Что понимают под стилем делового письма?
Стиль Вашего письма — это то, как оно написано. Стиль является продуктом целого ряда факторов и правил, перечисленных в предыдущей главе, включая основную тематику письма, используемые слова, структуру предложений, общую длину текста и его внешний вид. В идеале должен выбираться стиль, подходящий и для получателя, и для того, чтобы четко выразить цель Вашего сообщения. Поэтому когда Вы начнете работать над стилем следующего письма, еще раз продумайте следующие вопросы:
- кому Вы пишите. Известны ли Вам ожидания читателя? Что ему может понравиться, а что нет?
- зачем Вы пишете. Хотите ли Вы повлиять на читателя или просто сообщить ему информацию?
- какое впечатление производит письмо. Является ли Ваш документ не только информативным, но и интересным? Какой тон Вы выбираете (дружеский, официальный, возмущенный, благодарный и какой-то еще)? Как оформлено письмо? Привлекательно ли оно для читателя?
- шанс на прочтение. Будет ли прочитано Ваше письмо в любом случае, или Вы должны завоевать внимание читателя?
Ответив на эти вопросы, Вы быстрее решите, что и как нужно сказать в письме.
Как оформить бланк делового письма?
Оформление деловых писем должно соответствовать общим требованиям унификации и стандартизации. В отечественной практике документационного обеспечения управления оформление писем должно соответствовать ГОСТ Р6.30-97. Согласно требованиям ГОСТ официальная переписка компании ведется с использованием специальных бланков для писем.
Бланк письма (горизонтальный или угловой) должен содержать следующие реквизиты:
- Эмблему (логотип) организации
- Наименование организации — автора документа
- Адрес организации
- Дату документа
- Регистрационный номер документа
- Ссылку на номер и дату входящего документа
Наличие указанных реквизитов должно облегчить операции по регистрации и обработке письма в компании-получателе.
Как правильно указать регистрационный номер письма?
Вне зависимости от тематики и содержания, письма, отправляемые из Вашей организации, делятся на две группы: инициативные и ответные.
Если Вы пишите инициативное письмо (просьбу, запрос, предложение, претензию), для удобства присвойте своему письму исходящий номер. И не забудьте дату. Предпочтителен вариант размещения исходящего номера и даты на одной строке в левом верхнем углу письма под «шапкой» бланка, например:
21.05.02 № 01-07/111
Если же Вы пишите письмо-ответ, в нем помимо исходящего номера необходимо дать ссылку на дату и номер инициативного документа, на который Вы отвечаете. Ссылочную дату и номер перепишите из инициативного письма. Например:
27.06.02 № 01-07/113
на № 03-21/135 от 03.06.02.
Какую еще информацию со стороны отправителя помимо реквизитов должно содержать письмо?
Помимо реквизитов компании-отправителя, составитель письма должен указать:
- Должность, фамилию и инициалы подписывающего (в конце письма под подписью)
- Фамилию, инициалы и номер телефона составителя (если составитель не подписывает письмо)
- Перечень приложений (если есть)
Например, конец письма может выглядеть так:
С уважением,
В.И. Петров
Генеральный директор
Исп. Н.М. Михайлова
тел.(095) 232-5566
Приложение: бланк заказа на 2л. в 1экз.
Какие реквизиты получателя должны быть указаны в письме?
Реквизиты адресата максимально могут состоять из следующих частей:
- Наименование организации (в именительном падеже)
- Наименование структурного подразделения (в именительном падеже)
- Должность получателя (в дательном падеже)
- Фамилия и инициалы получателя (в дательном падеже)
- Почтовый адрес и индекс
Каждая из указанных составных частей адресата размещается с новой строки. Знаки препинания между строками не ставятся. В зависимости от формы бланка письма (горизонтальной или угловой) реквизиты адресата размещаются в левом или правом верхнем углу письма. Например:
Главному редактору
Журнала «Свободная мысль»
Ефимову Н.В.
125468, Москва
Ленинградский просп., 49
В ответах на обращения частных лиц сначала указывается почтовый адрес, а уже затем — фамилия и инициалы получателя.
Какие реквизиты получателя должны быть указаны в письме?
Представьте, что Вы сами получили по почте деловое или рекламное письмо. На что Вы сами обычно обращаете внимание? Прежде, чем прочесть хотя бы слово, замечаете качество и форму конверта. Затем смотрите на название компании-отправителя и его адрес. После этого сверяете название и адрес Вашей собственной компании-получателя и смотрите, кому персонально адресовано письмо. Вся эта информация и должна быть на Вашем конверте. Реквизиты получателя обычно располагаются в верхней части конверта, а отправителя — в нижней.
Многие компании используют конверты с окошками для адреса. Если письмо сложить, этот адрес будет виден в окошке.
При использовании обычного конверта необходимо помнить, что адрес получателя на конверте должен точно соответствовать адресу в письме.
На что еще обратить внимание при оформлении письма?
Как мы уже отмечали в предыдущей главе, важную роль в оформлении письма будет играть выбранная Вами бумага. Стоит уделить внимание тому, какой тип бумаги больше всего соответствует целям и стилю Вашего письма. Обычные деловые письма отпечатываются на простой белой бумаге нормальной плотности. Письма-приглашения и поздравления печатаются на плотной или тисненой бумаге. Рекламные письма могут быть напечатаны на цветной бумаге или бумаге со специальным покрытием.
Как убедиться в том, что стиль и оформление моего письма выдержаны верно?
На этот счет есть несколько простых и полезных рекомендаций. Убедитесь, что они соблюдены в Вашем письме:
- Соблюдены ли общие требования к структуре?
- Насколько структура ясна и логична?
- Кто получатель (давний потребитель, босс, поставщик, налоговый инспектор)?
- Приемлемо ли звучит для получателя мой тон (не уверены — прочитайте вслух!)?
- Что я делаю (информирую, убеждаю, критикую, благодарю...)?
- Не выгляжу ли я грубым, бестактным, незаинтересованным, слишком фамильярным?
- Если поменяться ролями, как бы я реагировал на это письмо?
- Не содержит ли письмо информацию, в которой нет необходимости?
- Включено ли в письмо все, что важно?
- Каждое ли предложение сокращено, насколько возможно?
- Поймет ли получатель специальные технические термины или их нужно расшифровать?
- Не использованы ли «избитые» выражения и клише?
- Не применялись ли сленговые выражения (например «вылететь в трубу»)?
- Проверены ли правописание, пунктуация и грамматика?
- Проверены ли возможные фактографические ошибки (например, даты, цены, условия поставки)?
- Окончательный ли вариант письма распечатан?
- Каков формат письма?
- Соответствуют ли бумага и конверт виду письма и статусу получателя?
- Использовался ли фирменный бланк компании?
- Все ли реквизиты фирмы-отправителя указаны верно?
- Правильно ли написаны реквизиты получателя?
- Соответствует ли обращение должности и статусу получателя?
- Указаны ли должность, фамилия и контактные координаты отправителя?
- Приведен ли перечень вложений?
Полезные советы
ЕСЛИ СТИЛЬ И ОФОРМЛЕНИЕ ВАШЕГО ПИСЬМА ВЫБРАНЫВЕРНО, ПОЛУЧАТЕЛЮ БУДЕТ ЛЕГКО И ПРИЯТНО РАБОТАТЬ С НИМ!
Вверх