СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
Создание служебного документа предусматривает составление текста и оформление этого документа. Под оформлением служебного документа понимают фиксирование реквизитов такого документа.
Реквизит (служебного документа) — это информация, зафиксированная в служебном документе для его идентификации, организации обращения и (или) придания ему юридической силы (ДСТУ 2732:2004 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения понятий.)
Состав и последовательность размещения реквизитов в документе образуют его формуляр. Конкретному виду документа, например акту, инструкции, приказу, протоколу и др., присущ свой формуляр, своя схема построения, которая получила название «формуляр-образец».
Формуляр-образец (служебного документа) — это модель построения формуляра служебного документа, которая устанавливает сферу его применения, формат, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и реквизиты (ДСТУ 2732:2004 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения понятий. С. 7.).
Требования к оформлению документов изложены в ДСТУ 4163-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации, который введен с 1 сентября 2003 года (с отменой в Украине ГОСТ 6.38-90). Следует подчеркнуть, что требования этого ДСТУ в части Оформления реквизитов можно распространять на все классы унифицированных систем документации.
РЕКВИЗИТЫДОКУМЕНТОВ, ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ И РАЗМЕЩЕНИЯ
При составлении и оформлении организационно-распорядительных документов используют следующие реквизиты:
01 — изображение Государственного Герба Украины,ГербаАвтономной республики Крым
02 — изображение эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания)
03 — изображение наград
04 — код организации
05 — код формы документа
06 — наименование вышестоящей организации
07 — наименование организации
08 — наименование структурного подразделения
09 — справочные данные об организации
10 — название вида документа
11 — дата документа
12 — регистрационный индекс документа
13 — ссылка на регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ
14 — место составленияили издания документа
15 — гриф ограничения доступа к документу
16 — адресат
17 — гриф утверждениядокумента
18 — резолюция
19 — заголовок к тексту документа
20 — отметка о контроле
21 — текст документа
22 — отметка о наличииприложений
23 — подпись
24 — гриф согласования документа
25 — визы документа
26 — оттиск печати
27 — отметка о заверкекопии
28 — фамилия исполнителя и номер его телефона
29 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело
30 ¾ отметка о наличии документа в электронной форме
31 — отметка о поступлении документа в организацию
32 — запись о государственной регистрации.
При изготовлении бланков документов используют реквизиты 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, а также наносят на бланки отметки для размещения реквизитов 11, 12, 13, 14, 16, 19, 20, 21. При необходимости применения трафаретных текстов документов используют реквизит 21.
Обязательные реквизиты: наименование организации (07);
Название вида документа (10),
кроме писем;
дата (11);
Регистрационный индекс
документа (12);
Заголовок к тексту
документа (19);
текст документа (21);
Подпись (23).
При оформлении различных видов документов, кроме указанных обязательных реквизитов, используют также следующие реквизиты: 01, 02, 03, 04, 05, 06, 08, 09, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 22, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32.
В документах, которые занимают две и более страниц, реквизиты отметка о наличии приложений (22), подпись (23), гриф согласования документа (24), визы документа (25), оттиск печати (26), отметка о заверке копии (27), фамилия исполнителя и номер его телефона (28) проставляют после текста (21). А такие реквизиты, как отметка об исполнении документа и направлении его в дело (29), отметка о наличии документа в электронной форме (30), отметка о поступлении документа в организацию (31) и запись о государственной регистрации (32) располагают на нижнем поле первой страницы документа.
Правила оформления и размещения реквизитов документов следующие:
Изображение Государственного Герба Украины (01) размещают на бланках документов в соответствии с Постановлением Верховного Совета Украины «Про Державный герб Украины», изображение Герба Автономной Республики Крым — в соответствии с нормативно-правовыми актами Автономной Республики Крым.
Изображение Государственного Герба Украины, Герба Автономной Республики Крым на бланках с угловым расположением реквизитов размещают на верхнем поле бланка над серединой строк с наименованием организации, а на бланках с продольным расположением реквизитов — в центре верхнего поля.
Размеры изображения: высота — 17 мм, ширина — 12 мм.
Изображение эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания) (02) согласно уставу (положению об организации) располагают с левой стороны от наименования организации. Изображение эмблемы должно быть зарегистрировано в установленном порядке. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещено изображение Государственного Герба Украины.
