Разбираемся в понятиях и полномочиях
Согласно Гражданскому кодексу РФ, филиал выполняет все или часть функций своего юридического лица. Представительство выполняет только представительские функции своего юридического лица.
В Налоговом кодексе РФ понятие «обособленное подразделение» не рассматривается как самостоятельное, оно используется только для целей самого же Налогового кодекса РФ и для налогообложения. То есть в виде нового вида подразделений, отличающегося от филиалов и представительств, обособленное подразделение не выделяется. В статье 11 Налогового кодекса РФ прямо указано, что главным признаком обособленного подразделения является фактическое наличие оборудованного стационарного рабочего места.
Логика в данном случае такая: если есть работник, значит, ему платится зарплата, соответственно идут отчисления с зарплаты. А если еще работник получает деньги от клиентов, значит, данное место нахождения является источником доходов и т.п.
Поэтому, делая выбор между филиалом, представительством и обособленным подразделением, руководствуйтесь следующим подходом.
Если вы не просто создаете удаленные рабочие места, а, например, офис, в котором будет вестись работа с клиентами, заключаться контракты, или вам просто нужен красивый официальный статус, тогда лучше создать филиал или представительство. А если у вас УСНО и вы не хотите вносить изменения в устав юридического лица (т.к. филиалы и представительства должны быть указаны в уставе и с ними нельзя быть на УСНО), тогда предпочтение должно быть отдано обособленному подразделению.
Филиалы, представительства и иные обособленные подразделения не являются самостоятельными субъектами права. Это означает, что у них нет самостоятельных прав и обязанностей, они никогда не являются стороной сделки или стороной в судебном заседании, они не сдают от своего имени налоговых деклараций и не платят налогов – все это делает юридическое лицо.
А вот руководителя данные субъекты права иметь могут. Наличие полномочий руководителя обособленного подразделения (а также филиала и представительства) зависит не от факта его назначения или названия должности, и даже не в силу перечисления его полномочий в Положении о филиале (представительстве), а исключительно от наличия доверенности от руководителя юридического лица. Говоря иными словами, действия руководителя обособленного подразделения (филиала, представительства), ничем не отличаются от действий иного представителя Общества, у которого есть доверенность с аналогичными полномочиями.
В Информационном письме Высшего Арбитражного Суда РФ от 14 мая 1998 г. № 34 прямо предусмотрено, что обособленное подразделение, не являющееся юридическим лицом, может предъявлять иск только от имени юридического лица. К исковому заявлению, подписанному руководителем обособленного подразделения, должна быть приложена доверенность (или ее копия) юридического лица, подтверждающая полномочия на подписание искового заявления от имени юридического лица.
Не менее важным является вопрос об оформлении отдельного банковского счета для обособленного подразделения (филиала, представительства). В Инструкции Банка России от 14.09.2006 № 28-И прямо указано о возможности открытия счета юридическому лицу, но для «совершения операций» филиалом или представительством. Исходя из данной инструкции, следует, что счет открывается для самой организации.
Что касается отдельного наименования, то обособленное подразделение (филиал, представительство) может его иметь, хотя это совсем не обязательно (законом подобной обязанности не предусмотрено).
Порядок создания филиалов, представительств и обособленных подразделений отличается значительно, поэтому рассмотрим его подробнее.
Порядок создания филиалов и представительств
В первую очередь необходимо принять решение о создании филиала и представительства. Данное решение принимается общим собранием участников юридического лица, оно должно быть оформлено протоколом или решением (в случае, если в обществе один участник).
Решение о создании филиала (представительства) может быть также принято советом директоров. Такая возможность должна быть предусмотрена в уставе. Тем не менее, даже если такая возможность в уставе предусмотрена, мы рекомендуем оформить создание филиала одним решением (протоколом) – общего собрания участников. И в нем отразить создание филиала, а также принятие решения о внесении изменений в устав. Дело в том, что создание филиала (представительства) предполагает внесение изменений в устав. Решение о внесении изменений в устав полномочно принимать только общее собрание участников общества.
Внесение изменений в устав
Согласно статье 55 Гражданского кодекса РФ, в устав необходимо внести «сведения» о филиале (представительстве). Какие именно сведения – закон умалчивает, однако, учитывая сложившуюся практику, в большинстве случаев все ограничиваются адресом филиала (представительства) и его наименованием (в случае, если таковое присвоено).
Положение о филиале, представительстве
Срок утверждения Положения отсутствует, но будет проще и удобнее, если такое решение принимается одновременно с решением о создании филиала или представительства (т.е. в том же Протоколе).
Положение о филиале (представительстве) можно расценивать как внутренний документ организации. Полномочие по утверждению Положения о филиале (представительстве) возлагается на общее собрание участников или совет директоров (если данный орган предусмотрен уставом организации).
Итак, для регистрации филиала (представительства) в ЕГРЮЛ с внесением изменений в устав юридического лица в регистрирующий отдел ИФНС (по основному месту нахождения общества) необходимо подать следующие документы:
1) протокол собрания (решение участника) в котором принимается 2 решения:
а) о создании филиала (представительства);
б) о внесении изменений в устав;
2) заявление 13001 с приложением на создаваемый филиал или представительство (в форме 13001 это лист «Д»);
3) изменения к уставу (утвержденные протоколом и предусматривающие сведения о филиале, представительстве) в двух экземплярах.
С 1 июля 2011 года изменения к уставу необходимо подавать в двух экземплярах. После регистрации налоговый орган выдаст вам второй экземпляр изменений с соответствующей отметкой.
Постановка филиала или представительства на налоговый учет производится налоговыми органами самостоятельно на основании данных в ЕГРЮЛ в порядке межинспекционного обмена.