Первым шагом, предшествующим применению дисциплинарного взыскания, является фиксация самого факта дисциплинарного проступка, т.е. документально фиксируется дата обнаружения дисциплинарного проступка и описывается его содержание. Факт совершения дисциплинарного проступка должен быть отражен в соответствующем документе (акт, докладная записка, дефектная ведомость, рапорт и т.п.), который составляется, как правило, непосредственным руководителем или иным лицом, отвечающим за соответствующее направление деятельности. На этом этапе важным является указание даты обнаружения проступка, т.к. именно эта дата является отправной точкой для исчисления сроков применения дисциплинарной ответственности к работнику. С момента обнаружения проступка взыскание должно быть применено не позднее 1 месяца.
Данный факт обычно оформляется следующими документами:
– докладной запиской. Докладная записка – документ, адресованный вышестоящему руководителю, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями. Докладная записка должна содержать: наименование автора (подразделение, должностное лицо), название документа, адресат, дату написания, заголовок к тексту, текст, подпись автора;
– актом (например, при отсутствии на рабочем месте или при отказе от прохождения медицинского обследования). Акт – документ, составленный коллегиально, комиссией, постоянно действующей или специально создаваемой для подтверждения установленных фактов, событий, действий. Текс акта состоит из вводной и констатирующей части. В вводной части указывают основание для составления акта, перечисляют лиц, составивших акт и присутствующих при этом (председатель комиссии, члены комиссии, присутствующие). В констатирующей части дают описание проделанной работы, фиксируют факты, излагают выводы, предложения составителей акта;
– решением комиссии (по результатам расследования факта нанесения ущерба работодателю или факта разглашения конфиденциальной информации).
Перечисленные документы могут подтверждать совершение проступка как по отдельности (например, решение комиссии), так и в совокупности (например, при отсутствии работника на рабочем месте в течение рабочего дня сначала, как правило, составляется докладная записка, а затем акт).
Вторым шагом будет ознакомление работника с документом, фиксирующим совершение им дисциплинарного проступка (ознакомление с докладной запиской, актом, дефектной ведомостью и т.п.). Как правило, в таких случаях работник приглашается к непосредственному руководителю и в присутствии двух других работников (свидетелей) знакомится с составленным документов (докладной запиской, рапортом и т.п.). На этом этапе важно зафиксировать дату ознакомления работника с соответствующим документом, фиксирующим факт совершения дисциплинарного проступка.
Третьим шагом будет запрос письменного объяснения с работника по поводу совершенного им дисциплинарного проступка, выявление возможных уважительных причин и иных обстоятельств дела. Работодатель обязан запросить такое объяснение с работника в письменной форме. Причем такое объяснение может последовать не сразу, работник имеет право обдумать своё поведение, «привести в порядок мысли» и представить такое объяснение до истечения двух рабочих дней со дня ознакомления с докладной запиской (рапортом или иным документом, фиксирующим совершение дисциплинарного проступка). Представление объяснения — это право работника, которым он может и не воспользоваться или отказаться.
Объяснительная записка составляется на имя директора предприятия на листе формата A4. В случае наличия утвержденного на предприятии бланка составления записки – составляется на нем.
В тексте объяснительной четко, кратко и ясно описывается суть проблемы, причина, по которой произошел тот или иной инцидент, его последствия. В конце документа указывается дата составления, ставится подпись составителя.
Объяснительная записка помогает руководству предприятия понять мотивы совершения проступка, определить степень вины нарушителя, оценить отношение работника к совершенному проступку, его отношение к работе, а также его предшествующее поведение и принять решение о наложении и виде дисциплинарного взыскания.
Закон не устанавливает перечень уважительных причин, соответственно работодатель сам оценивает причины поведения работника, хотя обычно к уважительным причинам могут быть отнесены разные обстоятельства: болезнь, необходимость ухода за членом семьи, плохие погодные явления, авария на транспорте и т.п.
Если по истечении двух дней со дня ознакомления работника с документом, фиксирующим совершенный дисциплинарный проступок, объяснение не представлено или если работник в присутствии двух свидетелей (других работников) отказался от дачи письменного объяснения, то составляется по этому поводу соответствующий акт, в котором фиксируется сам факт отказа от дачи объяснений, дата или указывается, что в обозначенный законом срок (2 дня) от работника не поступило никаких объяснений по поводу совершенного им дисциплинарного проступка. Причем непредставление объяснения со стороны работника не может быть препятствием для применения к нему дисциплинарного взыскания.
Акт обязательно должен быть составлен в присутствии других работников (а не единолично, например, непосредственным руководителем) и подписан присутствующими работниками (свидетелями). Единого унифицированного образца составления акта об отказе писать объяснительную записку не предусмотрено, поэтому его составляют в произвольном виде или на бланке, действующем внутри фирмы.
В акте обязательно следует указать следующие реквизиты:
– номер, дату, место составления документа,
– название организации,
– должность, фамилию, имя, отчество провинившегося работника,
– состав комиссии, удостоверяющей отказ от дачи объяснений,
– причина, по которой от работника требовалось написание объяснительной и ссылки на соответствующий закон.
Как к информационной части акта, так и к его оформлению никаких особых требований законодательство не предъявляет: документ можно печатать на компьютере или писать от руки, на простом чистом листе или на фирменном бланке компании.
