажном носителе информацию о внепроцессуальном обращении, передаются в соответствии с резолюцией председателя соответствующего суда не позднее следующего рабочего дня лицу, ответственному за размещение информации о внепроцессуальных обращениях на официальном сайте суда в сети Интернет, под роспись в журнале (реестре) учета внепроцессуальных обращений.
5.1.4. Лицо, ответственное за размещение информации о внепроцессуальных обращениях на официальном сайте суда в сети Интернет, осуществляет дальнейшие действия по заполнению журнала (реестра) учета внепроцессуальных обращений в соответствии с Порядком размещения в информационно-телекоммуникационной сети Интернет информации о внепроцессуальных обращениях.
5.1.5. Регистрация и учет обращений граждан (физических лиц), организаций (юридических лиц), общественных объединений, органов государственной власти и (или) органов местного самоуправления, а также обращений, подлежащих рассмотрению в порядке, предусмотренном процессуальным законодательством, не подпадающих под понятие "внепроцессуальные обращения", осуществляется в порядке, предусмотренном соответствующими разделами настоящей Инструкции.
5.1.6. Внепроцессуальные обращения подшиваются в соответствующие наряды, предусмотренные номенклатурой суда, и сдаются в архив суда в порядке и сроки, предусмотренные Инструкцией о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 28.12.2005 N 157.
6. Общие вопросы организации делопроизводства
Регистрация и учет уголовных, гражданских дел и дел
по административным правонарушениям
(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ
от 18.03.2013 N 60)
6.1. Все уголовные, гражданские дела, исковые заявления, поступившие в суд, регистрируются в базе данных автоматизированного судебного делопроизводства с формированием учетно-статистических карточек <*> (для уголовных дел по первой инстанции - учетно-статистическая карточка формы N 5, для гражданских дел по первой инстанции - учетно-статистическая карточка формы N 6, для уголовных дел апелляционной инстанции - учетно-статистическая карточка формы N 7, для гражданских дел апелляционной инстанции - учетно-статистическая карточка формы N 10).
(в ред. Приказов Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19.12.2011 N 233, от 18.03.2013 N 60)
--------------------------------
<*> Все учетно-статистические документы в форме карточек находятся в Приложении N 3.
В случае ведения автоматизированного учета в суде статистические карточки могут быть первоначально сформированы в электронном виде с последующим обязательным выводом на бумажный носитель. Форма учетно-статистической карточки в электронном виде может отличаться от вида на бумажном носителе, но по составу информации, как минимум, должна содержать все сведения, предусмотренные в карточке, формируемой на бумаге. При этом дополнительная информация может быть внесена рукописным способом. Учетно-статистические карточки на дела выводятся на печать при сдаче дела в архив либо по окончании календарного года, а также в иных необходимых случаях.
(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 18.03.2013 N 60)
По уголовным делам алфавитные журналы ведутся по форме N 5 на каждого обвиняемого.
По уголовному делу на нескольких привлеченных лиц статистическая форма N 5 заводится в соответствующем количестве экземпляров с указанием порядкового номера на каждое лицо.
Абзацы пятый - седьмой исключены с 1 января 2012 года. - Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19.12.2011 N 233.
Дела об административных правонарушениях, поступившие с жалобой, протестом в суд, регистрируются в аналогичном порядке в базе данных автоматизированного судебного делопроизводства с формированием учетно-статистических карточек (для обжалуемого постановления по делу об административном правонарушении - учетно-статистическая карточка формы N 7.1, для обжалуемого решения по жалобе на постановление по делу об административном правонарушении - учетно-статистическая карточка формы N 11, для обжалуемого вступившего в законную силу постановления по делу об административном правонарушении, решения по результатам рассмотрения жалоб, протестов - учетно-статистическая карточка формы N 16).
(в ред. Приказов Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19.12.2011 N 233, от 18.03.2013 N 60)
По делам об административных правонарушениях алфавитные журналы ведутся по формам N N 45, 45а, 45б на каждое привлекаемое лицо.
(абзац введен Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 18.03.2013 N 60)
Учетно-статистические карточки по гражданским, уголовным делам и делам об административных правонарушениях хранятся в отдельных картотеках таким образом, чтобы последние номера помещались в передней части картотеки.
Абзац исключен с 1 января 2012 года. - Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19.12.2011 N 233.
В карточке в соответствии с движением дела должны быть заполнены все реквизиты, предусмотренные статистическими формами N 5, 6.
6.2. Для оперативного поиска дел или наведения по ним справок работник аппарата суда заводит алфавитные журналы, а также может использовать автоматизированные технологии.
