Этикет деловой переписки
Введение
Деятельность делового человека невозможно представить без работы с документами. Подсчитано, что на составление служебных документов и работу с ними у некоторых категорий работников аппарата управления тратится от 30 до 70% рабочего времени.
Служебная переписка является важной частью делового этикета, "общением в миниатюре". Она способствует установлению прочных связей с потребителем, улучшению взаимосвязи различных служб, а также увеличению оборота предприятия, фирмы.
Актуальность темы работы заключается в том, что этикет деловой переписки должен знать каждый человек не зависимо от деятельности, которой он занимается. Правильность обращения в письме и его содержание, дает собеседнику определенный портрет человека, который к нему обращается.
Целью данной работы является изучение этикета деловой переписки. Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:
Очертить общие требования к деловому письму;
рассмотреть характерные типы деловых писем;
изучить правила международной переписки.
Общие требования к деловому письму
Джен Ягер в своей книге "Деловой этикет" отмечала, что качество делового текста складывается из четырех составляющих: мысли, внятности, грамотности и корректности.
При деловой переписке следует помнить, что восприятие письма зависит не только от содержания, но и от конверта и бланка фирмы. Почтовая бумага должна быть хорошего качества, а цвет бумаги - светлым: белым, светло-серым, кремовым и т.п. Вверху или сбоку листа небольшими буквами должно быть напечатано название организации, возможно, ее эмблема или логотип (словесная форма товарного знака), а в некоторых случаях - имя и фамилия сотрудника и, может быть, его должность. Кроме того, деловые письма могут быть выполнены и на обычной почтовой бумаге. Вопрос о том, целесообразно ли дать сотруднику право пользоваться бумагой, где указаны не только название фирмы, но и фамилия и должность сотрудника, решается руководством организации.
Специалист в области делового письма американец Р. Теппер полагает, что правильно составленные деловые письма строятся по одной схеме. Начальные строки привлекают внимание, следующие за ними одно или два предложения пробуждают интерес читателя, затем в двух абзацах высказывается просьба, а последняя часть заставляет читателя действовать.
В учебнике "Психология и этика делового общения" приводится пример делового письма, составленного по данной схеме.
Просьбу нужно формулировать так, чтобы у адресата выбор вариантов был ограничен, поскольку, чем меньше вариантов, тем больше вероятность успеха. Употребление стандартизированных словесных оборотов не только позволяет исключить ненужный эмоциональный тон письма, но и является выражением деловой вежливости.
Наиболее часто в деловой сфере используются следующие виды деловых писем:
Резюме и письмо с просьбой о приеме на работу;
письмо-заявление об уходе;
рекомендательное письмо;
письмо-отказ;
письмо-запрос о ходе исполнения дела (договоренности, сделки и т.п.);
письмо-напоминание;
письмо-уведомление;
письмо-благодарность.
Деловое письмо должно всегда подписываться от руки. Вопрос об отправке письма по факсу или в конверте почтой решается в зависимости от обстоятельств и желания деловых партнеров. На все письма следует обязательно давать ответ, даже если он отрицательный или вызывает затруднения, при этом нужно выдерживать сроки ответа.
Кроме деловой корреспонденции, курсирующей между организациями, существует и внутриорганизационная переписка.
Содержание внутренней переписки может быть различным, но оно должно отвечать некоторым общим правилам: письмо должно быть лаконичным, обязательно должна проставляться дата, письмо не должно содержать клеветнических измышлений, должна быть разборчивая подпись.
Общие требования к поздравительным письмам.
В деловых взаимоотношениях фирм, их руководителей и сотрудников большое значение имеет оказанное внимания по поводу различных торжественных дат. В связи с этим приведу несколько вариантов различных поздравительных текстов.
Поздравления в связи с продвижением по службе.
Я (мы) только что узнал (и), что Вы были (назначены, избраны)..., и хотел (и) бы выразить мои (наши) поздравления. Позвольте мне (нам) пожелать Вам всех успехов!
С уважением...
Подтверждение получения поздравления.
Благодарю (им) за Ваши поздравления по случаю моего (нашего) избрания (назначения и т.п.).
Ваше письмо доставило огромное удовольствие.
С уважением…
Письмо-поздравление.
Господа!
Мы узнали, что Вы открыли новое отделение (филиал и т.д.).
Желаем Вам успеха и удачи.
Мы также выражаем надежду, что наши деловые отношения будут продолжать развиваться в той же приятной атмосфере взаимного доверия.
С уважением…
Уважаемый господин…!
Мы хотели бы выразить наши наилучшие пожелания по случаю Вашего дня рождения (юбилея).
Мы желаем Вам прекрасного здоровья на многие годы и надеемся, что Вы будете продолжать неустанно трудиться на благо нашей (Вашей) фирмы.
Искренне Ваш (Ваши)…
Таким образом, я очертила общие требования к деловому письму и привела некоторые примеры. Успех деловой переписки зависит от выбора бумаги, правильного обращения к собеседнику и оформления письма в целом.