Практическая работа№2. Карточки описания документов

Цель занятия - овладеть методикой описания документов и дел.

Обратитесь к электронному архиву обучающей системы.

Выберите исторический период – Документы современного периода.

Выберите систему документации - государственные учреждения, фонд №1.

ВНИМАНИЕ! Начните работу над фондом с изучения исторической справки.

Далее можно приступать к описанию каждой единицы хранения дела №1. Внимательно прочитайте текст каждого документа, изучите его реквизиты. Вам необходимо заполнить черновик - карточку предварительного описания дела. Проставьте номер дела, под которым оно помещено в электронном архиве, в графе «Временный номер дела». Просмотрите дело, определите его фондовую принадлежность и внесите название или фамилию фондообразователя (как можно более полно) в графу «Фонд». В графе 4 «Примерные заголовки документов дела и даты документов» последовательно сформулируйте заголовок каждого документа дела и его дату.

Для этого Вам следует вспомнить правила передачи каждого элемента информации заголовка документа:

- вида документа;

- автора;

- корреспондента;

- предмета или вопроса;

- территории;

- времени;

- внешних особенностей.

При этом следует помнить, что: 1. все названные выше элементы заголовка одновременно почти никогда не применяются вместе, их набор зависит от вида документа; 2. сформулировав заголовок документа, приведите его дату. Для этого вспомните, как датируются входящие и исходящие документы, а также декреты, законы, планы, отчеты, книги и копии документов.

После даты приведите сведения о подлинности и копийности, способе воспроизведения документа, его внешних особенностях:

Например:

Л.1-3. Протокол заседания советско-американской комиссии по сотрудничеству в области жилищного и другого строительства при Министерстве промышленности строительных материалов СССР. Подлинник. Машинопись. 22 марта 1987 г.

По мере описания каждого документа, обращайте внимание на названия структурного подразделения фондообразователя, которые встречаются в тексте. Если в документе упоминаются названия структурных подразделений, внесите их в соответствующую графу карточки-черновика.

После того, как Вы сформулировали заголовки всех документов дела, Вам предстоит заполнить чистовик карточки описания дела. Вам следует указать:

- название учреждения фондообразователя;

- название его структурной части, в деятельности которой отложилось дело;

- делопроизводственный номер дела (для ведомственного архива - индекс дела по номенклатуре);

- заголовок дела;

- крайние даты дела;

- количество листов дела;

- временный номер;

- архивный шифр;

- свою фамилию.

Все эти данные Вам следует взять из черновика карточки данного дела.

Сначала укажите название учреждения-фондообразователя. Помните, что название дается полностью, с указанием ведомства, к которому учреждение относится.

Далее Вам предстоит сформулировать заголовок дела в целом. Элементы заголовка дела: вид документов или единицы хранения; автор; корреспондент; предметы или вопросы; территория; время; внешние особенности.

Так же, как и при составлении заголовка документа, набор элементов информации зависит от вида документа.

В зависимости от состава и разнообразия тематики документов дела Вам следует решить вопрос о том, какой тип заголовка в данном случае применить - простой, сложный или их сочетания.

После составления заголовка единицы хранения датируйте дело в целом. Если Вы аккуратно выписали даты всех документов в черновик, Вам не составит труда найти самую раннюю и самую позднюю дату, даже если документы расположены не по хронологии. Если в деле нет ни одной даты, попытайтесь ее установить по содержанию документов.

Проставьте количество листов в деле. Помните, что в архивном деле нумеруются именно листы, а не страницы, поэтому обороты в число листов не входят.

Наконец, следует проставить название структурного подразделения, в деятельности которого образовалось дело. Для этого следует еще раз обратиться к исторической справке, учитывая содержание дела и даты документов.

Шифр дела при описании не указывается, поэтому ограничьтесь обозначением временного номера дела.

Завершите описание дела, увековечив на карточке свое имя.

Примеры:

КАРТОЧКА ПРЕДВАРИТЕЛЬНОГО ОПИСАНИЯ ДЕЛА

КАРТОЧКА ОПИСАНИЯ ЕДИНИЦЫХРАНЕНИЯ

Последний этап работы - описание отдельных документов дела. Для этого Вам также следует воспользоваться черновиком карточки.

Описание документов осуществляется при составлении аннотации, а также в том случае, если дело содержит фотографии, листовки, нормативные акты, особо ценные документы. В последнем случае на дело составляется внутренняя опись.

Вспомните, в каких случаях составляется аннотация, а также какие категории дел описываются подокументно. Затем просмотрите заголовки документов в черновике и заполните графу аннотация (достаточно трех аннотаций на фонд) или карточки описания всех документов данного дела.

Пример заполнения шаблона карточки описания документа:

КАРТОЧКА ОПИСАНИЯ ДОКУМЕНТА

Количество карточек каждого вида должно соответствовать количеству дел в заданном фонде!
Практическая работа№2. Карточки описания документов

Укажите фамилию, инициалы _________________________________________________________

Укажите исторический период, с документами которого работаете:

_____________________________________________________________________________________

Укажите систему документации _________________________________________________________________

Укажите номер фонда __________________________

Дело № ___

КАРТОЧКА ПРЕДВАРИТЕЛЬНОГО ОПИСАНИЯ ДЕЛА

КАРТОЧКА ОПИСАНИЯ ЕДИНИЦЫХРАНЕНИЯ

КАРТОЧКА ОПИСАНИЯ ДОКУМЕНТА