Чем ближе обязательная электронная приемка документов, тем активнее заказчики изучают новые правила работы. Выяснилось, что подводных камней и специфических особенностей на этапе приемки больше, чем на других этапах закупки. Эксперт Елена Панова собрала 76 вопросов, на каждый подготовила ответ.
Вопрос 1. Кто должен вести приемку — бухгалтерия или отдел закупок?
Ответ. Это зависит от того, что вы пропишете в своем внутреннем документе. Для приемки в электронной форме заказчик на уровне учреждения создает внутренний документ, например приказ, в котором определяет, кто проводит приемку. Это может быть приемочная комиссия, в составе которой есть и представители отдела закупок, и представители бухгалтерии.
| Вопрос 2. Как организовать взаимодействие сотрудников и подразделений во время приемки товаров в электронной форме? Ответ. Для приемки в электронной форме издайте внутренний документ, например приказ, в котором определите, кто проводит приемку. В нем пропишите взаимодействие сотрудников, наделите полномочиями ответственного, который будет принимать от поставщиков УПД и прикреплять все документы. Ответственный сотрудник своей КЭП или используя КЭП директора учреждения подписывает электронные акты.
|
Вопрос 3. Как поставщику сформировать УПД на поставку части товара?
Ответ. Выберите частичную приемку товара и проставьте фактически отгруженное количество.
| Вопрос 4. Где будет отражаться дата получения товара, от которой считают срок приемки? Ответ. Дата получения товара — это дата окончания приемки, то есть когда заказчик подписывает все сформированные формы и документы. Система автоматически присваивает эту дату. От нее высчитайте пять рабочих дней на публикацию сведений об исполнении в реестре контрактов.
|
Вопрос 5. Нужно ли подписывать и ставить печать на сканированные документы, которые прикрепил поставщик?
Ответ. Сам УПД составляется из электронных разделов, которые заполняет поставщик. Это полностью электронный документ без синих печатей и подписей, подписанный КЭП. Все остальные документы, которые прикладывает поставщик, должны быть подписаны и с печатью, отсканированы и прикреплены.
| Вопрос 6. Как провести приемку, если у нас нет заключения экспертизы, а по положению только штамп на УПД? Ответ. Если у вас экспертизы нет, приемку в электронной форме проводит ответственное лицо, которое назначено внутренним документом. Такой сотрудник заполняет все поля и прикрепляет документы, сверяет товар с информацией в электронной форме и подписывает КЭП.
|
Вопрос 7. Как провести приемку, если первичные документы представлены с ошибками?
Ответ. Если поставщик допустил в первичных документах неточность, вы можете ему вернуть документы и отправить запрос на уточнение информации. Он может внести изменения в отправленные документы или заменить их.
| Вопрос 8. Как правильно проводить приемку, если документы подписывает директор? Ответ. Если документы подписывает директор, перед тем как подписать, он должен наделить сотрудника правом сформировать все документы и информацию в электронной форме при приемке. Как все будет готово, директор подпишет своей КЭП и примет товар.
|
Вопрос 9. Как успеть провести приемку, если поставка должна быть до 31 декабря 2020 года?
Ответ. Если поставка до 31.12.2020, договоритесь с поставщиком, чтобы он отгрузил товар раньше. Вы успеете все оформить и оплатить.
| Вопрос 10. Проводим приемку не в офисе, а на складе, как проверить, все ли соответствует тем документам, которые пришли электронно? Ответ. Придется одному из членов приемочной комиссии либо самому ответственному за внесение сведений в ЕИС об электронной приемке участвовать физически в приемке товара. Либо взаимодействовать и получать достоверную информацию о приемке товара от ответственного на складе.
|
Вопрос 11. Как провести электронную приемку, если товар поставили, а документов нет?
Ответ. Ждите, пока поставщик электронно оформит весь комплект документов. Сообщите, что товар уже отгружен, а принять без документов вы не можете.
| Вопрос 12. УПД подписывает директор, нужно ли оформлять это приказом? У директора все полномочия. Ответ. Да, в приказ надо внести изменения, что директор и электронный УПД тоже подписывает своей КЭП. Если подписывает сам директор, перед тем как подписать, он должен наделить сотрудника правом сформировать все документы и информацию в электронной форме при приемке. Как все будет готово, директор подпишет своей КЭП и сотрудники примут товар.
|
Вопрос 13. Как в проекте контракта можно прописать обоюдное согласие на электронную приемку? Мы же не знаем на стадии публикации извещения, что победитель согласится.
