По способу группирования и обобщения учетных данных бухгалтерские счета подразделяются на синтетические и аналитические.
Синтетические счета – это балансовые счета, обобщающие учет хозяйственной деятельности предприятия. Синтетические счета предназначены для учета информации в обобщенном виде и в денежном измерителе. Учет наличия и изменений совокупности экономически однородных хозяйственных средств и источников их образования в денежном измерителе называется синтетическим учетом. Учет на синтетических счетах используют при заполнении Баланса предприятия в соответствующих форм отчетности.
Для деятельной характеристики объектов бухгалтерского учета используются аналитические счета, в которых, кроме стоимостного (денежного) измерителя, используются натуральные и трудовые измерители. Учет наличия и изменений отдельных видов и объектов хозяйственных средств, а также источников их образования с использованием различных измерителей называются аналитическим счетом.
Между синтетическим и аналитическим счетами существует неразрывная связь, т.е. на аналитических счетах отражаются те же изменения, что и на синтетических, но более подробно; значения дебета и кредита каждого аналитического счета те же, что и синтетического: сумма сальдо, сумма оборотов по дебету, сумма оборотов на кредите всех аналитических счетов данной группы соответственно равняются сальдо, обороту на дебете и обороту на кредите синтетического счета. Поэтому общие итоги записей на аналитических счетах должны соответствовать суммам, записанным на синтетических счетах бухгалтерского учета.
Все хозяйственные операции записываются на синтетических и аналитических счетах бухгалтерского учета с использованием метода двойной записи, т.е. каждая операция одновременно записываются на двух взаимосвязанных бухгалтерских счетах в одной и той же сумме – по дебету одного счета и одновременно по кредиту другого. Эти записи позволяют достичь равенства Актива и Пассива бухгалтерского Баланса.
С помощью двойной записи хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета обеспечивается контроль, поскольку каждая операция в одинаковой сумме отражается по дебету одного и кредиту другого бухгалтерского счетов, чем и достигается равенство итогов записей по дебету счетов итогам записей по кредиту счетов.
Двойную запись, отражающую соответствующую взаимосвязь между бухгалтерскими счетами, принято называть корреспонденцией счетов. На счетах бухгалтерского учета все хозяйственные операции записываются в последовательности их осуществления, т.е. в хронологическом порядке. Такая регистрация хозяйственных операций получила название хронологической записи.
Рассмотрим действующего предприятия отражение хозяйственных операций по расчетам с покупателями (табл.2)
Таблица № 2 Журнал хозяйственных операций
| № п/п | Первичные документа и содержание хозяйственных операций | Корреспонденция счетов | Сумма, грн. | |
| Дт Кт | ||||
| Выписка банка Получен аванс от покупателей под будущую поставку продукции | ||||
| Счет – фактура, налоговая накладная, Накладная отгружена готовая продукция Покупателю и отражена сумма НДС | ||||
| Калькуляция, справка бухгалтерии Отражена себестоимость реализованной Продукции с одновременным отнесением ее на финансовый результат | ||||
| Справка бухгалтерии. Отражен доход от реализации продукции В составе финансовых результатов | ||||
| Справка бухгалтерии. Отражен зачет аванса, полученного после осуществления фактической отгрузки | ||||
| Выписка банка Перечислена покупателями и заказчиками денежная сумма за поставленные материалы предприятию | ||||
| Счет-фактура, накладная, налоговая накладная. Оприходованы материалы на предприятие от поставщиков и отражен НДС | ||||
| Справка бухгалтерии. Отражен зачет оплаты за поставленные материалы покупателю | ||||
| Справка бухгалтерии. Списывается просроченная дебетовая задолженность | ||||
| Авансовый отчет. Заличена сумма аванса, полученная подрядчиком За выполненные работы | ||||
| Вексель. Получен вексель за отгруженную продукцию |
Учетными регистрами по счету 36 «Расчеты с покупателями и заказчиками» является журнал № 11 и ведомость 3.1, в которой данные предоставлены в аналитическом разрезе (табл. 3)
Таблица № 3 Журнал № 11 по кредиту счета 36 «Расчеты с покупателями и заказчиками» за март 2006 года
| № ряда | По дебету счета. С кредита счета | |
| 30 «Касса» | ||
| 38 «Резерв сомнительных долгов | ||
| 50 «Долгосрочные займы» | ||
| 68 «Расчеты по прочим операциям» | ||
| 70 «Доходы от реализации» | ||
| Прочие | ||
| ИТОГО: |
Таким образом, в журнале №11 отражается только кредитовые обороты по счету 36. Ведомость 3.1 ведется в разрезе каждого отдельного покупателя и заказчика. С ее помощью бухгалтер или менеджер может взять детальную информацию по каждому покупателю (табл.3)
По данным видно, что: 1) на начало месяца на балансе предприятия числилась задолженность ЧП «Каштан» в сумме 1200 грн., которая на протяжении месяца была списана за счет резерва сомнительных долгов;
2) ООО «Прогресс» было отгружено продукции на 12000 грн., первоначально получив предоплату на всю сумму;
3) на конец месяца задолженности этих покупателей нет.
