Arzumanyan A.A.1, Khizhova E. M.2
1 Plekhanov Russian University of Economics
Moscow, Russia
E-mail: alena.arzumanyan1408@gmail.com
2 Plekhanov Russian University of Economics
Moscow, Russia
E-mail: katehigova@gmail.com
Annotation. Currently, automation of budgeting processes is one of the components of the formation, execution and planning of budgets. The relevance of the topic is obvious, at the moment both state, municipal, and large enterprises, and small enterprises are in need of reliable information about the financial results of their activities for proper management decision-making. The amount of information is huge, and of course only with the introduction of automation of budget planning, accounting, it is possible to respond promptly and in a timely manner to the ongoing processes in the economy. Without the use of software, it is impossible to carry out multi-stage and multivariate budget planning, to carry out their adjustment.
Keywords: automation system, budget planning, budget control, information technology, document management.
Бюджетное проектирование — это непрерывный процесс составления и исполнения бюджетов. В системе законодательства России имеется специальный кодекс – Бюджетный кодекс РФ, где утверждены правила составления и исполнения бюджетов всех уровней.
Бюджетное планирование сейчас необходимо не только государству, но даже домохозяйствам. Это планирование действий всех участников процесса, для любых видов деятельности, любых предприятий и организаций, который определяет ожидаемые показатели экономической эффективности.
Сейчас экономическое развитие страны и мира находится в кризисе, и одна из основных задач — это сохранить предприятия, рабочие места, остаться конкурентоспособным. И вопросы бюджетного планирования охватывают анализ количественных и качественных показателей отраслей, экономики регионов, что позволяет учесть большой объем показателей и внедрение информационных технологий — это необходимость. Именно возможности специализированных автоматизированных программ позволяют планировать многомерный бюджет, применять различные методики.
При изучении данного вопроса были выявлены следующие тенденции: сейчас используют системы автоматизации промышленных разработок, это говорит о том, что требования возросли и отдельные продукты не закупают, а требуют системный подход, единый документооборот, делопроизводство, бухгалтерский учет, анализ, планирование, контроль исполнения, т. е. комплексный системный продукт.
Сейчас на рынке имеются достаточно большой спектр программных продуктов, разработанных российскими и зарубежными разработчиками.
Программа Document – это архивация документов, автоматизация обработки документов.
Очень распространенный продукт Microsoft Exchange - сервер в комплекте с клиентским приложением MicrosoftOutlook. Эта программа совмещает в себе планирование и документооборот. В качестве самой применяемой используется продукт Microsoft Excel, которая позволяет формировать любые формулы, взаимосвязи и прогнозы. Самая дешевая и распространенная.
IBM/Lotus также широко используемый продукт, базой является автоматизация документооборота, архивация и дополнительная система организации групповых взаимодействий.
Oracle представляет собой продукт, обеспечивающий управление оцифрованным образом, управление хранением, архивации, сканирование, преобразование, форматизация.
PROPHIX - программный продукт для решения множества финансовых задач. Прост в применении и не требует дополнительных услуг программистов для адаптации программы. Основа электронные таблицы расчетов финансовых показателей, позволяет использовать в многопользовательском режиме. Составление расходов, доходов, прогнозирование в течение года.
Oracle Financial Analyzer (OFA) - программа многофункциональная, позволяет моделировать бюджеты в разрезе, анализ, документооборот. Система не перегружается, но дорогостоящая настройка.
Hyperion Pillar - очень легкая в освоении, гибкая, может составлять отчеты по российским требованиям бухгалтерского учета, аналитика, но планирование только по месяцам, тяжело применять по регионам.
Adaytum e.Planning Analyst - документооборот, регламент, контроль исполнения бюджетов удобный, в таблицах отображаются плановые и фактические показатели. Можно посмотреть любые суммарные выражения, но только одного объекта, приходится набивать сводные вручную.
EPS Prophix Budgets и EPS Prophix Enterprise - большое количество пользователей, не перегружается, удобный интерфейс, дает возможность одновременно посмотреть и формулу и результат, формирует сводные отчеты. Возможности построения моделей ограничены.
«Хомнет Консалтинг» рекомендует автоматизировать бюджетирование с помощью «1С: Предприятие 8». Автоматизация бюджетирования и финансового планирования на базе «1С:Предприятие 8» позволит максимально быстро и удобно наладить загрузку фактических данных в необходимых разрезах в бюджетную систему.
Программный комплекс «Бюджет-КС» - предназначен для автоматизации процессов проектирования, анализа и исполнения бюджетов на региональном и местном уровнях.
Продукты «Кейсистемс» охватывают сферы государственного финансового управления и контроля. Там осуществляется организация в многоуровневой архитектуре – от однопользовательской системы до комплекса, охватывающего целый субъект Российской Федерации.
