МЕТОДИЧКА
«Делопроизводство в городском совете ученического самоуправления и районных советах
Российского движения школьников»
Делопроизводство в городском совете ученического самоуправления и районных советах РДШ включает довольно большой перечень документов, необходимых для систематического оформления и ведения.
Начинать свою работу лидерам необходимо с проведения анализа задач, которые решает коллектив, и составления плана мероприятий.
В плане работы утверждаются все мероприятия, которые планируется провести в течение месяца, полугодия или года (учебного года). Периодичность подготовки планов определяется самостоятельно, либо вышестоящей структурой. В плане работы отражаются разноплановые мероприятия: от заседаний отдельных министерств (или отделов, комиссий, штабов) до проведения Общих собраний (которые собираются реже). Данный документ – план - помогает правильно организовать работу ученического самоуправления, грамотно распределить сроки и определить ответственных и исполнителей. Как правило, план работы включает в себя наименование мероприятия, срок исполнения, место проведения и ответственного за подготовку данного мероприятия. С планом должны быть ознакомлены все, упомянутые в нём. Желательно, чтобы план работы знали все члены. Можно повесить его на доску объявлений в кабинете или выложить в интернете.
Совет министров, Правительство или исполнительный комитет – это постоянно работающий коллегиальный орган, который представляет и защищает интересы членов всего Объединения в период между Общими собраниями. Такой орган может собираться не только в определенное планом работы время, но и в оперативном порядке. По итогам данных заседаний также оформляются протоколы. Этот орган не является массовым, а должен быть сосредоточием самых активных ребят, обладающих легитимной, признанной властью.
Итак, как правильно провести заседание районного или городского совета, Общее собрание или Конференцию и оформить протокол...
Заседание совета, Общее собрание, либо конференция созывается главой самоуправления - председателем или его заместителями и проводится по мере необходимости, как правило, не реже 2 раз в месяц. О дате и месте проведения и о теме такого мероприятия должно быть сообщено не позднее, чем за 24 часа. В свою очередь, заседания более узкого состава – Правительства, Совета министров, Исполнительного комитета, либо отдельного какого-либо министерства могут проходить значительно чаще.
Однако к любому заседанию каждого и малого, и большого органа ученической власти должно быть подготовлено следующее: проект повестки дня, проекты решений (постановлений) по обсуждаемым вопросам, а докладчики должны знать свой вопрос, иметь материалы.
К проведению заседания, собрания (конференции) необходимо:
1. Объявление о проведении данного массового мероприятия;
2.Продумать состав ведущих собрание (председательствующих) и заранее обговорить с предполагаемыми докладчиками;
Наконец в начале заседания:
3. Собрать данные о присутствующих;
4.Огласить повестку дня (то есть, программу заседания) и примерный список выступающих (докладчиков);
5.Принять регламент работы, порядок ведения собрания (конференции);
6. Предложить проекты решений (постановлений), не только устные, но, возможно, печатные варианты;
7.Объявить состав президиума собрания, секретаря, при необходимости наличие счетной комиссии, почетных гостей.
В Повестку дня могут быть включены как ранее запланированные вопросы, изложенные в планах работы, так и вопросы, возникшие в оперативном порядке (неожиданно). Строится повестка дня (программа) следующим образом: от общих вопросов к частным (более узким) или наоборот - от сложных к простым. Но всегда в хронологическом порядке. От более близкой даты исполнения к решению далеких по времени задач.
Вопросы формулируются краткой общей фразой, отражающей самую суть поставленной проблемы или ситуации.
В течение заседания совета, общего собрания или конференции ведется черновик протокола, в котором фиксируется весь ход заседания. После окончания мероприятия протокол оформляется окончательно (но не позднее двух дней со дня проведения заседания).
Оформление протокола: слово «ПРОТОКОЛ» пишется посередине. Ниже строкой посередине обязательно писать: протокол чего.
