С выходом нового стандарта ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» у нас появился новый термин «оправдательные документы», который не встречается в Федеральном законе от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и ни в одном стандарте раньше также не встречался. Теперь же мы знаем, что оправдательные документы – это документы, содержащие информацию о факте хозяйственной жизни (пп. «в» п. 8 ФСБУ 27/2021). Отличие от первичных документов, привычных нам, в том, что первичный документ оформляет факт хозяйственной жизни, а вот оправдательный только содержит о нем некую, возможно даже не вполне полноценную, информацию.
Интересный момент в том, что мы имеем возможность работать с оправдательными документами вне зависимости от того, насколько они соответствуют требованиям законодательства о бухгалтерском учете. Этот тип документов не подчиняется ни самому ФСБУ 27/2021, ни Закону N 402-ФЗ, и поэтому к нему не предъявляются те требования по составу обязательных реквизитов первичного документа, которые этими нормативами установлены. Это означает, что оправдательный документ может быть оформлен иным образом, в нем могут быть не все обязательные реквизиты, в нем может быть какая-то смысловая информация. Нам это вполне подходит, мы такие документы имеем право использовать через маску первичного документа, который на него налагается. Этот порядок установлен пп. «в» п. 8 ФСБУ 27/2021. То есть стандартный подход следующий: мы оформляем первичный документ, в котором даем ссылку на оправдательный (конечно, если это необходимо). И вот в оправдательном документе уже расшифровывается информация о факте хозяйственной жизни, которую просто не нужно переносить в первичный документ всю и досконально. Таким образом, работа бухгалтера стандартизируется, отлаживается, и как бы все встает на свои места, потому что этот термин «оправдательный документ» нам действительно облегчает существование и расставляет по своим местам наши представления о документации.
Простой пример, который актуален абсолютно для всех. Заполняет сотрудник авансовый отчет (авансовый отчет у нас будет документом первичным, в нем есть все необходимые реквизиты), и к авансовому отчету он прилагает оправдательные документы, подтверждающие расходы, которые он понес в интересах организации. Таким образом, даже если оправдательный документ не содержит подписи, расшифровывается факт хозяйственной жизни как-то недостаточно полноценно, тем не менее нам это вполне подходит, потому что все эти пробелы восполняются авансовым отчетом за счет того, что в нем уже все необходимое есть.
Таким образом, мы обеспечиваем себе адекватную первичную документацию, тем более что, например, если сразу приплести сюда налоговое законодательство, мы помним, что ст. 252 НК РФ оговаривает, что нам подходят документы, оформленные в соответствии с законодательством Российской Федерации или принятые в деловом обороте в зарубежных странах, а ст. 272 НК РФ, если вернуться к теме авансовых отчетов, подчеркивает, что расходы на командировки, представительские, какие-то траты, связанные с интересами организации, понесенные через работников, все закрываются авансовым отчетом (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Так что все получается очень органично.
Но есть еще один очень важный момент. Если оправдательный документ совершенен с точки зрения состава реквизитов, он может заменять собой первичный документ. Что это значит? Оправдательный документ не оформлялся изначально для исполнения роли первичного документа. У него могло быть какое-то совершенно другое назначение. Тем не менее в п. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ у нас названы семь обязательных реквизитов любого первичного документа. И вот если оправдательный всеми этими реквизитами обладает, то нет никакой бюрократической необходимости добавлять к нему первичный просто для порядка. Сам оправдательный документ может выполнить роль первичного, если с этой ролью справляется. Это весьма удобно, опять же, для облегчения документооборота, облегчения работы бухгалтера, для того чтобы лишние какие-то шаги не делать и, тем не менее, считать, что наши расходы или наши другие какие-то факты хозяйственной жизни вполне себе документированы.
Что здесь можно привести в пример? Давайте отталкиваться от самого ФСБУ 27/2021. Мы все еще с вами находимся в рамках пп. «в» п. 8 ФСБУ 27/2021, также у нас есть Информационное сообщение Минфина России от 10.06.2021 N ИС-учет-33 с разъяснениями существа этого нового стандарта. И вот согласно этим документам, действительно, первичный документ может быть не оформлен, если оправдательный с ролью первичного вполне справляется (пп. «в» п. 3 Информационного сообщения Минфина России от 10.06.2021 N ИС-учет-33). А именно это может быть в каких-то случаях кассовый чек, это может быть договор, это может быть товарный чек, это может быть даже судебный акт и, в общем-то, все, что у вас уложится в эту схему, о которой мы сейчас сказали. Безусловно, в каждом конкретном случае нужно смотреть отдельно на ситуацию. То есть мы не говорим, что априори кассовый чек всегда является первичным документом, или судебный акт всегда подходит как первичный документ. Давайте все-таки будем к каждому случаю относиться отдельно и разбираться с ним отдельно, но тем не менее вот такая удочка в этом отношении забрасывается новым стандартом.