Ответ. Вам надо предусмотреть в проекте контракта саму возможность. А потом уже спросить поставщика, который выиграл в конкурентной закупке. Если он согласен, будете проводить приемку в электронной форме.
| Вопрос 14. Можно не принять документ за неверное оформление, ошибки в счете или в акте? Ответ. Если поставщик допустил в первичных документах неточность, вы можете ему вернуть документы и отправить запрос на уточнение информации.
|
Вопрос 15. Нужно ли прикреплять другие документы или достаточно УПД?
Ответ. Прикреплять необходимо те документы, которые попросит система и которые вы обычно составляете при бумажной приемке. Например, акт приема-передачи товара либо документ, который подтверждает страну происхождения товара.
| Вопрос 16. Товар приняли, оплата после приемки. Нужно ли подгружать потом платежное поручение? Ответ. Да, документы об оплате можно прикрепить после приемки. Возможность прикрепить документы об оплате в принятый товар есть. Вносите изменения и добавляете документ. Главное, чтобы документы об оплате товара были опубликованы в реестре контрактов в ЕИС в течение пяти рабочих дней.
|
Вопрос 17. Можно ли в СБИС приложить подписанные документы?
Ответ. Да, если в СБИС документы сформированы с электронной подписью, то приложить можно. Интеграция между системами бухгалтерского учета и ЕИС в части электронного актирования находится в разработке и будет работать, как только ее полностью настроят.
| Вопрос 18. Будут ли бумажные документы, если все в электронном виде? Ответ. Да, будут. Вы все равно документы с товаром сканируете и прикладываете сканы. Также составляете акт приемки товара, сканируете платежное поручение об оплате.
|
Вопрос 19. Будет ли электронная приемка по Закону № 223-ФЗ?
Ответ. Электронной приемки по Закону № 223-ФЗ пока не предвидится.
| Вопрос 20. У нас ежедневная приемка продуктов питания, как ее проводить? Ответ. Вносить сведения в ЕИС и формировать отгрузку по каждой партии товара ежедневно.
|
Вопрос 21. Что считается датой приемки?
Ответ. Дата получения товара — это дата окончания приемки, то есть когда вы подписываете все сформированные формы и документы. Система автоматически присваивает эту дату. От нее считаете пять рабочих дней на публикацию сведений об исполнении в реестре контрактов.
| Вопрос 22. Акт приемки членами приемочной комиссии подписывается тоже в электронном виде? Ответ. Комиссия по приемке товаров в электронной форме со стороны заказчика может состоять из работника заказчика, работника иной уполномоченной организации, уполномоченного ИП или физического лица. Все члены приемочной комиссии должны быть зарегистрированы в ЕИС и использовать персональную КЭП. Документ о приемке также подписывают представители заказчика, не включенные в состав приемочной комиссии, например, контрактный управляющий. Решение приемочной комиссии на бумаге сканируется и прикладывается к электронным документам о приемке и является неотъемлемой частью процесса электронной приемки товара. Такой документ подписывает представитель заказчика.
|
Вопрос 23. Акты приемки нужно будет размещать в течение пяти рабочих дней в случае, если они будут размещены в электронном виде?
Ответ. Да, в реестре контрактов после электронной приемки есть пять рабочих дней, чтобы их разместить.
| Вопрос 24. Платежи по аренде помещения ежемесячные, как провести электронную приемку? Ответ. Вы можете предусмотреть в контракте 12 этапов и принимать э/э частичной приемкой каждый месяц.
|
Вопрос 25. В контракте указано максимальное значение цены контракта и единицы цены товара. Поставщик должен выставить УПД по фактической цене, но не выше максимального значения. Но функционал ЕИС позволяет указать в электронном УПД только максимальное значение цены, а не фактическое, как быть?
