Кадровая служба является функциональным подразделением и взаимодействует со всеми подразделениями компании. Именно кадровая служба производит набор, отбор и прием персонала, организует процесс адаптации персонала, отвечает за его своевременное и качественное обучение, разрабатывает и внедряет различные системы мотивации и оценки кадров. Наряду с руководителем организации работники кадровой службы ответственны за правильное (в соответствии с действующим трудовым законодательством) и своевременное документальное оформление трудовой деятельности работников. Для выполнения этих и других функций кадровая служба осуществляет взаимодействие со всеми подразделениями организации, обмениваясь с ними многочисленными документами.
Перед сотрудниками кадровых служб вне зависимости от того, работают ли они в крупных, средних или малых компаниях, часто встают вопросы относительно того, как организовать движение документов, чтобы избежать дублирования работы, конфликтов с различными подразделениями и службами, достичь взаимопонимания между ними; как ускорить процесс прохождения документов, согласовать действия различных структур; как упорядочить документооборот, чтобы повысить производительность труда кадрового подразделения, и пр. В целях рационализации и повышения эффективности движения документов в организации необходимо разработать и утвердить график документооборота.
График документооборота организации создается в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, Утвержденным Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105 (действует в части, не противоречащей федеральному законодательству). Положение устанавливает порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов государственными, кооперативными и другими общественными организациями, объединениями, предприятиями и учреждениями, состоящими как на хозяйственном расчете, так и на государственном бюджете. Графиком документооборота регламентируется движение всех первичных документов в бухгалтерском учете организации (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив).
Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер, а утверждается документ приказом руководителя организации. График документооборота является обязательным для ведения бухгалтерского учета в организации, поэтому в нем необходимо прописать порядок взаимодействия бухгалтерии и кадровой службы, после чего документ становится обязательным и для службы управления персоналом.
График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.
Контроль за соблюдением графика документооборота исполнителями осуществляет главный бухгалтер. Требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и представления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб организации.
График документооборота четко определяет потоки движения кадровых документов и позволяет организации наладить соответствующие внутренние регламенты. Этот документ устанавливает подразделения, исполнителей и минимальные сроки прохождения каждого первичного документа в подразделениях. График документооборота позволяет повысить уровень учетной работы в организации, усилить контроль со стороны бухгалтерской службы и т.д.
Как правило, основные противоречия в организации складываются между кадровой и бухгалтерской (финансовой) службами, поскольку именно с их деятельностью связан основной документооборот в сфере управления персоналом. Из кадровой службы в бухгалтерию передаются документы о принятых и уволенных работниках, копии приказов по кадрам, больничные листы, отпускные записки, табели учета рабочего времени и т.п. Только на основании этих первичных документов бухгалтерия производит все денежные начисления работникам предприятия.
График документооборота регламентирует потоки движения документов: фиксирует типы учитываемых документов, сроки их исполнения, передачи в архив и пр. В связи с этим необходимо точно зафиксировать последовательность действий подразделений и утвердить четкие сроки:
а) предоставления документов из подразделений организации в кадровую службу;
б) оформления документов в кадровой службе;
в) передачи документов из кадровой службы в бухгалтерию.
В соответствии с Федеральным законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухгалтерском учете) с 1 января 2013 г. организации, кроме бюджетных, имеют право самостоятельно разрабатывать любой первичный документ. Руководитель экономических субъектов теперь сам определяет форму (за несколькими исключениями) и состав первичных учетных документов, которые будут применяться для ведения хозяйственной жизни организации, а также утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов. При этом не имеет значения, содержится ли аналогичная форма в альбомах унифицированных документов или нет. В кадровой службе каждое действие подлежит оформлению первичным учетным документом, который должен содержать обязательные реквизиты (п. 2 ч. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете):
1) наименование документа;
2) дата составления документа;
3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
4) содержание факта хозяйственной жизни;
5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лица (лиц), совершившего операцию и ответственного за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного за оформление свершившегося события;
7) подписи лиц. предусмотренных предыдущим пунктом, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Почти все приведенные данные и раньше содержались в унифицированных формах; они практически не изменились, конкретизированы лишь требования к подписи: теперь она должна быть расшифрована, чтобы можно было идентифицировать уполномоченное лицо. Кроме того, законодательство не устанавливает каких-либо ограничений на включение в первичные учетные документы дополнительных сведений, связанных со спецификой хозяйственной жизни конкретной организации.