Важно соблюсти лишь одно условие: акт должен быть подписан непосредственным составителем, а также членами комиссии, которые присутствовали при его создании.
Заверять документ печатью не обязательно.
Акт достаточно составить в единственном экземпляре, но при необходимости можно сделать нужно количество копий.
После завершения всех процедур с использованием акта, он передается в архив предприятия, где должен храниться на протяжении периода, установленного законом или внутренними нормативно-правовыми актами компании для таких документов (но не меньше трех лет), затем его следует утилизировать в определенном порядке.
Если работник представил объяснение своего поведения в письменной форме, то соответственно руководитель оценивает все изложенные в нем факты, определяет тяжесть совершенного дисциплинарного проступка и соотносит их со всеми обстоятельствами дела, оценивает отношение работника к совершенному проступку, его отношение к работе, а также его предшествующее поведение.
Четвертым шагом будет выбор меры дисциплинарного взыскания. Следует отметить, что при общей дисциплинарной ответственности всё-таки у работодателя имеется право (а не обязанность) привлечения работника к дисциплинарной ответственности. Этот фактор при общей дисциплинарной ответственности является отличительным от специальной дисциплинарной ответственности, т.к. в большинстве случаев для субъектов специальной дисциплинарной ответственности в уставах и положениях о дисциплине закрепляется принцип неотвратимости наказания, т.е. прямо предусматривается обязанность работодателя за каждый дисциплинарный проступок применять соответствующее дисциплинарное взыскание. При выборе меры дисциплинарного взыскания работодатель должен исходить из тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен. Но при общей дисциплинарной ответственности работодатель вправе ограничиться устным предупреждением работника, беседой о недопустимости такого отношения к исполнению своих трудовых обязанностей, что в некоторых случаях может иметь большее воспитательное и дисциплинирующее воздействие на работника, чем установленные в законе меры дисциплинарного воздействия.
Пятый шаг — это издание приказа о применении соответствующей меры дисциплинарного взыскания.
Приказы оформляются на общем бланке предприятия или на бланке приказа и должен иметь следующие реквизиты: название вида документа, дату, номер, заголовок, текст, подпись, визы, согласование.
После подписания приказ обязательно регистрируют по установленной форме. В регистрационном журнале отмечаются: номер приказа; дата приказа; наименование приказа (краткое содержание); кто подписал приказ; исполнители.
После регистрации приказ размножают в необходимом количестве экземпляров, копии раздают исполнителям (часто под расписку), а сам приказ подшивают в дело.
Приказ может быть издан не позднее 1 месяца со дня обнаружения проступка, за исключением времени болезни работника, пребывания его в отпуске и времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников. Все эти периоды должны быть подтверждены соответствующими документами: период временной нетрудоспособности - листком временной нетрудоспособности, период отпуска - соответствующим приказом или графиком отпусков, период учета мнения представительного органа работником - соответствующими документами (проект приказа, сопроводительные документы).
Учитывать мнение представительного органа работников при увольнении за дисциплинарный проступок необходимо только по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ - за неоднократное неисполнение без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание (если, например, коллективным договором, правилами внутреннего распорядка не предусмотрены дополнительные гарантии для работников при увольнении по другим основаниям). Срок применения дисциплинарного взыскания не может превышать шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам проверки финансово-хозяйственной деятельности, ревизии, или аудиторской проверки — не позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.
Приказ о применении дисциплинарного взыскания должен быть объявлен работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, за исключением времени отсутствия работника на работе. Такая процедура на практике осуществляется в присутствии двух других работников (свидетелей), т.к. виновный работник опять же имеет полное право отказаться знакомиться с указанным приказом или от росписи в нем, тогда в таком случае снова должен быть составлен акт и подписан присутствующими другими работниками. Для того чтобы в дальнейшем избежать неблагоприятных последствий при возможном рассмотрении спора в суде в КТС (за исключением увольнения) в акте необходимо не только зафиксировать факт отказа работника от ознакомления с приказом о применении дисциплинарного взыскания, но и дату предложенного ознакомления, указать также номер и дату приказа. Соответственно, дата ознакомления с приказом не должна быть позднее трех дней со дня издания самого приказа (исключение: дни отсутствия работника на работе, которые также должны быть подтверждены табелем учета рабочего времени или другими документами).
Шестой шаг - это возможность оспорить приказ работодателя работником (или его представителем): в течение 1 месяца в судебном порядке или через государственную инспекцию труда, если дисциплинарным взысканием является увольнение; а при применении замечания или выговора - в течение трех месяцев в КТС, суд или государственную инспекцию труда.
Соблюдение несложной процедуры всего в шесть простых шагов позволит и работнику, и работодателю избежать спорных ситуаций при применении дисциплинарных взысканий.
Весь алгоритм документального оформления наложения дисциплинарных взысканий отражен на рисунке 1.
Рисунок 1
Запись о дисциплинарном взыскании в трудовую книжку не вносится (часть 4 статья 66 Трудового кодекса РФ), за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. В личную карточку (форма Т – 2) запись о дисциплинарном взыскании вносить необязательно. Но при необходимости (для обеспечения внутреннего учета) данную информацию можно отразить в разделе 10 «Дополнительные сведения».