Внешние и внутренние организационные коммуникации

Управленческие коммуникации

План лекции:

1. Коммуникационный процесс: его элементы и этапы. Обратная связь и шумы в информационной системе.

2. Внешние и внутренние организационные коммуникации.

3. Неформальные коммуникации.

4. Совершенствование коммуникаций.Роль информационных технологий в коммуникационном процессе.

 

Коммуникационный процесс: его элементы и этапы. Обратная связь и шумы в информационной системе

Термин «коммуникация» (от лат. communicare — делаю об­щим, сообщение, передача) в смысловом аспекте социального взаимодействия — это обмен мыслями, сведениями, идеями, пере­дача того или иного содержания от одного сознания (коллектив­ного или индивидуального) к другому посредством знаков, зафик­сированных на материальных носителях. Коммуникация представ­ляет собой социальный процесс, отражающий общественную структуру и выполняющий в ней связующую функцию.

Коммуникативная подсистема — относительно самостоятельный элемент системы управления, представляющая собой:

· сово­купность информации, информационных потоков как средство обеспечения согласованности в управлении;

· совокупность связей, многообразных взаимодействий и управленческих отно­шений в системе управления;

· пространство, в котором формируются и функциониру­ют органы власти и управления.

 

КОММУНИКАЦИОННЫЙ ПРОЦЕСС —

 

Основная цель коммуникационного процесса — обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Вы, конечно, сами сталкивались со случаями малоэффективного обмена информацией с друзьями, семьей, сотрудниками на работе. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление о стадиях процесса, в котором участвуют двое или большее число людей.

Элементы и этапы процесса коммуникаций

 

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента.

1., лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.

2., собственно информация, закодированная с помощью символов.

3., средство передачи информации.

4., лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача — составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы таковы:

1.

2.

4.

 

 

Рис. 1. Простая модель процесса обмена информацией

 

Эти этапы проиллюстрированы на рис. 1 в виде простой модели процесса коммуникаций.

Важную роль в коммуникациях играет обратная связь. При наличии такой связи отправитель и получатель обмениваются коммуникационными ролями. В коммуникациях существует шум, который может изменить содержание информации

Шум –

 

Рис. 2. Процесс обмена информацией как система с обратной связью и шумом

 

Управленческие коммуникации —

 

 

Внешние и внутренние организационные коммуникации

Организация функционирует во внешней среде, которая является изменчивой и неопределенной. Для успешной работы в таких условиях должны использоваться различные средства коммуникации с составляющими своего внешнего окружения.

Одной из основных задач является установление взаимосвязи с потребителями, существующими и потенциальными. Такая взаимосвязь происходит через маркетинговые средства:

- реклама и PR (связь с общественностью),

- отчеты о деятельности компании в прессе,

- имидж организации,

- участие в выставках, а также через торговые организации.

В последнее время многие организации создают специальные подразделения по сбору и переработке информации, исходящей из внешней среды. Это помогает создавать прочные связи с потребителями, учитывать их потребности, что является основой долговременного существования современных организаций. Организация также поддерживает связи с представителями государственных и политических структур, используя лобби, поддерживая различные политические акции. Существует большое разнообразие и других форм коммуникации между организацией и ее внешней средой.

Рис. 3. Виды коммуникаций

 

Коммуникации между уровнями управления и подразделениями называются межуровневыми (или внутрифирменными). К ним относятся:

• вертикальная коммуникация, или коммуникация по нисходящей и коммуникация по восходящей. Ее подвидами являются: коммуникация руководитель-подчиненный и коммуникация между руководителем и группой;
• горизонтальная коммуникация, или коммуникация между различными подразделениями.

 

К вертикальным коммуникациям относятся коммуникации сверху вниз и снизу вверх

Нисходящие коммуникации решают пять основных задач:

1) ознакомление работников с целями организации с целью осознания ими важности выполняемой работы;

2) изложение конкретных инструкций по выполнению работ;

3) обеспечение понимания работы и ее связи с другими задачами организации;

4) предоставление информации о процедурах и методах работы;

5) обеспечение подчиненных информацией обратной связи о результатах деятельности организации.

Итак, коммуникации сверху вниз помогают связывать различные уровни организации, координировать их деятельность. Вместе с тем для коммуникаций сверху вниз характерен ряд недостатков:

- создание предпосылок для формирования авторитарной системы;

- значительная загрузка подчиненных работой;

- постоянные потери информации в результате искажений, ошибочной интерпретации.

Одним из методов преодоления этих проблем является организация потоков информации снизу вверх (восходящие коммуникации), т.е. налаживание эффективной обратной связи.

Организация состоит из множества подразделений, между которыми необходима координация действий, поэтому должна существовать горизонтальная коммуникация, или коммуникация между различными подразделениями.

 

К аспектам, которые могут вызывать проблемы в коммуникациях, можно отнести также неудовлетворительный состав и использование комитетов, рабочих групп, кадров вообще, а также способ организации власти и распределения задач. Наконец, создавать проблемы при обмене информацией могут конфликты между различными группамиили отделами организации. Ясно, что плохо проработанная информационная система может снижать эффективность обмена информацией и принятия решений в организации.

Различают три области проблем в коммуникации:

1)

2)

 

3)

 

Руководитель от 50 до 90% своего времени тратит на разговоры, поэтому среди внутрифирменных коммуникаций необходимо выделить прямой межличностный обмен информацией.

Межличностные барьеры рассматривают, сосредоточивая внимание на:

- восприятии;

- семантике;

- обмене невербальной информацией;

- некачественной обратной связи;

- гибкому слушанию.