Проведение экспертизы ценности документов в государственных архивах по организации и методике работы несколько отличается отее проведения в ведомственных архивах. Это объясняется прежде всего тем, что государственные архивы в отличие от ведомственных хранят документы лишь постоянного хранения. Документы временного хранения, попавшие в государственные хранилища при национализации архивов и в 20 — 30-е годы, были, как правило, выделены из фондов при неоднократно проводившихся архивистами экспертизах ценности.
Кроме того, в государственном архиве находятся многоотраслевые хранилища, собравшие документы учреждений и предприятий различных уровней всех отраслей экономики и культуры, действующих на данной территории. В связи с этим в государственных архивах проводится экспертиза двух видов: целевая экспертиза — самостоятельный вид работы; попутная экспертиза — в ходе переработкой совершенствования описей дел.
Цель проведения экспертизы — освободить архивные фонды от малоценных документов, содержащих повторяющуюся или поглощенную информацию. Такие документы могут быть выявлены при переработке архивных фондов в ходе составления заголовков дел, систематизации дел по структурным подразделениям или годам, а также в пределах названных разделов схемы систематизации. Объем дел, выделяемых к уничтожению при проведении этих работ, может быть и невелик. Если количество документов, не подлежащих хранению (дублетные, поглощенные, не имеющие ценности), значительно, то проводится целевая экспертиза. В большинстве случаев в госархивах целесообразно проводить комплексную целевую экспертизу, при которой изучаются: фонды учреждений одной системы — вышестоящее учреждение и ему подведомственные (например, облздрав — райздравы — клинические больницы — районные больницы — санэпидемстанции — бюро медицинской статистики); фонды однородных учреждений, деятельность которых связана с определенной территорией {строительные, строительно-монтажные управления, действующие в крае или области); архивные фонды лиц, связанных между собой родственными, служебными или другими отношениями.
Осуществление комплексной экспертизы в госархиве начинается с определения фондов, по которым ее следует провести. Для этого составляется список фондов с указанием их номеров, наименований, хронологических границ документов и объема дел, а также очередности проведения работы с фондами.
Прежде чем приступить к непосредственному просмотру дел, необходимо изучить историю фондообразователя (для фондов личного происхождения — биографию фондообразователя) и фонда. Это позволит правильно определить место и значение учреждения в системе, установить его связи (как внутриотраслевые, так и межотраслевые), узнать, проводилась ли ранее по фонду экспертиза ценности документов, когда и в каких объемах, по каким категориям дел. Для такого изучения используются учетные документы (в основном дело фонда) и описи дел, при просмотре которых изучаются состав и содержание документов, намеченного к экспертизе фонда. Перед экспертизой больших по объему документов, сложных фондов или комплексов фондов составляется рабочая инструкция, которая раскрывает особенности проведения работ по данному фонду или группе фондов, предлагает методику, а также организацию проведения экспертизы (этапы и очередность работы, трудовые затраты, сроки проведения и т.п.).
В целях повышения качества экспертизы ценности в госархивах могут составляться примерные перечни документов, подлежащих и не подлежащих дальнейшему хранению. Такие перечни целесообразно разрабатывать по сложным и многообъемным фондам, например издательствам, вузам, народным судам, прокуратурам. Подобные перечни значительно упростят работу по оценке документов.
Изучение дел при комплексной экспертизе нужно начинать с фонда вышестоящего учреждения системы. Дела просматриваются полистно (просмотр дел только по описям не допускается). При дальнейшем просмотре дел подведомственных организаций устанавливается следующее: дублеты, поглощенная информация, степень ее поглощенности, разночтения в информации руководящих и подведомственных учреждений и т.п. С учетом особенностей документов, содержащих сходную информацию, определяется фонд (или структурное подразделение), где оставляется на хранение документ. Предпочтение отдается подлиннику документа. На хранение могут быть оставлены и дублетные экземпляры особо ценных документов, которые выявляются, как правило, в ходе экспертизы, а также документы, содержащие важные для решения вопроса и последующего использования визы, резолюции, поправки текста и др.
При проведении экспертизы необходимо соблюдать особую осторожность в оценке документов, созданных до 1945 г. включительно, так как документы за тот период в силу ряда обстоятельств не требуют массового выделения к уничтожению. Определение сроков хранения тех или иных категорий документов проводится в соответствии с действующими типовыми и ведомственными перечнями.
Оформление результатов экспертизы ценности документов проводится при целевой экспертизе только актом, а при попутной — актом и описью. Документы, оформляющие результаты экспертизы, рассматриваются сначала ЭМК госархива, а затем (в соответствии с установленным Главархивом СССР порядком) рассматриваются и утверждаются на ЭПК архивного органа или ЦЭПК Росархива. По утвержденным актам вносятся изменения в учетные документы архива, а выделенные к уничтожению документы передаются по приемосдаточной накладной на утилизацию бумагоперерабатывающим фабрикам.