На бланках документов негосударственных организаций разрешено располагать изображение эмблемы на верхнем поле документа, где на бланках документов государственных организаций располагают изображение Государственного Герба.
Изображение наград (03) воспроизводят на бланках документов в соответствии с законодательством и располагают с левого края бланка на уровне реквизитов 07 и 08.
Код организации (04) проставляют по ЕГРПОУ (Единый государственный реестр предприятий и организаций Украины) — это автоматизированная система сбора, накопления и обработки данных о предприятиях и организациях всех форм собственности, а также об их обособленных подразделениях (филиалах, отделениях, представительствах и т. п.). после реквизита «справочные данные об организации.
Код формы документа (05) (если он есть) проставляют в соответствии с ДК 010 (ДК 010-98 Государственный классификатор управленческой документации (ДКУД).) выше реквизита «название вида документа» (10). Код по ДКУД проставляется только для унифицированных форм документов, названия которых включены в классификатор управленческой документации.
Например:
Код Наименование УДФ
0202015 Устав предприятия 0202022 Штатное расписание аппарата управления
предприятия 0301011 Акт на списание бланков трудовых книжек
Наименование вышестоящей организации (06) указывают сокращенно, а в случае отсутствия официально зарегистрированного сокращения — полностью.
Наименование организации (07) — автора документа, должно соответствовать наименованию, указанному в его учредительных документах. Сокращенное наименование организации указывают тогда, когда оно официально зафиксировано в уставе (положении об организации).
Сокращенное наименование располагают ниже полного отдельной строкой в центре. Стандарт говорит также о том,чтосокращенное наименование организации приводят в скобкахилибез них. Однако указание в скобках предпочтительнее, чтобы не воспринимать сокращенное наименование как продолжение полного, а также чтобы было понятно, что можно использовать как полное, так и сокращенное наименование.
Название структурного подразделения организации (08), филиала, территориального отделения указывают тогда, когда они авторы документа, и располагают ниже реквизита 07.
Справочные данные об организации (09) включают: почтовый адрес и другие сведения (номера телефонов, факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). Их размещают ниже наименования организации или структурного подразделения.
Название вида документа (10) должно соответствовать перечню форм, которые используют в организации. Перечень включает названия унифицированных форм документов согласно ДК 010 и названия других документов, которые соответствуют организационно-правовому статусу организации.
В письме название вида документа не указывают.
Регистрационный индекс документа (12) составляютиз егопорядкового номера, который можно дополнять по решению организации индексом по номенклатуре дел, индексом классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и др.).
На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляют через правостороннюю косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).
Месторасположение этого реквизита зависит от бланка (угловой или продольный), а также от вида документа.
Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа (13) включает индекс и дату документа, на который дается ответ. Этот реквизит размещают ниже или на уровне регистрационного индекса на специально отведенном месте на бланке.
Место составления или издания документа (14) указывают на всех документах, кроме писем, в которых эти сведения получают из реквизита «Справочные данные об организации» (09), и располагают на уровне или ниже реквизитов 11, 12.
Гриф ограничения доступа к документу (15) (секретно, для служебного пользования) проставляют без кавычек справа в верхнем углу на первой странице документа. При необходимости его дополняют данными, предусмотренными нормативно-правовыми актами, регламентирующими порядок ведения делопроизводства, которое содержит информацию ограниченного доступа.
ДАТИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТА
На служебных документах обязательно проставляется дата.
Дата документа (11) — это дата его подписания, утверждения, принятия, регистрации. Дату документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляют цифровым способом. Элементы даты приводят арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Если порядковый номер числа или месяца состоит из одной цифры, то перед ней ставится 0.
Пример
07.03.2005
Разрешается при оформлении даты вначале указывать год, затем месяц и день месяца.
Пример
2005.03.07
При цифровом способе оформления даты буква «г.» не ставится.
В нормативно-правовых актах и финансовых документах используют словесно-цифровой способ оформления дат.
Пример
07 марта 2005 года или 07 марта 2005 г.
Сокращение «г.» указывается через один интервал после обозначения года.
Обязательному датированию подлежат также резолюции, согласования, визы, отметки о выполнении и др.
