До начала инвентаризации основных средств комиссия обязана проверить:
1. Наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей.
2. Наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации.
3. Наличие документов на основные средства, сданные или принятые предприятием в аренду, на хранение, во временное пользование.
При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи по форме № инв. – 1. В опись заносится их полное наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические и эксплуатационные показатели. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось его основное назначение, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.
Машины, оборудование и транспортные средства заносят в описи индивидуально с указанием инвентарного номера, заводского номера предприятия-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т.д. Однотипные предметы стоимости, поступившие одновременно в один отдел и учитываемые на типовой инвентарной карточке группового учета в инвентаризационных описях записываются по наименованиям с указанием количества этих предметов.
Объекты основных средств, которые в момент инвентаризации будут находится вне предприятия (капитальный ремонт и т.п.) инвентаризируются до момента временного их выбытия.
Заключительный этап (окончание инвентаризации, оформление итоговых результатов инвентаризации)
Составление сличительных ведомостей по инвентаризации
Перед составлением сличительных ведомостей и определением результатов инвентаризации необходимо работникам, осуществляющим контроль за ценами, проверить цены в инвентаризационных описях и сделать об этом отметку на каждой странице описи и в конце описи (на последней) делается отметка «Цены проверены сплошным порядком, бухгалтерии учреждения провести тщательную проверку правильности всех подотчетов, приведенных в инвентаризационных описях».
Обнаруженные ошибки в ценах, таксировке, подсчетах должны быть исправлены и оговорены за подписями всех членов комиссии и материально-ответственных лиц.
Предварительные результаты инвентаризации товарно-материальных ценностей должны выявляться комиссией на месте немедленно после окончания инвентаризации. К этому времени бухгалтерия письменно подтверждает в отчете остатки товарно-материальных ценностей, денежных средств по бухгалтерскому учету на день проведения инвентаризации.
Для выведения результатов инвентаризации по отделам аптеки составляют «Сводную опись инвентаризационных листов (отдела аптеки)» по форме № АП-45, где указываются номера инвентаризационных описей, число порядковых номеров записей, количество порядковых единиц, сумма розничная и оптовая, а в целом по аптеке «Сводная инвентаризационная ведомость по аптеке» (форма № АП-46), в которой указывают номер отдела, сумму товаров по двум ценам.
Для выявления результатов инвентаризации ценностей бухгалтерией аптеки составляется сличительная ведомость по форме № АП-48. В ней сопоставляются остатки товарно-материальных ценностей по данным бухгалтерского учета с фактическими остатками, выявленными в результате инвентаризации в случае недостачи. К ней прилагается «Расчет естественной убыли» по форме №АП-47.
Отдельная сличительная ведомость составляется на ядовитые, наркотические, лекарственные средства и этиловый спирт (ф. №АП-43).
Оформление результатов инвентаризации
Постоянно действующая инвентаризационная комиссия проверяет правильность составления сличительных ведомостей и отражает в протоколе свои заключения и предложения по результатам инвентаризации.
Результаты инвентаризации по всем средствам аптечного учреждения оформляются «Актом результатов инвентаризации» по ф.№АП-48.
Итоговым документом, составляемым по материалам инвентаризации, является Сводная ведомость результатов инвентаризации (ф. № 5I-M3).
Материалы инвентаризации оформляются инвентаризационной комиссией протоколом, который утверждается руководителем УП «Фармация» не позднее 10 дней после окончания инвентаризации. Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того лица, у которого закончена инвентаризация.
Дата ____________________ Подпись непосредственного руководителя практики от аптеки