АС «Бюджет» НПО «Криста» - это программа, направленная на улучшение бюджетного контроля с помощью автоматизации проверки платежных поручений, контрактов и договоров на наличие лимитов бюджетных обязательств, проверки уведомлений на внесение изменений в лимиты бюджетных обязательств и бюджетную роспись, всевозможных логических контролей документов и т. д.; обмен платежными документами посредством электронного документооборота с банком и Федеральным казначейством; налаживание электронного обмена со всеми главными распорядителями бюджетных средств, что позволяет финансовому управлению принимать и обрабатывать платежные документы в электронном виде.
Информационные технологии затрагивают все больше сфер деятельности человека. Это дает возможность в краткие сроки получить большой объем информации, выполнить больше функций. Но, в свою очередь, целью автоматизации должна быть не контрольная функция, не облегчение труда, а организация эффективного труда человека, возможность идти в ногу со временем.
При планировании бюджетов стоят задачи многофункциональности, стоимости и внедрения. Но объективно оценить ту или иную программу сложно, так как пока не поработаешь - не узнаешь. Многие провайдеры основной акцент делают на стоимость программ.
Поэтому одним из главных приоритетов при внедрении должно быть легкость ее внедрения и использования. Параметры работы должны соответствовать программному обеспечению, чтобы не было необходимости приглашать программистов для адаптации программы.
Изучив программные продукты в сфере бюджетного планирования, хочется обратить внимание на следующие аспекты при выборе автоматизированных программ, которые представлены на рисунке 1, вытекающие из практического опыта.
Рисунок 1. Основные характеристики программ бюджетного планирования
На данном рисунке собраны не все задачи, возникающие в процессе планирования бюджетов, но основные функциональные. Мы видим, насколько многозадачные вопросы планирования бюджетов и вопросы автоматизации при планировании бюджетов сверх актуальны.
Сейчас с цифровизацией всей нашей жизни возникает вопрос безопасности. С одной стороны, для финансистов очень важно в программном продукте получать справочные материалы, их изменения для внесения корректировок, это говорит об открытости бюджетов, но они не должны быть безграничны. Хранение и передача данных должна происходить в зашифрованном виде. Должна быть лицензирована, поддерживать резервное копирование.
Далее, хотелось бы обратить внимание на стоимость программных продуктов. Потому что очень часто покупаешь программу и дальше начинается оплата контента, дополнительной опции и т. д. Поэтому перед покупкой необходимо посмотреть включена ли техническая поддержка, консультации и т. д., все необходимые нюансы собраны на рисунке 2.
Рисунок 2. Характеристики автоматизированной системы планирования бюджетов
Далее нужно обратить внимание, что внедрение автоматизации при планировании бюджетов, это не только покупка программного продукта и как описывалось выше различные нюансы, но и возможность обновления до новой версии.
Одной из предпосылок возможности эффективного внедрения автоматизации бюджетного планирования - это создание совместной рабочей группы с участием специалистов заказчика и исполнителя, для максимального содействия в обеспечении данного проекта.
На рынке услуг автоматизации бюджетного планирования множество компаний, которые рекламируют свой продукт и приводят список компаний, где используется их продукт. Нужно затребовать полный список клиентов и пообщаться с ними прежде, чем ее закупать.
Внедрение автоматизированной программы бюджетного планирования может быть удачной и эффективной в том случае если соблюдены сроки внедрения; программа соблюдает требованиям (рисунок 1 и 2); выявлены ошибки в бюджете, без применения покупаемой программы; имеется полный комплект документации.
Также оценить эффективность внедрения позволяет создание модели бюджета, на основе тех данных по которым создавался бюджет вручную. Выявление соответствия двух бюджетов, а также в пользу использования автоматизированной повышает доверие.
При организации последующего автоматизированного планирования необходимо выделить центры финансовой ответственности, закрепление доходов, расходов, инвестиционных затрат, финансовых результатов за персоналиями. Выстроив финансовую структуру, можно переходить к системе управленческой отчетности, аналитике и построения бюджетной модели.
Бюджетная модель формируется в виде системы операционных, функциональных и основных бюджетов, основанных на финансовой структуре, правилах распределения косвенных расходов, описания бюджетного формирования. Все это формируется на основании автоматизированных регламентов.
Далее этап автоматизации состоит из следующих составляющих: экспресс-обследование, разработка технического состояния, настройка и тестирование. И обязательное условие внедрения автоматизации — это обучение сотрудников работе на новом программном продукте.
Таким образом, можно сделать вывод, что успех реализации процесса выбора и внедрения автоматизации планирования бюджетов базируется на следующих факторах: обоснованно и правильно выбранный тип автоматизированной системы, учитывающей специфику планирования экономики региона, отрасли, производства, предприятий с особенностями архитектуры информационной базы;
разработанная и внедренная методология процессов бюджетирования, планирования и управленческого учета; наличие рабочей группы необходимой для внедрения процессов автоматизации.
