Отметка о приложении используется при оформлении писем и документов, к которым прилагаются другие документы.
В письме отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
Приложение: 1. на 2 л. в 1 экз.
2. на 10 л. в 2 экз.
Если письма имеет приложения, не названные в тексте, то наименования приложенных документов перечисляются с указанием количества листов и экземпляров каждого документа, например:
Приложение: 1. Заключение на проект... на 3 л. в 2 экз.
2. Справка о доработке... на 3 л. в 1 экз.
Если к письму прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: письмо от 05.06.2005 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
Приложение: брошюра в 2 экз.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.
Если приложениями к письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, в отметке о приложении наименование приложенного документа не указывается.
На приложениях к документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (приложение №1, приложение №2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:
Приложение №2
к приказу НИУ ВШЭ
от 15.08.2012 №6.18.1-09/01
Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа, например:
Приложение №1
УТВЕРЖДЕНО
приказом НИУ ВШЭ
от 15.08.2012 №6.18.1-09/01
Отметка о наличии приложения к документу печатается отделяется от текста документа 2 межстрочными интервалами.
Подпись.
Наименование должности печатается через 3 межстрочных интервала от текста, от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля. Инициалы и фамилия печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности, инициалы указывают перед фамилией через пробел, например:
Наименование должности И.О. Фамилия
Если документ оформлен на бланке наименование Университета в должности не указывается. Если документ оформлен не на бланке, то в состав реквизита "Подпись" входит наименование должности лица, подписывающего документ, наименование Университета (исключение: внутренние документы).
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.
Виза согласования.
Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его законодательству Российской Федерации, уставу и локальным актам Университета и распорядительным документам. Согласование может проводиться как внутри Университета, так и вне его.
Согласование проекта документа с органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или письмом.
Гриф согласования оформляется под реквизитом "Подпись" от границы нижнего поля документа.
Виза согласования включает в себя наименование должности лица, согласующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату, например:
СОГЛАСОВАНО
Должность
____________ И.О. Фамилия
Дата
Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования либо на обратной стороне последнего листа документа.
Гриф утверждения.
Реквизит "Гриф утверждения документа" располагается от границы правого и верхнего поля документа первого листа проекта документа и печатается без кавычек прописными буквами.
Реквизит "Гриф утверждения документа" состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ (включая наименование Университета), личной подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты (печатается словесно-цифровым способом), например:
УТВЕРЖДАЮ
Первый проректор
_______________ И.О. Фамилия
"__" _______________ 20__ г.
При утверждении документа приказом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО, которое склоняется в зависимости от наименования вида утверждаемого документа, например:
УТВЕРЖДЕНО
приказом НИУ ВШЭ
от 15.08.2012 №6.18.1-09/01
Каждая составная часть реквизита "Гриф утверждения документа" печатается с новой строки через 1 межстрочный интервал и выравнивается от левого поля, а также может центрироваться относительно самой длинной строки. Длина строки не должна превышать 9 - 10 см и ограничивается правым полем.
При наличии нескольких грифов утверждения документа их располагают на одном уровне.
Оттиск печати.
Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Печать ставится на свободном от текста месте. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ и личную подпись.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.