Лекция 7 «Особенности работы торговых отделов, оценка эффективности торговли»
Вопросы:
1 - Специфика работы торговых отделов
2 - Размещение розничных торговых предприятий
3 - Качественные показатели состояния торговой сети
Вопрос 1. Специфика работы торговых отделов
Результат деятельности любой торговой организации в целом определяется эффективностью работы ее коммерческой службы, т.е. торгового отдела и подведомственных ему подразделений — магазинов, складов, баз, диспетчерско-информационных служб и др.
Торговый отдел, в котором объединены товароведы, коммерсанты, менеджеры по продаже и работники других специальностей (далее — специалисты), занимает центральное положение в аппарате торговой организации. Коммерческая деятельность торгового отдела тесно связана с работой всех других служб, поэтому его нередко возглавляет заместитель руководителя торговой организации по коммерческой работе.
Коллектив специалистов торгового отдела выполняет разнообразные функции как своими силами, так и с привлечением работников смежных служб организации, магазинов и складов.
Ниже приводятся основные функции торгового отдела, в осуществлении которых специалисты принимают непосредственное участие.
1. Организация рационального товароснабжения розничной сети. Четко организованное товароснабжение розничной торговой сети непосредственно влияет на ритмичное выполнение плана товарооборота, является важным условием бесперебойного обеспечения населения товарами, повышает эффективность работы поставщиков и транспорта, улучшает использование рабочей силы и складских площадей. Специалисты проводят работу по организации централизованного завоза товаров в розничную сеть как с предприятий-изготовителей, так и со складов, оптовых и своих баз.
Торговый отдел подготавливает к заключению договоры с поставщиками на поставку товаров. При разработке графиков завоза товаров составляют перечень магазинов, складов, указываются места их расположения, определяют периодичность (частоту) и минимальные нормы доставки, потребность в транспортных средствах и стоимость доставки.
2. Повседневный контроль за состоянием реализации товаров осуществляется по товарным группам. При выявлении перебоев в торговле, связанных с отсутствием в продаже достаточных товаров, специалисты принимают оперативные меры для их завоза в соответствии с установленным ассортиментным перечнем и в дальнейшем устраняют причины этих недостатков. Информацию об этом специалисты торгового отдела получают при посещении магазинов, складов, баз и промышленных предприятий.
3. Изучение поставщиков и выбор наиболее рациональных форм хозяйственных связей торговых организаций с поставщиками. Если потребность в товарах систематическая, предпочтение следует отдавать прямым длительным хозяйственным связям между производителями продукции и ее покупателями. Преимущество прямых хозяйственных связей заключается в том, что устраняются излишние звенья перевалки товаров, ускоряется эффективность воздействия на изготовителя по вопросам обновления ассортимента, повышения качества товаров, сокращается время на согласование условий поставки, гарантируется большая стабильность.
Организация длительных прямых хозяйственных связей позволяет освободить стороны от ежегодного составления договора поставки, так как договор оформляется на несколько лет или может быть пролонгирован; оперативно корректировать ассортимент и сроки поставки; сокращать сроки представления спецификаций и т.д.
Одним из важных принципов, которым необходимо пользоваться при выборе поставщика, является его деловая характеристика, отношение к выполнению своих обязательств. Устойчивое финансовое положение свидетельствует о стабильной работе организации. Такой поставщик может предложить более выгодные условия договора.
При выборе поставщика предпочтение отдается тем, с кем уже заключались договоры и устанавливались взаимовыгодные отношения, устраивающие обе стороны. К этим поставщикам целесообразно обращаться в первую очередь. Выбирая поставщика, необходимо обратить внимание на объем поставки и ассортимент. Целесообразно выбирать тех поставщиков товаров, которые могут максимально удовлетворить требования по объему и ассортименту и отгружать их нужными партиями в нужные сроки. Следует рассматривать и изучать в первую очередь близко расположенных потенциальных партнеров, чтобы сократить транспортные расходы, исключить дальние, нерациональные, встречные перевозки.
