«Анализ организационной структуры управления»
на примере администрации Александровского муниципального района (в Пермского крае)
На основании п.1.2 решения Земского Собрания Александровского муниципального района от 20.09.2007 N 243 «Положение об администрации Александровского муниципального района Пермского края» структура администрации района утверждается Земским Собранием Александровского муниципального района.
1. Схема организационной структуры администрации представлена в Приложении 1.
2. Анализ элементов организационной структуры управления: а)Подразделения:
o Отраслевые: управление образования, комиссия по делам несовершеннолетних и защиты их прав, отдел по культуре и молодежной политике, физкультуре и спорту, комитет по управлению имуществом и земельными отношениями, отдел КХ, архитектуры и строительства, сектор по экологии и природопользованию. Данные подразделения занимаются вопросами управления конкретной сферы деятельности общества (образование, градостроительная деятельность, культура, охрана окружающей среды), к тому же, включают в себя весь комплекс управленческих функций.
o Функциональные: финансовое управление, управление экономического развития. Специализация на выполнение какой-либо функции, затрагивающей все сферы деятельности.
o Вспомогательные: юридический отдел, отдел ЗАГС, отдел по бухучету контролю, подразделения, входящие в компетенцию управления управляющего делами администрации: архивный, общий, сектор информационных технологий, аппарат помощника по связям с общественностью. Вспомогательные подразделенияне обладают собственной компетенцией по решению вопросов местного значения и выполняют функции обеспечения деятельности руководства администрации и ее структурных подразделений. Подразделения обеспечивают работу с документацией, подготовку и проведение совещаний, заседаний, коллегий, других мероприятий, связь со СМИ, материально-техническое, юридическое, кадровое, информационное обеспечение деятельности администрации.
б) Руководители:
o Линейные – сам глава администрации, первый заместитель главы по соцразвитию и общественной безопасности, заместитель главы по развитию территории и территориальному контролю, председатель комитета по управлению имуществом и земельными отношениями, управляющий делами района. Линейные руководители возглавляют линейные подразделения и всю систему управления. Они принимают решения всего круга проблем. Они не только имеют в подчинении работников, но и входят (встраиваются) в иерархию управления организации.
o Функциональные – начальник отдела ЗАГС, главный бухгалтер, заведующий отделом гражданской защиты и мобилизационной подготовки, главный юрист.
Если руководитель возглавляет функциональный отдел, то в отношении всей системы управления он считается функциональным руководителем, а для работников данного отдела –линейным, т.е. руководитель функционального отдела является одновременно линейным руководителем непосредственно подчиненных ему работников.
3. Типы организационных связей между всеми составными элементами системы управления;
Линейные связи, посредством которых руководство осуществляет прямое управление подчиненными, т.е. связи административного подчинения. Линейный руководитель определяет главные задачи в конкретный момент времени и конкретных исполнителей. Линейные связи направлены сверху вниз и регулируются с помощью распоряжений, приказов (отношения главы и заместителей, заместителей и начальников отдела) по поводу принятия и реализации управленческого решения.
Функциональные связи носят совещательный характер. Посредством этих связей организационные подразделения могут давать распоряжения работникам нижестоящего уровня по вопросам своей компетенции (утверждение регламентов, кодексов поведения, реестра должностей).
4. Тип организационной структуры управления – линейно-функциональная.
Данная структура объединяет в себе линейные и функциональные черты управления (подразделения и связи между ними). Линейный руководитель (глава администрации) имеет помощников в лице консультантов, специалистов структурных подразделений (помощник по связям с общественностью), которые с одной стороны, помогают руководителю принимать решения, с другой стороны, по своим функциям оказывают координирующее воздействие на подчиненные линейному руководителю объекты. Достоинства:
· П ростота построения и четкость взаимодействия.
· Структура повышает ответственность руководителя организации за конечный результат деятельности.
· Улучшает координацию в функциональных областях.
· Создает возможности для карьерного роста сотрудников.
· Позволяет легче контролировать деятельность каждого подразделения и исполнителя.
Недостатки:
· Замедляется процесс принятия и реализации решения.
· Структура не обладает гибкостью, так как функционирует на основе множества принципов и правил (эффективна при выполнении однотипных, однообразных функций).
· Нет тесных взаимосвязей и взаимодействия на горизонтальном уровне между структурными подразделениями.
· Проблемы с распределением ответственности за устранение проблем.
5. Уровни управления:
1) Низовой уровень – отделы или сектора. Как правило, данные структурные подразделения включают в себя 2-5 сотрудников. К примеру, сектор по экологии и природопользованию включает в себя заведующего+заместителя.
2) Средний уровень – управления и комитеты, включающие в себя отделы и сектора.
3) Средний уровень – первый заместитель главы и 2 заместителя, в прямом подчинении которых может находиться несколько отделов, секторов и комиссий. Кроме того, первый заместитель может находиться выше по уровням управления, если ему подчинены заместители. Он осуществляет руководство деятельностью администрации района в период временного отсутствия главы.
4) Высший – глава администрации, осуществляет общее руководство, определяет стратегию развития администрации, представляет администрацию района в отношениях с органами государственной власти и другими органами МСУ и организует взаимодействие.
Таким образом, всего 5 уровней управления.
6. Характеристики организационной структуры управления. Сложность:
а) Разделения управленческого труда по вертикали управления. Количество звеньев 2-4. К примеру, вертикаль: глава администрации - первый заместитель по социальному развитию и общественной безопасности – управление образования (начальник управления – заместитель – 2 специалиста[1]); глава администрации – заместитель по развитию территории и территориальному контролю - управление экономического развития – сектор трудовых отношений и социального партнерства; глава администрации – помощник по связям с общественностью.
