Практическое занятие №
Тема: Заполнение первичных учетных документов по учету труда.
Цель: развить у студентов навыки самостоятельной работы с кадровыми документами.
Студенты должны знать: унифицированные формы первичных документов по личному составу.
Студенты должны уметь: применять и заполнять унифицированные формы первичных документов по личному составу
Материально-техническое обеспечение:
- учебники,
- карточки с заданиями
Рекомендуемая литература для выполнения практического занятия
1. Барихин А.Б. Делопроизводство и документооборот. М.: Книжный мир, 2008. – 416с.
2. Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные приказом Министерства труда и социальной политики Луганской Народной Республики от 07 февраля 2017 года № 21.
Теоретические сведения:
Трудовые правоотношения работодателя (государственной организации, собственника предприятия) и работка регулируются Трудовым кодексом.
Все этапы трудового цикла — от приема на работу нового сотрудника до его увольнения — подлежат, документированию. Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, расчетов по оплате труда и другим вопросам, называют документацией по личному составу (персоналу, кадрам).
Первичная учетная документация по личному составу подразделяется на две группы документов:
• по учету кадров;
• по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.
Унифицированные формы первичной учетной документации распространяются на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, а по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда — на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, кроме бюджетных организаций. Поскольку документация по учету использования рабочего о времени и расчетов с персоналом по оплате труда не является распорядительной документацией, ее оформление в пособии не рассматривается. Что касается распорядительных документов по учету труда, то перечень унифицированных форм данного вида документации приводится и нижеследующей таблице.
Перечень форм первичной учетной документации по учету труда
| Номер формы | Наименование унифицированная формы. | Формат | |
| 1. По учету кадров | |||
| Т-1 | Приказ (распоряжение) о приеме работника работу | А4 | |
| Т-1а | Приказ (распоряжение) о приеме, работников на работу | А4 | |
| Т-2 | Личная карточка работника | 2А4 | |
| Т-2ГС(МС) | Личная карточка государственно (муниципального) служащего | 2А4 | |
| Т-3 | Штатное расписание | А4 | |
| Т-4 | Учетная карточка научного, научно-педагогического работника | А4 | |
| Т-5 | Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу | А4 | |
| Т-5а | Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу | А4 | |
| Т-6 | Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику | А4 | |
| Т-6а | Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам | А4 | |
| Т-7 | График отпусков | А4 | |
| Т-8 | Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником | А4 | |
| Т-8а | Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контакта) с работниками | А4 | |
| Т-9 | Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку | А4 | |
| Т-9а | Приказ (распоряжение) 6 направлении работников в командировку | А4 | |
| Т-10 | Командировочное удостоверение | А4 | |
| Т-10а | Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении | А4 | |
| Т-11 | Приказ (распоряжение) о поощрении работника | А4 | |
| Т-11а | Приказ (распоряжение) о поощрении работников | А4 | |
В перечисленных формах предусмотрены зоны кодирования информации. Коды проставляются в соответствии с общероссийскими классификаторами:
— предприятий и организаций (ОКПО);
— управленческой документации (ОКУД);
— о населения (ОКИН);
— профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР);
— специальностей по образованию (ОКСО);
— видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОКДП).
Всю документацию в целом по личному составу, в том числе и первичную учетную, можно классифицировать на четыре группы в логическом порядке — по этапам трудового цикла работника: "нейрохимическая" основа культуры
- документация, связанная с комплектованием персонала организации;
- документация, связанная с процессом движения персонала в период работы в организации;
- документация, связанная с отношением работника к трудовому процессу;
- документация, связанная с прекращением трудовых отношений работника с организацией, т. е. с увольнением.
В состав документации по личному составу входят различные виды документов: организационные (должностные инструкции, правила внутреннего распорядка и др.), распорядительные (приказы по личному составу), информационно-справочные (справки, докладные записки, акты, объяснительные записки и др.) и такие документы, как трудовые книжки, личные листки по учету кадров, личная учетная карточка работника.
