Общие положения
1.1 Данный документ представляет собой руководящую инструкцию по системе архивирования и сканирования исполнительной документации по строительству и вводу в эксплуатацию объектов ООО «ХХХХ»
1.2 Данная инструкция должна использоваться всем персоналом, который участвует или вовлечен в подготовку, комплектацию, архивирование и составление реестров исполнительной, рабочей документации для формирования приемо-сдаточной документации в архив ООО «ХХХХ».
1.3 Комплект исполнительной, рабочей документации должен быть собран в отдельную книгу, по главам, определяющим отдельные виды работ, согласно Приложения А. В данной книге исполнительной, рабочей документации должна быть представлена вся документация (лицензии, приказы, аттестация, технологические карты, заключения по НК, акты, исполнительные съемки, схемы, журналы производства работ, сертификаты на материалы и т.д.), необходимая для подтверждения готовность системы подсистемы к вводу в эксплуатацию и запуску.
1.4 Цель настоящей инструкцииобъяснить каким образом Генподрядчик (Субподрядчик) должны комплектовать, формировать свой архив, сканировать исполнительную документацию и передавать в архив Заказчика в виде финальной книги исполнительной, рабочей документации с полным комплектом глав книги по видам работ (приложение А), по завершению которых, устранены все замечания рабочих комиссий по всем видам работ и подписан Акт рабочей комиссии по объекту.
1.5 Требования настоящего документа при формировании исполнительной и разрешительной документации распространяются на здания и сооружения трубопроводов, включая линейную часть, резервуары, системы измерений количества и показателей качества нефти, средства автоматики и телемеханики, линии и сооружения технологической связи, системы электрохимической защиты, системы электроснабжения, молниезащиты, а также другие объекты.
1.6 Приемка объектов в эксплуатацию производится по объектам в целом, а также по этапам строительства согласно проектной документации.
1.7 Разрешительная документация оформляется Подрядчиком до начала производства работ на объекте. В состав разрешительной документации входят документы, дающие право на выполнение комплекса СМР до завершения строительства и приемки объекта в эксплуатацию. Ответственность за своевременное оформление разрешительной документации возлагается на Подрядчика.
1.8 Исполнительная документация оформляется по факту выполнения СМР, ПНР и других работ по объекту (журналы производства работ, акты, исполнительные схемы и др.). Службой Заказчика и инженерами строительного контроля проводится проверка состава оформленной исполнительной документации и соответствия объема и качества выполненных работ. Состав и сроки сдачи приемо-сдаточной документации по законченному строительством объекту устанавливаются в настоящем документе. Приёмо-сдаточная документация формируется в полном объёме и представляется Подрядчиком на проверку в организацию, осуществляющую строительный контроль, и в соответствующие службы Заказчика согласно условиям Договора.
1.9 Ответственность за формирование приёмо-сдаточной документации возлагается на Подрядчика. Контроль за формированием комплекта исполнительной документации осуществляется организацией по строительному контролю.
Документация объектов обустройства
Нефтяных месторождений
2.1.Документация состоит из двух разных типов:
2.1.1.Разрешительная документация, включая допуски, акты, разрешение на строительство, лицензии и т.п. (перечень определяется отдельным списком для каждого объекта в зависимости от категорийности)
2.1.2.Исполнительная документация, включая АОСР, исполнительные схемы, журналы производства работ, специальные журналы и т.д.
Исполнительная, разрешительная и иная документация, оформляется в процессе строительства объекта и должна храниться службой контроля качества подрядчика и субподрядчика в хорошем состоянии, разделена по видам работ и типу документа в отдельных папках (по площадочным объектам по позициям, согласно ГП).
