Докладная записка – документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса, и в случае необходимости – выводы и предложения составителя по решению.
Объяснительная записка – документ, объясняющий причины, какого – либо действия, события, факта или поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчёта, проекта постановления, приказа и др.). В последнем случае он может называться пояснительной запиской.
Докладные и объяснительные записки являются справочно-информационными документами и играют важную роль в документировании управленческой деятельности. Они служат не просто для передачи информации с одного уровня управления организацией, предприятием, фирмой на другой, но являются непосредственными основаниями для издания распорядительных документов, в тексте которых иногда предусматривается оформление соответствующей ссылке.
Докладная и объяснительная записки имеют одинаковый состав реквизитов типового формуляра, но разные цели создания, составляются в различных управленческих ситуациях. В системе организационно – распорядительной документации они имеют устойчивую сферу применения, и даже получившие в последнее время широкое распространение служебные записки не смогли, вытеснит их из так называемо, «внутренней переписки», организации.
Докладная и объяснительная записка могут составляться как по указанию руководителя предприятия, организации и структурного подразделения или вышестоящего учреждения, так и по инициативе структурного подразделения, конкретного работника или предприятия. Они являются основной для принятия управленческого решения или издания распорядительного документа и могут адресоваться руководителю данного предприятия, организации и структурного подразделения или в вышестоящее министерство, ведомство и организацию.
Оформление докладных и объяснительных записок должно соответствовать уставленным требованиям. Однако в зависимости от того, является ли документ внутренним или направляется в вышестоящую организацию, в оформление этих документов появляются свои особенности.
Докладные и объяснительные записки, направляемые за пределы данного предприятия или организации, называются внешними. Составляются они достаточно редко, но, как правило, по вопросам, имеющие существенное значение для деятельности предприятия. Поэтому оформляются они на общем бланке.
В состав типового формуляра внешней докладной или объяснительной записки входят следующие реквизиты:
наименование автора документа (организации, фирмы, может быть указано наименование вышестоящей организации, в систему которой она входит);
название вида документа (докладная записка, объяснительная);
дата;
регистрационный номер;
адресат;
место составления;
заголовок к тексту;
текст;
подпись.
При оформлении внешних докладных и объяснительных записок угловое расположение реквизитов является предпочтительным.
Например:
Северный административный
округ г. Москвы
Муниципальный
книжный магазин
«Лира»
Название вида документа (докладная записка, объяснительная записка) оформляется ниже наименование предприятия или организации прописными буквами.
Дата оформляется цифровым способом (19.03.04) от границы левого поля ниже названия вида документа или объяснительной записки является датой её подписания и отправки. Дата проставляется лицом, подписывающим документ.
Регистрационный номер помещается справа от даты на одной строке с ней и представляет собой простой порядковый номер (№ 25). Иногда он может включать в себя индекс структурного подразделения, номер дела по номенклатуре дел и порядковый докладной записки (№ 09-14/25).
Адресат оформляется в правом верхнем углу на уровне первой строки в наименовании автора и формулируется в соответствии с установленными требованиями. Например, адресование вышестоящей организации или структурному подразделению оформляется в именительном падеже:
Префектура Юго-Восточного
административного округа
г. Москвы
Центр делового сотрудничества
Адресование первому руководителю (иногда и его заместителям) формулируется в дательном падеже (кому?), причём в наименование должности включается полное наименование организации или предприятия-адресата, а перед фамилией может указываться сокращённая форма от принятого, но пока не ставшего нормой вежливого обращения «господину», «госпоже»:
Председателю
Московской
лицензионной палаты
г-ну Лямину А.Е.
Адресование другому конкретному должностному лицу формулируется следующим образом:
Комитет по культуре
Правительства Москвы
(именительный падеж)
Начальнику отдела театров
и концертной деятельности
Можаевой Л.А.
(дательный падеж)
Заголовок к тексту докладной записки оформляется в левом верхнем углу под бланком от границы левого поля. Заголовок кратко отражает содержание документа, отвечает на вопрос «О чём?», начинается отглагольным существительным с предметом «О» и обычно не превышает 3-5 строк, напечатанных через 1 межстрочный интервал (фланговым способом).