Начисление резерва сомнительных долгов отражается по кредиту счета 38 «Резерв сомнительных долгов». Списание сомнительной задолженности отражается по дебету счета 38 «Резерв сомнительных долгов» в корреспонденции со счетами учета дебиторской задолженности.
Дт 38 «Резерв сомнительных долгов»
Кт 36 «Расчеты с покупателями и заказчиками»
(списана по окончании отчетного периода часть дебиторской задолженности покупателя, которая определена безнадежной за счет создания резерва)
Дт 949 «Прочие расходы операционной деятельности»
Кт 36 «Расчеты с покупателями и заказчиками»
(списана часть выявленной дебиторской задолженности, оставшаяся, на прочие операционные расходы)
Дт 38 «Резерв сомнительных долгов»
Кт 71 «Прочие операционные доходы»
(уменьшена сумма резерва сомнительных долгов в связи с уменьшением финансового состояния предприятия)
На предприятии учетным регистром по счету 38 «Резерв сомнительных долгов» является журнал №12 (табл.4)
Таблица №4 Журнал № 12 за апрель 2006 года
| № | Основание и содержание записи | С Кт счета 38 в Дт счетов | |
| 93 «Расходы на сбыт» | 944 «Сомнительные и безнадежные долги» | ||
| Начисление резерва сомнительных долгов | - | ||
| ИТОГО: | |||
| ИТОГО по Кт счета 38 |
На предприятии за апрель 2006 года был начислен резерв сомнительных долгов в сумме 135000 грн.
Создание резерва сомнительных долгов исходя из периодизации дебиторской задолженности предусматривает группировку дебиторской задолженности по срокам ее погашения с установлением коэффициента сомнительных долгов для каждой группы. Для расчета суммы резерва сомнительных долгов определяет такие показатели:
1. коэффициент сомнительных долгов (КС) по оплате дебиторской задолженности исходя из фактической суммы безнадежной дебиторской задолженности за продукцию, товары, услуги за предыдущие периоды, сгруппированной по увеличению срока погашения;
2. сумму текущей дебиторской задолженности за продукцию, товары, работы, услуги сгруппированной по соответствующим группам увеличения сроков ее погашения.
Величину резерва сомнительных долгов определяют по формуле:
РСД = n (КСi * ДЗТГi) /100,
Где I – соответствующая группа непогашения дебиторской задолженности по срокам роста непогашения;
N – Общее количество групп непогашенной задолженности.
Сумма списанной безнадежной задолженности учитывается на забалансовом счете в течении не менее трех лет для наблюдения за возможностью ее взыскания в случаях изменения имущественного состояния должника. Для учета суммы списанной задолженности применяется субсчет 071 «Списанная дебиторская задолженность» забалансового счета 07 «Списанные активы». Если в течении трех лет задолженность не будет возмещена должником, следует окончательно списать сумму с забалансового счета.
В балансе сумма резерва показывается в активе строкой (162) после первоначальной себестоимости дебиторской задолженности за товары, работы, услуги (161). При подсчете сумма баланса суммы резерва вычитывается из суммы первоначальной себестоимости дебиторской задолженности.