Аналитический учет расчетов по оплате труда и начислению заработной платы осуществляется по следующим основным направлениям:
- по каждому ра6отникунезависимо от времени его работы на предприятии;
- по видам начислений;
- по источникам выплат;
- по структурным подразделениям;
- по видам выпускаемой продукции, оказываемых услуг, выполняемых работ.
На рабочем месте расчетчика основным направлением аналитического учета является организация учета начислении по каждому конкретному работнику.
В настоящее время на предприятиях и в организациях используются три варианта организации такого аналитического учета: по расчетно-платежным ведомостям, раздельно по расчетным и платежным ведомостям (приложение 9) и по составленным машинным способом листкам "расчет заработной платы" (начислено, удержано и к выдаче) на основании которых заполняется платежная ведомость для выдачи заработной платы.
Первые два варианта используются в условиях ручной обработки документации, а последний - в условиях автоматизации учета.
На хлебозаводе используется последний вариант расчета.
В соответствии с действующим КЗОТ заработная плата может выдаваться работающим один или два раза в месяц, в сроки, установленные в коллективном договоре.
Если заработная плата выдается два раза в месяц, то за его первую половину либо выдается аванс, либо делается полный расчет. Чаще выдается аванс. Размеры аванса и сроки его выдачи устанавливаются в коллективном договоре. Аванс устанавливается в процентном отношении к окладу или средней заработной плате за предыдущий период. Сумма аванса не должна быть больше фактически заработанной за соответствующий период. Обычно аванс устанавливается на уровне 40 % oт месячного заработка, учитывая, что удержания составляют примерно 10 % от начисленной суммы.
В настоящее время чаще всего применяется порядок, при котором заработная плата начисляется и выдается один раз в месяц.
Многочисленные документы по учету выработки и заработной платы поступают в бухгалтерию или на вычислительный центр из производственных подразделений по графику. После поступления документов производится их группировка с целью определения общего месячного заработка каждого работника и общего фонда заработной платы по предприятию в целом и по категориям работающих.
Основным сводным документом по исчислению заработной платы является расчетная ведомость (расчетный лист - та же расчетная ведомость только на одного человека). Основанием для составления расчетной ведомости служат следующие первичные документы:
- табель учета использования рабочего времени;
- накопительные карточки заработной платы. Такая карточка используется для исчисления заработной платы рабочих-сдельщиков. Она заводится на каждого работника на месяц. В нее из нарядов, маршрутных листов или других документов переносится заработок за тот или иной период, например, за день;
- справки-расчеты на отдельные вилы доплат, сумм дополнительной заработной платы и пособий по временной нетрудоспособности;
- исполнительные листы и заявления работников на различные вычеты и удержания из заработной платы;
- платежные ведомости или расходные кассовые ордера на выданные авансы.
В платежной ведомости содержатся только показатели, связанные с выдачей заработной платы на руки:
табельный номер, Ф.И.0., сумма к выдаче, расписка в получении.
Работники получают заработную плату либо в кассе предприятия, либо в отделении банка, в котором открыт их личный счет.
Для выплаты заработной платы из кассы установлены жесткие сроки - три дня с момента получения наличных денежных средств в учреждении банка. В эти дни разрешается хранить наличность в кассе сверх установленного лимита.
Выдается заработная плата либо только через центральную кассу, либо через цеховых раздатчиков. При децентрализации выплаты заработной платы кассир ведет специальную книгу регистрации платежных ведомостей и сумм, выданных наличными. По истечении срока действия ведомостей раздатчик возвращает их и остатки наличности кассиру. Кассир построчно проверяет платежные ведомости, суммирует выданную заработную плату.
Если заработная плата не получена в установленные сроки, то в платежной ведомости против Ф.И.0. работника специальным штампом иди от руки делается отметка '"депонировано", а не выданные суммы называются депонентскими.
На лицевой стороне платежной ведомости кассир делает запись о ее закрытии. При этом указываютсясуммы выданной наличными и депонированной заработной платы.
На депонентские суммы составляется реестр не выданной заработной платы.
Закрытая платежная ведомость и реестр не выданной заработной платы передаются кассиром в бухгалтерию, в расчетный отдел. После их проверки бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на сумму выданной заработной платы, оформляет и передает его в кассу для составления отчета кассира.
Вся не выданная в указанные сроки заработная плата подлежит возврату на расчетный счет предприятия.При этом в объявлении на взнос наличными указывается, что это депонированные суммы. Эти суммы банк не может направлятьна погашение задолженности предприятия или на прочие выплаты и обязан выдать их по первому требованию предприятия.
В бухгалтерии предприятия учет депонентских сумм ведется в Книге учета депонированных сумм. Книга открывается на год. Учет ведется в разрезе производственных подразделений (цехов, отделов). Сумма задолженности по невыданной заработной плате числится в учете и течение трех лет. По истечении этого срока сумма списывается в состав балансовой прибыли, как прибыль от внереализационных операций. Возможно организовать учет депонированной заработной платы и. на основании реестров не выданной заработной платы, в которых предусмотрены для этого соответствующие графы.
Выплата депонентских сумм оформляется либо расходным ордером, либо выполняющей его функции отрезной частью листка книги учета депонированных сумм. Выплата отпускных и расчета при увольнении оформляется либо расходным ордером, либо платежной ведомостью.
Синтетический учет расчетов с работниками по оплате труда ведется на сч. 70.1 "Расчеты по оплате труда". Счет преимущественно пассивный, входит в группу счетов расчетов. На этом счете отражается состояние расчетов с работниками как состоящими, так и не состоящими в списочном составе предприятия по всем видам выплат.
Начисление заработной платы и других видов выплат отражается по кредиту счета 70.1.
Так, за март 2003 года начислена заработная плата в сумме 85000 рублей. Дт 20.2 Кт 70.1 - 55250 руб. Дт 25 Кт 70 - 29750 руб.
В зависимости от производственных функций работников начисление ихтарифной заработной платы может отражаться в корреспонденции с дебетом счетов 20.2 "Основное производство хлебозавода", 25 "Общепроизводственные расходы'', 26 "Общехозяйственные расходы", 97 "Расходы будущих периодов', 28 "Брак в производстве", 44 "Расходы на продажу".
Аналогичными записями отражаются различные виды доплат за отступление от нормальных условий, связанных с выполнением этих работ (ночные, сверхурочные и т.п.), и премии рабочим, включаемые в состав производственных затрат.
Выплаты работникам,которые в соответствии с действующими нормативными актами невключаются в состав затрат (издержек), например, материальная помощь,единовременные премии, ценные подарки и т.п., относятся за счет чистой прибыли.
Если на предприятии формируется резерв на оплату отпусков рабочих, то начисление сумм отпускных для этой категории работающих отражается в корреспонденции с дебетом сч. 96.1 "Резервы предстоящих расходов и платежей".
Начисление сумм пособий по временной нетрудоспособности, пособий по беременности и родам и выплат, которые гарантированы обязательным социальным страхованием граждан, отражается в корреспонденции с дебетом сч. 69.1 "Расчеты с фондами социального страхования " по соответствующим субсчетам.
Бухгалтерские записи по начислению заработной платы отражаются в регистрах, предназначенных для учета производственных затрат (издержек обращения)