Для приема, хранения и расходования наличных денежных средств организация имеет кассу. Учет кассовых операций регламентируется положением о ведении кассовых операций и расчетов наличными деньгами, утвержденным постановлением Правления Национального банка РБ № 166 от 24 августа 2007 года.
Организации всех форм собственности обязаны хранить денежные средства в учреждениях банков. Все расчёты между субъектами хозяйствования должны, как правило, осуществляться в безналичном порядке через учреждения банков.
Наличные деньги, полученные из банка, расходуются только на те цели, на которые их выдал банк (на заработную плату, командировки, хозяйственные нужды). В исключительных случаях по разрешению руководителя обслуживающего банка и в размере не более 50 базовых величин за месяц расчёты между субъектами хозяйствования могут проводиться наличными денежными средствами.
Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителя организации, главного бухгалтера и кассира. Кассир при поступлении на работу ознакамливается с правилами ведения кассовых операций. С ним руководитель организации заключает договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Это означает, что за недостачу денег в кассе в полном объеме отвечает кассир.
Предприятие вправе иметь в своей кассе наличные деньги в пределах лимита, установленного банком по согласованию с руководителем предприятия.
Наличные денежные средства в кассе организации АПК могут находиться в пределах установленного лимита.
Лимит кассы – максимальная сумма наличных денег, которая может находиться в кассе ежедневно.
Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается учреждением банка ежегодно. Для установления лимита остатка наличных денег в кассе предприятие представляет в учреждение банка, осуществляющее его расчетно-кассовое обслуживание, расчет по установленной форме [приложение 8].
Лимит остатка кассы определяется исходя из объемов налично-денежного оборота предприятия с учетом особенностей режима его деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в учреждение банка, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей. Лимит остатка кассы может пересматриваться в течение года в установленном порядке по обоснованной просьбе предприятия: в случае изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и др., а также в соответствии с договором банковского счета.
Суть лимитирования хранения денежных средств состоит в том, что остаток денег в кассе на конец дня не должен превышать установленного лимита остатка. Обороты же по счету 50 за день могут превышать установленный лимит. Не использованные в 3-дневный срок наличные денежные средства, полученные в банке на оплату труда, а также вся денежная наличность, превышающая установленный лимит хранения наличных денег, подлежат сдаче в обслуживающее учреждение банка.
Таким образом, бухгалтерский учет кассовых операций и денежных документов ставит задачи, выполнение которых предполагает полный и конкретизированный учет денежных средств, денежных документов в кассе предприятия.
1.4. Государственное регулирование наличного денежного оборота в Республике Беларусь
Государство во главе с правительством и его органами, призванными обеспечивать охрану существующего порядка, несет ответственность за состояние и развитие экономики. Отсюда государство имеет право влиять на экономическую жизнь общества путем проведения соответствующей политики. Регулирование деятельности связанной с оборотом наличной валюты и ведением кассовой дисциплины осуществляется следующими нормативно - правовыми документами:
- Банковский кодекс Республики Беларусь от 25 октября 2000г. №441-3 (ред. от 14.06.2010г. №132-3).
- Закон Республики Беларусь от 22 июля 2003г. №226-3 «О валютном регулировании и валютном контроле» (ред. от 14.06.2010г. №132-3) – настоящий Закон устанавливает основы валютного регулирования и валютного контроля в целях обеспечения стабильности платежного баланса и белорусского рубля, экономической безопасности, поддержания устойчивого экономического роста и развития международного сотрудничества Республики Беларусь.
- Постановление Правления Национального банка Республики Беларусь от 17 января 2008г. №4 «Об утверждении Инструкции о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь» (ред. от 23.02.2010г. №23) - устанавливает единый порядок проведения, учета, оформления кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами на территории Республики Беларусь в наличных белорусских рублях.
- Постановление Правления Национального банка Республики Беларусь от 30 марта 2005г. №43 «Об утверждении Инструкции о порядке проведения операций с использованием чеков из чековых книжек и расчетных чеков» (ред. от 29.10.2008г. №156) - регламентирует на территории Республики Беларусь порядок расчетов в белорусских рублях за товары (работы, услуги) юридическими лицами, их обособленными подразделениями, выделенными на отдельный баланс, индивидуальными предпринимателями (юридическими лицами), физическими лицами посредством чеков из чековых книжек, а также физическими лицами посредством расчетных чеков; получения по расчетному чеку физическими лицами наличных денежных средств в белорусских рублях в банке чекодателя или в банках, с которыми банк чекодателя заключил соответствующие договоры.
- Постановление Правления Национального банка Республики Беларусь от 24 августа 2007г. №166 «Об утверждении Правил организации наличного денежного обращения в Республике Беларусь» (ред. от 01.06.2010г. №195) – настоящие Правила обязательны для выполнения центральным аппаратом НБРБ, главными управлениями НБРБ по областям, специализированным управлением НБРБ и банками Республики Беларусь, и определяют порядок их работы на территории Республики Беларусь в наличных белорусских рублях.
