Сопроводительное письмо — часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении к нему документов; если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т.д.; если направляемый документ не имеет адресующей части (например, при рассылке организационных, нормативных, распорядительных документов) или если необходимо зафиксировать перечень нескольких направляемых документов. Начинаются письма этой разновидности словами: «посылаем», «направляем», «возвращаем», «прилагаем».
Письма-приглашения предлагают адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. Часто эти письма начинаются словами: «приглашаем Вас» или «просим Вас принять участие».
В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.
Информационное письмо — сообщает адресату о каком- либо факте или мероприятии. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность организаций, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу.
Рекламное письмо — разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров.
Цель— побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами. Текст писем отличается конкретностью, четкостью, полнотой информации. В таких письмах адрес или телефон организации-автора указывается отдельно.
Письмо-извещение по своему стилю близко к письмам- приглашениям и информационным письмам. Составляется для конкретного адресата и чаше всего является ответом на запрос. Начинается словами: «извещаем», «сообщаем», «ставим Вас в известность» и т.п., далее излагаются какие- либо факты. Если такое письмо адресуется конкретному лицу, в нем указываются фамилия, имя, отчество того, которому оно посылается.
Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.). Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Начинается эта разновидность письма словами, образованными от глагола «подтверждать».
Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Эта разновидность писем, как правило, начинается словом «напоминаем».
Гарантийное письмо — документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего- либо (места работы, проведения исследований и т.п.).
Инициативные письма — это письма, требующие ответа. Большая часть таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату о решении каких-либо вопросов.
Письма-ответы по своему содержанию носят зависимый характер инициативных писем, так как ТЕМА их текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован.
Коммерческие письма составляются от имени юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки.
Составление и оформление внутренних и международных телеграмм, телефонограмм и телефаксов телеграмма исковый заявление бартерный
Телеграмма - документ, отличающийся от других письменных документов способом передачи текста - по телеграфной сети общего пользования. От своевременности передачи и получения информации во многом зависят своевременность и правильность принятия решения. Поэтому чтобы обеспечить срочное получение информации, она передаётся по телеграфу. Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы. Порядок телеграфной связи регламентирован Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденным постановлением Правительства РФ от 28 августа 1997г. № 1108.
Телеграммы бывают следующих категорий: обычная, срочная, телеграмма-письмо, правительственная и др. применяются также разновидности телеграмм: телеграмма с заверенной подписью, телеграмма - доверенность, телеграмма с оплаченным ответом и др. Адрес телеграммы часто является условным (Например: РОСТОВ - ДОН АЛМАЗ). Текст телеграммы должен быть предельно кратким (телеграфный язык) без союзов, предлогов, знаков препинания. При необходимости используются сокращения типа: ТЧК - точка, ЗПТ - запятая и другие. Исправления в тексте не допускаются.
Цифры числа, как правило, пишут прописью. Текст телеграммы печатается в двух экземплярах на одной стороне листа и заверяется печатью организации.
Текст ответной телеграммы следует начинать с индекса документа, на который дается ответ. Соответственно, текст инициативной телеграммы, требующей ответа, должен заканчиваться номером инициативной телеграммы.
В телеграмме дается точный адрес без индекса: город, номер почтового отделения, улица, дом, наименование учреждения, фамилия получателя. Для удешевления телеграмм и упрощения их обработки правительственные учреждения и многие организации имеют зарегистрированный на телеграфе условный или сокращенный адрес.
Виды договоров.
Договор – это соглашение лиц (двух или более) об установлении определенных гражданских прав и обязанностей, а также их изменениях либо прекращении. Договор является разновидностью сделки, в которой выражается взаимное волеизъявление двух или более лиц-участников. То есть отказ от наследства, выдача доверенности считается сделкой, но не договором, поскольку в этих случаях выражается воля только одного лица. Понятие и виды договоров существуют различные в зависимости от условий, количества участников и прочих обстоятельств, определяющих характер соглашений и сделок. Виды договоров в зависимости от момента возникновения обязательств различают следующие. Основной – непосредственно порождает обязанности и права, которые связаны с выполнением работ, услуг, перемещением имущества и так далее.