По горизонтали управления - количество звеньев доходит до 12: по отношению к главе администрации – 12. По отношению к управляющему делами администрации района – 3 (архивный отдел, общий отдел, сектор информационных технологий).
б) Вид департаментализации – смешанная: функциональная - группировка мест и действий в рамках ее функциональных подсистем администрации, переходит в производственную – оказание население муниципальных услуг, переходит в клиентскую - рабочие места и операции делятся в соответствии с группами потребителей услуг (несовершеннолетние – молодежь).
в) Охват контролем на всех уровнях управления:
в-1) численное значение диапазона контроля для каждого руководителя. Для главы администрации – 12 человек, на уровне первого заместителя –4, на уровне заместителей – 2-3, на уровне управлений – 2-3. По уровням управления: высшее звено -12 человек, среднее звено – 3.
в-2) среднее значение на всех уровнях управления - 5 человек.
в-3) факторы, влияющие на диапазон контроля. По правилу чем ниже уровень иерархии, тем шире диапазон контроля, однако в данном случае обратная зависимость обусловлена наличием подразделений (таких как отдел ЗАГС, отдел МП и ГЗ, отдел по бухучету и контролю) без объединения в одну организационную форму. Вследствие этого, возрастает сложность управленческого труда у руководителя (главы администрации), требующая расширение управленческих знаний, навыков и компетенции. Уровень образования как фактор также влияет на диапазон контроля – чем выше уровень профессионализма, знаний, навыков подчиненных, тем выше диапазон. Деятельность администрации разнородна, поэтому диапазон контроля у среднего и низшего уровня управления низкий (2-3 человека).
г-1) Соотношения централизации и децентрализации. Основные проявления централизации – в подчинении главы администрации большое количество подразделений, это позволяет более эффективно использовать опыт и знания персонала подразделений (бухгалтерия, юридический отдел), четкость закрепления функций у каждого подразделения, основная часть решений принимается на высших управленческих уровнях – роль самоуправления минимальна, подразделения подвергаются постоянному контролю, норма управления среднего и низшего звена ниже, чем высшего. Проявления децентрализации минимальны - руководители подразделений могут внедрять (по согласованию с руководством) новые методики оценки своего персонала.
г-2) Определения способов и степени влияния факторов на соотношение централизации и децентрализации. Управление построено на рутинных технологиях с высокой формализацией, где для каждого подразделения четко прописаны (стандартизированы) функции и полномочия, это приводит к децентрализации, поскольку каждое подразделение обладает необходимым набором полномочий, в рамках которых могут осуществлять деятельность для реализации своего целевого назначения и руководству не требуется постоянно вмешиваться в процесс, но необходим контроль за реализацией решений. Неопределенность умеренно низкая – большое количество непохожих постоянных факторов ведет к высокой формализации.
7. Организационная структура управления на основе концепции организационного дизайна Г. Минцберга:
· Соотношение подразделений (должностей) с элементами организационного дизайна. Стратегическая вершина – глава администрации, операционное ядро – первый заместитель, заместители главы администрации, а также начальник финансового управления, срединная линия – сотрудники управлений, отделов и секторов, находящиеся в подчинении у операционного ядра, техноструктура – юридический отдел, отдел ЗАГС, отдел МП и ГЗ, отдел по бухучету и контролю, отдел по вопросам мун. службы и кадрам, управляющий делами администрации.
· Ключевой элемент в организации – техноструктура. Эффективность деятельности руководителей в органах МСУ зависит от степени поддержки (информационной, аналитической, технической) и организации дел (разработка и коррекция организационных процедур, сбор, анализ и распределение информации, разработка программ развития и т.д.). Планированием деятельности и обеспечением внутреннего сервиса занимается техноструктура. При высокой стандартизации и формализации возникает потребность в планировании деятельности, это и составляет основную функцию техноструктуры.
· Доминирующий механизм координации - стандартизация рабочих процессов, она подразумевает точное определение и/или программирование содержания работы, в основе которой лежит четкая структура и развитая система правил-инструкций. У каждого подразделения есть своя система разработанных положений, регламентов (в т.ч. должностных), стандартов, где прописывается конкретный перечень полномочий, в рамках которых организуется их деятельность.
· Тип организации по Минцбергу – механистическая (машинная) организация. Параметры: преобладание централизации, нисходящая иерархия, рутинные технологии, низкая неопределенность, механизм координации – стандартизация рабочих мест, высокое значение техноструктуры. Роль, выполняемая в машинной организации работниками, наиболее точно характеризуется такими понятиями, как простота и повторяемость.
8. В качестве рационализации управленческой деятельности и оптимизации организационной структуры управления можно сформулировать следующие предложения:
· Для снижения нормы контроля руководителя целесообразно создать новое подразделение – аппарат администрации с линейным руководителем – выполняющим функции заместителя главы администрации района (должность управляющего делами администрации упраздняется). В аппарат администрации должны быть включены отдел ЗАГС, отдел МП и ГЗ, отдел по бухучету и контролю, отдел по вопросам муниципальной службы и кадрам, юридический отдел, кроме того туда должны входить подразделения управляющего делами администрации.
· Подразделение – «Финансовое управление» включить в ведение заместителя администрации по развитию территории и территориальному контролю, с последующим объединением данного управления с управлением экономического развития территорий с целью координирования и упорядочивания деятельности.
Приложение 1
Схема организационной структуры управления Александровского муниципального района[2]
[1] https://aleks-edu.narod.ru/
[2] Информация взята с сайта: https://aleksraion.ru/