Цель, задачи, место и роль учебного курса в системе подготовки специалиста. Структура курса и логика прохождения дисциплины. Рекомендации по самостоятельной работе над учебным материалом. Обзор рекомендуемой литературы.
Роль секретаря в современном управленческом аппарате и в структуре службы документационного обеспечения управления. Место секретаря в структуре управления организации. Требования, предъявляемые к секретарю.
История возникновения и развития секретарских служб в дореволюционной России и в советское время. Возрастание роли и значения секретарского обслуживания в 1990-е годы и в настоящее время.
Круг обязанностей различного секретарского персонала. Оператор на телефоне, секретарь на телефоне, технический секретарь, секретарь приемной, секретарь офиса, офис-менеджер. Содержание деятельности секретаря-референта. Специфика работы секретаря-референта современной российской фирмы.
Подготовка профессиональных секретарей в России и за рубежом. Деятельность Международной ассоциации секретарей.
Тема 2. Основы организации труда секретаря
Категории секретарей (секретарь на телефоне, личный секретарь, технический секретарь, секретарь структурного подразделения, секретарь-референт, референт, ассистент руководителя, офис-менеджер, руководитель секретариата, секретарь коллегии, ученый секретарь).
Секретариат как специализированная служба в структуре аппарата управления. Типовые структуры секретарских служб.
Функции секретаря и их зависимость от категории секретарского обслуживания, уровня руководителя, направлений деятельности организации, документационного обеспечения аппарата управления, системы делопроизводства, технологии документирования. Принципиальные отличия обязанностей секретаря и секретаря-референта, секретаря коллегии, ученого секретаря.
Тема 3. Регламентация должностных обязанностей секретаря
Нормативно-методическая база квалификационных требований к профессии секретаря. Внутриучрежденческая регламентация должностных обязанностей секретаря. Порядок и особенности разработки должностных инструкций секретарей различных категорий.
Должностной и численный состав приемной руководителя, распределение обязанностей в секретариатах. Должностной статут руководителя секретариата, отношения с подчиненными и неподчиненными структурными подразделениями и должностными лицами.
Тема 4. Правовые основы секретарской деятельности
Конституция Российской Федерации о правах, обязанностях и свободах граждан страны. Трудовое право Российской Федерации об охране труда, приеме и увольнении, защите интересов и прав работника, предоставлении отпусков и льгот. Реализация прав российских женщин на труд в современных условиях.
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. Нормирование труда — нормы времени на выполнение машинописных, стенографических, делопроизводственных работ.
Тема 5. Условия труда секретаря
Организация рабочего места секретаря, характеристика мебели и оборудования, необходимых технических средств, канцелярских принадлежностей, оргтехники. Основные правила техники безопасности.
Условия труда - освещенность рабочего места, шум, температура воздуха. Режим труда и отдыха.
Планирование рабочего дня. Способы планирования в зависимости от достижения поставленных целей. Классификация поставленных целей. Общие правила планирования. Основные этапы процесса составлении плана дня..Задачи дня. Длительность выполнения заданий. Резервирование времени. Принятие решений по приоритетам, перепоручению. Контроль (учет несделанного). Организация работы в течение рабочего дня. Умение перестроить свою работу в зависимости от изменения первоочередных задач. Рациональность использования рабочего времени. Необходимость учета биоритмов жизнедеятельности человека. Наиболее благоприятное время для выполнения трудных и творческих заданий. Период спада активности. Выработка автоматизма действий при выполнении однотипной технической работы: обработка входящих и исходящих документов, подготовка материалов на компьютере и т.п. Примерная схема рабочего дня секретаря. Работы, которые необходимо выполнить в первой половине дня. Сверхурочная работа.
Тема 6. Административные функции секретаря
Организация деятельности руководителя и офиса. Организация работы приемной: регулирование потока посетителей, прием и регистрация посетителей. Организация приема посетителей. Запланированный прием посетителей. Продолжительность времени приема. Запись посетителей на прием к руководителю. График приема посетителей. Лист беседы с посетителем. Прием незапланированных посетителей.
