Выбор района соревнований и подготовка тиража спортивных карт. Для соревнований подбираются залесенные участки местности площадью 2-4 км2- городские парки и зоны отдыха, расположенные неподалеку от учебного заведения. Районы массовых соревнований должны отвечать определенным условиям (удобный подъезд к месту старта на городском транспорте; площадь не менее 2 км2; хорошие ориентиры, ограничивающие район соревнований; отсутствие опасных мест; достаточная проходимость леса; наличие укрытий от непогоды в районе старта-финиша).
Один из важных этапов при подготовке массовых соревнований - подготовка тиража спортивных карт. В ряде городов они изготавливаются централизованно городскими или областными комитетами по физической культуре и спорту и затем реализуются среди организаций, проводящих массовые соревнования. В остальных случаях карты для соревнований приобретаются в коллективах физкультуры или спортивных обществах, имеющих их в достаточном количестве. Изготовление сразу больших тиражей спортивных карт позволяет использовать их в продолжении 3-4 лет. По истечении этого срока карты корректируются и тираж издается вновь. Покрытие карт прозрачной пленкой позволяет предохранить их во время соревнования от дождя, значительно удлиняет срок их службы.
Как правило, на картах печатается памятка в виде таблицы условных знаков, что облегчает их изучение и помогает при прохождении дистанции зачетных соревнований. Для проведения соревнований студентов и учащихся рекомендуется использовать многоцветные карты и только при их отсутствии прибегать к черно-белым, выполненным фотоспособом.
Оборудование дистанции и центра соревнований. Для оборудования центра соревнований и дистанций привлекают 3-4 человека, имеющих опыт работы в качестве начальников дистанции на соревнованиях по спортивному ориентированию. Наиболее важно в работе службы дистанции планирование трассы, при котором не следует увлекаться постановкой сложных КП, но и нельзя допускать, чтобы соревнования превратились в кросс по дорогам.
Дистанцию нужно спланировать так, чтобы ее параметры соответствовали указанным в нормативах требованиям комплекса ГТО. Если же особенности местности не позволяют выдержать эти параметры, допустимы небольшие отклонения в сторону уменьшения длины дистанции с одновременным увеличением количества КП.
Для подготовки дистанции в соответствии с рекомендованными параметрами целесообразно располагать КП так, чтобы средние расстояния между ними составляли около 500 м. Этому соответствует их размещение в вершинах равносторонних треугольников с длиной стороны 500 м.
Для оборудования КП используют либо стандартные красно-белые призмы, либо стационарные красно-белые столбики. Иногда для КП используют деревья, углы заборов, предварительно окрашенные. Контрольные пункты оборудуются средствами отметки, с которыми участники соревнований лучше всего знакомы. Наиболее часто для этих целей используют компостеры и цветные карандаши. Из различных видов компостеров наиболее удобны для участников и судей компостеры с литерами от печатных машинок. Они выдавливают букву или цифру в карточке участников. На одном КП устанавливают 2-3 компостера в зависимости от количества участников.
При использовании карандашей их прочно прикрепляют на проволоке или веревке к КП. На каждом КП вывешивают 2-4 карандаша одинакового цвета. Их нужно подобрать таким образом, чтобы не было КП с одинаковым или близким по цвету комплектом карандашей. Карандаши тупо затачиваются с двух сторон и привязываются за середину.
Места старта и финиша оборудуются соответственно тому, какая форма старта будет использоваться на соревнованиях (групповой, общий или раздельный). При проведении массовых соревнований применяют обычно раздельный старт, что позволяет по результатам соревнований присваивать участникам массовые разряды. При раздельном старте обеспечивается также большая самостоятельность участников на дистанции.
При большом числе участников применяется система рассеивания на первых КП. Для этого им на старте определяют обязательные первые КП путем соответствующей отметки на карте или карточке участника. Контроль за обязательным прохождением указанных КП осуществляется при помощи контролеров, которые находятся на 2-3 ближайших к старту КП.
При оборудовании стартовых и финишных коридоров применяют гирлянды из разноцветных флажков, а также щиты старта и финиша. Финиш устраивают так, чтобы обеспечить прием участников со всех вероятных направлений. Для отсчета судейского времени на видном месте в районе старта-финиша устанавливают перекидные часы-табло.
В районе старта-финиша рекомендуется оборудовать щит информации. На нем вывешивают образцы заполнения контрольных карточек, контрольные карты соревнований и оперативную информацию о предварительных результатах, финишировавших участниках.
Подведение итогов соревнований. Обработку результатов соревнований осуществляют 2-3 судьи-секретаря. Они по карточкам финишировавших участников подсчитывают результаты, а также проверяют правильность отметки на КП. В каждой клетке контрольной карточки должна быть сделана любая пометка карандашом, висящим на КП, или оттиск компостера. Число отметок должно соответствовать числу КП
При неясности с отметкой в судейскую коллегию вызывают участника и вопрос о выполнении норматива решают на месте. Часто причиной нарушения отметки бывают недостаточная информированность, случайность. В таких случаях допускается зачтение результатов путем снижения его на одно очко (при определении командного первенства) или добавления штрафного времени за невзятый или неотмеченный КП. При невзятии более чем одного КП или других нарушениях результат не засчитывается, однако спортсмен имеет право повторно участвовать в соревнованиях в один из следующих по графику дней.
На основании обработанных карточек составляют личный протокол соревнований отдельно для мужчин и женщин. В нем указываются фамилия, инициалы студента или учащегося, номер учебной группы, показанный результат, выполненный спортивный разряд и норма комплекса ГТО, а также количество очков, заработанных участником.
При проведении командного, первенства составляют еще и протокол соревнований отдельно командных результатов, где указываются количество набранных членами группы очков и занятое место. Протоколы составляют в двух экземплярах.