В целях исключения утраты исполнительной документации подрядчику в процессе выполнения СМР необходимо оформлять в 2 (двух) экземплярах следующие документы, один подлинный экземпляр которых ежемесячно, при подписании объемов выполненных работ, передается заказчику:
акты о результатах проверки изделий на соответствие технической документации;
акты освидетельствования скрытых работ с исполнительными схемами;
акты испытаний;
заключения неразрушающего контроля;
схемы раскладки труб;
исполнительные схемы.
Без предоставления Подрядчиком пакета исполнительной документации за отчетный период объемы Заказчиком не подписываются.
Прием-передача радиографических снимков контроля качества сварных соединений проводится совместно с полным пакетом исполнительной документацией.
Требования к оформлению исполнительной документации
Исполнительная документация оформляется в процессе строительства объекта участниками строительства и заинтересованными организациями в целях юридического подтверждения факта выполнения конкретных работ, требуемого уровня их качества, соответствия проектной документации и нормативной документации, участия конкретных исполнителей и возможности производства последующих работ.
Подрядная организация должна укомплектовать сдаточную документацию для передачи в архив Заказчика в надлежащем виде:
3.1.Исполнительная сдаточная документация подрядчика и его субподрядчиков должна передаваться в твердых папках формата А4 с учетом возможности свободного доступа к чтению текста всех документов, дат, резолюций и т.д.
3.2.Приемо-сдаточная документация формируется Подрядчиком с соблюдением требований нормативной документации и настоящего документа в виде прошитых, пронумерованных и скрепленных его печатью книг. Книги не должны быть переполнены.
3.3.При подготовке дел к подшивке металлические булавки и скрепки из документов удаляются. При наличии нескольких разделов должны быть использованы номерные разделители для четкого обозначения разделов.
3.4.Каждому объекту присваивается свой порядковый номер, согласно его обозначения по позиции на генеральном плане.
3.5.Книга исполнительной документации разделена на главы по видам работ и составу (журналы производства работ, комплект заключений по НК, акты рабочих комиссий и т.д.) с соответствующим номером по порядку, от 1 до 20 (см. приложение А).
3.6.Подрядчик и Субподрядчик должны использовать единый стандартный формат для обложки и торцевого корешка папок.(см приложение В).
3.7.Обложки глав Книги по исполнительной документации должны содержать следующую информацию:
3.7.1.Строительство: (наименование всего комплекса, месторождения и т.д.)
3.7.2Заказчик: (полное название организации без сокращения)
3.7.3.Генподрядчик: (полное название организации без сокращения)
3.7.4.Стадия строительства (например: «пусковой комплекс №1)
3.7.5.Наименование объекта (например «АБК на ЦПС»)
3.7.6.Наименование подобъекта
3.7.7.Шифр папки, согласно регистрационного номера по сводной таблице «Приемо-сдаточная документация»
3.7.8.Дополнительная информация по составу (разделам) папки (номера линий трубопроводов, номера заказов металлоконструкций и т.п.)
3.7.9.Указать год формирования папки (например 2014г.)
3.8.Сквозная нумерация страниц в папке предусматривается в целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, находящихся в папке.
3.9.Все документы в папке (акты, схемы и т.п.) должны иметь сквозную нумерацию с 1.2.3…до последнего листа папки. Страницы подписываются арабскими цифрами (1.2.3… и т.д.) в правом верхнем углу, не задевая текста документов.
3.10.Сложенный лист формата А3; А2 разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу как один лист.
3.11.Журналы работ, паспорта, инструкции и прочие документы, имеющие собственную нумерацию (прошитые, пронумерованные с указанием страниц) должны нумероваться в общем порядке.
3.12.В журналах замечаний и предложений по ведению строительно-монтажных работ (форма 1.5 ВСН012-88 часть 2) должны быть сделаны записи о замечаниях,полученных от надзорных организаций или об отсутствии таковых, с датой и подписью ответственного лица.