Телефонное обслуживание. Техника общения по телефону. Входящие и исходящие звонки. Правила и специфика ведения телефонных переговоров. Ведение междугородних и международных переговоров. Документирование телефонных сообщений. Рекомендации по организации телефонного обслуживания и телефонному этикету. Как дозвониться до «вечно занятого» телефона. 10 телефонных грехов. Типичные ошибки при телефонном общении. Телефонограмма, порядок ее составления, эффективный прием и передача. Журнал учета телефонограмм.
Организация рабочего дня руководителя, график недельной работы, корректировка планов. Соотношение графика работы руководителя и секретаря. Анализ итогов планирования.
Тема 7. Организационные функции секретаря
Подготовка деловых мероприятий. Особенности подготовки деловых встреч и переговоров руководителя. Правила ведения деловой беседы.
Организация совещаний. Типы совещаний и правила их подготовки и организации. Уточнение темы, даты, времени начала и продолжительности, места проведения и состава участников. Этапы подготовки планового совещания. Составление и оформление программ, заявок, повестки дня. Приглашение участников совещания. Содержание текста приглашения и рассылка. Подготовка технических средств обеспечения и информационных материалов. Подготовка помещения для совещания. Регистрация участников, раздача им необходимых документов. Особенности организации заседаний коллегиальных органов.
Участие секретаря в работе совещания. Документирование совещаний и заседаний. Порядок составления, оформления и хранения протоколов. Особенности документирования заседаний постоянно действующих коллегиальных органов. Правила оформления выписки из протокола.
Подготовка командировок. Схема подготовки командировки руководителя. Роль секретаря в организации командировок руководителя. Разработка программы командировки. Передача информации руководителю в письменной и устной форме, лично и по телефону. Отчет о командировке.
Организация приема гостей и переговоров. Порядок подготовки к приему. Цели мероприятия, количество и состав приглашенных. Порядок размещения гостей. Программа приема, его формальной и неформальной частей. Прием иностранных делегаций. Приглашения составу участников. Правила размещения сторон во время приема в соответствии с рангом и служебным положением. Подготовка помещения к приему. Виды приемов. Организация неформальной части приема. Ведение застольной беседы. Сервировка стола. Внешний вид и поведение секретаря.
Подготовка к выставкам и презентациям. Ежегодные и специализированные отраслевые выставки. Подготовка и направленность выставки. Заключение договора на участие в выставке. Проведение мероприятий в рамках выставки. График работы сотрудников организации на выставке. Инструктаж сотрудников. Обеспечение сотрудников рекламными материалами и сувенирами. Отчет об участии организации в выставке.
Презентации и ее виды. Определение даты, времени проведения и состава приглашенных. Подготовка помещения, оборудования, рекламных материалов и сувениров. Время проведения презентации. Схема презентации. Организация неформальной части мероприятия. Встреча приглашенных сотрудниками организации.
Подготовка официальных поздравлений и подарков. Список торжественных и юбилейных дат сотрудников организации, бизнес-партнеров и постоянных клиентов. Праздничная или любая другая поздравительная открытка. Выбор подарка. Вручение подарка.
Тема 8. Делопроизводственные функции секретаря
Подготовка поступившей корреспонденции к докладу руководителю. Процедура предварительного рассмотрения документов. Систематизация корреспонденции на рабочем месте секретаря.
Взаимосвязь порядка подписания, визирования, согласования документов в организации и обязанностей секретаря-референта. Оформление служебных документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. Контроль за качеством выпускаемых документов.
Регистрация документов, контроль и справочная работа. Ведение переписки руководителя. Составление текстов служебных документов. Систематизация документов и их хранение. Язык и стиль деловой документации. Особенности языка служебных документов. Типичные ошибки при составлении документов.
