Мониторинг - специально организованное, систематическое наблюдение за состоянием объектов, явлений, процессов с целью их оценки, контроля или прогноза.
Основная сфера практического применения мониторинга - это информационное обслуживание управления в предметных областях деятельности. Мониторинг является одной из компонент контроллинга. Мониторинг представляет собой сложное и неоднозначное явление, он используется в различных сферах и с различными целями, но, при этом, обладает общими характеристиками и свойствами. Вместе с тем, степень изученности и интенсивность использования его в разных сферах деятельности неравнозначны. Важность мониторинга определяется тем, какие он должен выполнять функции, к которым отнесем следующие:
· наблюдение за состоянием организации на основе установленных системой показателей (индикаторов);
· определение степени отклонения фактически полученных данных о деятельности организации от предусмотренных;
· проведение диагностики с целью выявления состояния организации, причины появления проблем в управлении и на основе полученных данных об отклонениях или серьезных ухудшениях в состоянии и развитии сформировать основания для возможных путей ее решения;
· предложение оперативных, своевременных управленческих решений по нормализации деятельности всей организации в соответствии с поставленными стратегическими целями и выработанными плановыми показателями;
· позволяет осуществлять регулярную текущую корректировку целей и показателей развития организации в случае ее необходимости, включая стратегические.
Чтобы мониторинг действительно мог оказывать существенную помощь руководству организации, необходимо формирование его системы на основе научно разработанной методологии и практико-ориентированных методик.
Разработка мониторинга невозможна без четкого определения показателей изучаемой системы, в данном случае - муниципального образования. Понятие показателя используется достаточно широко в различных областях. Показатель выступает методологическим инструментом, обеспечивающим возможность проверки теоретических положений с помощью эмпирических данных..
Таким образом, мониторинг является не только информационной базой для выполнения функций управления, но и сам реализуется при помощи общих функций управления. Исходя из положения о том, что мониторинг выступает в качестве одной из общих функций управления, можно утверждать, что он является основой для реализации других управленческих функций, в том числе планирования, организации, мотивации, контроля и др. Мониторинг становится составной частью системы управления и его составной части - информационной подсистем, а также мониторинг является общей необходимой функцией управления муниципальным образованием, которая позволяет выполнять другие управленческие функции, в первую очередь создает условия для качественного социально-экономического планирования любой социальной системы, тем более такой сложной, как муниципальное образование.
1.2 Виды мониторинга
Мониторинг может быть классифицирован по ряду оснований. В зависимости от оснований, можно выделить несколько видов мониторинга, которые приведены ниже.
Динамический, когда в качестве основания для экспертизы служат данные о динамике развития того или иного объекта, явления или показателя. Это самый простой способ, который может служить аналогом экспериментального плана временных серий. Для относительно простых систем, локального мониторинга (цен, доходов населения и пр.) этого подхода может оказаться достаточно. В данном случае, на первом месте в целях мониторинга стоит предупреждение о возможной опасности, а выяснение причин носят вторичный характер, в силу того, что причины достаточно прозрачны.
Конкурентный, когда в качестве основания для экспертизы выбираются результаты идентичного обследования других систем. В данном случае, мониторинг становится аналогом плана с множественными сериями испытаний. Изучение двух или нескольких подсистем большей системы проводится параллельно, одним инструментарием, в одно и тоже время, что дает основание делать вывод о величине эффекта на той или иной подсистеме. Кроме этого такой подход дает возможность оценить величину опасности, ее критичность.
Сравнительный, когда в качестве основания для экспертизы, выбираются результаты идентичного обследования одной или двух систем более высокого уровня. Такой случай носит специфический для мониторинга характер, и не рассматривается при планировании экспериментов. Он заключается в том, что данные по системе сравниваются с результатами, полученными для системы более высокого уровня.
Комплексный, когда используется несколько оснований для экспертизы. В данном случае я не рассматриваю мониторинг, который реализуется единичными измерениями, считая динамичность определяющим признаком мониторинга, хотя, в литературе можно найти примеры применения названия мониторинг к единственным испытаниям. В этом случае мониторинг вырождается в исследование по плану единичного случая, со всеми вытекающими из этого последствиями.[9]
Применительно к социальным системам, можно выделить три вида мониторинга в зависимости от его целей.
Информационный - структуризация, накопление и распространение информации. Не предусматривает специально организованного изучения.
Базовый (фоновый) - выявление новых проблем и опасностей до того, как они станут осознаваемы на уровне управления. За объектом мониторинга организуется слежение с помощью периодичного измерения показателей (индикаторов), которые достаточно полно его определяют.