3.13.Если в комплекте папки по исполнительной документации находятся копии документов (акты, схемы, разрешения и т.п.), то на копии и в форме реестра к папке необходимо сделать ссылку на место нахождения оригинала (например см. №Главы, №Папки, №Страницы)
3.14.Все подписи в папке должны быть с расшифровкой (ФИО) и датой подписания. А также соответствовать образцам подписей, приложенных в папках разрешительной документации по форме 1.1 ВСН 012-88 часть2
3.15.Все документы должны быть оформлены согласно требований нормативов РФ, утверждены, подписаны и заверены печатью предприятия (организации)
3.16.Все рукописные документы должны быть оформлены синей пастой, не допускается использование гелиевых паст.
3.17.Реестр исполнительной документации в каждой папке, должен включать в себя полный перечень исполнительной, рабочей документации, находящийся в этой папке (акты, журналы, исполнительные схемы и приложения к ним, согласно СНиП и т.д.)
3.18.Реестр прилагается к каждой папке. Его, как отдельный документ, не следует вносить в состав реестра по исполнительной документации папки.
3.19.Реестр прилагается к папке, после того как она полностью укомплектована и в ней проставлена сквозная нумерация страниц.
3.20. В течение 10 дней (если другие сроки не предусмотрены Договором подряда) после завершения строительства объекта (подобъекта, системы) готовая исполнительная документация (согласно реестра) сдается Подрядчиком на проверку инспекции независимого технического надзора Заказчика.
3.21.В течение 10 дней инспекция независимого технического надзора Заказчика проверяет и выдает Подрядчику под роспись перечень замечаний по исполнительной документации для каждой папки.
3.22.В течение 5 дней Подрядчик устраняет выданные замечания и возвращает комплект исполнительной документации инспекции независимого технического надзора.
3.23.После проверки и устранения всех замечаний по исполнительной документации, инспекция независимого технического надзора в присутствии технического надзора Заказчика предает на проверку один экземпляр исполнительной документации (согласно реестра) службе эксплуатации на месторождении. При этом составляется трехсторонний акт передачи исполнительной документации с указанием даты передачи.
3.24.В течение 5 дней специалисты службы эксплуатации (энергетик, механик, инженер КиП и А и т.д.) проверяют, выдают замечания в письменном виде и возвращают исполнительную документацию службе технического надзора Заказчика, который в свою очередь передает исполнительную документацию Подрядчику.
В случае, если в течение 5 дней замечания не выданы, то считается что замечания отсутствуют.
3.25.Подрядчик в течение 5 дней устраняет замечания и возвращает исполнительную документацию в инспекцию независимого технического надзора на проверку.
3.26.После проверки и устранения всех замечаний по исполнительной документации, инспекция независимого технического надзора проверяет каждый реестр папки на соответствие по содержанию и правильности его оформления, уточняется нумерация страниц.
3.27.В случае несоответствия реестров по содержанию, правильности оформления и нумерации страниц инспекция независимого технического надзора передает исполнительную документацию Подрядчику с перечнем замечаний.
3.28.Подрядчик в течение 2-х дней устраняет выявленные замечания и возвращает исполнительную документацию в инспекцию независимого технического надзора на проверку.
3.29.После проверки и устранения всех замечаний по реестрам (реестры должны быть подписаны представителем подрядной организации и представителем независимого технического надзора Заказчика до передачи исполнительной документации в архив Заказчика)инспекция независимого технического надзора передает исполнительную документацию Подрядчику для подготовки копии реестра.
3.30.Копия реестра передается независимому техническому надзору Заказчика и оформляется справка готовности документации объекта по видам работ. Данная справка является подтверждением, что вся документация приведена в соответствие с нормативными требованиями.
3.31.Подрядной организацией подготавливается книга копий реестров и справок о проверке исполнительной документации для рабочих комиссий, по объектам. Оригинал документации храниться в архиве подрядной организации.
3.32.После проверки книги исполнительной документации рабочей комиссией и устранения всех замечаний по исполнительной документации, подрядные организации сканируют ее для подготовки электронной версии.