Информация в государственном управлении выступает в нескольких формах:
- как источник власти
- как фактор регулирования политических систем и процессов
- как момент политического управления
- как продукт управляемого процесса
Информация, циркулирующая в государственно-административной сфере разнородна и разнообразна. Она имеет свою природу и особые формы. Государственная информация имеет самостоятельную ценность и служит в качестве основы для нормативных документов, управленческих решений и действий. Имеет свои уровни развития, способна к опережающему действию, выступает причиной, определяющей выбор того или иного варианта административно-политического решения, поведения различных социальных групп и отдельных граждан, перевода системы государственного управления в новое состояние.
Информация в органах государственной власти можно классифицировать по различным основаниям и признакам. Например, разделить на официальную и неофициальную, общезначимую и региональную, горизонтальную и вертикальную, по содержанию и целевому назначению и т.д.
При разделении информации по объектам распределения внутри государственного органа приоритет имеет информация для руководителя или руководящего звена, далее - для должностных лиц.
Цель информационного обеспечения органов государственной власти состоит в том, чтобы на базе собранных исходных данных получить обработанную информацию, которая должна служить основой для принятия управленческих решений. Достижение этой цели складывается из решений ряда частных задач, таких как сбор первичной информации, ее хранение, распределение между структурными подразделениями государственного органа и их работниками, подготовке и переработке, собственно анализ, обеспечение прямых и обратных связей в ее циркуляции и т.д.
Информационное обеспечение основывается на принципах:
- объемы и каналы информации, поступление к органу государственной власти должно определяться функциями, возложенными на этот орган.
- разграничение компетенции между различными структурами государственной власти и организация из взаимодействия.
Информационное обеспечение становится насущным условием функционирования любых субъектов государственной власти. Это позволяет говорить об их информационном статусе.
Информационные технологии – системы научных знаний, методов и средств, которые используются для создания, сбора, ее передачи, хранения и обработки информации.
Основные функции информационных технологий управления определяются в следующем:
- обесепечение лица, принимающего решения, достоверной информацией
- осуществление качественного преобразования информации
- создание условий, при которых руководитель может реализовать решения, основываясь на объективной информации и на факторах субъективного характера.
Термин «коммуникация» (от лат. communicare — делаю общим, сообщение, передача) в смысловом аспекте социального взаимодействия — это обмен мыслями, сведениями, идеями, передача того или иного содержания от одного сознания (коллективного или индивидуального) к другому посредством знаков, зафиксированных на материальных носителях. Коммуникация представляет собой социальный процесс, отражающий общественную структуру и выполняющий в ней связующую функцию.
Массовая коммуникация — систематическое распространение сообщений (через печать, радио, телевидение, кино, звукозапись, видеозапись) среди больших, рассредоточенных аудиторий с целью утверждения духовных ценностей и оказания идеологического, политического, экономического или организационного воздействия на оценки, мнения и поведение людей. В системе массовой коммуникации особую значимость имеет коммуникация в управлении.
Управленческие коммуникации — это совокупность информационных связей между субъектами управленческой деятельности по вертикали, горизонтали (внутренняя среда) и с внешней общественной средой.
Понятие «коммуникация» имеет двойной смысл:
во-первых, оно фиксирует статику взаимодействия, например акт, письменный документ, несущий информацию, выполняющий функции: информативную, эмотивную (побуждает эмоции, мотивацию взаимодействия), в том числе правовой акт, выполняющий управленческую функцию (побуждает правоотношения) и через это устанавливающий и поддерживающий фактические контакты.
во-вторых, фиксирует динамику, процесс взаимодействия, контакты, отношения.
Взаимодействие имеет объективную и субъективную стороны.
Объективная сторона — это связи, независимые от характеристики отдельных личностей, опосредующие и контролирующие содержание и характер взаимодействия; это система официальных, служебных отношений, определяемых статусом должностного лица, предписаниями, инструкциями, правилами, нормативными актами, картами функциональных обязанностей, штатным расписанием.
Субъективная сторона — это сознательное отношение людей друг к другу, основанное на индивидуальности. Известно, что люди ведут себя по-разному в одной и той же статусной позиции, т.е. придерживаются разных моделей поведения, разных социальных ролей.
Социальная роль — это модель поведения, направленная на выполнение прав и обязанностей, предписанных данному конкретному статусу. Таким образом, статус дает статическую, а роль — динамическую картину социального взаимодействия.
Коммуникация в системе управления - официально, юридически регламентируемое целенаправленное движение индивидуальных субъектов управления к социальной общности при сохранении за ними определенной самостоятельности и индивидуальности.
С позиции теории социального взаимодействия орган государственного и муниципального управления можно определить как:
- форму взаимодействия людей, направленного на выполнение определенной общественно значимой функции,
- социотехническую систему, где системообразующим компонентом выступает человек, совокупность взаимодействующих людей.
Коммуникационная система реализуется одновременно через содержание и отношения в процессе взаимодействия. Содержание обеспечивается информационными потоками, объективирует «коллективное единство» в организации. Отношения — субъективная составляющая коммуникационного процесса.
Взаимодействие обеспечивается и выражается через:
а) систему официальных отношений, регламентируемых юридическими предписаниями;
б) распределение функций (горизонтальная специализация);
в) субординацию должностей (вертикальная специализация, с объемом и мерой ответственности в принятии решений на разных уровнях);
г) систему коммуникаций — средств и каналов передачи информации, которая движется сверху вниз (передача распоряжений, указаний, заданий), снизу вверх (отчеты) и по горизонтали (консультации, обмен мнениями равных по рангу).
Управленческая деятельность имеет коммуникативный межличностный характер. Коммуникативное взаимодействие, осуществляется через функциональные связи участников управления. В коммуникационных потоках важна синхронность, достоверность, адекватность на всех этапах коммуникативного процесса — при приеме, передаче и переработке информации, во всех элементах его структуры.
Структура коммуникативного процесса условно имеет четыре элемента:
1. Отправитель, лицо, генерирующее идею, или собирающее и передающее информацию.
2. Собственно информация (сообщение), закодированная с помощью символов.
3. Канал, средство передачи информации.
4. Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.