Деловая переписка. Краткая характеристика деловых писем. Назначение и классификация деловых писем. Общие требования к структуре, стилю изложения и оформлению деловых писем. Требования к подготовке инициативных деловых писем. Международные письма. Стандарты ИСО по оформлению переписки. Реквизиты международного письма. Вступительное обращение. Основной текст письма. Заключительная часть. Подпись. Постскриптум. Оформление второго и последующих листов письма.
Работа с письменными обращениями граждан. Деление обращений на предложения, заявления и жалобы. Технология работы с обращениями граждан. Регистрация обращений граждан. Сроки исполнения обращений. Контроль за исполнением обращений. Организация по ним информационно-справочной работы.
Доступ к документам секретариата. Правила использования офисного оборудования.
Тема 9. Аналитические функции секретаря
Использование информационных и справочных пособий для осуществления аналитической работы. Поиск информации. Подбор необходимой аналитической информации. Анализ публикаций. Работа в сети INTERNET. Форма представления аналитических материалов руководителю.
Работа с текстами управленческих документов при составлении обзорных документов (докладов, отчетов, выступлений руководителя). Составление отчетов по поручению руководителя. Конфиденциальные сведения. Редактирование и реферирование информации.
Подготовка текста, редактирование, согласование. Работа по сбору информации - ее целевое назначение, способы получения, обработки и хранения. Особенности работы с ведомственными изданиями, публикациями в прессе, специальной литературой.
Тема 10. Технические функции секретаря
Владение современными информационными технологиями и техническими средствами. Классификационные группы и подгруппы средств оргтехники. Классификация средств оргтехники, применяемой при создании и обработке документов.
Средства составления и изготовления текстовых и табличных документов. Средства копирования и тиражирования документов. Средства мигрографии. Средства физической обработки носителей документов. Средства внутри- и внеофисной транспортировки документов, связи и коммуникаций.
Критерии выбора офисной техники. Правила безопасной работы с техническими средствами. Функции секретаря по обеспечению безопасности информации при работе с документами в приемной (документирование, учет документов, движение документов, их хранение).
Печать, тиражирование и копирование документов, прием и передача факсов, получение и отправка корреспонденции. Правила передачи документов внутри организации.
Обеспечение порядка на рабочих местах руководителя, секретаря, в приемной (проверка средств связи, сигнализации, оргтехники). Выполнение поручений руководителя.
Сервисные функции - организация кофе-паузы, фуршета, приемов.
Тема 11. Организация работы с документами.
Порядок обработки входящих документов. Порядок работы с внутренними документами. Регистрация и контроль исполнения документов. Предварительное рассмотрение поступающих документов. Нерегистрируемые документы.
Этапы обработки исходящих документов. Подготовка проекта документа. Согласование. Визирование. Порядок работы с внутренними документами. Этапы подготовки и оформления. Этапы исполнения и завершения работы с внутренними документами. Регистрация и контроль исполнения документов. Журнальная форма регистрации. Карточная форма регистрации. Автоматизированная система регистрации. Состав реквизитов организации.
Регистрация документов как начальный этап контроля их исполнения. Срок исполнения документов. Ответственный исполнитель. Организация хранения документов. Оперативное (текущее) хранение документов. Правила формирования дел.
Составление номенклатуры дел. Изменение и согласование номенклатуры дел. Правила оперативного хранения документов. Подготовка документов к передаче в архив для длительного хранения.
Экспертиза ценности документов. Экспертно-проверочная комиссия (ЭПК). Состав и периодичность заседаний экспертно-проверочной комиссии. Отбор документов на уничтожение. Составление акта о выделении документов к уничтожению.
Оформление дел для постоянного и длительного хранения. Оперативность поиска документов. Оставление описей дел. Оформление обложки дел. Требования к хранению документов. Меры по розыску пропавших дел. Порядок выдачи дел. Изъятие документов из дел. Сроки хранения документов. Архив как структурное подразделение организации.
Тема 12. Составление управленческой документации.