Предварительный – соглашение о заключении основного договора в будущем. Заключается в форме, установленной для основного соглашения, содержит условия, позволяющие определить предмет и другие условия основной сделки. В нем также прописываются сроки заключения основного соглашения. Виды договоров по субъекту, в пользу которого заключается соглашение. В пользу участников - позволяет требовать исполнения такого соглашения только его участникам. В пользу третьего лица - устанавливает, что должник обязан исполнить требования не кредитора, а указанного в документе третьего лица. Примером такого вида соглашения может быть депозит на имя другого лица. Виды договоров по соотношению прав и обязанностей сторон.
Односторонний – в нем одна сторона имеет только права, а другая только обязанности. Пример: соглашение займа или поручительства.
Взаимный – правами и обязанностями наделяются все стороны. Пример: соглашение о купле-продаже, аренде, подряде и т.д.
Виды договоров по возмездности.
Возмездный – по которому имущественное предъявление одной из сторон влечет встречное имущественное предъявление другой стороны.
Безвозмездный - имущественное предоставление возможно только одной стороной без встречного предоставления. К примеру, договор дарения, безвозмездного пользования. Отдельные договоры могут быть как возмездными, так и безвозмездными, например соглашение хранения или поручения. Виды договоров по степени обязательности их
заключения.
Свободный – заключается по усмотрению сторон.
Обязательный – заключается обязательно для одной или обеих сторон, согласно требованию законодательства. К примеру, договор банковского счета для юридического лица. Среди обязательных соглашений особое значение имеют так называемые публичные договоры. Они обязательны для коммерческих организаций.
Виды договоров в зависимости от времени возникновения правоотношения. Консенсуальный – заключается по соглашению сторон, при этом права и обязанности по нему возникают в момент заключения соглашения (подряд, купля-продажа, др.).
Реальный – права и обязанности по данному соглашению устанавливаются в момент передачи имущества (заем, хранение). Виды договоров по количеству участвующих сторон в согласовании условий.
Взаимосогласованные – устанавливаются всеми сторонами-участниками. Договоры присоединения – по таким соглашениям условия устанавливает только одна сторона. К примеру, соглашение перевозки, страхования, проката, т.д. Наиболее распространенные отдельные виды договоров, которые чаще всего используются в работе предприятий, фирм и организаций различных видов собственности. Договор купли-продажи заключаются по поводу продажи имущества или прав.
Дарственные – по поводу бесплатной передачи имущества, ранее принадлежащего дарителю. Найма – передача имущества в пользование за плату. Аренды – предоставление имущества в пользование и для расширенного развития за плату. Проката – передача во временное пользование без оплаты. Ссуды – платная или бесплатная передача денег с последующим расчетом. Трудовой – служба за оплату. Подряда – выполнение работ за плату из материалов заказчика. Поставки - выполнение работ за плату из материалов поставщика. Служебный – служба за плату (например, ведение бухучета). Страхования – борьбе с последствиями рисков за плату.
Виды договоров.
1.Агентские договоры
2.Договоры аренды
3.Договоры возмездного оказания услуг
4.Договоры займа
5.Договоры купли-продажи
6.Договоры найма жилого помещения
7.Договоры о полной материальной ответственности
8.Договоры об учреждении
9.Договоры перевозки
10.Договоры подряда
11.Договоры поставки
12.Договоры финансовой аренды (лизинга)
13.Договоры страхования
14.Договоры хранения
15.Трудовые договоры
Коммерческие акты.
Законодательство рекомендует подписывать такой акт при каждом факте передачи или обмена каких-либо товаров между субъектами предпринимательской деятельности, особенно в организациях с крупным товарооборотом, где не исключены ошибки в комплектации и пр.
