ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящий Технологический процесс (далее – ТП) вводится с целью установления порядка работы при отправке грузов и формировании ТТН на международные перевозки и в Калининград.
1.2. Действие настоящего Технологического процесса распространяется на все бизнес-единицы ГК ЖДЭ, осуществляющие отправку грузов на международные перевозки, а также на Единый информационный центр Экспедитора.
1.2.1. Ответственность за соблюдение настоящего Технологического процесса возлагается:
- в Агентах – на Исполнительных директоров;
- в Экспедиторе – на Руководителя департамента управления качеством.
1.2.2. Исполнителями настоящего Технологического процесса являются:
- в Экспедиторе – руководитель Единого информационного центра, сотрудники ЕИЦ;
- в Агентах – руководители ОП, руководители ОРК, специалисты ОРК, приемосдатчики-универсалы.
1.3. Термины, определения и сокращения.
1.3.1. В настоящем документе используются следующие термины и определения:
- «Груз» – любое имущество, состоящее из одного или нескольких Грузовых мест, в отношении которых осуществляется организация доставки;
- «Группа» – все юридические лица и их подразделения, задействованные в доставке отправлений и обслуживании Клиентов Экспедитора и (или) являющиеся полномочными Агентами – представителями ООО «ЖелДорЭкспедиция» (Экспедитора) и/или находящиеся под управлением ООО «УК ЖЕЛДОРЭКСПЕДИЦИЯ» (ГК ЖДЭ);
- «Клиент» – любой представитель юридического или физического лица, который использует услуги Группы;
- «Ответственное лицо» – должностное лицо, несущее ответственность за соблюдение Стандарта и наделенное Владельцем процесса соответствующими полномочиями;
- «Получатель» – лицо, уполномоченное принять Груз у Исполнителя после исполнения услуг доставки;
- Фактический Заказчик – лицо, оформившее Поручение на оказание услуги по автодоставке в пункте отправления, в остальных случаях – Отправитель;
- «Филиал» – Агенты и обособленные подразделения региональных Агентов Экспедитора. Головной Филиал – головное подразделение Агента, расположенное по месту нахождения Юридического лица (Агента), Удаленный Филиал – обособленное подразделение Агента.
1.3.2. В настоящем Документе используются следующие сокращения:
- CMR(ЦМР) – международная товарно-транспортная накладная;
- АВП – акт внутреннего перемещения;
- АПП – акт приема-передачи грузобагажа;
- ИП – индивидуальный предприниматель;
- ОРК – отдел по работе с клиентами;
- ТРАНСНЭТ – автоматизированная система управления перевозками;
- ТП – технологический процесс;
- ТТН – товарно-транспортная накладная;
- г/о – грузоотправитель;
- г/п – грузополучатель.
ФОРМИРОВАНИЕ ТТН НА КАЗАХСТАН
2.1. Формирование ТТН на Казахстан осуществляется по стандартной общепринятой в ЖДЭ схеме (как и ТТН и автоТТН по городам России).
2.2. При сдаче грузов из/в республику Казахстан никаких дополнительных сопроводительных документов для оформления международной перевозки от Клиента не требуется.
2.3. По желанию, Отправитель может передать накладные CMR для передачи получателю. В этом случае в ТТН делается отметка «документы с ТТН».
2.4. В случае, если накладные СMR предоставляются Отправителем незаполненными и он просит их заполнить (дозаполнить), сотрудник ОРК оказывает ему помощь в заполнении СMR.
2.5. Если в ТТН в качестве места оплаты указываются Города Казахстана, то расчет стоимости в ТТН и автоТТН необходимо производить в рублях. При просмотре ТТН по умолчанию стоимость выводится в рублях (в тенге – при активировании чек-бокса), при распечатывании ТТН – только в тенге.
2.6. Правила работы для Москвы при передаче груза внешнему перевозчику, который везет груз в Казахстан.
2.6.1. При формировании задания на передачу грузов внешнему перевозчику Зеленая логистика – распечатать уже заполненные два вида бланка СМР: Москва – Астана и Москва – Алматы каждая СМР в 3-х экземплярах.
2.6.2. Поставить в п. 22 печать Экспедитора (не Агента ЖДЭ-Москва, а именно Желдорэкспедиции!!!) и передать водителю-экспедитору для передачи этих документов менеджерам Зеленой логистики.
2.6.3. Передаем все экземпляры – себе ничего не оставляем!
ФОРМИРОВАНИЕ ТТН НА КАЛИНИНГРАД
3.1. При оформлении ТТН на Калининград от юридических лиц или ИП Специалист ОРК сообщает Клиенту о необходимости предоставления одного из следующих комплектов документов:
3.2. Комплект документов № 1.
а) 5 экземпляров Счетов-Фактур (СФ) с указанием номера Государственной Таможенной Декларации (ГТД) и страны происхождения груза – если груз импортный.
