КОМПЛЕКС КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
«Театр начинается с вешалки» — это высказывание великого режиссера Станиславского известно всем. Но то, что любая организация начинается с кадровой службы, думаем, знали немногие. Как ни удивительно, но это на самом деле так. Отношения между работником и работодателем начинаются именно с кадрового делопроизводства.
Весь рабочий цикл сотрудника в организации от приема наработу до увольнения подлежит обязательной регистрации. Этапы трудовой деятельности фиксируются в документации по личному составу (персоналу, кадрам).
Кадровая документация — это инструмент управления. А значит, она всегда должна быть в полном порядке. Для этого Вам необходимо руководствоваться определенными правилами ипринципами, рассмотренными в нашем курсе. Помните: грамотное оформление кадровой документации избавит Вашу организацию от ряда проблем, поджидающих ее на каждом этапе развития, а руководителя защитит от административной и уголовнойответственности.
Задачи кадровой службы в настоящее время возросли и в связи с тем, что Трудовой кодексРФ отнес к источникам трудового права локальные нормативные акты: приказы и иные документы, содержащие нормы трудового права. Следует иметь в виду, что в случаях, предусмотренных Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, коллективным договором, соглашениями, работодатель при принятии локальных нормативных актов должен учитывать мнение представительного органа работников (при наличии такового). Кроме того, эти локальные нормативные акты не могут ухудшать положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями.
Знание обширного нормативного материала, судебной практики и умение их применять - необходимое условие успешной работы всех кадровых служб.
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ РАБОТЫС ПЕРСОНАЛОМ
Комплекс кадровой документации
Структура кадровой информационно-документационной системы.
Кадровая информационно-документационная система включает в себя следующие связанные информационным единством комплексы (подсистемы, группы) документов:
- законодательные акты, нормативную и нормативно-справочную документацию;
- плановую документацию;
- организационно-правовую документацию;
- персональную документацию;
- договорную документацию;
- распорядительную документацию;
- учетную кадровую документацию;
- документацию по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда;
- отчетную и отчетно-справочную документацию.
Отдельные комплексы документов в крупных организациях обычно имеют целевую принадлежность различным структурным подразделениям – не только кадровой службе (службе персонала). Это объясняется исторически сложившимся распределением между ними функцией ведения кадровой работы.
Юридический отдел (юрисконсульт) систематизирует и контролирует исполнение законодательных актов, нормативной документации по труду и социальным вопросам. Плановой и отчетной документацией по труду и кадрам занимаются плановые (планово-экономические, планово-финансовые и др.) подразделения. В бухгалтерии обрабатывается учетная и отчетная бухгалтерская документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.
Кадровая служба как накопитель документированных персональных данных.
Кадровая служба является, как правило, самостоятельным структурным подразделением организации, подчиненным непосредственно руководителю организации или его заместителю по работе с персоналом.
Структура кадровой службы зависит как от типа организации (предприятие, банк и т.п.), так и от численности работников и т.д.
В некрупных предпринимательских структурах функции этой службы обычно выполняет один человек – менеджер по персоналу, или они делегируются гл.буху или секретарю-референту руководителя. В крупных государственных и коммерческих организациях кадровая служба может делиться на подотделы, секторы, группы.
Основной задачей кадровой службы является организация и осуществление эффективной кадровой политики, принятой руководящими органами данной организации и направленной на укомплектование трудового коллектива специалистами высокой квалификации и высоких моральных качеств, создание условий для повышения их работоспособности, ответственности за порученное дело, воспитание чувства фирменной гордости.
Кадровая служба, независимо от ее структуры и численности, призвана выполнять достаточно обширный и трудоемкий комплекс, который не ограничивается техническими операциями по документированию трудовых правоотношений и включает в себя организацию творческих операций по подбору и отбору кадров для работы в данной организации или фирме.
Следовательно, трудовые правоотношения работодателя и работников организации сопровождаются сбором и обработкой значительных объемов персональных данных, которые в совокупности с регламентирующими документами образуют информационно-документационную кадровую систему.
В основе информационно-документационной системы с учетом ее особого правового значения лежат Конституция и Трудовой кодекс РФ, большую роль в регулировании различных отношений граждан с организациями играют также Закон «О персональных данных», Гражданский кодекс РФ, информационное, налоговое, пенсионное законодательство, нормативно-правовые документы, регулирующие трудовые правоотношения в специфических отраслях экономики – уставы и положения о дисциплине (на разных видах транспорта и др.) и др.