При возникновении разногласий, конфликтных ситуациях и обращении в суд ссылка на подписанную бумагу подобного типа может стать весомым аргументом одной из сторон.
Акт приемки товаров по количеству и качеству обязательно составляется, если пломба на транспортном средстве была повреждена или в пути случилась авария, которая могла повлиять на сохранность груза.
Заполнение
В верхней части бумаги располагается наименование компании, для которой был доставлен товар, а также город составления и дата. Здесь же ставит свою подпись директор в качестве утверждения документа.
Потом подробно прописываются:
· Адрес компании и фактического места приема товаров (вскрытия упаковочной тары и пр.).
· Время начала и время окончания приемки.
· Состав комиссии по приемке. Обязательно указывается ФИО каждого члена и председателя, их должности и место работы (в компании принимающей стороны).
· Данные представителя поставщика: полное ФИО, занимаемая должность, организация, которую представляет. Кроме того, нужно указать, на основании какого документа он действует (доверенность, удостоверение).
Без чего нельзя обойтись
Если бумага составлена только одной из сторон, то она считается недействительной.
Очень важно, чтобы при заполнении присутствовали представители обеих сторон. Это правило действует, даже если принимающая товар компания обратилась к сторонней организации (и в комиссию включен ее представитель).
В основной части акта также непременно должны быть освещены:
· Адресные данные и полное наименование компании-поставщика.
· Номер договора, к которому может быть прикреплен акт.
· Информация о счете-фактуре и транспортной накладной.
· Даты прибытия и отправления материальных ценностей.
· Что значилось в товарно-транспортной накладной (ТТН), в счете-фактуре и упаковочном листе и что фактически прибыло на место. Это наиболее значимая часть документа, в которой явно прослеживаются всевозможные отклонения от количественного или качественного состава товаров.
· При наличии информация о недостатках товара в свободной форме изложения.
Заключительная часть может содержать несколько пунктов. В них должны быть максимально полно выражены причины, по которым товар не удовлетворяет заявленным свойствам, и где были допущены ошибки. Например, так:
Если у представителя поставщика есть комментарии к происходящему или кто-либо из членов комиссии не согласен с актом, то они вправе задокументировать свои замечания. Для этого в самом низу делаются приписки и сноски на приложения, которые предусмотрены пунктом 44 Положения о приемке товаров.
Что прилагается к акту
В качестве приложений необходимо прикрепить все документы, упомянутые в бумагах, или их копии. Перечень таких приложений снабжается информацией о номерах, количестве листах и экземплярах прикрепляемых бумаг. Фактически это может быть:
· ТТН либо её копия.
· Копия счета-фактуры. Оригинал обычно прикрепляется к другим документам.
· Копия удостоверения или доверенности представителя поставщика.
· Другие документы, способные подтвердить факты, изложенные в документе: видеозаписи, фотографии, аудио и пр.
Какими нормативными документами может регулироваться
При заключении договора с поставщиком необходимо обязательно договориться о документах, согласно которым будут действовать стороны в случае возникновения каких-либо разногласий.
Этими бумагами могут быть инструкция по приемке товара по количеству формы П6 и инструкция по качеству П7.
Это будет логично, хотя законом такое не предписывается. Обе стороны вправе избрать в этом отношении любые документы по своему желанию и взаимному согласию.
Однако упомянутые инструкции не всеобъемлющи. Они могут требовать особых условий, дополнений. Договор должен содержать такие нюансы.
Важный момент! В договоре прописывается сторона, которая ответственна за доставку. Именно она будет взаимодействовать с логистическими компаниями, заключать с ними соглашения относительно перемещения груза.
Специфика и особенности планирования
Не стоит распределять время таким образом, чтобы процесс приемки, оценки качества и количества приходился на день или период инвентаризации. Эти два процесса не могут происходить одновременно, а прерывание одного из них способно породить ненужные сложности.