Совершенствование процесса планирования бюджетов является актуальным вопросом. Эффективная система управления и формирования доходов и расходов страны, позволяет увеличить экономическую эффективность и экономическую безопасность страны. Внедрение автоматизированных программ решает задачи результативного, оперативного решения вопроса управления бюджетными средствами. Автоматизированные системы бюджетного планирования служат решению стратегических задач развития экономики страны в целом, так и отдельного предприятия. Планирование бюджетных процессов на основе автоматизации упрощает и помогает принять правильное управленческое решение. Возрастает эффективность принятия управленческих решений.
Конечно, нельзя оценить эффективность по соотношению затрат на ее покупку и внедрение. Основной эффект от внедрения автоматизации это своевременность и качество управления, а не минимизация затрат, это уже задача другого уровня. И все же некоторые параметры расчетов эффективности внедрения автоматизации планирования бюджетов имеются. Например, программы могут блокировать ненужные покупки и закупки, что, конечно, приводит к экономии, сохранности и высвобождении оборотных средств. Программа 1С провела исследования и выявила следующие показатели: повышение производительности в среднем на 16–28%; снижение дебиторской задолженности в среднем на 7–11%; снижение себестоимости закупаемых материалов в среднем на 8–13%.
В заключение хочется сказать, что внедрение автоматизации планирования бюджетов процесс очень затратный, длительный, муторный, но позволяет качественно повысить эффективность бюджетов, доходов государства в целом, так и отдельных товаропроизводителей.
Список литературы
1.Бюджетный кодекс Российской Федерации от 31.07.1998 N 145-ФЗ (ред. от 03.08.2018, с изм. от 11.10.2018)
2.Федеральный закон от 22.12.2005 N 176-ФЗ (ред. от 26.04.2007). О внесении изменений Федеральный закон «О бюджетной классификации Российской Федерации» и Бюджетный кодекс> Российской Федерации
3.Афонин, А.М. Теоретические основы разработки и моделирования систем автоматизации: Учебное пособие / А.М. Афонин, Ю.Н. Царегородцев, А. М. Петрова. - М.: Форум, 2017. - 336 c.
4.Быкова, Н. Н., Шайдуллова, А. И. Содержание и принципы формирования доходов бюджетов разных уровней // Молодой ученый. — 2019. — №14. — С. 141–146.
5.Галухин, А. В. Устойчивость бюджетной системы региона: проблемы и пути их решения /А. В. Галухин//Известия высших учебных заведений. Серия «Экономика, финансы и управление производством». -2019. -№ 2. -С. 41–49.
6.Клепцова, О.Ю. Бюджетирование в "1С: Предприятии 8". Информационные технологии бюджетного управления / О. Ю. Клепцова. - М.: 1С, 2007. - 521 c.
7.Левдонский, А.А. Бюджетные риски и устойчивость Федерального бюджета/ Экономика, предпринимательство и право. 2018. Т. 6. № 2. С. 175–184.
8.Николаева, Т. П. Бюджетная система РФ: учебно-практическое пособие/Т. П. Николаева. -М.: Изд. центр ЕАОИ, 2019. -380 с.
References
1. Budget Code of the Russian Federation of 31.07.1998 N 145-FZ (as amended on 03.08.2018, with amendments. dated 11.10.2018)
2. Federal Law No. 176-FZ of 22.12.2005 (as amended on 26.04.2007). On Amendments to the Federal Law "On Budget Classification of the Russian Federation" and the Budget Code >of the Russian Federation
3. Afonin, A.M. Theoretical foundations of development and modeling of automation systems: Textbook / A.M. Afonin, Yu.N. Tsaregorodtsev, A.M. Petrova. - M.: Forum, 2017. - 336 p.
4. Bykova, N. N., Shaidullova, A. I. The content and principles of budget revenue formation at different levels // Young scientist. - 2019. - No.14. - pp. 141-146.
5.Galukhin, A.V. Stability of the regional budget system: problems and ways to solve them /A.V. Galukhin//News of higher educational institutions. Series "Economics, Finance and Production management". -2019. -No. 2. -pp. 41-49.
6.Kleptsova, O.Y. Budgeting in 1C: Enterprise 8. Information technologies of budget management / O. Y. Kleptsova. - M.: 1C, 2007. - 521 p.
7. Levdonsky, A.A. Budget risks and sustainability of the Federal budget/ Economics, Entrepreneurship and Law. 2018. Vol. 6. No. 2. pp. 175-184.
8.Nikolaeva, T. P. The budget system of the Russian Federation: an educational and practical manual/T. P. Nikolaeva. -M.: Publishing house of the EAOI Center, 2019. -380 p.