Тема урока: Подготовка документов на архивное хранение
Любому бизнесу важно хранить постоянно растущее число документов в архиве в идеальном порядке. Бумажные документы перед передачей на хранение в архив следует сначала привести в соответствующее состояние, подготовить. Тщательная и аккуратная работа с документом позволит вам избежать санкций и штрафов, предусмотренных российским законодательством.
Опись документов, четкая каталогизация и индексация документов — экспертные услуги, которые позволят профессионально организовать ваш архив вне зависимости от его размера.
Архивная опись — основной научно-справочный документ, созданный для оперативного поиска того или иного документа в Архиве.
Каталогизация документов — комплекс работ по подготовке, созданию и ведению каталогов документов.
Индексация документов — система кодирования документов для их учета. Код, включающий цифровое обозначение отдела, к компетенции которого относится данный документ, и порядковый номер документа, проставляется в установленном месте на самом документе.
Порядок действий при подготовке документов к хранению в архиве
Для того, чтобы вам было легче сориентироваться в количестве этапов подготовки документов к архивному хранению – в собственном Архиве или, используя ресурсы внеофисного хранения документов, рекомендуется ознакомиться с порядком действий:
1. Экспертиза документов по личному составу (полистная);
2. Изъятие документов временного срока хранение из дел;
3. Научно-техническая обработка каждого приказа по личному составу;
4. Внутренние описи к каждому делу;
5. Переплет каждого дела;
6. Оформление обложки и корешка каждого дела;
7. Опись дел по временным признакам — постоянного и временного хранения.
Помните, что опись документов, переданных на хранение обязательна. Если вы пропустите этот этап подготовки, в будущем могут возникнуть сложности с оперативным нахождением документа.
Экспертиза ценности документов
Экспертиза ценности документов — это определение научной, исторической, социальной и культурной ценностей, а также практической значимости данных для того, чтобы установить срок хранения каждого документа и определить, какой из них требуется передать на хранение в архив, а какой подлежит уничтожению.
Результатом проведенной экспертизы ценности документа становится решение о передаче его или на хранение, или на уничтожение. Сам процесс проходит в три этапа:
1. Составление номенклатуры дел;
2. Формирование дел на основе определенного срока хранения;
3. Выделение дел на уничтожение.
Экспертиза ценности документов в организации часто проводится с помощью внешних специалистов, но окончательное утверждение проходит только внутри компании. За процесс согласования экспертизы ценности документов внутри компании ответственна экспертная комиссия, которая состоит из квалифицированных работников компании с большим опытом работы. Это могут быть сотрудники административного отдела, бухгалтерии и архива.
Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения проводится ежегодно.
Выделение документов к уничтожению
Определение документов на уничтожение происходит строго после описи дел постоянного и временного хранения. При составлении акта об уничтожении документов стоит учитывать, что рассматриваться они будут в тот же период времени, когда и описи дел срока хранения документов. Каждый акт утверждается генеральным директором компании после оценки экспертной комиссии.
После согласования документы, у которых истек срок хранения, передают на уничтожение. Уничтожить документы можно двумя способами:
1. Конфиденциальное уничтожение документов силами сторонних организаций;
2. Силами собственной организации.
Выбирая внеофисное уничтожение документов, вы уверены в соблюдении всех требований законодательства, а также в конфиденциальности процесса. Специалисты заберут документы и доставят их с соблюдением всех мер обеспечения безопасности в центр уничтожения документов. При помощи промышленных шредеров, которые одновременно измельчают и режут большие объемы документации, эксперты избавят вас от обязанности заниматься уничтожением документов самостоятельно. После вам будет предоставлен отчет и свидетельство об уничтожении.
Передача в архив документов постоянного и временного сроков хранения
Создание собственного архива документов
Один из выходов для компании, желающей хранить документы внутри компании, это создание собственного Архива. Однако стоит всегда помнить, что архив должен соответствовать всем нормам и стандартам законодательства Российской Федерации, а именно:
1. Здание должно быть сконструировано из прочного материала, хорошо отапливаться;
2. Все санитарно-гигиенические требования к помещениям должны строго соблюдаться;
3. Запрещено использовать столовые и пищевые склады как хранилище;
4. В здании должны быть установлены системы пожаротушения, климат-контроля, безопасности;
5. Помещение должно быть изолировано, но внутри обязателен пожарный выход.
Основные требования к зданиям и помещениям архива регулируются законодательством Российской Федерации. При нарушениях предусмотрена административная ответственность – наложение административного штрафа на должностные лица в размере 2000-3000 руб.