Проблемный - выяснение закономерностей, процессов, опасностей, тех проблем, которые известны и насущны с точки зрения управления. Этот вид мониторинга может быть разбит на две составляющих, в зависимости от видов управленческих задач.
Проблемный функционирования - представляет собой базовый мониторинг локального характера, посвященный одной задаче или одной проблеме. Реализация этого мониторинга не ограничена по времени.
Проблемный развития - текущие задачи развития и предмет изучения этого мониторинга существует некоторое время.[9]
Также можно выделить следующие виды мониторинга:
1. Реализация программ. Данный вид мониторинга направлен на сбор информации об основных ресурсах и продуктах программы.
2. Анализ качества предоставленных услуг. Данный вид мониторинга направлен на сбор информации о качестве, предоставляемых услуг с использованием «обратной связи».
3. Финансовый менеджмент. Финансовый мониторинга используется для отслеживания направлений использования ресурсов и результатов, получаемых при использовании ресурсов.
4. Мониторинг оборудования - программа для мониторинга и управлением оборудованием - датчиками и приборами, например на предприятии. Позволяет управлять процессами дистанционно с использованием Интернет или локальных сетей.
5. Определение степени удовлетворенности клиентов. Данный вид мониторинга тесно связан с мониторингом качества услуг. Инструментами данного вида мониторинга являются различные опросы, интервью и.т.д.
При проведении мониторинга программы необходимо отслеживать следующие элементы:
1. использование ресурсов (соответствие потраченных ресурсов плану)
2. процесс выполнения программы (соответствие содержания и сроков мероприятий графику выполнения работ, соблюдение технологий, методов, процедур):
3. результаты проведения программы (на сколько достигаются поставленные цели):
4. влияние проведения программы (как проведение программы влияет на ситуацию, в чем заключается ее влияние). [17]
Таким образом, в процессе мониторинга важна методика обработки и анализа информации, а также определение лиц, которые получат данную информацию. Также следует отметить, что мониторинг стал самостоятельным направлением управленческой деятельности, где происходит интеграция измерений, исследований, эксперимента, информатики и управления. Мониторинговая система приобрела комплексный, целостный характер.
1.3 Процесс формирования мониторинга для планирования социально-экономического развития муниципального образования
Рассмотрим взаимодействие мониторинга и одной из общих общепринятых функций управления - планирования на примере муниципального образования.
Муниципальное образование выступает как сложная социально-экономическая система, которая должна одновременно обладать и устойчивостью к неблагоприятным внешним воздействиям, и нацеленностью устойчивое развитие. Управление позволяет поддерживать с одной стороны на достигнутом уровне все системы жизнеобеспечения муниципального образования, объемы и качество муниципальных услуг, а с другой стороны создавать условия для дальнейшего прогресса. Управление развитием имеет целью повышение уровня развития в соответствии с главной целью муниципального образования - повышением качества жизни его населения. Сущность управления муниципальным образованием состоит в целенаправленном воздействии органов местного самоуправления на все объекты, находящиеся в его ведении, субъекты хозяйствования и социально-экономические процессы, обеспечивающие рост качества жизни граждан на основе эффективного использования потенциала территории и гармонизации интересов государства, населения, экономических субъектов и отдельной личности. Реализация этой главной цели развития муниципального образования невозможна без создания взвешенного и оптимального планирования.
Значение планирования муниципальных образований возрастает в результате того, что в связи с переходом к рыночным отношениям значительно ослабла регулирующая роль государства. Это выразилось в сокращении государственных инвестиций в региональное развитие, отмене большинства региональных экономических и социальных дотаций.
Система планирования (и в первую очередь стратегическое) приобретает большое значение не только для властных структур, но и для всех слоев населения, проживающего на территории конкретного муниципального образования.
Для реализации процесса планирования муниципального образования любого уровня (стратегического или тактического) необходимо выполнение следующих условий:
- наличие специалистов, способных не только создать план муниципального образования, но и увязать его с плановыми показателями систем высшего уровня (республиканским, общероссийским);
- создать условия для реализации запланированного;
- наладить систему эффективного взаимодействия муниципальных органов власти с предприятиями рыночного сектора;
- владеть современной информационной базой данных, позволяющей обеспечить потребности прогнозирования перспектив территориального развития и на его основе формировать планы.
Руководство муниципальных образований испытывают потребность в информационных источниках, способных объективно отражать как текущее состояние социально-экономической сферы, так и его позитивные или негативные изменения. [16]
Важнейшим условием для эффективного планирования необходимо наличие полной, точной, оперативной информации об объекте управления. Источником такой информации выступает мониторинг социально-экономический развития территории, который в качестве инструмента выявления и учета потребностей, является ядром системы социально-экономического муниципального планирования, определяет не только перспективные цели, но и всю технологию разработки плана, его комплексность, обоснованность, сбалансированность, реальность и эффективность.