Структура текста докладной или объяснительной записки зависит от цели её создания.
Например, текст инициативной внешней докладной записки состоит, как правило, из двух частей.
В одной содержится точное и объективное описание события или ситуации, их оценка составителем и другая аргументируемая информация о необходимости принятия тех или иных управленческих решений. Архаичный оборот «Довожу (Доводим) до Вашего сведения …» в этой части текста не употребляется. В другой части текста формулируются выводы, предложения и рекомендации. Характерными для этой части текста являются глаголы «предлагаю (-ем)», «считаю (-ем) необходимым», «прошу (просим)».
Две части выделяются в случае необходимости и в тексте объяснительной записки.
В одной – кратко констатируется или излагается содержание положений, пунктов и разделов основного документа или управленческой ситуации, фактов и событий. В другой – объясняются причины, приводятся расчёты, экономическое и юридическое обоснование и другие доказательства.
Информационные и отчётные докладные записки содержат, как правило, только одну часть текста – перечисление сведений о выполнении каких-либо заданий, поручений, планов и т. п.
Пояснения к положениям, разделам и пунктам основного документа в объяснительной (пояснительной записке) также могут быть оформлены как одна часть текста и располагаться по степени их значимости по пунктам. Они могут быть также пронумерованы в соответствии с номерами положений, разделов и пунктов основного документа.
Текст может быть представлен в виде сплошного связного текста, а также в форме таблицы или сочетании этих форм в соответствии с установленными требованиями.
Внешнюю докладную или объяснительную записку подписывает, как правило, первый руководитель предприятия или организации, а в некоторых случаях – его заместители в пределах их компетенции.
Подпись оформляется через 2-3 интервала ниже текста от границы левого поля и включает наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись и расшифровку подписи.
В случае необходимости в формуляр внешней докладной или объяснительной записки включается реквизит «отметка о наличии приложений», которая располагается от границы левого поля ниже текста. Если приложения полностью названы в тексте, то форма отметки следующая:
Приложение: на 2 л. в 1 экз.
Если документы-приложения не названы в тексте, то в отметке необходимо перечислить их названия с указанием количества экземпляров.
Например:
Приложение:
1 Договор о разработке научно-технической продукции от 19.02.04 на 2 л. в 1 экз.
2 Акт сдачи-приёмки научно-технической продукции по договору от 19.03.04 № 2 на 1 л. в 3-х экз.
Текст, относящийся к отметке о наличии приложений, печатается через 1 межстрочный интервал.
Муниципальное предприятие
при Правительстве Москвы
«Экспресс-реклама»
Заместителю председателя
Московской регистрационной
палаты
Докладная записка
Г-ну Мазкову В.В.
19.03.04 № 14
Москва
Об утверждении формы
паспорта регистрации
вывесок торговых предприятий
Во исполнение распоряжения Правительства Москвы от 20.02.04 № 136-р «О приведении в порядок вывесок и витрин торговых предприятий в г. Москве» нами разработана автоматизированная система регистрации вывесок.
Для внедрения системы с 01.04.04 прошу Вас утвердить единую машиноориентированную форму «Паспорт регистрации вывески торгового предприятия в г. Москве».
Приложение: на 1 л. в 5 экз.
Генеральный директор (личная подпись)
И.А.Истрин
Северный административный округ
г. Москвы
Общество с ограниченной
Ответственностью
«Продовольственный магазин
№ 35 «Наташа»
Начальнику Отдела
Госинспекции цен
Префектуры Северного
административного
округа г. Москвы
г-ну Костикову Л.П.
Объяснительная записка
19.03.04 № 17
Москва
О размере торговой надбавки
Ассортиментный перечень продовольственных товаров, которые магазин будет реализовывать по социально низким ценам в подарочных наборах к Празднику 9 мая, был утверждён Управлением потребительского рынка 01 марта 2004 г.
В пунктах 6. «Сахар» и 7. «Кондитерские изделия» при расчёте розничной цены процент торговой надбавки нашего магазина составил 10%, что полностью соответствует распоряжению Правительства Москвы от 14.01.04 № 56-р.