Ответ. Вы можете оформить частичную приемку товара по факту отгрузки, пока не закроете максимальную цену контракта.
| Вопрос 26. В муниципальном контракте нужно прописывать условие электронной приемки? Ответ. Да, вам надо предусмотреть в проекте контракта саму возможность. А потом уже спросите поставщика, который выиграл в конкурентной закупке. Если он согласен, будете проводить приемку в электронной форме.
|
Вопрос 27. В организации более семи человек, которые несут персональную ответственность за приемку товара или услуг. Всем делать ЭЦП или возможен такой вариант: ответственный принимает товар, проводит экспертизу, а специалист по закупкам подписывает документы в ЕИС?
Ответ. Да, второй вариант возможен. Главное — задокументируйте это во внутреннем приказе и пропишите кто за что несет ответственность.
| Вопрос 28. Если контрактом предусмотрен трехсторонний акт, как провести приемку? Ответ.По Закону № 44-ФЗ все трехсторонние контракты запрещены. Если имеется в виду субподряд, в любом случае оплату получает поставщик и затем расплачивается с субподрядчиком. Оформляет все электронные документы в рамках электронной приемки поставщик.
|
Вопрос 29. В действующие контракты вносить изменения допсоглашением и предусматривать электронную приемку?
Ответ. Нет, оснований в статье 95 Закона № 44-ФЗ на внесение таких изменений нет.
| Вопрос 30. Организация имеет много филиалов, каким образом организовать приемку? Ответ. Если организация имеет несколько филиалов, но является единым заказчиком и юридическим лицом, оформляет приемку головная организация. Филиалы взаимодействуют и передают сведения в головную организацию.
|
Вопрос 31. Возможна ли интеграция документов о приемке в бухгалтерскую программу 1С-Бухгалтерия?
Ответ. Да. Интеграция между системами бухгалтерского учета и ЕИС в части электронного актирования находится в разработке и будет работать, как только ее полностью настроят. 1С-Предприятие в том числе.
| Вопрос 32. Все члены приемочной комиссии должны подписывать приемочные документы, всем необходимо заказывать ЭЦП? Это дорого. Ответ. Необходимо во внутреннем приказе прописать, будете вы подписывать решение комиссии одной КЭП или несколькими. Но в любом случае ответственный сканирует решение приемочной комиссии и прикрепляет как неотъемлемый элемент приемки товара, затем подписывает своей КЭП.
|
Вопрос 33. Каким образом можно будет проводить электронную приемку по формам КС2 и КС3 по строительству и капремонту?
Ответ. Казначейство на данном этапе разрабатывает функционал по строительным и ремонтным работам. Когда актирование станет обязанностью, этот функционал будет запущен. О нем будет отдельная статья.
| Вопрос 34. Как принимать у физлиц услуги? Ответ. Физическому лицу нужно оформить КЭП и участвовать во всех электронных процессах.
|
Вопрос 35. Нужно ли будет коммунальные услуги принимать в электронной форме?
Ответ. Скорее всего, нет. Казначейство озвучило, что естественные монополии, то есть контракты с едпоставщиком по коммунальным услугам не подпадут под электронное актирование.
| Вопрос 36. Документы на бумажном носителе поставщик тоже предоставляет или достаточно в электронном виде? Ответ. Если поставщик оформляет электронную приемку, сканирует исчерпывающий комплект документов к товару и прикрепляет в личном кабинете. Электронно из заполненных полей в ЕИС формируется только УПД.
|
Вопрос 37. Акт приемки трехсторонний — поставщик, получатель, заказчик. Склад подписывает товарную накладную по медикаментам, он находится в другом месте. Как должен подписываться трехсторонний акт электронно?
Ответ. Электронное актирование проходит между поставщиком и заказчиком и оформляется через личный кабинет в ЕИС. Товар привозится получателю, например на склад. Получатель связывается с заказчиком, уточняет, поступили ли электронные документы в полном объеме, и принимает товар. Трехсторонний акт подписываете в бумажной форме. Заказчик после взаимодействия с получателем оформляет приемку в ЕИС.
| Вопрос 38. В контракте прописали, что возможна приемка через электронный документооборот. Означает ли это, что мы принимаем только в электронной форме или это возможность для поставщика произвести обмен электронными документами? Ответ. Да, верно, это возможность. Поставщик может с товаром предоставить все документы заказчику в бумажной форме.
|
Вопрос 39. В контракте предусмотрено электронное подписание, а поставщик направляет бумажные документы. Как поступить заказчику?
