УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Попов А.С. Попов
03.03.2020
- Если документ утверждается путем издания распорядительного документа, то утверждающее слово согласуют с наименованием вида документа (Положение – УТВЕРЖДЕНО, должностная инструкция – УТВЕРЖДЕНА, Устав организации – УТВЕРЖДЕН, Правила – УТВЕРЖДЕНЫ), затем в творительном падеже называют распорядительный документ (чем?), указывают его дату и номер.
Например, Правила
УТВЕРЖДЕНЫ
приказом генерального директора
от 05.03.2020 № 198
- Если документ утверждается на заседании коллегиального органа (например, Совета директоров), используют утвердительное слово (УТВЕРЖДЕНО, ОТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕН), название коллегиального органа в творительном падеже, а в скобках – протокол заседания, дату и номер.
Например, Положение
УТВЕРЖДЕНО
Советом директоров
ООО «Заря»
(протокол от 08.02.2020 № 6)
5. Заголовок к тексту в зависимости от вида документа может:
- отвечать на вопрос «О чем?» (в положении, приказе по основной деятельности, служебном письме, докладной, объяснительной записках, справке и др.). По ГОСТу пишется от левого поля в ширину до 7,5 см, если в несколько строк, то через 1 интервал, точка в конце не ставится:
О проверке сохранности договоров
в производственном отделе
- отвечать на вопрос «Чего», если это такой документ, как «Структура и штатная численность»:
Аппарата управления
- отвечать на вопрос «Кого?», если это должностная инструкция:
Ведущего юрисконсульта договорного отдела
6. В служебных письмах перед текстом ГОСТ рекомендует писать вступительную фразу вежливости:
Уважаемый господин Петров!
(но не Уважаемый господин Петров И.И.!)
Или
Уважаемая Анастасия Павловна!
(но не Уважаемая Крутова Анастасия Павловна!)
Или
Уважаемый господин Губернатор!
Или
Уважаемая госпожа Захарова!
и т.п. (в ГОСТ Р 7.0.97-2003 примеров больше, следует познакомиться)
7. Текст документа в большинстве случаев оформляют через 1,5 интервала. Исключение составляют документы с текстом большого объема (должностные инструкции, договоры, письма более чем на 2 листах и др.)
Тексты унифицированных или типовых документов обычно имеют линии для записей с подстрочными подсказками, что на этой линии должно быть написано. Надо точно соблюдать требования подстрочников. Если написано «Фамилия, имя, отчество», то надо писать Иванов Иван Иванович, если написано «Фамилия, инициалы», то Иванов И.И.
Следует соблюдать правила русского языка, указывать данные в соответствующем падеже.
Принять на работу (кого?) Васильева Ивана Петровича
Предоставить отпуск (кому?) Гусеву Алексею Павловичу и т.д.
8. Оформление отметки о наличии приложения
- Если документ, который прилагается к данному документу, назван в тексте, указывают только количество листов и экземпляров. Отступив пустую строку от текста пишут от левого поля слов «Приложение» в единственном числе, ставят двоеточие и рядом называют приложение.
Приложение: на 2 л. в 1 экз.
(читается так: «Приложение на двух листах в одном экземпляре»)
- Если прилагаемый документ в тексте не назван, то пишут:
Приложение: Смета оборудования детской комнаты на 3 л. в 2 экз.
- Если прилагаемых документов несколько, то их не только называют, но и нумеруют, оформляют столбиком возле слова «Приложение», между пронумерованными приложениями оставляют пустую строку, оформляют через 1 интервал:
Приложение: 1. Приказ Департамента промышленности и торговли Тюменской области на 2 л. в 1 экз.
Проект реконструкции прилежащей к зданию муниципальной территории на 5 л. в 1 экз.
9. Оформление подписи. (личная подпись ставится собственноручно или ставится специальная электронная подпись)
- Если документ оформлен на бланке организации (т.е. в верхней части документа указано наименование организации), то в названии должности лицу, подписывающего документ, название организации не повторяется или пишется кратко (например: директор завода, директор колледжа и т.п.). После должности оставляют место для личной подписи, а затем расшифровку подписи (сначала инициалы, потом фамилию – не путать с адресатом!!!)
Генеральный директор В.А. Сурков
- Если документ оформлен не на бланке (например – договор), то в название должности включается наименование организации, если эта часть реквизита не входит до 7,5 см, то ее оформляют в несколько строк, расшифровка подписи пишется на уровне последней строки:
Генеральный директор
ООО «Заря» В.В. Носков
10. Виза
Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.
В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.
В исходящих (отправляемых) документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.
Юрисконсульт
Исупов В.А. Исупов
09.02.2020
11. Отметка об исполнителе
В отметке об исполнителе (а это – сотрудник, составлявший проект документа) указывают фамилию, имя и отчество (полностью), название должности, название структурного подразделения, телефон, может быть и адрес электронной почты, чтобы лицо, получившее документ (обычно это служебное письмо), могло обратиться за справочной информацией именно к исполнителю. Оформляется отметка на последнем листе документа в левом нижнем углу (возможно в колонтитуле)
Воротников Иван Николаевич, юрисконсульт договорного отдела
+7 912 922 3456, e-mail:Vorot_I_N@mail.ru
Государственным стандартом предусмотрено оформление всех 30 реквизитов с разными вариантами в зависимости от возникающей ситуации. Учите ГОСТ, пригодится в будущей работе, так как никто не обходится без оформления тех или иных документов.