Tema: Cercetarea unui subsistem/sistem informaţional şi prezentarea ariei de întindere a acestuia
Obiective urmărite:
- Delimitarea subsistemelor informaţionale ale organizaţiei, conform componentelor funcţionale;
- Evidenţierea corectă a surselor de date a sistemului informaţional, a locurilor şi modalităţilor de prelucrare a datelor, a locurilor de stocare a datelor;
- Descrierea algoritmilor de obţinere a informaţiilor, în baza datelor disponibile, destinaţia informaţiilor generate de sistemul informaţional.
Cerinţe:
1. Delimitarea ariei de întindere pentru subsistemul analizat.
a) Delimitarea sistemului informaţional (în cazul în care întreprinderea nu este mare). Pentru întreprinderile mari, cu multiple componente organizatorice se va alege pentru analiză detaliată un subsistem informaţional, corespunzător unei componente organizatorice;
b) Evidenţierea şi expunerea referitor la subsistemul decizional, de management şi a celui operaţional;
c) Stabilirea entităţilor externe aflate în legătură cu sistemul (subsistemul) analizat.
2. Descrierea activităţii subsistemului informaţional.
a) Identificarea şi descrierea proceselor de prelucrare (urmărind prelucrările manuale sau cu ajutorul calculatorului, de unde sunt preluate datele, la ce operaţii de calcul sunt supuse, cum sunt preluate, ce interogări se realizează etc.);
b) Analiza intrărilor şi analiza ieşirilor (fluxurile informaţionale şi documentele care circulă în domeniu). Pentru documente se va descrie structura şi componenţa acestora.
Noţiuni necesare a fi cunoscute pentru realizarea lucrării:
În cadrul acestei lucrări vor fi identificate procesele de activitate zilnice ale subsistemului operaţional şi ale celui de management, din sistemul informaţional. Un proces de activitate (business proces) este o colecţie de actitivităţi structurate şi relaţionate care produc un produs sau serviciu specific (raspunzând unei nevoi) pentru un client particular sau pentru clienţi în general. Acesta poate fi vizualizat adesea cu ajutorul unei “diagrame de flux” ca şi secvenţa activităţilor, cuprinzând şi noduri decizionale.
Competitivitatea unei organizatii depinde mult de gradul de structurare, optimizare şi relaţionare dintre procesele organizaţiei. Când managementul doreste costuri mai mici de producţie, perioade mai scurte de livrare, o calitate crescuta a produselor, va fi necesar să modifice procesele.
Astfel, activitatea unei organizaţii poate fi împărtita pe procese. Iar întregul, numit organizaţie/companie se bazează pe o hartă a proceselor. Procesele descriu ceea ce trebuie făcut, cum trebuie făcut şi de cine trebuie făcut [12].
Noţiunea de „a naliză a proceselor de activitate” presupune:
· Obţinerea unei înţelegeri lucrative privind procesele de business
· Înţelegerea cerinţelor grupurilor interesate
· Determinarea scopului şi obiectivelor fiecarui proces
· Identificarea problemelor asociate proceselor şi determinarea cauzelor acestora
· Dezvoltarea opţiunilor de îmbunătăţire a proceselor
· Iniţierea acţiunilor de îmbunătăţire a proceselor.
Deasemenea „analiza proceselor de business” include şi definirea modului în care organizaţia adoptă o activitate şi modul în care se îmbunătăţesc procesele.
În continuare se vor descrie fluxurile informaţionale specifice acestor procese de activitate, sursa şi destinaţia acestora. Se vor specifica informaţiile (rapoartele) şi sursele acestora.
Se vor identifica şi descrie principalele funcţii decizionale specifice organizaţiei analizate. Vor fi descrise principalele fluxuri informaţionale şi sursele acestora.
Exemple de artefacte specifice lucrării de laborator nr.3:
1) Exemplu de descriere a unui document specific domeniului analizat (se va descrie ce reprezintă factura şi bonul fiscal pentru întreprinderea care comercializează produse):
a) Factura se întocmeşte, în cel putin două exemplare, pentru livrarile de bunuri şi/sau prestările de servicii efectuate. Acest document serveşte ca:
· act pe baza căruia se efectuează procesul de decontare a bunurilor livrate;
· act de însoţire a bunurilor pe timpul transportului;
· act de încărcare în gestiunea cumparatorului;
· act justificativ de înregistrare în contabilitatea furnizorului şi a cumpăratorului.