Ответ. Пока принимать бумажные документы, разговаривать с поставщиком, чтобы оформлял электронно. Он может не согласиться, так как пока это право, а не обязанность для обеих сторон контракта.
| Вопрос 40. Если документы направили, а сам товар пришел через две недели, как провести приемку электронно? Ответ. Вы начинаете оформлять приемку, когда получили комплект электронных документов, а заканчиваете, когда товар фактически поставлен и принят. То есть датой окончания электронной приемки будет дата, когда вы нажмете в ЕИС кнопку «Подписать УПД».
|
Вопрос 41. Если документы — УПД, счет направляется поставщиком в электронном виде, какие сопроводительные документы будут прилагаться при поставке, товарно-транспортная накладная или вообще без документов?
Ответ. Если поставщик оформляет электронную приемку, сканирует исчерпывающий комплект документов к товару и прикрепляет в личном кабинете, он может направить с товаром и бумажный комплект документов, но обязан приложить все в электронной форме.
| Вопрос 42. Если документы поставщик оформил неверно, каким образом при проведении приемки их заменить, если нет возможности направить их на доработку? Ответ. Да, если поставщик отправил что-то не то или ошибся в документах, ему можно отправить уточнение с просьбой об исправлении или замене документов.
|
Вопрос 43. Если мы подписываем акт по электроэнергии в системе ЭДО, надо ли дублировать приемку в ЕИС?
Ответ. Да, если вы предусмотрите по данному контракту электронную приемку.
| Вопрос 44. В проекте контракта не предусмотрели электронную приемку. Вправе ли мы предложить поставщику электронную приемку, чтобы опробовать функционал на примере? Ответ. Нет, оснований в статье 95 Закона № 44-ФЗ на внесение изменений в контракт нет. Нужно предусмотреть электронную приемку по новым контрактам и протестировать функционал.
|
Вопрос 45. Если не работает ЕИС или нет интернета, можно принять на бумажном носителе, если подписан электронный документооборот?
Ответ. Да, необходимо в проекте контракта предусмотреть оба варианта приемки товара.
| Вопрос 46. Если нет приемочной комиссии, заказчик будет обязан ее создать? Ответ. Нет, функции по приемке можно закрепить за одним ответственным сотрудником. Пропишите это в приказе и добавляйте только одного сотрудника при электронной приемке в составе приемочной комиссии.
|
Вопрос 47. По контракту предусмотрено, что подписание акта приемки свидетельствует о проведении экспертизы поставленного товара, выполненной работы. Должны ли мы будем что-то прикрепить в разделе документов о результатах экспертизы?
Ответ. Да, вы прикрепляете заключение об экспертизе в состав документов об электронной приемке в личном кабинете в ЕИС.
| Вопрос 48. Если приемка будет на ЕИС, что заказчики и поставщики должны будут дублировать в ПИК ЕАСУЗ? Ответ. ПИК ЕАСУЗ — региональная программа Московской области по приемке в электронной форме. Казначейство планирует произвести интеграцию региональных программ с ЕИС. Если не будет произведена интеграция программ, придется делать все в ЕИС.
|
Вопрос 49. Как будет происходить приемка товаров по прямым договорам по пункту 9 до 400 тыс., ведь они не регистрируются в ЕИС?
Ответ. Предположительно электронной приемки по таким контрактам не будет. Казначейство озвучило, что контракты с едпоставщиком не подпадут под электронное актирование. Ждем нормативно-правового регулирования, чтобы исключить закупки у едпоставщика.
| Вопрос 50. Как в электронной приемке отражать ненадлежащее качество технически сложного товара? Ответ. В данном случае выбираете итог приемки — «В приемке отказано» и в обосновании прописываете ненадлежащее качество.
|
Вопрос 51. Пользователи, которые зарегистрированы в ЕИС, не уполномочены подписывать УПД, как провести электронную приемку?