Поэтому планирование, особенно такой сложной и многогранной социально-экономической системы, какой является муниципальное образование, невозможно без системы управленческого мониторинга, включающей в себя систему показателей внутренней и внешней среды. Для реализации процесса формирования планов муниципального образования необходима современная информационная база, позволяющая обеспечить потребности прогнозирования перспектив территориального развития, и контроля выполнения планов. Именно эти функции берет на себя мониторинг, выступающий основой и прогнозирования, и контроля результатов.
Для сформированного мониторинга муниципального образования характерна и необходима территориальная всеохватность и высокая оперативность информационных потоков. Системообразующим фактором в данном случае выступает управление, задающее цель для создания мониторинга организации в целом.
Для того чтобы сформировать систему мониторинга, необходимо определить те направления управленческой деятельности или объекты, которые будут систематически отслеживаться. Далее определить те критерии (индикаторы), на основе которых полученная информация оценивалась, сравнивалась и анализировалась. Объектами мониторинга (сферой мониторинга) станут основные составляющие внутренней и внешней среды, системообразующие связи, позволяющие существовать муниципальному образованию как целостной открытой системе.
На основе выделенных критериев (индикаторов) необходимо определить исходное состояние исследуемого объекта. Важным моментом в дальнейшем явилось определение методики сбора информации. В каждом конкретном случае берутся те методики, которые позволяли быстро, с небольшими затратами, в полном объеме и достаточно объективно получить необходимые сведения. Полученная мониторинговая информация преобразовывалась в удобную для использования форму. Далее проводится анализ и прогнозирование развития исследуемого направления деятельности организации.[14]
С точки зрения управления, создание мониторинга и дальнейшее его функционирование в системе управления муниципальным образованием требует тщательного подхода. Необходимыми условиями успешной работы мониторинга выступают:
· создание системы критериев (индикаторов);
· выявление путей их сбора;
· обозначение периодичности получения данных;
· назначение ответственных за сбор и систематизацию мониторинговой информации;
· контроль реализации мониторинга;
· обработка и оформление мониторинговой информации в удобной для применения форме.
Сформированная система мониторинговых показателей будет обеспечивать всестороннее и глубокое представление о состоянии муниципального образования, а также способствовать эффективному управлению. Проводимый мониторинг обеспечивает сравнительный анализ состояния и динамики развития муниципального образования, выявления трансформационных процессов, а также осуществлять сравнение с другими муниципальными образованиями, территориями, средними показателями по стране.[16]
Анализ имеющихся систем мониторинга отдельных муниципальных образований позволяет сделать вывод о том, что мониторинг его организаторами понимается как отслеживание, т.е. определение состояния на данный момент. Особенность предлагаемой системы, позволяющей использовать мониторинг в реализации функций управления, заключается в создании системы регулярных отслеживаний, позволяющей выявить динамику процессов. Поэтому планирование должно опираться на анализ результатов мониторинга процессов развития муниципальных образований.
В силу разных характеристик, неравномерности развития и наличия множества своеобразных факторов существования муниципальных образований каждому из них следует определить свои конкретные индикаторы. Однако можно выделить общие направления мониторинга. В литературе делается попытка выделения таких показателей. В целом они представляют собой статистические данные. Интересным представляется подход, представленный в работах, но и в данном случае они не дают общей картины развития муниципального образования.[5]
Рисунок 1.1 Процесс формирования мониторинга для планирования социально-экономического развития муниципального образования[14]
Следовательно, в состав мониторинга должны входить разнообразные информационные источники, такие как статистические данные, комплексные коэффициенты социально-экономических показателей, данные социологических исследований. Особенно важными и наиболее сложными в получении являются результаты мониторинговых исследований происходящих на муниципальной территории экономических, социальных, духовных, экологических явлений в их взаимосвязи. Обобщение совокупности полученной информации способствует организации прогнозирования основных тенденций их развития муниципального образования.
Различие экономических и социальных проблем муниципального образования требуют целенаправленного отбора мониторинговых показателей (индикаторов) для того, чтобы они соответствовали состоянию данного муниципального образования, его развитию, направленности и др.[8]
Исходя из вышесказанного, можно выделить основные направления проведения мониторинга:
· показатели социального состояния муниципального образования (качество жизни населения);
· уровень экономического развития муниципального образования;
· уровень потенциала муниципального образования;
· финансово-бюджетное состояние муниципального;
· аналогичные средние показатели по РК и РФ (по данным государственной статистики);
· выполнение плановых показателей и реализации программ за предыдущий период;
· параметры внешней среды, влияющие на развитие муниципального образования.