Важной коммерческой задачей является устранение излишних посредников, чтобы товар проходил в случае необходимости не более чем через одно звено.
4. Организация изучения спроса населения на товары. Процесс изучения спроса в розничной торговле представляет собой сбор, обработку и анализ необходимой информации для стратегических, тактических и оперативных решений по развитию производства товаров народного потребления, а также по их закупке и продаже. Данная информация может предлагаться предприятиям-производителям в качестве маркетинговой услуги, и от этого розничный торговец может иметь дополнительный доход. В розничной торговле такой работой должны заниматься все специалисты, занятые закупкой и продажей товаров. Работу по изучению спроса в магазине должен возглавить директор (заведующий) или его заместитель. Они несут ответственность за проведение мероприятий по изучению спроса и за достоверность получаемой информации. Продавцы-консультанты осуществляют сбор информации по заданной программе, выявляют мнение покупателей, мотивы выбора и причины отказа от покупки, принимают предварительные заказы от покупателей и ведут учет их выполнения. Заведующие секциями организуют работу продавцов по вопросам организации изучения спроса, группируют и анализируют данные о спросе, вносят предложения по формированию ассортимента товаров. Объем и структуру потребностей в товарах для обоснования объемов закупки в структуре аппарата управления торговой организации должны определять специалисты планово-коммерческого аппарата, а отдел по изучению спроса на товары и конъюнктуры торговли (отдел может входить в состав маркетингового отдела организации) представляет им требуемые исходные материалы.
5. Заключение договоров с поставщиками. Специалисты торгового отдела и магазины принимают активное участие в подготовке к заключению договоров на поставки товаров. Это — один из наиболее ответственных участков работы. Ошибки, допущенные при определении объемов и ассортимента, сроков, партионности, расфасовки и других условий поставки, могут оказать отрицательное влияние на удовлетворение спроса населения и результаты хозяйственной деятельности торговой организации. Поэтому для правильного заключения договоров на предстоящий период необходим тщательный анализ практики прошлых лет, чтобы исключить ошибки и обеспечить экономически обоснованную структуру договорных связей с поставщиками и в целом. Важным требованием при этом является необходимость устранения излишних звеньев на пути движения товаров, что предопределяется структурой договорных связей.
На заключительной стадии к этой работе подключаются работники юридической службы. Специалисты отдела активно участвуют в рассмотрении преддоговорных споров между сторонами. Только по тем разногласиям, которые оказались не разрешенными между поставщиками и торговой организацией, дела передаются на рассмотрение арбитражного суда.
6. Контроль исполнения договора поставки. Если в договорах четко определены сроки поставки и ассортимент поставляемых товаров, то они должны неукоснительно соблюдаться. Поэтому систематический учет и контроль исполнения договорных обязательств, своевременное предъявление санкций — важная составная часть коммерческой работы. Этой работой занимаются коммерческая и юридическая службы, а вопросами цен и оплаты — бухгалтерия. Формы контроля могут быть различными. В торговом отделе обычно учет исполнения договора поставки может осуществляться вручную и автоматизированным способом.
При ручном учете на каждого поставщика ведется карточка учета исполнения договора поставки определенной формы, в которой имеются данные об объемах поставки в развернутом ассортименте по согласованным в договоре срокам. При поступлении товара по данным сопроводительных документов — счета-фактуры, накладной и другим — делается разноска. Подсчет выполнения обязательств ведется итогом в пределах срока поставки путем сопоставления предусмотренных к поставке и фактически поставленных товаров. Далее своевременно должны быть предъявлены иски к виновной стороне.
При автоматизированном учете договоров поставки можно контролировать их выполнение в более детализированном виде, предоставляется возможность обрабатывать огромный объем коммерческой информации и использовать ее в нужный момент.
Выполнение договора контролируется по общему объему, развернутому ассортименту, срокам поставки, качеству, комплектности, соблюдению транспортных условий, расчетной дисциплины, по вопросам организации оборота тары и средств пакетирования, выполнению условий отгрузки, порядка согласования цены. Необходимо следить за наличием и правильным оформлением сопроводительных документов (качественных удостоверений, накладных, лицензий и др.).