Factura trebuie să cuprindă, în mod obligatoriu, cel puţin următoarele date:
· numarul de ordine, în baza uneia sau mai multor serii, care să identifice factura în mod unic;
· data emiterii facturii;
· denumirea, adresa şi codul de înregistrare ale persoanei juridice care emite factura;
· denumirea, adresa şi codul de înregistrare ale cumparatorului de bunuri sau servicii;
· denumirea şi cantitatea bunurilor livrate sau denumirea serviciilor prestate;
· data la care au fost livrate bunurile sau au fost prestate serviciile, cu exceptia cazului în care factura este emisă înainte de data livrării/ prestării sau încasării avansului;
· baza de impozitare a bunurilor şi serviciilor, pentru fiecare cota de TVA, scutire sau operaţiune netaxabila, preţul unitar, exclusiv TVA, precum şi rabaturile, reduceri de preţ etc.
La furnizor, factura circulă:
· la compartimentul desfacere, în vederea înregistrarii în evidenţele operative şi pentru eventualele reclamaţii ale clienţilor;
· la compartimentul financiar-contabil, pentru înregistrarea în contabilitate.
La cumparator, factura circulă:
· la depozitul, care primeşte produsul şi este responsabil de păstrarea acestuia;
· la compartimentul financiar-contabil, pentru acceptarea plaţii, precum şi pentru inregistrarea în contabilitate.
Factura poate fi tiparita pe orice format de foaie.
b) Bonul fiscal este emis de casa de marcat şi trebuie sa aibă înscrise cel puţin următoarele date:
· denumirea, adresa şi codul fiscal ale agentului economic emitent;
· logotipul şi seria aparatului de marcat;
· numărul de ordine al bonului, data şi ora emiterii;
· denumirea bunurilor sau serviciilor livrate, cantităţile, preţurile unitare, valoarea şi cota de TVA aplicată;
· valoarea totala a bonului, valoarea aferenta TVA şi valoarea altor taxe necuprinse în baza de impozitare a TVA.
Bonul fiscal trebuie sa fie înmânat în mod obligatoriu clienţilor, odată cu bunurile vândute. Neemiterea bonurilor fiscale constituie contravenţie.
2) Exemplu pentru stabilirea entităţilor externe ale unui sistem informaţional (se va exemplifica pentru subsistemul de depozitare a vaccinurilor, dintr-o instituţie medicală). Sunt descrise entităţile externe şi fluxurile de intrare şi ieşire în/din sistem.
Tabelul 1. Prezentarea surselor, destinaţiei şi fluxurilor de date pentru sistem
| Nr. crt. | Entitatea externă | Intrări de la entitatea externă în sistem | Ieşiri din sistem către entitatea externă |
| 1. | Sistemul de evidenţă contabil | - | Foaia de drum şi factura de intrare înregistrată; Rapoarte statistice şi informaţii de diferite tipuri (expirări, deteriorări vaccinuri) Factura de ieşire înregistrată |
| 2. | Secţia achiziţii publice | Informaţii referitoare la noi intrări de produse | Informaţii referitoare la iepuizarea de stocuri |
| 3. | Donatorul | Foaia de drum şi factura | Foaia de drum semnată şi cu înscrierile necesare |
| 4. | Instituţia medicală | Lista vaccinurilor solicitate | Factura de ieşire, înregistartă preventiv la secţia contabilitate |
3) Studierea sistemului informaţional. Identificarea proceselor de prelucrare. Exemplu pentru identificarea proceselor de prelucrare, specifice activităţilor „sistemului pentru evidenţă a vaccinurilor”, analiza intrărilor, analiza ieşirilor:
Tabelul 2. Prezentarea proceselor, a intrărilor şi a ieşirilor de date pentru fiecare proces de prelucrare
| Proces | Descrierea succintă a operaţiunilor de prelucrare | Intrări în proces | Ieşiri din proces | Formulele sau relaţiile de calcul |
| 1.Recepţionarea informaţiei despre noi intrări | 1. Înregistrarea unei noi intrări 2. Păstrarea informaţiei în dosarul de evidenţă a depozitului | Informaţie intrare nouă | Informaţia înregistrată şi semnată | - |
