| Участник проекта | Интересы участника в проекте | Оценка влияния | Стратегия повышения поддержки и снижения негативного влияния |
| Кульпин С.В. | Существенный | Значительное | Тесно сотрудничать |
| Горбунова Г.А. | Существенный | Значительное | Тесно сотрудничать |
| Шкурко В.Е. | Умеренный | Значительное | Поддерживать удовлетворение |
| Никитина Н.Ю. | Умеренный | Значительное | Поддерживать удовлетворение |
| Бессонова П.Д. | Существенный | Значительное | Тесно сотрудничать |
| Весютов Д.В. | Существенный | Значительное | Тесно сотрудничать |
| Марочкин Н. А. | Существенный | Значительное | Тесно сотрудничать |
| Мотина Е.К. | Существенный | Значительное | Тесно сотрудничать |
| Нарзиллаева М.Н. | Умеренный | Умеренное | Информировать |
| Самардаков С.О. | Умеренный | Значительное | Поддерживать удовлетворение |
| Смольников А.В. | Умеренный | Умеренное | Информировать |
| Третьякова С.А. | Умеренный | Умеренное | Информировать |
| Нечаева С.В. | Несущественный | Незначительное | Наблюдать |
| Селина В. М. | Несущественный | Незначительное | Наблюдать |
| Орлова Е. М. | Умеренный | Значительное | Поддерживать удовлетворение |
| Салтыков М.Д. | Несущественный | Умеренное | Информировать |
| Чердынцева Е. К. | Умеренный | Умеренное | Наблюдать |
План управления проектом как основной документ проекта
План управления проектом описывает, каким образом проект исполняется, контролируется и завершается. Содержание плана проекта может варьироваться в зависимости от сложности проекта. Для нашего проекта план управления проектом будет включать следующие базовые и дополнительные планы:
· План управления требованиями участников проекта;
· План управления расписанием проекта;
· План управления стоимостью проекта;
· План управления качеством;
· План по трудовым ресурсам;
· План управления коммуникациями;
· План управления рисками и возможностями проекта;
· План управления поставками;
Также в плане должны быть описаны основные этапы реализации проекта, промежуточные результаты и конечный результат, тип жизненного цикла проекта, технические требования и требования к обеспечению проекта.
7. Концептуальные вопросы разработки плана управления проектом
7.1. Основные этапы
В проекте «Школа молодого предпринимателя» можно выделить следующие основные этапы:
1. Инициация проекта. На данном этапе происходит разработка концепции и устава проекта. Также к данному этапу можно отнести идентификацию участников проекта и предварительные встречи, анализ влияния участников проекта. Планируемый срок завершения: 21.10.2018.
2. Планирование. На данном этапе осуществляется формирование иерархической структуры работ, а также разработка основных и вспомогательных планов управления проектом. Планируемый срок завершения – 27.10.2018.
3. Исполнение. Самый важный этап – выполнение работ по проекту. Главную роль на данном этапе играет команда исполнителей проекта. На всём этапе осуществляется руководство командой проекта. Производится оценка эффективности выполнения работ. Подаются запросы на изменение. Планируемый срок завершения: 16.12.2018.
4. Мониторинг и контроль. Осуществляется одновременно с этапом исполнения. Необходим для мониторинга выполнения работ и соответствия их результатов планам. На данном этапе осуществляются: анализ отклонений, контроль качества, аудит рисков, также пишутся отчёты о выполнении. Планируемый срок завершения: 17.12.2018.
5. Закрытие проекта. Закрытие подразумевает достижение удовлетворительных итогов проекта, урегулирование всех нерешённых проблем. На данном этапе оформляется соответствующая документация, анализируются извлечённые уроки. Кроме того, анализируются перспективы дальнейшей реализации проекта. Планируемый срок завершения: 23.12.2018.