Так как в законе нет запрещения на использование существующих унифицированных форм кадровых документов, а самостоятельная разработка первичных документов потребует материальных и временных затрат, то рекомендуется применять указанные формы. Для этого в них достаточно добавить поле «Расшифровка подписи» и удалить коды, номер формы и ссылку на постановление Госкомстата. В ч. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете указано, что разработка первичных документов возлагается на бухгалтерию. Однако документы по кадровому учету должны создаваться службой управления персоналом. Согласовывать с бухгалтерией придется следующие формы: № Т-3 (штатное расписание), № Т-7 (график отпусков), № Т-13 (табель учета рабочего времени) и некоторые другие из числа тех, что обычно передаются в бухгалтерию для исполнения.
После корректировки унифицированных форм для деятельности кадровой службы организации необходимо издать приказ об их утверждении с приложением всех форм в виде альбома.
Актуальная рекомендация
Работникам кадровой службы в графике документооборота организации необходимо прописать движение следующих первичных документов:
— приказ о приеме работника(ов) (формы № Т-1, № Т-1а);
— личная карточка (форма № Т-2);
— штатное расписание (форма № Т-3);
— приказ о перемещении работника(ов) (форма № Т-5, № Т-52);
— приказ об отпуске работника(ов) (формы № Т-6, № Т-ба);
— график отпусков (форма № Т-7);
— приказ о прекращении трудового договора с работником(ами) (формы № Т-8, № Т-8а);
— приказ о направлении в командировку (форма № Т-9);
— приказ о поощрении работника(ов) (формы № Т-11, № Т-11а);
— табель учета рабочего времени (форма № Т-13).
Первичный учетный документ, как правило, составляется при совершении какого-то факта хозяйственной жизни, а если это невозможно, то сразу после его окончания. Работник, фиксирующий и отвечающий за оформление действия, должен обеспечить достоверность и своевременную передачу документа для регистрации. Первичный документ оформляется на бумажном носителе и (или) в электронном виде и заверяется электронной подписью.
Форма графика документооборота для кадровой службы не унифицирована; документ может быть представлен в виде схемы или перечня работ. Независимо от выбранной формы график документооборота должен включать следующие сведения:
1) порядок создания документа;
2) полное наименование документа;
3) количество экземпляров;
4) информация о лице, ответственном за исполнение;
5) информация о лице, ответственном за получение, выписку и оформление;
6) информация о том, кто утверждает, визирует и подписывает документ;
7) сроки исполнения документа;
8) информация о лице, направляющем документ, и месте назначения;
9) дата и порядок представления документа;
10) данные о проверяющем лице;
11) дата и срок исполнения;
12) порядок передачи документа в архив — исполнитель и срок передачи.
Создание графика документооборота организации — довольно сложная работа: составителям необходимо подробно ознакомиться с деятельностью различных подразделений и служб; проанализировать имеющиеся положения о службах, должностные инструкции и т.д. Можно провести опрос работников и руководителей подразделений, определить перечень их требований к кадровой службе. Желательно составить этот документ так, чтобы каждому исполнителю было ясно, какова его роль в общей деятельности. Чем подробнее будет описан процесс взаимодействия между подразделениями, тем выше окажется эффективность работы.
График документооборота необходимо согласовать с заинтересованными лицами и подразделениями (лучше всего под роспись), а затем утвердить у руководителя организации. Выписки из утвержденного графика документооборота, относящиеся к сфере деятельности определенного исполнителя, должны быть вручены под роспись, что позволит требовать представления документов в установленные сроки. Внедрение графика документооборота позволяет повысить эффективность управления организации в целом, избежать дублирования документов и улучшить качество функционирования подразделений.