Когда выдать декабрьскую зарплату и удержать НДФЛ
Людмила Масленникова, эксперт журнала «Упрощенка», кандидат экономических наук
Зарплату за декабрь вы обязаны выплатить не позднее 29-го числа, в последний рабочий день 2018 года. Только вот непонятно, что делать с НДФЛ. Ведь в декабре 31 день, а Минфин запретил работодателям удерживать налог до конца месяца. Разберемся, как правильно поступить, чтобы удовлетворить требования всех проверяющих.
Когда выдать зарплату, чтобы угодить трудинспекторам
Конкретные сроки зарплаты фирма устанавливает в правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном или трудовом договоре. Срок выдачи второй части заработка не может быть позднее 15-го числа следующего месяца (ч. 6 ст. 136 ТК). Если срок выпадает на выходной или праздник, рассчитаться надо в рабочий день накануне (ч. 6, 8 ст. 136 ТК). Дни с 30 декабря 2018 года по 8 января 2019-го — нерабочие. Если срок выдачи зарплаты попал на эти числа, выдать зарплату за декабрь надо перед праздниками, то есть 29 декабря. Если же вы установили зарплатный срок после 8-го числа, то выдать деньги можно в январе 2019-го (см. таблицу).
Роструд: когда выдать зарплату
Таблица. Когда выдать декабрьскую зарплату, чтобы не нарушить ТК
Можно ли выдать зарплату раньше 29 декабря
Многие компании стараются не тянуть с выдачей зарплаты до последнего рабочего дня, 29 декабря, так как это сокращенный банковский день. Обычно выдают деньги раньше, например 26 или 27 декабря. Возникает вопрос: нет ли рисков в досрочной зарплате? Кодекс требует выдавать зарплату не реже чем каждые полмесяца (ст. 136 ТК). А если компания выдаст следующий аванс после 15 января, между выплатами пройдет больше чем 15 дней.
На практике встречаются случаи, когда трудинспекции пытаются наказать фирму за то, что перерыв между выплатами больше полмесяца. Но в суде компаниям легко удается отменить штрафы. Судьи согласны с тем, что компания не нарушает права работников, если выдала одну зарплату досрочно, а следующую выплату в установленный срок. Штрафы предусмотрены только за выдачу денег позже срока (решения Новосибирского областного суда от 27.09.2016 по делу № 7-909/2016, Саратовского областного суда от 27.09.2016 № 21-666/2016). Если хотите совсем избежать рисков, выдайте внеплановый аванс за январь, например, 10 января. Закон не запрещает выплачивать деньги три раза в месяц или даже чаще.
Частые вопросы по декабрьской зарплате
Работник собирается в отпуск с 16 по 31 декабря. Надо ли удержать НДФЛ с аванса 14 декабря, ведь вторую часть зарплаты сотрудник не получит?
С аванса не нужно удерживать НДФЛ. Налог с зарплаты вы считаете, когда месяц закончился (письмо Минфина от 13.03.2018 № 03-04-06/15182). Вы начислите НДФЛ в последний рабочий день декабря, а удержите его со следующей денежной выплаты.
Вместе с декабрьской зарплатой выдаем годовую премию. Когда удержать НДФЛ?
Дата дохода в виде квартальной или годовой премии — день выплаты денег (письма Минфина от 03.09.2018 № 03-04-06/62848 и ФНС от 10.10.2017 № ГД-4-11/20374@). Поэтому удержите НДФЛ в день, когда выдаете деньги работникам.
Работник увольняется в декабре, 28 декабря трудится последний день. Можно ли выдать ему зарплату вместе со всеми 29-го числа?
Нельзя. Вы обязаны рассчитаться с сотрудником в последний рабочий день, 28 декабря, иначе нарушите трудовое законодательство (ст. 140 ТК).
Когда удержать НДФЛ с зарплаты, чтобы угодить налоговикам
Если вы выдаете зарплату 9 января или позднее, вопросов не возникает. Вы удерживаете НДФЛ при выплате и перечисляете налог в бюджет на следующий рабочий день (п. 6 ст. 226 НК). Если же вы рассчитываетесь с работниками 29 декабря или раньше, возникает путаница, что делать с НДФЛ — удерживать или нет. Есть два варианта, что делать с налогом.
Вариант 1 — удержать НДФЛ в январе. По мнению Минфина, удерживать НДФЛ нужно после окончания месяца (письма от 13.03.2018 № 03-04-06/15182 и от 08.02.2018 № 03-04-09/7597). Доход у сотрудника по зарплате возникает в последний день месяца (п. 2 ст. 223 НК). То есть доход в виде декабрьской зарплаты работники получают 31 декабря 2018 года. А пока месяц не закончился, компании не могут исчислить налог. Значит, не могут его удержать, даже если выдали зарплату за этот месяц (п. 3 и 4 ст. 226 НК). По логике Минфина, компания выдаст зарплату без вычета НДФЛ, налог исчислит в конце месяца, а удержит только с аванса за январь. Вариант Минфина неудобен, если работники сразу после нового года заболеют, уволятся или возьмут отпуск за свой счет. Удержать налог в январе будет не с чего.
Вариант 2 — удержать сразу. С одной стороны, нельзя удержать НДФЛ раньше, чем сотрудник получил доход. С другой стороны, если фирма все-таки вычтет НДФЛ с зарплаты, ее не могут за это оштрафовать. Единственный риск в том, не посчитают ли инспекторы платеж досрочным и не потребуют ли заплатить НДФЛ еще раз? С этим вопросом мы обратились к налоговикам (см. врезку).
Можно ли удержать НДФЛ до конца декабря?
Кирилл Дядин,
советник государственной гражданской службы РФ 2-го класса
— Если в компании срок выдачи зарплаты выпал на праздники, как в январе, то организация должна рассчитаться с работниками до конца декабря. Фактически Минфин рассматривает зарплату до окончания месяца как аванс и запрещает удерживать НДФЛ. Но если фирма выдает зарплату за декабрь целиком, то я считаю, что она может удержать налог. Работники, по сути, получили доход, хотя календарный месяц еще не закончился. Если вдруг на проверке возникнут вопросы, предъявите регистры бухучета и подтвердите, что удержали налог, а не платили его за счет своих средств. Перечислите НДФЛ не позднее дня, следующего за днем выдачи зарплаты (п. 6 ст. 226 НК).
© Материал из БСС «Система Главбух».
Подробнее: https://usn.1gl.ru/#/document/189/687283/a30acdd9-5006-4898-8b50-89d34cd3bfd1/?of=copy-0336a00872