7.2. Промежуточные результаты проекта и конечный результат
Для контроля хода реализации проекта устанавливаются следующие промежуточные результаты:
| № | Наименование проектной задачи | Описание результата исполнения задачи |
| Разработка концепции проекта | Концепция проекта в электронном виде, которая представляется заказчику | |
| Планирование проекта | Разработаны планы управления проектом | |
| Планирование мероприятий | Разработаны и согласованы с участниками проекта планы мероприятий в рамках концепции | |
| Распределение обязанностей | Разработана матрица ответственности | |
| Поиск партнёров и консультантов мероприятия | Сделаны договорённости с предпринимателями, которые проводят лекции и другие открытые занятия | |
| Разработка сценария мероприятия | Создан и утверждён руководителем проекта сценарий мероприятия | |
| Согласование сроков и места проведения | Место и сроки проведения согласованы и утверждены руководителем проекта и заказчиком | |
| Реклама мероприятия, продвижение в соц. сетях | Размещены посты в профильных группах ВК с информацией о предстоящем мероприятии |
Конечным результатом проекта должны стать организация и проведение пилотного мероприятия с участием предпринимателя и школьников. Должны быть достигнуты следующие результаты:
| № | Наименование результата проекта | Оценка |
| Количество участвующих школьников | 15 человек | |
| Удовлетворённость участников мероприятием | - | |
| Количество привлечённых предпринимателей | 1 человек | |
| Хорошие отзывы участников | - |
7.3. Тип жизненного цикла проекта
Для проекта была выбрана итерационная модель. Она допускает перекрытие фаз проекта и позволяет откатиться назад.
Основная причина выбора данной модели – высокая степень неопределённости (ранее такие проекты не реализовывались). Также важно, что итеративная модель позволяет корректировать содержание и область охвата проекта, за счёт чего можно удерживаться в фиксированных сроках. Всё это ориентирует деятельность команды управления проектом в первую очередь на выполнение требований заказчика с учётом всех ограничений. По нашему мнению, только такая модель будет эффективна и позволяет добиться максимального результата в реализации проекта.
7.4. Технические требования и требования к обеспечению проекта
Для успешной реализации проекта требуются:
· Компьютеры с ПО Microsoft Office – необходимы для составления устава, планов управления и прочей документации;
· Принтеры (цветные) – необходимы для распечатки документации для дальнейшего предоставления заказчику и руководителю, а также печати сертификатов участников Школы молодого предпринимателя;
· Программное обеспечение для работы с графикой, вёрстки (Photoshop или подобное ему) – необходимы для создания рекламы и брендбука.
· Аудитория достаточной вместимостью с учебной мебелью – необходима для проведения отчётного мероприятия с участием предпринимателя и школьников;
· Компьютер с подключённым мультимедийным оборудованием (проектор или интерактивная доска) – необходимы для сопровождения проведения мероприятия.
План управления требованиями участников проекта
8.1 Перечень мероприятий для сбора и отслеживания требований участников проекта, отчётность и шаблоны по сбору и отслеживанию требований
Сбор требований – это определение ожиданий заказчика и управление ими. Результатом сбора требований становятся задокументированные потребности сторон проекта. Вся дальнейшая работа строится на основе этих требований.
Для сбора требований планируются следующие мероприятия:
| № | Название мероприятия | Как проводится | Отчётность |
| Изучение существующей документации | На основании ранее представленного проектного предложения выявляются основные требования заказчика. В явном виде они не указаны, поэтому требуется анализ правильности понимания данных требований в рамках последующих мероприятий. | Используется только проектное предложение (карточка проекта) | |
| Составление концепции | Концепция является прототипом будущего мероприятия. Используется для проверки правильности понимания требований. Направляется заказчику на утверждение. | Концепция в формате презентации с обозначением всех существенных сторон | |
| Интервью с заказчиком | Задаются открытые вопросы по проекту для получения развёрнутой информации и закрытые для того, чтобы подтвердить или опровергнуть конкретные варианты требований. Ведётся запись на диктофон и заметки. | Краткие тезисы из интервью, оформленные документом. | |
| Анкетирование участников | Составление листа-опросника преимущественно с закрытыми вопросами. Используется для подтверждения и детализации требований. | Документ с итогами анкетирования, где указано распределение ответов респондентов. |
Шаблон для сбора и отслеживания требований:
Для сбора и отслеживания требований ведётся реестр, шаблон которого выглядит следующим образом:
| № | Требование | Приоритет | Категория | Источник | Критерии приёмки |
| … | … | … | … | … | |
| … | … | … | … | … |
8.2. Работы по управлению конфигурацией проекта
Изменения продукта проекта возможны, когда принято решение о неправильности истолкования требований заказчика. Поэтому ведутся работы по управлению отдельно каждым из требований.