Ответ. Задокументируйте во внутреннем приказе, кто и за что несет ответственность. Может подготовить и заполнить электронно все поля и документы сотрудник контрактной службы, а подписывать своей КЭП один ответственный, например, бухгалтер.
| Вопрос 52. Поставка медикаментов производится в районы напрямую, и документы подписывают: товарную накладную — главная медсестра, акт приемки — главный врач, а после этого проводится акт об исполнении обязательств министром. Как вести электронный документооборот? Ответ. Задокументируйте во внутреннем приказе, кто за что несет ответственность. Здесь, скорее всего, без бумажной формы не обойтись. Все согласующие стороны подписывают приемку на бумаге, а затем специалист, ответственный за электронную приемку, вносит сведения в ЕИС и подписывает КЭП.
|
Вопрос 53. Поставщик отказывается от электронной приемки, как ее провести?
Ответ. Необходимо в проекте контракта предусмотреть оба варианта приемки товара — и бумажный, и электронный. Если поставщик отказывается оформлять приемку в электронной форме, примите товар в бумажной.
| Вопрос 54. Если приемочная комиссия создана, каждому члену нужно ставить подписи в ЕИС? Ответ. Необходимо во внутреннем приказе прописать, будете вы подписывать решение комиссии одной КЭП или несколькими.
|
Вопрос 55. Подведомственное учреждение территориально удалено, как проводить приемку? Прием по приказу ведет завхоз.
Ответ. Электронное актирование проходит между поставщиком и заказчиком и оформляется через личный кабинет в ЕИС. Товар привозится получателю, например, на склад. Получатель связывается с заказчиком, уточняет, поступили ли электронные документы в полном объеме, и принимает товар. Документы по взаимодействию подразделений подписываете в бумажной форме. Заказчик после взаимодействия с получателем оформляет приемку в ЕИС под своей КЭП.
| Вопрос 56. Как в контракте правильно прописать условия об электронной приемке? Ответ. Необходимо в проекте контракта предусмотреть оба варианта приемки товара — и бумажный, и электронный. Необходимо прописать так: «При взаимном согласии сторон контракта документ о приемке поставленного товара, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги формируется и подписывается усиленной электронной подписью лица, имеющего право действовать от имени поставщика (подрядчика, исполнителя) в электронной форме в Единой информационной системе в сфере закупок. Документ о приемке поставленного товара (работы, услуги) считается подписанным с момента его подписания заказчиком усиленной электронной подписью лица, имеющего право действовать от имени заказчика в ЕИС.
|
Вопрос 57. Как в электронной приемке отражать ненадлежащее качество технически сложного товара?
Ответ. В данном случае выбираете итог приемки — «В приемке отказано» и в обосновании прописываете ненадлежащее качество.
| Вопрос 58. Как принимать в электронной форме услуги и работы? Ответ. Так же, как вы принимаете товары. Составляется акт оказания услуг. Казначейство на данном этапе разрабатывает функционал по строительным и ремонтным работам. Когда актирование станет обязанностью, этот функционал будет запущен.
|
Вопрос 59. Как принимать через электронное актирование услуги по пассажирским перевозкам по контракту на 2,5 года, которые оказывает ИП?
Ответ. Принимать такие услуги придется поэтапно с оформлением частичной приемки.
| Вопрос 60. Как проводить экспертизу поставленного товара в электронном виде, как будет ставить подпись эксперт? Ответ. Экспертизу по товару проводите как обычно. Эксперт готовит заключение о проведенной экспертизе. Ответственный представитель заказчика за электронную приемку сканирует такое заключение и прикрепляет в состав электронных документов о приемке. КЭП эксперту не нужна, он не участвует в электронном подписании документов в ЕИС.
|
Вопрос 61. Каким образом поставщик формирует и направляет документы в ЕИС, какие документы должен прикладывать самозанятый?
Ответ. Поставщик, зарегистрированный в ЕРУЗ, в личном кабинете увидит, что по контракту предусмотрена приемка в электронной форме. Зайдет в контракт и нажимают «Сформировать УПД по контракту» и прикрепляют все необходимые документы, затем отгружают товар. Если самозанятый зарегистрирован в ЕРУЗ, то он может наравне с другими участниками выполнять все действия по электронной приемке.
| Вопрос 62. Когда будет обязательна электронная приемка? Ответ.Предположительно с апреля 2021 года. Но может быть и раньше, как только примут поправки в Закон № 44-ФЗ, так называемый оптимизационный пакет поправок.
|
Вопрос 63. Каким образом после электронной приемки бухгалтерия должна оплатить, если не будет бумажных документов?