Пригодятся при приемке товара программные средства. Так комиссия по приемке, ознакомившись с данными, будет в курсе:
· Деталей относительно закупаемых материальных ценностей: вида, предполагаемого веса и объема поставки, разновидности упаковочной тары (картон, бумага, пенополистирол).
· Даты или сроков доставки, общего количественного значения партий.
· Каким параметрам должен соответствовать прибывший товар.
· Информации относительно пакета документов, которыми нужно обладать для совершения приемки.
· Правил, по которым необходимо проводить процесс с поставщиком.
Без знания этих нюансов сотрудники не смогут полноценно выполнять свои обязанности по приемке товара.
Виды и алгоритм приёмки
После визуального осмотра транспортного средства, которое перевозило товар (он включает осмотр пломб, корпуса самого авто на наличие повреждений и пр.), проходит предварительная приемка. После её прохождения оговаривается только число прибывших упаковок. Далее – окончательная приемка с проверкой содержимого последних. При этом происходит обязательное вскрытие тары.
Вскрываться могут не все упаковки. Это называется выборочной проверкой при приемке. Если с поставщиком взаимодействуют впервые или у руководителя нет причин для доверия, то он вправе провести сплошную приемку с пересчетом каждой единицы. Но обычно прибегают к выборочному варианту.
Доверенности.
Все существующие доверенности можно разделить на три вида:
1. Разовая доверенность. Она дается на совершение какого-либо одного действия. Например, на подписание договора, на обмен жилой площади, на продажу или покупку жилья, машины.
2. Специальная доверенность. Выдается на совершение целого ряда однородных действий в течение определенного времени. Например, на ведение дел в судах.
3. Генеральная доверенность. Выдается для управления и распоряжения имуществом доверителя, совершения определенных сделок с ним (вплоть до залога и продажи). Такая доверенность выдается, например, доверителем в случае его длительного отсутствия. Само название – генеральная – говорит о том, что доверенному лицу предоставляется максимальная полнота действий.
Действия, осуществляемые по доверенности, могут быть самые разные – от сбора документов во всевозможных инстанциях до отчуждения (продажа, дарение, мена) недвижимости и получения причитающихся продавцу денег. Человек, получивший доверенность, вправе:
· управлять и распоряжаться доверенным ему имуществом;
· *совершать с ним различного рода сделки, вплоть до залога и продажи;
· получать кредиты;
· осуществлять банковские операции;
· представлять интересы доверителя в суде;
· подписывать от его имени договоры.
На все виды полномочий доверенность внутри страны может быть оформлена у любого нотариуса, независимо от того, где он находится, а также от того, где находится доверенное лицо и объект недвижимости. Только подлинник!
Доверенность является гражданско-правовой сделкой, поэтому она обязательно должна соответствовать всем требованиям, предъявляемым к сделкам законом. Каковы эти требования?
Как правило, для доверенности существует специальная форма (в нотариальных конторах с ней всегда можно ознакомиться). Доверенность оформляют только в письменном виде. Для того, чтобы она считалась действительной, достаточно простой письменной формы.
Бумага, о которой идет речь, может быть написана от руки или напечатана, составлена как в виде особого документа, так и в любом другом виде. Например, если вы доверяете, как говорится, на расстоянии, то можете прибегнуть к помощи телеграфа, факса, электронной почты. Нотариально заверенная доверенность напечатана на специальном бланке, с подписью и печатью нотариуса.
Важно, чтобы этот документ содержал все необходимые данные: в нем должны быть четко отражены полномочия представителя, в каких учреждениях он может представлять доверителя и какие действия совершать там от его имени. А также реквизиты доверителя и доверенного и дата составления. Отсутствие такой даты делает бумагу ничтожной, то есть не имеющей никакой юридической силы.