Анализ изменения требований ведётся по следующему шаблону:
| № | Требование | Отношение к целям проекта | Соответствует элементу в иерархической структуре работ | Проверка | Утверждение |
| … | … | … | … | … | |
| … | … | … | … | … |
Также, при наличии хотя бы одного изменения требования для него составляется отдельная карточка «История изменения»:
| Порядковый № изменения | Дата изменения | Кем утверждено изменение | Причина для изменения |
| … | … | … | |
| … | … | … |
Все изменения требований утверждаются заказчиком лично.
8.3. Процесс ранжирования требований
Требования ранжируются по важности:
· Высокая, средняя, низкая
· Обязан, должен бы, мог бы
· Основной, полезный, желаемый
Также все требования ранжируются по срочности:
· Прямо сейчас, чуть позже, когда-нибудь
· Срочно, чуть позже, потом
Главная сортировка требований с определением приоритетов осуществляется в соответствии со следующей таблицей:
| Важно | Не важно | |
| Срочно | Высший приоритет | Минимальный приоритет |
| Не срочно | Средний приоритет | Не стоит делать |
Процесс ранжирования согласуется с заказчиком, а при необходимости – с другими заинтересованными сторонами проекта. Таким образом у требований появляются качественные характеристики.
8.4. Характеристики продукта и обоснование, почему именно эти характеристики мы должны использовать для управления требованиями
Конечным продуктом нашего проекта является проведение мероприятия на базе института. Поэтому предлагаются следующие характеристики продукта, которые будут использоваться для управления требованиями:
Количество привлечённых участников – не менее 15;
Количество привлечённых предпринимателей – не менее 1;
Удовлетворённость участников мероприятием – высокий уровень;
Процент положительных отзывов участников – не менее 80%.
8.5. Структура соответствия
Это означает наличие двух видов деятельности по управлению процессами:
· обеспечение управления их реализацией, то есть управление фактически повседневной деятельностью как процессами;
· обеспечение управления содержанием процессов, их структурой, то есть совершенствование, улучшение процессов.
Как любая управленческая деятельность, эти два вида работ могут быть рассмотрены с точки зрения замкнутого управленческого цикла, который можно представить, например, так:
· планирование деятельности;
· реализация;
· учет и контроль;
· анализ отклонений от планов;
· принятие решений по результатам анализа.
В этом смысле управление структурой процессов подразумевает следующие шаги:
· проектирование (инжиниринг)/усовершенствование процесса и определение/корректировка показателей его эффективности (соответствует планированию структуры процессов);
· внедрение усовершенствованного процесса в повседневную практику компании (соответствует фазе реализации);
· учет и контроль значений показателей эффективности процесса;
· анализ отклонений фактических значений показателей эффективности процесса от запланированных;
· принятие решений о направлениях дальнейшего усовершенствования процесса.
8.6. Описание процессов взаимодействия между участниками в части управления требованиями
| № | Фамилия | Роль | Ответственность | Полномочия | Квалификация |
| … | … | … | … | … | |
| … | … | … | … | … | |
| … | … | … | … | … | |
| … | … | … | … | … |
План обеспечения проекта персоналом:
· Набор персонала
· Расписание (гистограмма ресурсов)
· Критерии освобождения ресурсов
· Обучение персонала
· Поощрение и ориентирование
· Соответствие
· Безопасность
План управления расписанием проекта как один из разделов Плана управления проектом
9.1. Единицы измерения длительности операций, задач, этапов проекта
В проекте Школа юного предпринимателя будут необходимы следующие единицы измерения: часы, дни, человеко-часы.
9.2. Возможные диапазоны отклонения сроков.
Сроки реализации проекта строго ограничены мартом. Примерный срок реализации проекта назначено на первую неделю марта, но возможно отклонение сроков на 2-3 недели.
Причинами могут послужить:
· недостаточный спрос на предлагаемые услуги;
· чрезмерно высокая стоимость привлекаемых ресурсов;
· высокий риск, который может выражаться в отсутствии гарантий со стороны заказчика;
· неорганизованность внутри проектной команды.
9.3. Временные блоки для уточнения детализации расписанием проекта
1) Встреча команды (15.10 – 21.10)
2) Обсуждение темы задания на проект, ознакомление с информационными материалами (15.10 – 28.10);
3) Определение целевой аудитории проекта (15.10 – 28.10)
4) Разработка концепции (22.10 – 4.11)
5) Консультация со специалистами по содержанию концепции (22.10 – 4.11)
6) Разработка плана мероприятия в рамках концепции, согласование плана со всеми участниками проекта, а также согласование с учебным процессом (29.10 – 18.11);
7) Распределение обязанностей, разработка матрицы ответственности (29.10 – 18.11);
8) Поиск партнеров мероприятия среди предпринимателей (12.11 – 02.12);
9) Поиск консультантов и экспертов мероприятия (12.11 – 02.12);
10) Разработка сценария конкретного мероприятия (фокус-группа, мастер-класс, презентация, экскурсия и т.д.) (03.12 – 16.12);
11) Реклама и продвижение информации о мероприятии в СМИ, социальных сетях и т.д. (03.12 – 16.12);
12) Промежуточный отчет перед заказчиком проекта - Кульпиным С.В. (03.12 – 16.12);
13) Согласование сроков, места проведения мероприятия и его участников (03.12 – 16.12);
14) Организация проведения пилотного мероприятия (17.12-23.12).
9.4. Перечень мероприятий по отслеживанию изменений в расписании проекта
Отслеживание отклонений стоимости и отклонений от календарного плана на протяжении всего жизненного цикла проекта помогает определить слабые места ― области, в которых постоянно возникают изменения, ― и принять соответствующие меры.
1) составление календарного плана необходимых работ;
2) определение пороговых значений отклонений от сроков;
3) постоянный мониторинг и сравнение фактических сроков реализации с изначально составленным календарным планом;
4) Контроль за деятельностью участников проекта.
9.5. Контрольные пороги
Планируемый срок реализации – конец декабря 2018 года, возможны отклонения от установленных сроков в пределах 3-4 недель.
9.6. Форматы отчетности по срокам
1) календарный график проекта;
2) график проделанных работ;
3) табель учета рабочего времени.
9.7. Описание процессов взаимодействия между участниками проекта в части управления сроками проекта.
План управления стоимостью проекта как один из разделов Плана управления проектом.
10.1. Степень точности.
При разработке проекта «Школа молодого предпринимателя» было подсчитано большое количество денежных показателей, имеющих стоимостное выражение. Экспертным путем было принято решение округлять все получившиеся суммы до рублей.
10.2. Единицы измерения.
Для каждого типа ресурсов проекта оговариваются единицы измерения. Для данного проекта нам будут необходимы следующие единицы измерения: тысячи рублей, часы, человеко-часы;
10.3. Методы оценки стоимости
В зависимости от этапа жизненного цикла проекта и целей оценки применяют различные виды и методы оценки стоимости проекта. Исходя из целей оценок, разной бывает и точность таких оценок.
Чтобы оценить стоимость проекта, требуется знать стоимость составляющих проект ресурсов, время выполнения работ и стоимость этих работ. Таким образом, оценка стоимости начинается с определения структуры ресурсов и работ проекта. Данные задачи решаются в рамках планирования проекта, а в модуль оценки стоимости должны поступать результаты выполнения этого процесса.
Стоимость проекта определяется ресурсами, необходимыми для выполнения работ, в том числе:
· оборудование (покупка, взятие в аренду, лизинг); приспособления, устройства и производственные мощности;
· рабочий труд (штатные сотрудники, нанятые по контракту);
· расходные товары (канцелярские принадлежности и т. д.);
· материалы;
· обучение, семинары, конференции;
· субконтракты;
· перевозки и т. д.
Для оценки стоимости нашего проекта необходимо будет учесть следующие:
1. затраты на расходные материалы;
Существует большое количество различных методов оценки проекта. Но экспертным путем был выбран метод оценки стоимости проекта «сверху вниз».
Оценка стоимости проекта «сверху вниз» (top down estimate) используется для оценки затрат на ранних стадиях проекта, когда информация о проекте еще очень ограниченна. Смысл такой укрупненной экспертной оценки в том, что она производится обобщенно и проект оценивается в целом по одному показателю. Оценка удобна тем, что не требует больших усилий и времени. Недостатком же является не такая высокая точность, какая могла бы быть при более детальной оценке. В нашем случае применение данной оценки возможно, потому что подобные проекты уже реализовывались в рамках университета и имеется информация о их бюджете. Оценка будет производиться по следующему шаблону:
| № операции | Наименование операции-аналога | Объём операции-аналога | Стоимость операции аналога (руб.) | Объём данной операции | Оценка стоимости (руб.) |
| … | … | … | … | … | |
| … | … | … | … | … |
Как было уже замечено ранее нам для проекта будут необходимы лишь затраты на расходные материалы, которые будут включать в себя:
1. типографические услуги;
2. канцелярские товары;
3. призовой фонд;
4. расходы на организацию круглого стола и бизнес игры.
Примерная сумма затрат составит не более 5000 рублей.
10.4. Контрольные пороги
Контрольные пороги можно определить по отклонению затрат или других данных (например, человеко-дней или объема работ).
Затраты: допустимое отклонение затрат задается внутри института финансирующим органом.
10.5. Форматы отчетности по стоимости
Определяются форматы различных отчетов по затратам.
1. Смета доходов и расходов;
2. Документы первичного учета;
10.6. Описание процессов взаимодействия между участниками проекта в части управления стоимостью проекта.
11. План управления качеством как один из разделов плана управления проектом
11.1Основные подходы и методы к контролю качества проекта
Контроль качества проекта – отслеживание результатов деятельности по проекту в целях их установления по качеству.
Для обеспечения качества нами были выбраны следующие подходы:
1. Соответствие стандартам ISO 9000 (ориентация на ожидания и удовлетворённость потребителя, все процессы являются частью системы менеджмента качества).
2. Аудит качества исполнения проекта по завершении каждого из ключевых процессов проекта, но не реже одного раза в неделю.
Для контроля качества могут быть применены такие методы, как:
1. Контрольные листки;
2. Причинно-следственные диаграммы;
3. Гистограммы;
4. Диаграммы разброса;
5. Диаграммы Парето;
6. Диаграммы сродства;
7. Диаграммы связей и т.д.
Наиболее приемлемыми по масштабам нашего проекта являются методы контрольных листков и диаграммы Парето. Они и будут использоваться для документального оформления анализа качества исполнения проекта.
В ходе реализации проекта осуществляются следующие практические подходы к контролю качества:
1. Визуальная оценка разработанной концепции и проверка её на наличие ошибок и неточностей, соответствие запросу заказчика;
2. Визуальная оценка подготовленного брендбука, проверка материалов на оригинальность;
3. Оценка качества проведения отчётного мероприятия осуществляется на основе анкетирования участников мероприятия, а также мнения сторонних наблюдателей.
11.2 Шаблоны контрольных списков для проверки различных аспектов исполнения проекта и управления проектом
Для проверки различных аспектов исполнения проекта и управления проектом применяется унифицированная форма «Контрольный список качества», которая является применимой для абсолютно любой операции, реализуемой в ходе проекта. Выглядит список следующим образом:
| № | Действие | Критерии приёмки | Статус | Примечание |
| <Описание действия> | <Критерий приёмки действия> | <Выполнено действие или нет> | <Примечание к действию и ходу его выполнения (заполнение обязательным не является)> | |
11.3 План совершенствования процессов
1 Инициация
Цель: авторизация и санкционирование начала проекта;
Начало: встреча с заказчиком;
Конец: сформирован устав и концепция проекта;
Входы: содержание работ по проекту, факторы внешней среды;
Выходы: устав проекта, концепция проекта;
Владелец: руководитель проекта;
Заинтересованные стороны: заказчик, спонсор;
2 Планирование
Цель: определение и согласование наилучшего способа действий для достижения поставленных целей проекта;
Начало: сформирован устав проекта;
Конец: разработаны все необходимые в проекте планы управления;
Входы: предварительное описание содержания проекта, процессы управления проектом, факторы внешней среды.
Выходы: план управления проектом, планы управления содержанием, расписание проекта, план управления качеством, план управления стоимостью, план управления обеспечением персоналом, план управления коммуникациями, реестр рисков.
Владелец: руководитель проекта.
Заинтересованные стороны: заказчик, спонсор, команда исполнения, внешние субъекты.
3 Исполнение
Цель: реализация плана проекта путём организации выполнения включённых в него работ;
Начало: сформированы планы управления проектом;
Конец: проект выполнен, удовлетворены все требования заказчика;
Входы: планы управления проектом (все);
Выходы: информация об исполнении работ, оценка эффективности команды проекта, обновлённые планы управления проектом, запрошенные изменения, отчёты об исполнении;
Владелец: руководитель команды исполнения проекта;
Заинтересованные стороны: руководитель проекта, заказчик, команда исполнения.
4 Мониторинг и контроль
Цель: сравнение плановых и фактических показателей по проекту;
Начало: начало исполнения проекта;
Конец: окончание исполнения проекта;
Входы: информация об исполнении работ, запрошенные изменения, планы управления.
Выходы: рекомендованные корректирующие действия, рекомендованные предупреждающие действия, одобренные запросы на изменения, отклонённые запросы на изменения, результаты контрольных процедур, обновлённый план управления проектом.
Владелец: руководитель проекта;
Заинтересованные стороны: руководитель команды исполнения проекта, заказчик, команда исполнения.
5 Завершение
Цель: формальное окончание и закрытие проекта;
Начало: проект исполнен;
Конец: документированы и проанализированы результаты исполнения проекта;
Входы: план управления проектом, факторы внешней среды, информация об исполнении работ.
Выходы: процедура завершения проекта, окончательный продукт (результат);
Владелец: руководитель проекта;
Заинтересованные стороны: команда исполнения проекта.
План по трудовым ресурсам как один из разделов Плана управления проектом.
План трудовых ресурсов – перечень трудовых ресурсов проекта распределенных по плану-графику проекта в зависимости от задач и используется для управления ресурсами проекта. В ресурсный план входят ресурсы, предоставленные руководителю проекта, для реализации проекта.
12.1 Распределение ролей и ответственностей.
1) Руководитель команды исполнения проекта – Марочкин Никита Александрович.
· В его полномочия входят все действия, связанные с организацией проекта. Организация деятельности участников проекта; координация деятельности участников проекта; обобщение результатов выполненных работ участниками команды проекта; предоставление результатов выполненных работ руководителю проекта и вышестоящим лицам, ответственным за реализацию проекта; сбор информации, полученной от руководителей проекта и обсуждение ее с участниками команды проекта.
· Ответственность руководитель команды проекта несет перед руководителями проекта и заместителем директора ИГУП по проектной деятельности за выполненные работы, касающиеся организации деятельности участников команды проекта и их координации; за предоставление выполненных работ поэтапно в срок согласно плану реализации проекта.
· Квалификация. Руководитель команды обладает навыками коммуникации, необходимыми для координации деятельности; навыками делового общения, необходимыми для ведения переговоров с руководителями проекта и участниками проекта, привлекаемыми из внешней среды (таковыми будут являться школьники 10 классов города Екатеринбург, предприниматели и бизнесмены города Екатеринбург); навыками работы с программным обеспечением персональных компьютеров (MS Word, MS Power Point, MS Excel, MS Project) необходимыми для успешного выполнения работ, связанных с систематизацией информации по реализации проекта.
2) Члены команды проекта – Бессонова Полина, Весютов Данил, Мотина Екатерина, Нарзиллаева Мадина, Самардаков Сергей, Смольников Артем, а также студенты групп «Торговое дело» и «Реклама и связи с общественностью».
· В их полномочия входят права по задействованию ресурсов, необходимых для реализации проекта; принимать решения и утверждать одобрения действий или результатов со стороны руководителя команды проекта и руководителей проекта; взаимодействие с внешними участниками проекта; взаимодействие с участниками команды проекта для улучшения функционирования команды проекта и достижения эффективных результатов в процессе выполнения поставленных руководителями задач.
· Ответственность участники команды проекта несут перед руководителем команды проекта за выполнение работ, связанных с функционированием всех составляющих проекта, связанных с подбором внешних участников проекта.
· Квалификация. Члены команды обладают навыками коммуникации, необходимыми для координации деятельности; навыками делового общения, необходимыми для ведения переговоров с участниками проекта, привлекаемыми из внешней среды (таковыми будут являться школьники 10 классов города Екатеринбург, предприниматели и бизнесмены города Екатеринбург); навыками работы с программным обеспечением персональных компьютеров (MS Word, MS Power Point, MS Excel, MS Project) необходимыми для успешного выполнения работ, связанных с систематизацией информации по реализации проекта.
12.2 Организационная диаграмма проекта.
12.3 План обеспечения проекта персоналом.
А) Набор персонала ведется путем привлечения внутренних ресурсов ИГУП. Работа персонала ведется как в одном месте (например, при общих собраниях в аудиториях здания ИГУП УрФУ), так и в разных местах посредством создания виртуальной команды участников проекта - каждый участник работает индивидуально в удобном ему месте и представляет выполненную работу руководителю команды согласно расписанию посредством передачи этой информации через социальные сети или иные способы взаимодействия.