Основные направления формируются как фундамент, на базе которого можно развивать и конкретизировать вопросы муниципального уровня, развивать их дальше исходя из главной целевой установки, к которой относится улучшение качества жизни населения. Из этой установки может вытекать решение следующих задач в этом направлении:
· повышение эффективности работы муниципального образования, к которому относятся жилищно-коммунальное хозяйство, общественный транспорт, благоустройство территории;
· совершенствование и развитие социальной инфраструктуры муниципального образования, включающей образование, здравоохранение, культуру, физическая культура и спорт;
· организация мероприятий по охране окружающей природной среды и природопользования;
· повышение эффективности использования муниципального имущества и земельных ресурсов, имеющихся в распоряжении муниципального образования;
· создание условий для роста доходной части бюджета за счет рационального использования муниципальной собственности;
· рациональное использование бюджетных средств для реализации программ и проектов (муниципальных или национальных).
Для создания системы социально-экономического мониторинга муниципального образования надлежит в каждой группе показателей выявить при помощи метода экспертных оценок. Экспертная группа должна включать в себя специалистов, практиков и теоретиков, объединенных по основным направлениям, можно по сферам жизнедеятельности муниципального образования.[8]
Первоначально они определяют частные показатели, задача заключается в разработке максимального количества показателей. На этом этапе возможно применение метода «мозгового штурма». Далее идет укрупнение параметров, создание интегральных показателей. Здесь применяется экспертный опрос методом Дельфи. Задачей этого этапа является создание системы показателей. На последнем, третьем этапе создается одна группа специалистов, в задачи которой будет входить завершение процесса формирования показателей. В результате должны быть сделаны выводы и приведены в систему, которая будет включать:
· конкретные индикаторы, которые будут отслеживаться;
· регулярность их отслеживания и сроки предоставления;
· методы, которые будут применяться при сборе этих показателей;
· вид представляемой информации;
· должностные лица, которым в соответствии с их должностными обязанностями будет вменяться сбор конкретных данных, ответственность за состояние, качество и сроки предоставления информации;
· круг (уровень) распространения мониторинговой информации.
Полученные в результате работы такой системы мониторинговые данные позволят проанализировать ситуацию, увидеть наметившиеся тенденции, построить возможные прогнозы развития муниципального образования и на их основе строить планирование социально-экономического развития муниципального образования. [9]
В результате формировании системы мониторинговых показателей управляющая подсистема муниципального образования может осуществлять ранжирование приоритетных направлений, установить наиболее важные из них и те цели, которые необходимо решать в первую очередь. Определение этих вопросов предоставит возможность выделить главные направления планирования. Если число контролируемых показателей велико, а управляющая подсистема нуждается в анализе их взаимосвязей, то руководство компании обычно проводит мониторинг с применением разнообразных современных компьютерных программ.[17]
Хотелось бы отметить еще одно свойство мониторинга, связанного с его функциональными особенностями.
В настоящее время в муниципальных образованиях сохраняется приверженность традиционным линейно-функциональным организационным структурам управления. Однако наметилась тенденция к переходу от жестких механистических организационных структур к гибким, органическим. Именно мониторинг выступает важным фактором для определения ситуации, необходимой для такой перестройки. Управленческий мониторинг позволит выявить эффективность реализации тех или иных взаимосвязей и покажет возможные пути организационного развития.
Особенностью управленческого мониторинга как функции управления заключается в том, что он, выступая как общая функция управления, создает основания для выполнения всех других управленческих функций, не только планирования. В данном случае выделенные направления мониторинговых отслеживаний могут стать основой формирования организационной структуры управления муниципальным образованием.
Построенная система мониторинга для эффективной системы планирования жизнедеятельности муниципального образования реализует и функцию контроля. Сформированные механизмы приведения в исполнение и контроль намеченных планов на основе мониторинговых данных позволяют вовремя реагировать на происходящие трансформации внутренней и внешней среды, внося необходимые коррективы в планы, программы и проекты.[17]
Таким образом, мониторинг становится составной частью системы управления и его составной части - информационной подсистемы. Из всего сказанного следует, что мониторинг является общей необходимой функцией управления муниципальным образованием, которая позволяет выполнять другие управленческие функции, в первую очередь создает условия для качественного социально-экономического планирования любой социальной системы, тем более такой сложной, как муниципальное образование.