б) 5 экземпляров Счетов-Фактур (СФ) + 1 копия сертификата происхождения/соответствия/паспорт качества/декларация соответствия товара или отказ от сертификации (если груз не подлежит обязательной сертификации) – если груз производства РФ.
Счета-фактуры должны предоставляться в оригинале. В счете-фактуре должно быть обязательно указано наименование грузоотправителя, его адрес и телефон, наименование грузополучателя, его адрес и телефон, точное наименование товара (без использования общих понятий) а также количество товара и его стоимость (товары с нулевой стоимостью к перевозке не принимаются).
3.3. Комплект документов № 2.
а) 5 экземпляров Товарной Накладной (только формы ТОРГ-12) + копия ГТД – если груз импортный.
б) 5 экземпляров Товарной Накладной (только формы ТОРГ-12) + 1 копия сертификата происхождения/соответствия/паспорт качества/ декларация соответствия товара или отказ от сертификации (при условии, что товар не подлежит обязательной сертификации, согласно законодательству РФ) – если груз производства РФ.
Комплект №1 и №2 являются взаимозаменяемыми, то есть Клиент должен предоставить только документы по одному из них.
В документах ТОРГ-12 должна быть указана следующая информация: наименование грузоотправителя, его адрес и телефон и наименование грузополучателя, его адрес и телефон, стоимость груза, вес, количество, наименование груза.
3.4. В случае если груз сертификации не подлежит, отправитель обязан предоставить отказное письмо, составленное в свободной форме, но с обязательным указанием:
- А – реквизитов отправителя;
- Б – наименования груза;
- В – сообщения о том, что груз не подлежит сертификации в соответствие с законодательством Российской Федерации;
- Г – печать отправителя и подпись ответственного лица.
3.5. Если Отправитель (Юридическое лицо или ИП) работает без НДС, то он может не иметь счетов-фактур. Для формирования пакета документов к перевозке вместо счетов-фактур Клиент может предоставить другой документ (например, накладная) на груз, где должно быть указано: наименование г/о – адрес, телефон, наименование г/п – адрес и телефон, наименование груза, его параметры, количество, стоимость.
3.6. При оформлении ТТН на Калининград от физических лиц сообщает Клиенту о необходимости предоставления следующих документов:
- 1 экземпляр «Заявления» (Приложение Б);
- 4 экземпляра «Описи груза» (Приложение В);
- 1 копия «Паспорта отправителя».
3.6.1. Заявление и опись требовать в печатном виде, либо в рукописном, но четко читаемом виде, без сокращений слов. Документы, в которых нечетко читается, либо сокращено хотя бы одно слово, не принимаются!
3.6.2. В описи на груз обязательно должно быть указано: наименование грузоотправителя, его адрес и телефон и наименование грузополучателя, его адрес и телефон.
3.6.3. При написаниинаименования вложений можно использовать общие понятия (например, можно писать «одежда» вместо «брюки – 2шт, рубашка – 5шт и.т.п.).
3.6.4. От физического к физическому лицу (по описи) возможна перевозка любых грузов (б/у и новых), за исключением грузов, не принимаемых к перевозке. К ним относятся:
- Алкогольная и табачная продукция, другая продукция, имеющая акцизную марку.
- Грузы военного назначения.
- Спиртосодержащая продукция, в том числе туалетная вода, парфюмерия, чистящие средства, медикаменты на спиртосодержащей основе.
- Наркотические вещества.
- Шины, камеры и пневматические покрышки.
- Грузы, имеющие классы опасности.
- Продукты питания.
- Удобрения (только по ветеринарному сертификату).
- Живые растения (саженцы, цветы), злаки и семена (только по фито-санитарному сертификату).
3.7. В сопроводительных документах адрес грузополучателя территориально должен находиться в Калининграде, либо Калининградской области.
3.8. При приеме грузов на Калининград в ТТН ОБЯЗАТЕЛЬНО указывается объявленная ценность груза, указанная Клиентом в описи или предоставленных документах. Грузы без объявления ценности на Калининград не принимаются!!!
3.9. При необходимости возврата документов, они должны быть оформлены отдельно[1], помещены в конверт с пометкой «Возвратные документы отправителя/получателя» и не должны включаться в общее число сопроводительных документов.
3.10. Сопроводительные документы на груз должны быть в нормальном состоянии (не мятые/рваные).
3.11. Сопроводительные документы оформляются в порядке, установленном для перевозки документов согласно ТП «Перевозка документов». Стоимость перевозки документов для отправки в Калининград указывается равной 0 руб.
3.12. Если плательщиком по ТТН является грузополучатель в Калининграде, то в ТТН место оплаты указывать г. Москва, а плательщика – третьим лицом г/п. Оплата за услуги производится только безналичным расчетом. После поступления оплаты, Клиента оповещают о прибытии груза.
3.13. Прием груза на Калининград с услугой «наложенного платежа» не производится.
3.14. Если Клиент сдает объемный груз (например, авиационное оборудование), то необходимо предупредить клиента, что срок доставки увеличивается на 1 – 2 недели.