Как повысить свою продуктивность?
Какую роль играет наш мозг?
Во многом именно мозг определяет нашу продуктивность. Важно понимать, что:
Þ Часто мы виним себя, что слишком ленивы. Однако, в действительности, проблема может быть не в нас, а в нашем мозге, который в данный момент занят решением иных, зачастую более важных задач. Например, не стоит винить себя во время болезни, что не хочется ничего делать. Дело в том, что ваш мозг посылает импульсы, направленные на борьбу с болезнью, а ваши задачи могут подождать и до полного выздоровления.
Þ Мозг всегда сопротивляется выполнению долгих, сложных и абстрактных задач. Написав в своем ежедневнике «дописать курсовую», навряд ли вы сможете заставить себя сесть за выполнение этого задания. Мозг любит быстрое, простое и понятное. Именно быстрые, простые и понятные задачи стоит выделять: все остальные следует пропускать. Любая затруднительная задача должна быть представлена в виде одной или нескольких быстрых, простых и понятных задач.
Þ Мозг всегда старается экономить ресурсы. Как только вы сталкиваетесь с какой-то задачей, он старается предложить вам самое быстрое и простое решение. Не стоит им пренебрегать. Иногда мы тратим слишком много времени на обдумывание простейших задач.
Þ Важно понимать, что, решив отдохнуть от утомительной работы, читая ленту новостей, отдохнуть в полном смысле этого слова не получится. В такие моменты мозг всё равно продолжает работать. Просмотр сериала или чтение новостей действительно позволит отвлечься от рутинной работы эмоционально, но не физически. Единственные два способа полноценного расслабления мозга – это прослушивание расслабляющей инструментальной музыки и сон.
Þ Наше сознание запрограммировано таким образом, что чувство глубокого удовлетворения наступает только при выполнении физической работы. Именно поэтому любая интеллектуальная, творческая и просто офисная работа всегда вызывает огромное количество стресса. Поэтому для поддержания ощущения удовлетворённости собой необходимо создавать себе лёгкую и простую физическую нагрузку: например, пройти одну остановку пешком или убрать лишнее со стола.
Þ У каждого человека свой ритм работы, и не следует загонять себя в жесткие рамки. Обратите внимание на то, сколько времени вы способны непрерывно работать, сохраняя высокий уровень продуктивности. Старайтесь укладываться именно в эти временные рамки.
Þ Для того, чтобы переключиться от одной рабочей задачи к другой, необходимо и достаточно сделать перерыв от 5 до 20 минут.
Þ Мозг можно и нужно тренировать.
В чем можно измерить продуктивность?
Теоретически, продуктивность возможно измерить:
Þ В часах за работой;
Þ В количестве выполненных задач;
Þ В полученных результатах.
При этом, важно помнить, что каждая из этих единиц измерения далеко неидеальна. Будет лучше найти для себя золотую середину на основе всех трех вариантов самостоятельно.
Секрет успеха – внутренний комфорт
В целом, секрет успеха заключается в достижении внутреннего комфорта, а не в количестве выполненных задач или скорости их выполнения.
Таким образом, вы успешно справляетесь с поставленными задачами, если:
Þ Делаете всё без переутомления;
Þ Остаётесь удовлетворены результатом;
Þ Избегаете ментальных ловушек.
Что такое ментальные ловушки?
По своей сути, ментальные ловушки — это постоянные ошибки человека, которые совершаются каждый день. Одним из наиболее ярких примеров является упорство. Многие из нас продолжали упорно выполнять дело, которое обречено на провал или вовсе не имеет смысла. Причина такого поведения кроется в психологии человека. В нас заложено природой завершать начатое, даже если с точки зрения разума это не имеет смысла.
Технические решения для повышения продуктивности
Þ Управление информационными потоками.
Þ Google Alerts фактически представляет собой надстройку над основным поиском, которая позволяет практически мгновенно отслеживать появление какой-то интересующей вас информации либо в интернете вообще, либо на каких-то отдельных сайтах. Используя Google alerts, вы будете получать все новое, что попало в индекс Google и что соответствует введенному вами запросу.