Укрепление договорной дисциплины, высокая ответственность сторон за выполнение условий поставки товаров — залог коммерческого успеха предприятий, работающих на потребительском рынке.
7. Подготовка претензий к поставщикам за нарушения условий договоров. Хорошо организованная система контроля за поставками товаров способствует не только более планомерному снабжению торговых организаций, но и дисциплинирует поставщиков. В случае нарушения условий договора специалист подготавливает все необходимые документы для предъявления штрафных санкций.
8. Изучение структуры товарных запасов и принятие мер к накоплению товаров по установленным нормативам. В магазинах порой создаются довольно значительные запасы товаров, в том числе скоропортящихся. Задача специалистов и руководителей магазинов состоит в том, чтобы не допустить накопления излишних запасов, контролировать соблюдение правил и сроков хранения, устранять причины сверх установленных норм естественной убыли и актируемых потерь (бой, порча или снижение качества), возникающих в результате небрежного обращения и неправильного хранения товаров.
В обязанности специалиста входит также анализ структуры ассортимента и соответствующих групп товарных запасов в магазинах и на складах, выявление излишних товаров и разработка предложений по их реализации.
9. Оказание помощи в осуществлении контроля качества товаров. Специалисты торгового отдела принимают участие в приемке товаров по количеству и качеству на складах поставщиков, на железнодорожных станциях, причалах речных и морских портов, руководствуясь при этом действующими правилами приемки, уставами транспортных ведомств. Специалисты должны также оказывать помощь работникам магазинов в правильной организации приемки и хранения товаров, а при необходимости также в подготовке их к продаже. С этой целью должны проводиться специальные семинары, инструктажи и отработка практических навыков на примере приемки отдельных сложных партий товаров, полученных от поставщиков с нарушением установленных правил и оформления документов на них.
10. Участие в организации торговой рекламы. Специалисты принимают активное участие в планировании и проведении мероприятий как в целом по торговой организации, так и по отдельным магазинам.
Мероприятия по рекламе должны планироваться торговым отделом с учетом их целесообразности и возможностей торговой организации. Специалистам торгового отдела и магазинов следует уделять особое внимание активной пропаганде новых и малоизвестных покупателям товаров. Наиболее благоприятные условия для этого — выставки-продажи товаров, дегустации блюд из новых товаров или полуфабрикатов, выступления в печати, по радио и телевидению.
11.Участие в работе по внедрению прогрессивных форм торговли. Широкое применение прогрессивных методов продажи товаров (самообслуживание, по образцам, каталогам, предварительным заказам и др.), появление новых современных типов магазинов (гипермаркет, супермаркет, универсам и др.) коренным образом изменяют характер торгово-оперативных процессов. Поэтому специалисты должны принимать активное участие в разработке проекта устройства и оборудования нового или реконструируемого магазина, продумать все элементы торгово-оперативных процессов с точки зрения удобства для покупателей и торгового персонала, обеспечения сохранности товаров, экономии трудовых затрат и т.п.
12. Участие в контроле за соблюдением режима работы магазинов и правил торговли осуществляется специалистами при посещении торговых предприятий и наблюдении за реализацией товаров на основе изучения записей в книгах отзывов и предложений. Важные сведения могут быть получены во время проведения покупательских конференций, презентации товара, из выступлений, печати и других органов массовой информации, от организаций, имеющих право контроля за работой торговой сети. Обобщая все материалы, торговый отдел разрабатывает предложения по улучшению работы магазинов с учетом создания наиболее благоприятных условий для населения.
В своей работе торговый отдел взаимодействует между собой, а также с другими отделами розничного предприятия (планово-экономическим, юридическим, бухгалтерией, диспетчерским и др.).
Перспективным направлением развития розничной торговли в городах является создание сетей магазинов, включающих в свой состав дискаунтеры, супермаркеты и гипермаркеты.