График документооборота
Документооборот, как и всякий управляемый процесс, должен быть регламентирован. В качестве такого регламента на предприятии утверждается локальный нормативный акт, например, положение о документообороте или инструкция по документообороту. Оперативное управление процессом осуществляется с помощью графика документооборота организации.
В стандартах аудиторской деятельности график документооборота определяется, как один из элементов системы внутреннего контроля компании. Унифицированной формы этого регламента не существует и работодатель имеет право разработать ее по собственной инициативе. Поскольку в таком графике должна содержаться информация, отражающая установленный на конкретном предприятии порядок движения и обработки документов, самая удобная форма для него — табличная.
- упорядочивания всех процедур документооборота;
- контроля над своевременным исполнением и прохождением документов;
- соблюдения сроков формирования отчетности;
- обеспечения ритмичности работы сотрудников, в должностные обязанности которых входит обработка документов;
- своевременной передачи документов на архивное хранение и утилизацию;
- оптимального распределения документов и отчетности между исполнителями;
- сокращения сроков исполнения документов;
- оперативного получения информации, использующейся при принятии управляющих решений.
Наличие графика документооборота на предприятии является необходимым с учетом хотя бы тех объемов и наименований первичной учетной документации, которая ведется бухгалтерией. Перечень наименований в данном случае почти не зависит от размеров финансовых потоков и штатной численности. Большими объемами обрабатываемых документов также могут «похвастаться» отделы кадров, иные подразделения, осуществляющие учет и хранение продукции, комплектующих, товарно-материальных ценностей.
Кому поручается составление графика документооборота на предприятии
Читайте по теме в электронном журнале
· Можно ли одним приказом утвердить несколько документов по одному вопросу?
· Должностная инструкция секретаря: оформляем правильно
· Письма-ответы. Как правильно согласиться или отказать?
Согласно практике, которая сложилась на сегодняшний день, составление этого документа может быть поручено:
Статьи по теме
· Как прошить документы в 3 дырки схема
· Гид по оформлению командировок 2018
· Регламентирующие документы организации: состав, содержание и оформление
· Документирование управленческой деятельности: внедрение централизованной системы
· Лист согласования: виды и правила составления
- сотрудникам подразделений, на которые ложится основан нагрузка по документообороту: бухгалтерии, канцелярии, отдела кадров;
- внешним, приглашенным экспертам, консалтинговой компании в рамках договора;
- приглашенным экспертам при активном участии сотрудников компании, назначенных ответственными за составление графика документооборота организации.
Выбор исполнителей определяется объемами документооборота, спецификой производственной и организационной деятельности предприятия, сроками составления документа. Если объемы большие и сроки сжатые, есть смысл заказать составление графика внешним исполнителям, специализирующимся на выполнении такого рода заданий. Это будет достаточно затратно, но гарантированно быстро.
Еще лучше, если график документооборота будет составляться совместно приглашенными экспертами и специалистами, работающими в компании и хорошо знакомыми с ее спецификой. Это позволит обеспечить необходимую актуальность документа и проконтролировать правильность его составления.
Но большинство предприятий все-таки предпочитают не самый быстрый, но наименее затратный способ, когда регламентирующий документооборот график составляется сотрудниками подразделений.
Правила составления графика документооборота
Как уже говорилось, работодатель вправе самостоятельно разработать форму этого документа, которая может быть сводной или составленной о каждом из подразделений организации. Образец графика документооборота приведен в «Методических рекомендациях по разработке учетной политики в сельскохозяйственных организациях», утвержденных Минсельхозом РФ 16 мая 20005 года. Он выглядит следующим образом.
График документооборота, отражающий сложившуюся на предприятии систему обработки внутренней и внешней документации, должен включать в себя перечень операций по формированию, проверке и исполнению каждого документа. К таким документам, в том числе относятся документы первичного учета, реестры, журналы, сводные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. Кроме того, в графике должны быть предусмотрены поля, которых вносится информация о сотрудниках, ответственных за обработку каждого документа на каждом из этапов его «жизненного цикла» и их взаимосвязи, а также о сроках каждого такого этапа обработки.
Содержание информации, которая будет отражаться в графике документооборота на предприятии в 2017 году, зависит от:
- масштабов производственной деятельности компании;
- ее организационной структуры;
- особенностей действующей в организации системы управления;
- типов и видов первичных учетных документов;
- установленных регламентов обработки информации и документации;
- наличия и особенностей используемых средств автоматизации учета и документооборота.
Перед тем, как начать составление графика документооборота организации, необходимо собрать и проанализировать имеющуюся информацию об особенностях системы документооборота, после чего:
1. составить перечень документов, как внутренних, так и внешних, входящих в систему документооборота организации;
2. определить количество документов каждого вида, внутреннюю и внешнюю потребность в них;
3. определить, какие должностные лица имеют официальные полномочия на подписание того или иного документа;
4. определить, кто из исполнителей может обрабатывать тот или иной документ в соответствии с теми обязанностями, которые прописаны в их должностных инструкциях;
5. установить сроки прохождения, обработки, исполнения, согласования, подписания и отправки каждого документа, ориентируясь на те нормы, которые установлены законодательством и внутренними нормативными актами;
6. продумать систему контроля над соблюдением устанавливаемых графиком сроков;
7. показать проект документа всем участникам устанавливаемых графиком процедур документооборота, обработать полученные замечания и скорректировать документ в соответствии с ними (при необходимости);
8. утвердить график документооборота 2017 руководителем организации и ввести его в действие приказом.
Новые статьи
- Формуляр документа: как изменился состав реквизитов по новому ГОСТу
- Что такое рекламация и как на нее реагировать
- Как оформляется доверенность на право подписи документов в 2018 году
- Внутренняя опись личного дела
- Акт списания материальных ценностей: осваиваем теорию и изучаем образец
- Объяснительная записка - не наказание, а средство коммуникации