Оговорите, в какой части выступления, вы готовы отвечать на вопросы. В течение выступления «задавайте мне вопросы, отвечу на них» или в конце «Давайте договоримся, что на все ваши вопросы буду готов ответить в конце вступления.
Если важнее контакт со слушателями, а не максимально эффективное донесение информации, то лучше разрешить задавать вопросы по ходу выступления, в любое время.
✍ 
☝ СОВЕТЫ:
- В ситуации непродолжительного (10-15 мин) выступления я бы рекомендовала вопросы оставить на потом, чтобы вас случайно не сбили с настроя или с мысли.
- Если у вас продолжительное выступление или презентация (30-50 мин), то полезно разбить ее на несколько частей и после каждого смыслового блока давать слушателям возможность задать вопросы.
- Откладывать вопросы на самый конец не стоит. Если после первой части вашей презентации в голове у слушателя засел вопрос, то слушатель во время 2, 3, 4, 5 частей вашей презентации будет думать не над тем, что вы говорите, а над своим вопросом, который вертится в голове. А мозги слушателей лучше не перегружать.
Поэтому, чтобы такого накопления отвлекающих вопросов в голове у слушателей не было - делайте раунды вопросов-ответов в конце каждого смыслового блока.
- Если у вас мотивационная речь (призыв), то лучше обойтись без вопросов в конце или в крайнем случае вынести вопросы за рамки выступления (чтобы их задавали после презентации, в неформальном общении).
Представьте следующую картину. Ленин произнес яркую, вдохновляющую речь: "Все на штурм Зимнего!!!". И когда все уже готовы бежать, воспламененные призывом, вдруг: "Стойте! Стойте! Если есть вопросы - вы можете мне их задать". Что произойдет с огнем мотивации, который с таким трудом удалось разжечь? Скорее всего, раунд вопросов-ответов, особенно если он затянется, сведет на нет все мотивационные усилия оратора.
В каждом отдельном случае вы сами будете решать, в какой момент лучше заслушивать вопросы.
☝ Сразу четко оговорите ПРАВИЛА ПОСТУПЛЕНИЯ вопросов
Например:
· Можно задавать только по одному вопросу
· Для того чтобы задать вопрос, нужно подойти к микрофону, с места нельзя.
· Вы можете установить правило задавания вопроса только в письменном виде.
· Вопрос может задать человек, предварительно поднявший руку.
Предлагая задавать вопрос, сами поднимите руку. Тем самым вы установите правило узнавания людей с вопросом.
☝ Но! Вы должны сами в точности следовать этим правилам. Одно нарушение с вашей стороны, выслушали чей-то вопрос вне очереди, пополз ропот в зале, наиболее смелые стали выкрикивать вопрос с места и уже ничто не остановит нарастающий шум и неразбериху.
Меньше всего вам нужны выкрики с мест.
Озвученное вами Правило помогает избежать путаницы, повышает степень вашего контроля над аудиторией.
Напоминаю, вы хозяин положения, вам и решать, когда пора закончить отвечать на вопросы. Лучше прекратить отвечать, когда вопросы еще поступают, чтобы подогреть интерес. Опирайтесь на заявленный регламент. Если вы сказали, что отвечать на вопросы будете не более 10 минут, то через 10 минут завершайте эту часть выступления.
Если же регламент требует прерваться, а вопросы не иссякли, предложите задать вам оставшиеся вопросы в ходе неофициальной части, по электронной почте, телефону, после выступления. Разумеется, вы должны оставить координаты для дальнейшей связи с вами.
☝ «ВЗЯЛИ» ВОПРОС. РАБОТАЕМ…
Вам задали вопрос…
Итак, вы услышали вопрос.
Стоит ли сразу же бросаться отвечать?
Не всегда!.
· Необходимо "обработать" вопрос, убедиться, что вы его правильно поняли. Сделать его понятным и интересным для всех. Сгладить острые углы, которые были в вопросе.
· Вникайте в суть вопроса. Зафиксируйте взгляд на задающем вопрос человеке. Сосредотачивайтесь на сути вопроса, а не на ответе.
· Повторите или перефразируйте вопрос. Что вам это даст:
-Перефразируя, вы становитесь источником вопроса в том виде, в каком вы его слышали.
- Кроме того, это гарантия того, что собравшиеся услышат вопрос, на который вы отвечаете.
- Повтор или перефразирование вопроса - это возможность поразмышлять над ответом.
· Объем ответа. Отвечайте кратко, но не ограничивайтесь одним «да» или «нет». Собравшимся не нужны односложные ответы, им нужен диалог. Они хотят понять, как вы пришли к тому, что они видят, понять ход ваших мыслей.
· «Привязка» ответа к выступлению. Этап состоит в том, чтобы связать ответ на вопрос с точкой зрения или выгодами, о которых говорилось в вашем выступлении. «Привязка» должна подкреплять вашу идею.
- «Вот почему мы обращаемся к вам с просьбой разрешить начать работу над проектом как можно раньше»…..
- Этот ваш справедливый и своевременный ответ подчеркивает актуальность и справедливость моей ключевой мысли в выступлении -- ПОВТОР вашей ключевой мысли.
☝ КАВЕРЗНЫЕ ВОПРОСЫ
НАПАДЕНИЕ, СТРЕМЛЕНИЕ ОГРАНИЧИТЬ ВАШЕ КОММУНИКАТИВНОЕ ЛИДЕРСТВО
Вопросы вызов, возражение, вражда, подстрекательство.
Самый лучший вариант ответа на подобные вопросы – это репозиционирование это вызова (возражения, вражды) путем перефразирования вопроса.