Единство правил документирования управленческих действий. Унифицированные системы документации (УСД). Оформление служебных документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. Виды документов, используемых при документировании управленческих действий. Отмена (изменение) распорядительных документов. Требования к оформлению документов. Требования к оформлению реквизитов документов. Гербы, эмблемы, товарные знаки и т.п. Наименование организации (филиала) и данные о ней. Сведения о документе. Адресаты. Оформление текста. Приложения. Согласование документа. Утверждение документа. Подписи и печати. Отметки на документе.
Требования к бланкам документов и оформлению документов. Основные форматы бланков документов. Общий бланк. Бланк письма. Бланк конкретного вида документа.
Организационно-распорядительные документы. Организационные документы. Устав. Положение, Инструкция, Договор.
Распорядительные документы. Приказ. Указание (распоряжение). Протокол. Решение.
Информационно-справочные документы. Акт. Справка. Докладная записка. Объяснительная записка. Письмо. Телеграмма (телетайпограмма). Телефонограмма. Факсограмма.
Документирование управленческой деятельности. Состав управленческих документов. Правила документирования управленческих действий. Унифицированные системы документации. Группы управленческих документов.
Тема 13. Безопасность при работе с корпоративной информацией.
Конфиденциальность информации. Перечень сведений конфиденциальной информации. Понятия служебной и коммерческой тайны. Перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну. Примерный перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия.
Различия между служебной и коммерческой тайнами. Правила работы с информацией, содержащей коммерческую тайну, сроки ее конфиденциальности и круг лиц, имеющих доступ к конфиденциальной информации.
Допуск работника к конфиденциальной информации. Допуск работника к коммерческой тайне. Обязательство о неразглашении коммерческой тайны, Трудового договора с работниками, имеющими доступ к коммерческой тайне.
Меры безопасности при работе с бумажными и электронными носителями. Специальные средства защиты информации и разграничения доступа при организации электронного документооборота.
Обеспечение защиты конфиденциальной информации. Предотвращение утечки конфиденциальной информации к конкурентам.
Работа с конфиденциальными документами. Ведение делопроизводства. Учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальную информацию. Гриф конфиденциальности.
Составление документов, содержащих конфиденциальную информацию. Порядок регистрации конфиденциальных документов. Формирование в дела документов, содержащих конфиденциальную информацию. Порядок их хранения. Проверка наличия конфиденциальных документов. Ответственность за разглашение служебной или коммерческой тайны.
Тема 14. Деловые и личностные качества секретаря
Профессиональные знания и навыки. Высокий уровень самоорганизации. Ответственность за качественное и своевременное выполнение поставленных задач. Инициативность, умение принимать самостоятельные решения в пределах своей компетентности, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу. Умение предвидеть напряженные ситуации и уметь детально спланировать в этот момент. Организованность, ответственность, пунктуальность, информированность — основные деловые качества секретаря. Формирование компетентности.
Умение адаптироваться, то есть быстро переключаться с одного вида работы на другой и способность одновременно выполнять несколько поручений. Коммуникабельность – способность легко устанавливать контакты, связи. Доброжелательность, вежливость, любезность, скромность, аккуратность, трудолюбие, эмоциональная уравновешенность - важнейшие личностные качества, необходимые в работе секретаря. Стремление к постоянному самосовершенствованию
Базовые знания секретаря-референта: компьютер, делопроизводство, машинопись, иностранный язык. Квалификационные требования к секретарям различных категорий.
Тема 15. Этика секретаря. Служебный и деловой этикет
Понятия «этикет», «этика», «служебный и деловой этикет». Имидж, его свойства. Модель поведения. Этикет приветствия и представления. Рукопожатие. Правила вербального этикета. Культура внешности. Требования к костюму, манерам, внешнему облику мужчин и женщин. Индивидуальный стиль. Внешний вид делового человека – один из факторов успеха. Этические основы взаимоотношений между руководителем и секретарем. Служебная субординация.
Деловое общение, его основные виды - общение с руководителем, с посетителями, сотрудниками, почетными посетителями. Мимика, интонации, эмоциональная окраска голоса в деловом общении.
Деловой разговор, деловая беседа. Телефонный этикет. Речевой этикет, стиль общения в устной беседе.
Визитные карточки и правила их использования. Подготовка сувениров и памятных подарков. Подарки деловому партнеру, коллеге, руководителю. Официальные поздравления и благодарности.
Конфликты на работе, поведение секретаря в конфликтных ситуациях. Предотвращение и разрешение конфликтов. Случайные конфликты. Неслучайные конфликты. Конфликтные личности. Конфликтное поведение руководителя.
Тема 16. Трудоустройство
Общие принципы профессионального отбора. Основные критерии отбора. Современные способы трудоустройства. Полнота соответствия соискателя предъявляемым требованиям. Направления поиска работы. Резюме — порядок составления и использования. Рекомендательные письма.
Собеседование и интервьюирование при приеме на работу. Тестирование и собеседование как современные методы подбора персонала. Личные приоритеты при выборе места работы. Заявление о приеме на работу. Анкета, Автобиография. Трудовой договор. Установление испытательного срока. Вводная беседа в кадровой службе и круг должностных обязанностей.
Основные рабочие сферы секретарей. Специфика и особенности рынка труда в Санкт-Петербурге и области. Поиск работы и прием на работу в городе и области. Основания я для смены рабочего места.
Тема 17. Адаптация к работе
Ситуации смены работы. Поиск новой работы. Деловые звонки по поводу работы, обращение в кадровые агентства, подготовка и направление резюме. Собеседование.
Трудоустройство на работу. Ознакомление с рабочим местом. Прием дел от предшествующего работника. Изучение своих функциональных обязанностей, целей и задач организации, иерархии сотрудников в организации.
Знакомство с руководителем, коллегами, техническим персоналом, установление контактов с сотрудниками организации. Возникновение симпатий и антипатий. Внимательное отношение, забота и уважение к людям. Первая беседа с руководителем, детальное уточнение своих обязанностей. Использование метода «активного слушания». Демонстрация своего профессионализма.
Приведение в порядок рабочего места и документации. Режим рабочего времени. Сверхурочная работа. Корпоративная культура и традиции. Фирменный стиль.
Тема 18. Планирование карьеры
Возможности продвижения по карьерной лестнице. Характеристика разновидностей секретарских должностей. Пути, позволяющие секретарю осуществить свой карьерный рост. Получение базового образования высокого уровня, Приобретение практического опыта и стажа работы. Знание современных информационных технологий. Изучение иностранных языков. Переподготовка и повышение квалификации. Обучение на курсах и тренингах.
Заключение
Обзор изученного материала. Перспективы развития учебной дисциплины. Пути дальнейшего самостоятельного совершенствования знаний. Рекомендации по подготовке к экзамену.
III. РАСПРЕДЕЛЕНИЕ УЧЕБНОГО ВРЕМЕНИ ПО СЕМЕСТРАМ, ТЕМАМ И ВИДАМ УЧЕБНЫХ ЗАНЯТИЙ
Для специальности 032001 «Документоведение и документационное обеспечение управления»
(очная форма обучения, срок обучения – 5 лет)
| Номера тем | Наименование разделов и тем | Всего часов | Аудиторные занятия | Самост. работа | |||
| Лекции | Семинары | Практ. занятия | |||||
| 8,9 семестр – 300 часов | |||||||
| Введение. Характеристика специальности секретаря и ее значение | - | - | |||||
| Основы организации труда секретаря | - | ||||||
| Регламентация должностных обязанностей секретаря | - | ||||||
| Правовые основы секретарской деятельности | - | - | |||||
| Условия труда секретаря | - | - | |||||
| Административные функции секретаря | - | ||||||
| Организационные функции секретаря | - | - | |||||
| Делопроизводственные функции секретаря | - | - | |||||
| Аналитические функции секретаря | - | ||||||
| Технические функции секретаря | - | - | |||||
| Организация работы с документами | - | - | |||||
| Составление управленческой документации | - | - | |||||
| Безопасность при работе с корпоративной информацией | - | ||||||
| Деловые и личностные качества секретаря | - | - | |||||
| Этика секретаря. Служебный и деловой этикет | - | ||||||
| Трудоустройство | - | - | |||||
| Адаптация к работе | - | ||||||
| Планирование карьеры. Заключение | - | - | |||||
| Экзамен | |||||||
| Итого по дисциплине | - | ||||||
(очно-заочная форма обучения, срок обучения – 5 лет)
| Номера тем | Наименование разделов и тем | Всего часов | Аудиторные занятия | Самост. работа | |||
| Лекции | Семинары | Практ. занятия | |||||
| 8,9 семестр – 300 часов | |||||||
| Введение. Характеристика специальности секретаря и ее значение | - | - | |||||
| Основы организации труда секретаря | - | ||||||
| Регламентация должностных обязанностей секретаря | - | ||||||
| Правовые основы секретарской деятельности | - | - | |||||
| Условия труда секретаря | - | - | |||||
| Административные функции секретаря | - | ||||||
| Организационные функции секретаря | - | - | |||||
| Делопроизводственные функции секретаря | - | - | |||||
| Аналитические функции секретаря | - | ||||||
| Технические функции секретаря | - | - | |||||
| Организация работы с документами | - | - | |||||
| Составление управленческой документации | - | - | |||||
| Безопасность при работе с корпоративной информацией | - | ||||||
| Деловые и личностные качества секретаря | - | - | |||||
| Этика секретаря. Служебный и деловой этикет | - | ||||||
| Трудоустройство | - | - | |||||
| Адаптация к работе | - | ||||||
| Планирование карьеры. Заключение | - | - | |||||
| Экзамен | |||||||
| Итого по дисциплине | - | ||||||
(заочная форма обучения, срок обучения – 6 лет)
| Номера тем | Наименование разделов и тем | Всего часов | Аудиторные занятия | Самост. работа | |||
| Лекции | Семинары | Практ. занятия | |||||
| 8,9 семестр – 300 часов | |||||||
| Введение. Характеристика специальности секретаря и ее значение | - | - | |||||
| Основы организации труда секретаря | - | ||||||
| Регламентация должностных обязанностей секретаря | - | ||||||
| Правовые основы секретарской деятельности | - | - | |||||
| Условия труда секретаря | - | - | |||||
| Административные функции секретаря | - | ||||||
| Организационные функции секретаря | - | - | |||||
| Делопроизводственные функции секретаря | - | - | |||||
| Аналитические функции секретаря | - | - | |||||
| Технические функции секретаря | - | - | |||||
| Организация работы с документами | - | - | |||||
| Составление управленческой документации | - | - | |||||
| Безопасность при работе с корпоративной информацией | - | ||||||
| Деловые и личностные качества секретаря | - | - | |||||
| Этика секретаря. Служебный и деловой этикет | - | ||||||
| Трудоустройство | - | - | |||||
| Адаптация к работе | - | - | |||||
| Планирование карьеры. Заключение | - | - | |||||
| Экзамен | |||||||
| Итого по дисциплине | - | ||||||
4. ПЕРЕЧЕНЬ
СЕМИНАРСКИХ ЗАНЯТИЙ ПО КУРСУ «ОРГАНИЗАЦИЯ СЕКРЕТАРСКОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ»
| Номера тем дисциплины | Тема семинара | Количество часов |
| 1-2. | Основы организации труда секретаря | |
| 3-4. | Правовая основа секретарской деятельности и регламентация ее обязанностей | |
| 5-6. | Административные функции секретаря | |
| 7-9. | Делопроизводственные и аналитические функции секретаря | |
| 10-13. | Безопасность при работе с корпоративной информацией | |
| 14-15. | Этика секретаря | |
| 16-18. | Адаптация к работе и планирование деятельности секретаря |