Понятие информации. Требования, предъявляемые к управленческой информации. Роль документа в управлении, его функции.
«Информация — сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления»
В федеральных органах власти и управления, в учреждениях, организациях и на обязательно возникает управленческая информация, которая используется для целей управления каким-либо объектом или структурами.
Требования, предъявляемые к управленческой информации:
-достоверность
1. объективность
2.своевременность поступления (оперативность)-в условиях быстро меняющейся обстановки своевременность поступления информации о многом определяет успех дела.
3.системность сведений.
4.точность.
5.адресность.
6.доступность для восприятия человеком
7.целевая направленность (удовлетворение потребностей конкретных управляющих).
8. непрерывность -без постоянно поступающей информации невозможен процесс управления.
Документ -это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать; рассматривается как результат закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека любым удобным способом на специальном материале.
ФУНКЦИИ
--Общие: информационная – любой документ создается для сохранения информации;
--коммуникативная – документ выступает в качестве средств связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между организациями;
--культурная – документ средств закрепления и передачи культурных традиций.
--управленческая – документ является инструментом управления (управленческие документы);
--правовая – документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений (заключительные и нормативные акты, документы представляемые в суд);
--функция исторического источника – документы выступают в качестве исторических сведений о развитии общества после того, как документа выполняют свои оперативные функции и поступят на хранение в архив.
Классификация документов. Способы документирования. Юридическая сила документа.
По назначению:--личные - создаются вне служеб. деят: личные дневники, мемуары,
--официальные:1-личные: а)создаются иными органами, но касаются одного человека-паспорт;б)автором документа явл.конкретное лицо, но относится к иным лица;2-служебные-автором явл.организация.
По подлинности или по стадии создания: --подлинник - первый, единственный экземпляр д-та оформленный, подписанный в соответствии с правилами оформления,обладает юрид.силой;
--копия(пока не заверена, юрид.силу не имеет)-документ, повторяющий информацию подлинника и все его внешние признаки или часть их
--дубликат - повторный экземпляр подлинника д-та, оформленный в случае его утраты.
--Черновой документ, изготовленный рукописным, машинописным способом или распечатанный с компьютера, отражает работу автора над его содержанием. Он может содержать только текст и не обладает юридической силой.
--Беловой документ -это рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.
--подлинник
--По срокам хранения:краткосрочные-до10л;долгосрочные-бол10л;постоянные-бол75л.
--По отношению аппарата управления:входящие,исходящие,внутренние.
--По сложности:простые(один вопрос)-приказ,сложные(изложение нескольких вопросов)-протокол.
---По способу документирования:
- Текстовое документирование
- Технические документы – обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства
-Фотодокумент – изобразительный документ, созданный фотографическим способом.
-Кинодокумент – изобразительный и аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.
- Фонодокумент – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
-Документы на машинных носителях
-Материальные носители информации
Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Из этого определения следует, что орган управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:
-соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;
-издавать документы только в пределах своей компетенции;
-соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.