Рассмотрим некоторых из них.
Личная карточка — документ, составляемый на работника и содержащий краткие сведения о нем (образование, стаж, семейное положение, трудовая деятельность и т.п.). Личная карточка является одним из основных документов по учету персонала, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу.
Личная карточка заводится на основании документов:
− приказов по личному составу;
− трудовой книжки;
− паспорта;
− военного билета;
− документа об окончании учебного заведения;
− страхового свидетельства пенсионного страхования;
− свидетельства о постановке на учет в налоговом органе, других документов, предусмотренных законодательством;
− сведений, сообщаемых о себе работником.
Личные карточки (ф. № Т-2 для работников, ф. № Т-2ГС(МС) – для государственных (муниципальных) служащих) содержат следующие сведения:
− общие данные о работнике;
− сведения о воинском учете;
− прием на работу и переводы на другую работу;
− профессиональная подготовка;
− повышение квалификации;
− поощрения и награды;
− отпуска; социальные льготы;
− основание увольнения.
Главным разделом карточки является раздел III «Прием на работу и переводы на другую работу». Записи в этом разделе должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника. Эти сведения должны заполняться с особой аккуратностью, т.к. они служат основанием для подтверждения трудового стажа работника. В конце каждой записи должна стоять подпись работника. Заполняются личные карточки рукописным способом работником кадровой службы. При изменении сведений о работнике в карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы. Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий.
Трудовая книжка – основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. В настоящее время в Луганской Народной Республике параллельно действуют трудовые книжки двух образцов — старого (советского) и нового. Трудовые книжки нового образца, их ведение, порядок изготовления, учета и хранения осуществляются в соответствии с Правилами, утвержденными приказом Министерства труда и социальной политики Луганской Народной Республики от 07 февраля 2017 года № 21.
Закон запрещает иметь несколько трудовых книжек. Без трудовой книжки прием на работу не допускается. Для лиц, поступающих на работу впервые, трудовая книжка оформляется кадровой службой организации в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. В трудовую книжку вносятся:
− сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;
− сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение;
− сведения о награждениях и поощрениях в соответствии с действующим законодательством (ордена, медали, почетные звания, поощрения за успехи в работе и т. п.);
− сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.
Взыскания в трудовую книжку не записываются, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
Все записи в трудовую книжку вносятся кадровой службой организации после издания соответствующего приказа, не позднее недельного срока. Администрация обязана ознакомить владельца книжки с каждой записью в нее под расписку в личной карточке по форме № Т-2 или № Т-2ГС(МС).
Титульные листы трудовых книжек старого и нового образцов оформляются идентично. Реквизитами титульных листов являются: Герб СССР или ЛНР, фамилия, имя, отчество работника, дата рождения, образование, профессия, специальность, дата заполнения, подпись владельца книжки, печать, подпись ответственного лица за выдачу и ведение трудовых книжек.
В тех случаях, когда трудовая книжка использована полностью, ее дополняют вкладышем, вшиваемым в нее.
В случае утери трудовой книжки по заявлению работника руководство организации по последнему месту работы обязано выдать дубликат книжки в течение 15 дней со дня подачи заявления.
Контроль и учет движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется в специальном журнале (книге).
Задание №1: Дать развернутые письменные ответы на вопросы:
1. Какая документация называется документацией по личному составу (персоналу, кадрам)?
2. На какие группы документов подразделяется первичная учетная документация по личному составу?
3. Перечислить формы первичной учетной документации по учету труда.
4. Какой нормативный акт регламентирует использование трудовой книжки?
5. Какие сведения должны вноситься в трудовую книжку?
6. В какой срок должны быть внесены записи в трудовую книжку при приеме на работу нового работника?
7. Какие сведения о работнике не должны вноситься в трудовую книжку?
Задание №2: Составить конспект: Барихин А.Б. Делопроизводство и документооборот. М.: Книжный мир, 2008. – стр. 107-109. (Тема: «Личные карточки»)