Генеральный директор (личная подпись)
Г.Д.Андреева
Внутренние докладные и объяснительные записки, адресуемые руководителю предприятия, организации или структурного подразделения, составляются значительно чаще и, как правило, являются непосредственными основаниями для издания приказов по основной деятельности, по личному составу и распоряжений.
Внутренняя докладная или объяснительная записка оформляется на чистом листе бумаги с угловым расположением реквизитов по образцу общего бланка. Формуляры этих документов совпадают и состоят из следующих реквизитов:
Наименование структурного подразделения – автора; название вида документа; дата; регистрационный номер (только в случае необходимости); заголовок к тексту; адресат; текст; подпись.
Наименование структурного подразделения – автора (где непосредственный составитель документа занимает конкретную должность) оформляется в верхнем левом углу листа бумаги от границы левого поля.
Название вида документа (докладная или объяснительная записка) оформляется прописными буквами на следующей строке также от границы левого поля.
Дата является датой составления и подписания документа и оформляется цифровым способом (19.03.04).
Регистрационный номер на внутренних докладных записках проставляется только в случае необходимости.
Адресат оформляется в правом верхнем углу на уровне первой строки в наименовании структурного подразделения и формулируется в дательном падеже. В адресате указывается конкретное наименование должности, фамилия и инициалы руководителя.
Например:
Начальнику транспортного
отдела
Трофимову О.Ф.
При адресовании первому руководителю название предприятия, входящее в состав наименования его должности, указывается, как правило, сокращённо:
Ректору ВАВТ
Шорину А.Б.
Заголовок к тексту располагается через 2-3 межстрочных интервала ниже даты и номера в верхнем левом углу.
Если текст внутренней докладной или объяснительной записки не превышает 6-8 строк, то заголовок к нему допускается не формулировать.
Структуры текста внутренних докладной и объяснительной записок также похожи.
Внутренняя докладная записка также стоит, как правило, из двух логических смысловых частей.
В зависимости от цели создания докладной записки её текст может представлять собой только предложение автора.
В первой части текста внутренней объяснительной записки содержится подтверждение событий, признание определённого поведения, совершённых действий, поступков и нарушений, а во второй – объяснение их причин, перечисление доказательств, оправданий, иногда – ссылка на оправдательные документы. Части текста подобной объяснительной записки могут не подразделяться на абзацы и входить в состав одного предложения. Например:
«10 марта 2004 г. я опоздал на работу на 30 минут, т. к. в метро был нарушен график движения и поезд простоял в тоннеле перед станцией «Университет» с 8.30 до 8.50».
Документы, служащие оправданием, могут быть приложены к объяснительной записке. Отметка об их наличии оформляется так же, как и во внешних докладных и объяснительных записках.
Подпись оформляется через 2-3 межстрочных интервала ниже текста и состоит из наименования должности лица, составившего докладную записку, личной подписи и её расшифровки.
Аналитическая лаборатория
Директору хлебозавода «Нива»
Докладная записка
Горбуновой В.П.
10.03.04
Лаборатория не может качественно осуществлять входной контроль поступающего вспомогательного материала и муки, т. к. лабораторная печь и лабораторная тестомесильная машина давно не работают.
Прошу дать указание отделу материально-технического снабжения срочно закупить необходимое оборудование.
Приложение: заявка на приобретение оборудования на 1 л. в 1 экз.
Заведующий лабораторией (личная подпись)
И.И. Истомина
Научно-исследовательский
отдел автоматики
Заместителю директора
Политехнического музея
Объяснительная записка
Хитрову И.Н.
10.03.04
08 марта 2004 г. в зале № 8 посетителями был сломан макет промышленного робота ПР-222, инвентарный № 71547.
Поломка была совершена в моё отсутствие, т. к. с 05 марта я замещаю на 0.5 ставки музейного смотрителя отдела космонавтики и обхожу закреплённые за мной залы по специальному графику.
Музейный смотритель (личная подпись)
Н.П. Ковалёва