Списком в Excd является таблица, строки которой содержат однородную информацию. В предыдущих версиях Excel и других табличных процессорах такая таблица называлась «базой данных», сейчас чаще встречается термин «список». Как правило, в виде списка оформляется та информация, которую кроме хранения необходимо каким-либо способом обрабатывать: систематизировать, обобщать, находить, делать выборку и т. д.
Список состоит из трех структурных элементов:
1. заглавная строка — это первая строка списка, состоящая из заголовков столбцов. Заголовки столбцов — это метки (названия) соответствующих полей;
2. запись — совокупность компонентов, составляющих описание конкретного элемента (строка таблицы);
3. поля — отдельные компоненты данных в записи (ячейки в столбце).
Существуют правила создания списка, которых необходимо придерживаться при его формировании, чтобы иметь возможность использовать так называемые функции списка.
1. Рабочий лист должен содержать только один список, т. к. некоторые операции, например, фильтрование, могут работать только с одним списком.
2. Если на рабочем листе кроме списка необходимо хранить и другие данные, список необходимо отделить пустой строкой и пустым столбцом. Причем лучше не размещать другие данные слева и справа от списка, иначе они могут быть скрыты во время фильтрации списка.
3. Заглавную строку лучше дополнительно отформатировать, чтобы выделить среди строк списка (использовать форматы, отличные от тех, которые применены к данным списка).
4. Метки столбцов могут содержать до 255 символов.
5. Не следует отделять заглавную строку от записей пустыми строками или строкой, содержащей линию из символа «дефис».
|
|
6. Список должен быть составлен так, чтобы столбец содержал во всех строках однотипные значения.
7. При вводе значения поля нельзя вставлять ведущие пробелы, это может привести к проблемам при поиске и сортировке.
8. В списках можно использовать формулы. Списки могут обрабатываться, как обычные таблицы.
3.Форма данных представляет собой удобный способ ввода или просмотра одной строки данных в диапазон или таблице. В форме данных отображаются все столбцы, и поэтому одновременно можно просмотреть все данные в строке. Это особенно полезно, если в диапазоне или таблице больше столбцов данных, чем помещается на экране.
4. Ввод данных в список Excel можно осуществлять двумя способами:
§ ввод данных непосредственно в строку списка Excel;
§ ввод данных в список Excel с помощью формы, аналогичной форме, которая применяется для добавления записей в базу данных.
5.Ввод данных в форме осуществляется в текстовые поля. После ввода данных необходимо нажать кнопку Добавить, чтобы данные появились в списке Excel. Для просмотра записей можно воспользоваться линией прокрутки или кнопками "Далее" или "Назад".
6Чтобы удалить данные из отдельных полей, откройте таблицу или запрос в режиме таблицы 
либо откройте форму ввода данных в режиме формы 
или макета 
.
Удаление данных из таблицы
1. В области навигации дважды щелкните нужную таблицу или запрос. Они откроются в режиме таблицы.
2. Выделите данные, которые нужно удалить.
Можно выделить все значение или его часть либо просто установить курсор в поле.
3. Если вы выделили все содержимое поля, нажмите клавишу DELETE.
|
|
-или-
На вкладке Главная в группе Записи нажмите кнопку Удалить.
-или-
Если вы установили курсор в поле, нажмите клавишу DELETE или BACKSPACE.
Удаление данных из формы
1. В области навигации дважды щелкните нужную форму. Она откроется в режиме формы.
-или-
В области навигации выберите нужную форму, а затем на вкладке Главная в группе Представления щелкните Вид и выберите Режим макета.
2. Выделите данные, которые нужно удалить.
Можно выделить все значение или его часть либо просто установить курсор в поле.
3. Если вы выделили все содержимое поля, нажмите клавишу DELETE.
-или-
На вкладке Главная в группе Записи нажмите кнопку Удалить.