Ответ. Задумано, что будет интеграция с бухгалтерскими системами. Пока ее нет, придется дублировать бумажные документы либо распечатывать электронные документы и сведения о КЭП.
| Вопрос 64. Контракт заключен в декабре 2019 года, исполнение сейчас. Можно провести электронную приемку? Ответ. Да, технически в ЕИС это возможно. Только у вас в условиях контракта не предусмотрена возможность электронной приемки. В статье 95 Закона № 44-ФЗ нет оснований для заключения такого дополнительного соглашения. Рекомендуем тестировать приемку на новых контрактах и включать это условие в проект контракта.
|
Вопрос 65. Контракт заключен в феврале 2020 года и действует до середины января 2021 года. Условием контракта не предусмотрена электронная приемка. До 1 декабря 2020 года принимаем в бумажном виде документы. При вступлении нормативного документа в силу с 1 декабря 2020 года об обязательности электронной приемки, возможно ли завершить приемку документов в бумажном виде?
Ответ. Да, все контракты, по которым была предусмотрена приемка в бумажном виде, спокойно завершаете так, как было установлено контрактом.
| Вопрос 66. Продукты питания тоже будут подлежать электронной приемке? Ответ. Да, если вы проводите продукты питания электронной конкурентной закупкой.
|
Вопрос 67. На этапе формирования документов у поставщика будет казначейский контроль?
Ответ. На этапе формирования документов электронного актирования есть только всплывающие окна в ЕИС, если вы что-то забыли указать. Контроль приемки проводится автоматически, и сведения переходят в реестр контрактов.
| Вопрос 68. Нужно ли будет прикреплять файлы с подписями? Ответ. Да, необходимо крепить в отношении решения приемочной комиссии и результатов экспертизы.
|
Вопрос 69. Нужно ли подписывать УПД в «живом» виде и затем прикреплять, если подписываем в электронном?
Ответ. Нет, подписывать УПД в бумажной форме не нужно. Достаточно его распечатать из ЕИС и приложить сведения о подписи КЭП поставщика.
| Вопрос 70. Нужно ли размещать акты в ЕИС в течение пяти рабочих дней, если эти документы размещены в электронном виде? Ответ. Если вы проводите приемку в электронной форме, документы автоматически перейдут в реестр контрактов на статус подготовка сведений об исполнении. Вам только нужно будет зайти в реестр контрактов и подписать КЭП.
|
Вопрос 71. Как правильно оформить у специалистов по оказанию услуг участие в качестве независимого эксперта? Они являются физлицами.
Ответ. Вы можете заключить прямой контракт с физлицом по пункту 4 части 1 статьи 93 Закона № 44-ФЗ. Физическое лицо может быть таким же исполнителем, как и прочие по Закону № 44-ФЗ.
| Вопрос 72. Подтверждение страны происхождения товара должно быть на каждую поставку? Ответ. Да, подтверждение страны происхождения товара обязательное поле, когда заполняете приемку. Если вы оформите частичную приемку и этапы контракта, ЕИС даст подгрузить документ о стране происхождения товара один раз.
|
Вопрос 73. При формировании приемочных документов имеются только УПД и счет-фактура, контрактом предусмотрена приемка на основании акта приема-передачи. Как быть в таком случае?
Ответ. УПД был выбран как универсальный документ. Если у вас комплект документов другой, прикрепляйте весь комплект к сформированному УПД в электронной форме.
| Вопрос 74. Сколько раз поставщик может переделывать документы о поставке? Ответ. Заказчик может несколько раз отправить запрос об уточнении информации либо изменении документов поставщику.
|
Вопрос 75. У ГУП не предусмотрен казначейский контроль, куда будут уходить на контроль документы?
Ответ. Любой контракт, который обрабатывается в ЕИС, уходит на проверку в органы казначейского контроля исполнения обязательств по контракту.
| Вопрос 76. Чем отличаются система электронного актирования и системы электронного документооборота с контрагентами «Диадок», «Такском», «Тензор»? Ответ. Система электронного документооборота типа «Диадок» и прочие — это ваше добровольное решение электронно обрабатывать документы и подписывать их в формате ЭДО. Электронное актирование станет обязательным, и все этапы будут проверять контролеры.
|