В случае ведения автоматизированного учета алфавитные журналы формируются в электронном виде с последующим обязательным выводом на бумажный носитель в течение рабочего дня или по мере необходимости. При этом дополнительная информация может быть внесена рукописным способом.
(абзац введен Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 18.03.2013 N 60)
6.3. Порядковый номер по учетно-статистической карточке, который является также номером соответствующего дела, указывается на первой странице обложки дела. За этим номером ведется вся переписка по данному делу.
6.4. Номера судебных дел проставляются с соблюдением следующих правил:
а) номер уголовного и гражданского дела первой инстанции включает индекс соответствующего отдела обеспечения судопроизводства, порядковый номер дела по учетно-статистической карточке и год поступления дела.
Например: 2-3/2005 г.; 3-12/2005 г. и т.д.;
б) номер уголовного и гражданского дела апелляционной инстанции включает индекс соответствующего отдела обеспечения судопроизводства, повторенный дважды, порядковый номер дела по учетно-статистической карточке и год поступления дела.
(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19.12.2011 N 233)
Например: 22-5/2005 г.; 33-10/2005 г. и т.д.;
в) если постановление по делу об административном правонарушении или решение по жалобе на постановление по делу об административном правонарушении, вынесенное районным судом, обжалуется в вышестоящий суд, то номер дела об административном правонарушении включает в себя индекс "7", порядковый номер дела по учетно-статистической карточке и год поступления дела.
(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.07.2006 N 70)
Например: 7-5/2005 г.;
г) номер уголовного и гражданского дела кассационной инстанции включают в себя индекс отдела обеспечения деятельности президиума суда, порядковый номер дела по учетно-статистической карточке и год поступления дела.
Например: 4-5/2012 г.
(пп. "г" введен Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 18.03.2013 N 60)
6.5. Уголовные и гражданские дела, рассмотренные судом по первой инстанции, возвращенные на новое рассмотрение после отмены судебных постановлений, либо уголовные дела, возвращенные прокурором после устранения недостатков (ст. 237 Уголовно-процессуального Кодекса Российской Федерации (далее - УПК РФ), регистрируются работниками отдела обеспечения судопроизводства суда в учетно-статистических карточках в том же порядке и сроки как впервые поступившие дела, по дате на штампе о поступлении дела в суд и получают новый порядковый номер.
(п. 6.5 в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 18.03.2013 N 60)
6.6. По истечении календарного года учетно-статистические карточки на дела, не рассмотренные к началу года, переносятся в картотеку нового года. При этом на учетно-статистической карточке и деле указываются два порядковых номера - прошлого и нового года, например:
N 2-95/2004 г.
ДЕЛО --------------
N 2-1/2005 г.
В связи с этим нумерация дел, поступивших в новом году, начинается не с первого номера, а с того, который является очередным после регистрации остатка дел предыдущего года. В картотеку прошлого года взамен изъятых карточек вкладываются карточки-заменители, на которых отмечается порядковый номер по нумерации прошлого года и делается надпись о перенесении в картотеку текущего года с указанием нового порядкового номера.
При компьютерном ведении делопроизводства дела прошлого года из базы данных не удаляются и не перемещаются, а для каждого дела должна храниться вся история номеров для этого дела за каждый год.
6.7. По результатам рассмотрения по существу уголовного дела на каждое привлеченное лицо в соответствии с Инструкцией по ведению судебной статистики, утвержденной Приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 декабря 2007 г. N 169, заполняется статистическая карточка на подсудимого.
(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 14.05.2010 N 96)
6.8. Уголовные и гражданские дела, рассматриваемые судом первой инстанции, подшиваются в обложку (форма N 7).
По уголовным делам, поступившим для рассмотрения в первой инстанции, может быть использована обложка, в которой дело находилось, при условии надлежащего ее качества и сохранности. В этом случае на обложке делаются отметки, установленные для судебных дел.
Если уголовное дело, поступившее из органа предварительного следствия, было подшито в новую обложку, то при деле должна быть сохранена также и старая обложка, в которой дело находилось в стадии предварительного расследования.
На обложках дел, по которым хотя бы один из обвиняемых содержится под стражей, должен быть поставлен штамп "под стражей" или сделана об этом отчетливая надпись.
На обложках дел, по которым хотя бы один из обвиняемых является несовершеннолетним, должен быть проставлен штамп "несовершеннолетний" или сделана отчетливая надпись.
По уголовным делам, поступившим с ходатайствами обвиняемых о рассмотрении дела судом присяжных,