Б) Расписание работы участников команды проекта обсуждается между руководителями проекта и руководителем команды участников проекта. Далее руководитель передает информацию участникам команды проекта, вместе с ними утверждает план работ, которые необходимо выполнить, согласно расписанию, распределяет работы между участниками команды и контролирует процесс выполнения работ в срок согласно расписанию.
В) Освобождение ресурсов может быть реализовано путем выполнения работ с опережением расписания/графика. По мере освобождения ресурсов руководитель в праве задействовать эти свободные ресурсы для достижения наиболее качественных результатов.
Г) Обучение персонала не производится. В частности, мероприятия по повышению квалификации участников команды проекта не предусмотрены расписанием, поскольку все участники обладают необходимыми знаниями и навыками. Иные случаи обсуждаются руководителем команды и участником команды персонально.
Д) Премирование участников команды проекта не предусмотрено в связи с отсутствием коммерческой составляющей и цели проекта.
Е) Соответствие. Трудовая деятельность участников проекта регламентируется устным договором между руководителем проекта, руководителем команды проекта и членами команды проекта.
Ж) Ответственность за безопасность (защиту от несчастных случаев) каждый участник команды проекта несет персонально перед руководителями проекта. Осуществление безопасности происходит самостоятельно каждым участником проекта.
План управления коммуникациями
13.1. Требования к коммуникациям со стороны участников проекта
очень важным является понимание участниками своих задач и зон ответственности, четкое и своевременное выполнение своих обязанностей.
Любое недопонимание немедленно отражается на качестве, сроках исполнения и стоимости проекта.
Эффективные коммуникации могут намного повысить вероятность успешного завершения любого проекта. Это касается как общения «внутри» команды, так и представления проекта руководству.
Для начала следует определить потребности участников проекта в коммуникации и информации и подходящие средства удовлетворения этих потребностей.
Передача информации через социальные сети и электронную почту. Распространение информации о проекте, разъяснение его целей и значения позволяет на ранних стадиях выявить сторонников и противников предстоящих изменений.
Отчетность по исполнению, ее формы, адресаты и периодичность предоставления должны быть зафиксированы в плане коммуникаций. Планирование коммуникаций также помогает, например, реалистично оценить сроки исполнения проекта. Зафиксированная в плане процедура согласования документов снижает риск затягивания обсуждения и утверждения документов.
Поддержание плана коммуникаций в текущем состоянии, а главное, следование этому плану помогает корректировать активы организационного процесса и план управления проектом, то есть те инструменты, которые непосредственно влияют на выполнение работ проекта.
13.2. Сведения о передаваемой информации, включая формат, содержание и уровень детализации;
Формат передачи:
1. при личном общении
2. через социальную сеть или электронную почту
Содержание информации - должно соответствовать проекту и содержать информацию о предпринимательской деятельности
Уровень детализации должен быть понятен получателям информации. В данном примере, для будущих абитуриентов и школьников, которым интересно предпринимательство.
13.3 Причины распространения информации.
1) своевременное отслеживание требований заказчика;
2) получение информации о ходе реализации проекта;
3) отслеживание изменений в рамках проекта.
13.4. Сотрудник, ответственный за передачу информации
За передачу информации, поступающей от заказчика, ответственен руководитель проекта. За передачу информации, поступающей от руководителя проекта ответственен, руководитель команды управления проектом.
13.5. Имя сотрудника или группы - получателей данной информации
Получателями информации являются все лица, задействованные в управлении и исполнении проекта, то есть такие группы как: команда управления проектом и команда исполнения проекта.
13.6. Методы или технологии, используемые для передачи информации
1)локальные сети.
Как правило, локальной называют сеть, связывающую компьютеры, находящиеся в одном здании. Иными словами, чаще всего локальной является сеть, ограниченная в пространстве. Локальные сети распространены в сфере образования.
2)Глобальные сети
К глобальной сети относится сеть интернет.передавать информацию можно при помощи электронной почты.
Электронная почта (E-mail) – система для хранения и пересылки сообщений между людьми, имеющими доступ к компьютерной сети. Посредством электронной почты можно передавать по компьютерным сетям любую информацию (текстовые документов, изображения, цифровые данные, звуко