Еще ниже – дата и номер протокола.
Далее перечисляется список присутствующих и отсутствующих членов. Если оформляется протокол крупного совета, общего собрания, конференции, то пишется общее число присутствующих на заседании без указания ф.и.о. По данным спискам можно будет определить, состоялся ли кворум. Заседание считается правомочным, если в нем принимают участие более половины от общего количества членов, либо делегатов. Здесь же указываются приглашенные, их ФИО и должность.
В протоколе фиксируются кто председательствующий и кто является секретарем собрания.
Затем в протоколе фиксируется повестка дня.
После чего переходим к рассмотрению всех вопросов повестки дня. Рассмотрение вопросов происходит в том порядке, в котором они приняты в повестке дня.
Как оформляются вопросы. Например:
По первому вопросу: _______________ пишется наименование вопроса. Возьмем, к примеру «О праздновании Нового года». Слушали: ФИО, содержание доклада (выступления), возможно краткое содержание доклада, его суть. Например: Иванов Пётр: ознакомил ученический коллектив с предложением отпраздновать это событие проведением новогодней елки в Оперном театре, организовать выпуск стенгазеты. Высказал мнение о необходимости участвовать в организации данного мероприятия.
Далее идет обсуждение вопроса. Люди высказывают свое мнение, свою позицию.
Мы также отмечаем это в протоколе. Но уже в строке: Выступили Ф.И. и основная мысль выступления. Например:
СЛУШАЛИ:
Петров Дима: согласился с мнением Иванова Петра.
Сидорова Маша: предложила членам выделить на празднование Нового года по коробке конфет из дома.
Переходим непосредственно к решению или Постановлению.
Пишется: «Постановили, или решили» и формулируется проект.
Например:
1. Поддержать предложение о праздновании Нового года;
2. Принести каждому члену объединения коробку конфет в срок до 28 декабря;
3. Поручить заместителю председателя совета подготовить праздничную программу.
При необходимости, в постановлении можно поручать конкретным органам выполнять определенные задания и определять человека (должностное лицо), который будет осуществлять контроль за исполнением Решения-Постановления.
Необходима строка о результатах голосования. Обязателен четкий подсчет голосов. Решение считается принятым, если за него проголосовали более половины участвующих в заседании.
Обратите внимание:
ГОЛОСОВАЛИ «ЗА»_____, «ПРОТИВ»________, «ВОЗДЕРЖАЛИСЬ»______.
В протоколе фиксируется, принято ли решение. Возможны формулировки: принято единогласно, большинством голосов, не принято. Также, по требованию большей части членов вопрос может быть снят с повестки дня, например, перенесен, отправлен на доработку.
Таким же образом записывается в протоколе каждый вопрос повестки дня. То есть: слушали – кого и о чем, выступили – кто и о чем, что решили, как голосовали, и последнее – принято или нет.
После того, как все вопросы повестки дня исчерпаны, в протоколе можно записать, что собрание, заседание закрывается.
Протокол подписывается председателем и секретарем собрания с обязательной расшифровкой подписи.
ПРИМЕЧАНИЕ: В случае, когда необходимо пропустить какие-то моменты протокола обязательно нужно поставить многоточие. Это говорит о том, что какая-то часть текста опущена (возможно, в связи с неважностью).
Для удобства работы Совета, министерства, отдела, комиссии или какого-либо комитета оформляется тетрадь (журнал) учета решений (постановлений). В тетради могут указываться: дата и номер решения - постановления, наименование вопроса, текст, кто ответственный за его исполнение, сроки исполнения, и обязательная последняя графа – отметка об исполнении. Данный документ существенно облегчает контроль за исполнением принятых решений.
Ведение делопроизводства в общественной организации или любом органе ученического самоуправления сложная, кропотливая работа, требующая времени и внимания. Но она необходима, так как вся деятельность в нашем правовом государстве должна отражаться и подтверждаться в документах.