| 2.Înregistrarea recepţionării vaccinurilor | 1. Prezentarea documentului de intrare; 2. Recepţionarea/descărcarea şi verificarea integrităţii ambalajului (cutii, lăzi etc.) vaccinurilor; 3. Semnarea documentului de insoţire (foaia de drum şi factura), înregistrarea datei, orei efectuării livrării şi înscrierea observaţiilor (dacă sunt); 4. Returnarea facturii şi a foii de drum semnate; 5. Verificarea prezenţei standardelor corespunzătoare vaccinului; 6. Înregistrarea facturii în baza căreia s-a făcut recepţionarea şi transmiterea vaccinurilor pentru păstrare. | Factură de intrare şi foaia de drum/parcurs (Documentaţia standard care însoţeşte vaccinurile) | Factură de intrare şi foaia de drum completată cu două atribute noi (data/ora) şi observaţii (în 3 exemplare) | 1.Valoarea=cantitatea*pret unitar 2.Suma=valoarea+TVA+ Accize 3.Suma total=suma sumelor |
| 3.Asigurarea păstrării vaccinurilor în condiţiile impuse | 1. Verificarea vaccinurilor: dacă corespund codurile de bare, cantităţile specificate în factură; 2. Înregistrarea vaccinurilor în registrul de evidenţă conform facturii; 3. Înregistrarea numărului de deteriorări şi neajunsuri; 4. Înregistrarea locului/zonei de păstrare a vaccinurilor cu respectarea condiţiilor necesare de păstrare. | Factură de intrare şi foaia de drum/parcurs înregistrată (Documentaţia standard care însoţeşte vaccinurile) | 1.Lista deteriorărilor şi neajunsurilor 2.Factura este transmisă secţiei de evidenţă contabilă pentru înregistrare şi păstrare | |
| 4.Evidenţa calităţii vaccinurilor | 1. Verificarea periodică a stării vaccinurilor şi înregistrarea noncalităţilor şi a expirării vaccinurilor; 2. Înregistrarea şi raportarea, în cazul în care se înregistrează, a expirărilor sau deteriorărilor vaccinurilor (acestea urmează a fi distruse); 3. Transmiterea spre distrugere a vaccinurilor ce nu satifac anumite cerinţe, cu documentarea acestui fapt. | Date deteriorări sau expirări înregistrate de operatorul depozitului în urma verificării stării vaccinurilor | Raport deteriorări sau/şi expirări vaccinuri | 1.Valoare pierderi=cantitate rebut*pret unitar 2.Suma pierderi=suma valorilor pierderilor |
| 5.Recepţionarea listelor de solicitări şi controlul formării livrărilor pentru solicitanţi | 1. Recepţionarea solicitărilor; 2. Formarea livrării vaccinurilor solicitanţilor; 3. Generarea documentului de ieşire corespunzătoare livrării; 4. Înregistrarea divergenţelor dintre solicitare şi livrare (dacaă există). | Lista vaccinurilor solicitate | Factura de ieşire şi foaia de drum sau foaia de parcurs | 1.Valoarea=cantitatea*pret unitar 2.Suma=valoarea+TVA+ Accize 3.Suma total=suma sumelor |
| 6.Evidenţa eliberării partidelor | 1. Înregistrarea ieşirii cu anexarea instructajului de păstrare şi folosire a medicamentelor; pachetul de documente standard; 2. Transmiterea unui exemplar al facturii de ieşire solicitantului şi unul secţiei de avidenţă contabilă. | Factura de ieşire şi foaia de drum nesemnata (în 3 exemplare) | Factura de ieşire şi foaia de drum semnata (în 3 exemplare) | |
| 7.Inventarierea stocurilor de vaccinuri şi generaea noilor solicitări donatorilor | 1. Inventarierea stocurilor din depozit; 2. Stabilirea necesarului de vaccinuri; 3. Generarea documentului cu solicitări, în cazul iepuizării stocului. | Date referitoare la inventariere | Informaţie iepuizare stocuri |
Sarcini propuse pentru rezolvare:
- Identificaţi şi descrieţi procesele de activitate specifice secţiei de producere a crenvuştelor. Evidenţiaţi intrările şi ieşirile de date/informaţii corespunzătoare fiecărui proces.
- Sistemul informaţional de evidenţă a vânzărilor conţine următoarele procese de activitate: Recepţionarea şi analiza comenzilor, Recepţionarea şi distribuirea producţiei (conform comenzilor), Facturarea comenzilor, Evidenţa transportării producţiei clienţilor. Datele referitoare la producţia distribuită clienţilor se înregistrează şi păstrează în sistem, în locul de stocare „Date comenzi”. Drept entităţi externe vor fi „Secţia de evidenţă a comenzilor”, „Secţia producere”, „Secţia contabilitate”, „Client”. Descrieţi procesele de prelucrare detaliat.