- Постановление Правления Национального банка Республики Беларусь от 28.06.2004г. №98 «Об утверждении Правил ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь» (ред. от 08.10.2008г. №145) – устанавливает единый порядок проведения, учета, оформления кассовых операций в наличной иностранной валюте, а также организацию контроля за соблюдением порядка ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте.
- Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 30.05.2003г. №89 «Об утверждении Типового плана счетов бухгалтерского учета и Инструкции по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета» (ред. от 09.07.2010г. №8/22545) - настоящая Инструкция по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета устанавливает для коммерческих и некоммерческих организаций (кроме банков и иных небанковских финансово-кредитных организаций; организаций, финансируемых из республиканского и/или местных бюджетов на основе бюджетной сметы, имеющих текущий счет в учреждениях банка и ведущих бухгалтерский учет в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета исполнения смет расходов организаций, финансируемых из бюджета) и индивидуальных предпринимателей единые подходы к применению Типового плана счетов бухгалтерского учета и отражению фактов хозяйственной деятельности на счетах бухгалтерского учета.
- Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 29.03.2010г. №38 «Об утверждении типовых форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций и Инструкции по заполнению типовых форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций» - настоящая Инструкция определяет порядок заполнения типовых форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций КО-1, КО-1в, КО-2, КО-2в.
- Закон Республики Беларусь от 18.10.1994 № 3321-XII "О бухгалтерском учете и отчетности" (в редакции от 25.06.2001 № 42-З, от 17.05.2004 № 278-3) – настоящий Закон определяет правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета материалов.
- Порядок расчетов между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями в Республике Беларусь, утвержденный Указом Президента Республики Беларусь от 29.06.2000 № 359 (ред. От 26.04.10 № 202) - распространяется на расчеты, которые осуществляются на территории Республики Беларусь юридическими лицами, их обособленными подразделениями и индивидуальными предпринимателями.
1.5. Хранение наличных денег и денежных документов
Для хранения денежных средств и выполнение расчетов ими на каждом предприятии, в организации или учреждении создается касса. На крупных предприятиях может иметь филиалы в подразделениях. Касса представляет собой специально оборудованное изолированное помещение, имеющее сигнализацию, устройства, препятствующие проникновению туда посторонних лиц, несгораемые металлические шкафы для хранения денег и ценных бумаг. Двери в кассу во время совершения операций должны быть заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.
Для обеспечения сохранности наличных денег в кассе предприятия необходимы правильный подбор помещений, сейфов, тщательный подбор кассиров, их инструктаж, заключение с ними договоров о полной материальной ответственности, периодические инвентаризации наличных денег. Кассиру запрещено передоверять свои обязанности другим лицам.
Передача кассы другому кассиру (в случае болезни, отпуска и других причин) производится по приказу директора в присутствии комиссии с составлением акта приема-передачи. В конце рабочего дня кассир закрывает сейф ключом и опечатывает сургучной печатью. Ключи от сейфа и печать хранятся у кассира, а дубликаты ключей в опечатанном кассиром пакете хранятся у директора. При утере ключа сообщают в милицию и принимают меры к немедленной замене замка в сейфе [1].
Для выдачи заработной платы, премий и других кассовых выплат по подразделениям приказом руководителя могут назначаться специальные лица (общественные кассиры), которые под расписку получают в соответствии с потребностью деньги в кассе, а затем отчитываются перед кассиром. С такими лицами, так же как и с кассиром, заключается договор о полной материальной ответственности при возложении на него обязанностей по раздаче денег и на них распространяются все права и обязанности, установленные для кассиров.
Бухгалтеры и другие работники, пользующиеся правом подписи кассовых документов, не могут исполнять обязанности кассира. На малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, обязанности могут выполняться главным бухгалтером или другими работниками по письменному распоряжению руководителя предприятия. В ОАО «Жабинковская сельхозтехника» функции кассира выполняет штатный бухгалтер, с которым заключен договор полной материальной ответственности.
Выдача денег предприятию на оплату труда производится обслуживающими банками в сроки, установленные в соответствии с законодательством Республики Беларусь, коллективными (трудовыми) договорами. В то же время выдача наличных денег для расчетов с увольняемыми работниками и уходящими в отпуск производится независимо от установленных сроков выплаты заработной платы.
Предприятие не имеют права накапливать в кассах наличные деньги для осуществления предстоящих расходов (в том числе на заработную плату, дивиденды, социальные выплаты, пенсии) до установленного срока их выплат. Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих организации, запрещено [2].
Исходя из выше сказанного, можно сделать вывод, что на предприятии ОАО «Жабинковская сельхозтехника»» сохранность денежных средств обеспечена должным образом, в соответствии с Правилами ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь.