Новые сроки и состав документов в личных делах работников школы
Школам нужно формировать личные дела работников по-новому. Изменения касаются количества документов и сроков их хранения. Все подробности, а также необходимые образцы – в статье.
В состав личных дел работников теперь понадобится включать больше документов. Также изменились сроки хранения личного дела руководителя, заявлений о выдаче копии трудовой книжки, справки с места работы и согласий на обработку персональных данных. Поэтому нужно организовать внеплановую проверку личных дел, чтобы учесть нововведения, исключить лишние документы и избежать штрафа в 50 тыс. руб. (ст. 13.11 КоАП). В этом поможет приказ о проверке наличия и состояния личных дел работников, лист проверки и чек-лист для специалиста по кадрам. Проинспектировать придется и локальный акт школы, в котором зафиксировали правила ведения личных дел. Ведь именно этот документ поможет избежать претензий проверяющих.
Как долго теперь хранить документы в личном деле
Пусть кадровик изучит нововведения в работе с кадровыми документами вашей школы (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236). Изменились сроки хранения и состав документов в личных делах работников. Например, теперь личное дело директора нужно хранить 50 или 75 лет. Срок будет зависеть от того, когда с делом перестали работать. Если до 1 января 2003 года, то хранить нужно 75 лет, если после – 50 лет (сноска к перечню, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Остальные изменения – в таблице.
Какие документы надо хранить по новым срокам
| Что изменилось | Как было | Основание |
| 50 или 75 лет – теперь срок хранения личного дела руководителя – такой же, как у личных дел работников | Дела руководителей хранили постоянно | Статья 445 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| 3 года надо хранить согласие на обработку персональных данных работника после того, как истек срок действия согласия или его отозвали | Согласия хранили 75 лет | Статья 441 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| 1 год – теперь надо хранить заявления о выдаче копии трудовой книжки, справки с места работы в личном деле | Заявления не хранили | Статья 451 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
Что проверить в Порядке ведения личных дел
Порядок ведения личных дел – не обязательный документ школы, но он помогает систематизировать работу с личными делами и не допускать ошибок, а значит, и штрафов. Если в школе разработали такой локальный акт, необходимо убедиться, что его составили верно.
В Порядке следует зафиксировать, что вы берете у каждого работника согласие на сбор, хранение и обработку персональных данных. Иначе школе грозит штраф в 75 тыс. руб., а директору – 20 тыс. руб. (п. 2 ст. 13.11 КоАП).
Также в документе потребуется прописать, что специалисты по кадрам не должны делать копии документов, которые учителя предоставляют при приеме на работу. Роскомнадзор расценивает это как обработку избыточных персональных данных (ст. 65 ТК).
Еще понадобится проверить, что в локальном акте есть пункт о проверке личных дел. Это позволит регулярно контролировать актуальность личных дел работников.
Наконец, стоит убедиться, что в Порядке уточнили правила хранения личных дел. Так, личные дела нужно формировать в отдельной папке на каждого работника. Сами же дела надо хранить в сейфе или запирающемся шкафу. Смотрите готовый образец Порядка в конце статьи.
| Вопрос. Нужно ли прописать в Порядке обязанность кадровика знакомить работников с личными делами? Нет, не нужно. Закон не требует, чтобы директор знакомил педагогов с личными делами. Но работник вправе в письменном заявлении потребовать ознакомиться с материалами дела и выдать копии документов, которые связаны с его работой. В таком случае отказать учителю нельзя (ст. 62, 89 ТК). |
Какие документы убрать из личного дела
Обяжите специалиста по кадрам проверить документы, которые подшиты в личные дела работников. Ведь среди них есть те, которые хранить в личных делах рискованно. Например, копии паспорта, военного билета, свидетельства об ИНН, СНИЛС, документов об образовании. Смотрите полный перечень в чек-листе. Такие документы нужно проверить, записать данные в личную карточку и вернуть их работнику (ст. 65 ТК).
►Кликните на заголовок чек-листа, чтобы его открыть и скачать
Если оставить копии личных документов педагога в его деле, Роскомнадзор посчитает это нарушением правил обработки персональных данных. Школу обяжут уничтожить копии и оштрафуют на сумму в 50 тыс. руб. (ст. 13.11 КоАП, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 № А53-10287/2013, от 21.04.2014 № А53-13327/2013).
Чтобы избежать штрафа, поручите кадровику копировать документы только для конкретной цели. Например, чтобы выдать пособие или путевку. Также понадобится проконтролировать, чтобы копии хранили не дольше 30 дней с даты, когда достигли цели обработки данных (информация Роскомнадзора от 25.09.2015).
| Вопрос. Надо ли хранить в личном деле личные карточки работников, трудовые договоры или допсоглашения к трудовым договорам? Нет, не надо. Какие документы хранить в личных делах – решает школа. Но при этом она не должна нарушать Закон о персональных данных. Личные карточки работников по форме Т-2 нужно включать в картотеку. Трудовые договоры и допсоглашения об изменениях трудовых договоров – формировать в дела по годам, когда заключали трудовые договоры. После увольнения работников трудовые договоры можно собирать в дела по годам увольнения, в внутри дела – по алфавиту фамилий уволенных работников. |