Проставляют дату документа ниже названия вида документа на специально отведенном месте на бланке. Если документ оформляют не на бланке, дата проставляется ниже подписи слева. Дата утверждения документа указывается в отдельной графе.
АДРЕСОВАНИЕ ДОКУМЕНТА
Адресатами (16) организации могут быть организации, их структурные подразделения, должностные лица и граждане. В случае адресования документа организации или ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования указывают в именительном падеже.
Пример
Харьковский
станкостроительный завод
Отдел снабжения
При адресовании документа руководителю организации или его заместителю наименование организации входит в состав должности адресата.
Пример
Директору Николаевского
судостроительного завода
Фамилия, инициал(ы)
Если документ посылают должностному лицу, наименование организации указывают в именительном падеже, а должность и фамилию адресата — в дательном.
Пример
Государственный комитет архивов Украины
Отдел формирования Национального архивного фонда и делопроизводства
Ведущему специалисту Фамилия, инициал(ы)
Если документ отправляют в несколько однородных организаций, их следует указывать обобщенно.
Пример
Директорам предприятий
и руководителям организаций
Документне должен содержать больше четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатомнеуказывают. При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список рассылки и на каждом документе указывают только одного адресата.
В состав реквизита «Адресат» входит почтовый адрес. Порядок и форма записи сведений о почтовом адрес организации должны соответствовать правилам предоставления услуг почтовой связи [16].
Пример
Министерство здравоохранения
Украины
ул. Грушевского, 7,
г. Киев, 01021
При адресовании документа физическому лицу указывают в именительном надеже фамилию, имя, отчество (или инициалы) адресата, улицу, номер дома и квартиры, населенный пункт, район, область, почтовый индекс.
Пример
Петренко Виктор Иванович
ул. Каштановая, дом 5, кв. 80,
г. Харьков, 61002
Указания по исполнению документа фиксируют в форме резолюции (18), включающей фамилию исполнителя (исполнителей) в дательном надеже, содержание поручения, срок исполнения. Резолюция должна быть подписана и датирована.
Пример
Фамилия, инициал(ы)
Прошу подготовить предложения
к 01.08.2005
Подпись 20.07.2005
Если резолюция содержит указание нескольким лицам, то лицо, обозначенное в списке первым, является ответственным исполнителем.
Указания могут иметь общий или конкретный характер.
Общие указания могутбыть выражены так:
К исполнению
К руководству
К сведению
Резолюции с конкретными указаниями имеют приказную форму:
Срочно принять меры...
Удовлетворить просьбу...
Разобраться и доложить в... срок...
Незамедлительно доложите о результатах... и т. д.
На документах со сроками исполнения, которые не требуют дополнительных указаний, в резолюции пишутся только фамилия и инициалы исполнителя, ставятся подпись и дата.
Как правило, в документе должно быть не более одной резолюции. Другие резолюции возможны только тогда, когда есть необходимость детализировать порядок выполнения документа.
Резолюцию налагают непосредственно на документе, ниже реквизита «Адресат», параллельно основному тексту или на свободном месте лицевой стороны первого листа, но не на поле, предназначенном для подшивки документа, и не на тексте.
Если на документе нет свободного места для резолюции, разрешено оформлять ее на отдельных листках или специальных бланках.
СОГЛАСОВАНИЕ ДОКУМЕНТА
Согласование — это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа. Цель согласования — повысить качество документа путем компетентной оценки целесообразности и обоснованности его издания, правильности оформления и установления соответствия законодательству.
Согласование может быть внутренним (с подразделениями и должностными лицами внутри организации) и внешним (с подведомственными и неподведомственными организациями). Внешним также считается согласование документа с коллегиальными органами общественных объединений (например с профсоюзным комитетом).
Внешнее согласование в зависимости от содержания документа рекомендуется осуществлять в такой последовательности:
— с подчиненными и неподчиненными организациями, когда последние выступают как обязанная сторона в правоотношениях или если документ затрагивает их непосредственные интересы;
— с организациями, занимающимися научными исследованиями в той области, которой касается тема документа;
— с органами государственного контроля, осуществляющими надзор в области санитарии, экологии, пожарный надзор и т.п.;
— с высшими органами общей и отраслевой компетенции в случаях, когда законодательством устанавливается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.
Внешнее согласование проектов документов оформляется соответствующим грифом.