Доверенность – именной документ. А значит, в ней должно быть указано лицо, которому она выдана, а также лицо, которое ее выдало. Доверенность может быть выдана как на имя одного доверенного, так и на имя нескольких, которые могут выступать сообща или каждый по отдельности. И выдать ее может не только один человек, а сразу несколько.
Срок действия доверенности устанавливается по желанию того, кто ее выдает, но не может превышать трех лет (ст. 186 ГК РФ). Если срок не указан, она действительна в течение года со дня выдачи. Исключение составляет «бессрочная» нотариально удостоверенная доверенность, выданная для совершения действий за границей, которая сохраняет силу до ее отмены.
Человек, выдавший доверенность, может в любой момент ее отменить, отозвать, обратившись к нотариусу, оформлявшему документ. И обязательно как можно быстрее известить об отмене того, кому она была выдана. Пока тот человек не узнает об отмене, все права по доверенности сохраняются. Доверенное лицо также может отказаться от доверенности и предоставляемых ему полномочий.
Предъявляется доверенность только в подлиннике.
Ни один из видов доверенности не делает доверенное лицо собственником. Доверенное лицо не вправе совершать сделки в отношении себя лично. То есть, если ему доверили куплю-продажу квартиры, то даже по генеральной доверенности он не может продать ее самому себе.
Доверенное лицо должно лично совершать все действия, указанные в доверенности. Бывают случаи, когда тот, кому вы передали свои права по совершению сделки, по каким-то причинам не может их осуществлять. Или вы передумали, или у вас появились сомнения в правильности своего выбора доверенного. Поэтому лучше выдать доверенность с правом передоверия, которое должно быть нотариально удостоверено. Срок ее действия не должен превышать срока действия доверенности, на основании которой она выдана. Передоверие можно отменить в любое время, как и доверенность. При этом также необходимо известить тех, кому вы решили больше не доверять.
Если передоверитель этого не сделает, то вся ответственность за действия того, кому переданы полномочия, несет он сам. В то же время и доверенное лицо может передать свои полномочия третьему лицу. Но – при условии, если это оговорено в основной доверенности. Передоверенный документ тоже обязательно заверяется нотариусом. А доверитель незамедлительно извещается об этом.
Доверенность – особый документ. И выдавать ее на совершение сделок с недвижимостью нужно только тому, кому вы доверяете, как самому себе. Впрочем, оформление разовой доверенности на выполнение отдельных поручений (например, риэлтору агентства недвижимости на сбор и подготовку документов, необходимых для продажи квартиры) особого риска не представляет. А вот с генеральной доверенностью на сделку с вашей недвижимостью – ее продажу, обмен и т.п. – нужно быть весьма осторожным. Здесь есть определенный риск, особенно для покупателя. Ведь ему неизвестен ни человек, выдавший доверенность, ни при каких обстоятельствах она была подписана. А вдруг он находился в состоянии алкогольного опьянения или психически болен, а потому не отдавал отчета в своих действиях? Или ставил свою подпись под угрозой насилия?
Бывает, что доверитель отзывает доверенность (или его уже нет в живых), и сделка совершается по недействительному документу. Зачастую проверить все возможные ситуации просто нереально. А закончиться любая из них может изматывающей судебной тяжбой и, в конце концов, потерей и квартиры, и денег. Я знаю ряд подобных судебных разбирательств, когда доверенность признавалась недействительной, сделка расторгалась, а покупатели выселялись.
Продавец тоже рискует, когда доверяет квартиру незнакомцу или частному посреднику. Бывает, доверенность подделывают, да так умело, что без экспертизы не отличишь. К сожалению, в последнее время участились случаи мошенничества, когда жилплощадь продают по фальшивым доверенностям. Правда, «умельцам», которые этим занимаются, или тем, кто воспользуется таким документом, грозит ответственность по Кодексу РФ об административных правонарушениях или по Уголовному кодексу РФ.