Þ gReader – RSS-агрегатор компании Google. Пользователь может подписываться на рассылки используя механизм поиска Google Reader или указав непосредственный URL. Новые сообщения будут появляться на левой стороне экрана в виде списка, который затем можно отсортировать по дате или релевантности.
Þ GetPocket позволяет оставить на завтра то, что не успеваете прочитать сегодня. Кроме того, в программе предусмотрены аудиовоспроизведение выбранных вами материалов, блокировку контекстной рекламы и выставление тегов.
Þ Расширенное использование Gmail. У почты Gmail есть масса полезных функций. Применение шаблонов, использование паузы входящих, выставление умных ярлыков и многое другое сможет существенно сэкономить ваше время.
Þ Использование менеджера задач Todoist. Todoist имеет ряд интересных функций, которые могут быть крайне полезными. Например, в этом менеджере задач вы можете сделать так, чтобы вам приходили уведомления о задачах, которые должны быть решены в том месте, где вы сейчас находитесь.
Þ Использование RSS-ленты («Rich Site Summary» или «Really Simple Syndication». RSS-лента позволяет подписываться на новости интересующих ресурсов и читать их в удобном и компактном виде без лишней информации и рекламы. Существует множество Интернет-сервисов и мобильных приложений, в основе которых лежит концепция RSS-ленты.
Полезные советы
Þ Важно понимать, что существует некоторый конечный объём работы, который мы сможем выполнить за всю нашу жизнь. Ровно, как и наш организм имеет ограниченное количество ресурсов. Не следует расходовать все ресурсы прямо здесь и сейчас, работая 24/7 в 20 лет. В конечном счете, такая работа на износ может привести к выгоранию и апатии уже ближе к 30-летнему возрасту.
Þ Необходимо стараться прогонять все события и задачи через планирование. Чем меньше неучтенных мероприятий, тем выше ваша продуктивность. Даже такие задачи как «посмотреть фильм» следует записывать.
Þ Читать письма на электронной почте, отвечать на них тоже следует делать в строго отведенное на это время. Не следует тратить драгоценное время в социальных сетях.
Þ Во избежание излишних контактов и неожиданных вмешательств не нужно постоянно находится в одном месте, в котором каждый постоянно сможет вас найти.
Þ Конец недели (четверг и пятница) – это самый загруженный рабочими задачами и форс-мажорными ситуациями период. Стоит максимально избавлять себя от лишних задач в четверг и пятницу и не планировать слишком много на эти дни.
Þ Обращайте внимание на формулировки, которые вы используете для закрепления задач. Вместо «прочитать не менее трех статей» будет лучше написать «прочитать не более трех статей». Так, вы дадите мозгу точное количество. Кажется, мелочь, но мозгу приятно. И задача воспринимается значительно легче. Очень вероятно, что с формулировкой «прочитать не менее трех статей» вы в конечном итоге не прочитаете ни одной, а с формулировкой «прочитать не более трех статей» увлечетесь и прочитаете даже больше, чем планировали.
Þ Начать пользоваться календарём, менеджером задач и использовать специальные приложения для управления информационными потоками на постоянной основе. При этом во время активного диалога лучше фиксировать информацию на бумаге. Наш мозг работает таким образом, что писать от руки и общаться одновременно мы можем сравнительно легко, не упуская из внимания ни сказанное, ни услышанное, ни записанное. А вот общаться и использовать электронные текстовые редакторы куда сложнее: происходит постоянный сбой информационного потока, переключаться с экрана на собеседника и наоборот мозгу довольно трудно.
Þ Не забывайте иногда смотреть в прошлое и анализировать выполненные задачи. Планировать на будущее следует на сезон, год, пятилетие.
Хотите узнать больше?
Ментальные ловушки - https://habr.com/post/149408/
Конец прокрастинации или что такое ИКИГАИ? - https://habr.com/company/oleg-bunin/blog/352072/
GTD vs Agile Results. Исправляем недочёты Дэвида Аллена - https://habr.com/post/149878/
Ссылки на многие другие материалы вы сможете найти в презентации.