Гриф согласования (24) располагают ниже реквизита «Подпись». Он состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименования должности лица, которое согласовывает документ (включая наименование организации), личной подписи, инициалами) и фамилии, даты согласования.
Пример
СОГЛАСОВАНО
Заместитель Министра топлива и энергетики
Украины
Подпись Инициал(ы), фамилия
21.03.2005
Если документ согласовывают актом, письмом, протоколом, то гриф согласования оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания правления
Национального банка Украины
09.11.2005 № 12
При необходимости размещения нескольких грифов согласования их располагают на одном уровне двумя вертикальными колонками. Первый гриф — от границы левого поля; второй — через 104 мм. Допускается составлять «Лист согласования», о чем производится отметка в самом документе на месте грифа согласования. Например: «Лист согласования прилагается». Лист согласования может оформляться по такой форме:
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
Название документа
Наименование должности Наименование должности
Подпись И.О. фамилия Подпись И.О. фамилия
Дата Дата
Визой (25) оформляют внутреннее согласование документа. Виза состоит из наименования должности, личной подписи, инициалов и фамилии лица, визирующего документ, и даты. Визу помещают ниже реквизита 23 («Подпись») как на лицевой, так и на оборотной стороне листа документа.
Пример
Начальник юридического отдела
Подпись Инициал(ы), фамилия
05.07.2005
Визу проставляют на экземплярах документов, которые остаются в организации.
При согласовании документа у визирующего могут возникнуть возражения, в этом случае виза дополняется надписями: «Не согласен» или «С н. 3 не согласен», «Возражаю» и т. н. Замечания и дополнения к документу излагаются на отдельном листе, о чем в проекте производится отметка: «Замечания прилагаются». Об имеющихся замечаниях докладывают лицу, подписывающему документ.
Внутреннее согласование проводят в такой очередности:
— первым документ визирует его составитель; далее
— руководитель подразделения, в котором составлен документ;
— заинтересованные должностные лица других подразделений;
— общественные организации;
— главный бухгалтер или руководитель финансовой службы;
— заместитель руководителя организации, курирующий данное подразделение;
— руководитель юридической службы.
Реквизит «Виза» используется также при ознакомлении с документом. Виза ознакомления является письменным подтверждением факта доведения до сведения работника определенного документа. Виза ознакомления включает подпись работника, ее расшифровку и дату. Ей должна предшествовать запись: «С приказом (должностной инструкцией, положением, протоколом, актом и т. д.) ознакомлен».
УДОСТОВЕРЕНИЕ ДОКУМЕНТА
Удостоверение документов осуществляется путем их подписания, утверждения и проставления печати.
Документы подписываются должностными лицами согласно их компетенции, определенной право устанавливающими документами.
Подпись (23) складывается из наименования должности лица, подписавшего документ (полного, если документ оформлен не на бланке, и сокращенного — на документе, оформленном на бланке), личной подписи, инициала(ов) и фамилии. Расшифровка подписи в скобки не берется.
Примеры
Директор Государственного учреждения
«Научно-исследовательский институт
социально-трудовых отношений» Подпись Инициал(ы), фамилия
или
Директор Подпись Инициал(ы), фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
Пример
Директор Подпись Инициал(ы), фамилия
Главный бухгалтер Подпись Инициал(ы), фамилия
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают па одном уровне.
Пример
Заместитель Министра Заместитель Министра
финансов Украины юстиции Украины
Подпись И.О. фамилия Подпись И.О. фамилия
Документы коллегиальных органов подписывают председатель коллегиального органа и секретарь.
Пример
Председатель правления Подпись И.О. фамилия
Секретарь правления Подпись И.О. фамилия
В случае отсутствия должностного лица, подпись которого указана в документе, документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. В этом случае обязательно указываются фактические должность лица, подписавшего, утвердившего или согласовавшего документ, его инициалы и фамилия (исправления вносят рукописным или машинописным способом), например: «Исполняющий обязанности» («И. о.»), «Заместитель» («Зам.»).
Подписывать документ с предлогом «за» или ставить косую черту перед наименованием должности не допускается.
Реквизит «Подпись» располагают под текстом документаилипод отметкой о наличии приложений на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от текста, при этом отступ от левого края поля не делают. Расшифровку подписи печатают на уровне последней строки наименования должности.
Пример