Дисциплина «Документационное обеспечение управления»
Специальность 38.02.01 Экономика и бухгалтерский учет
(заочное отделение)
Преподаватель Пивоварова Жанна Николаевна
ЛЕКЦИЯ 5. Документирование работы с персоналом
План лекции:
Понятие и структура персональных данных.
Основные виды кадровой документации: нормативная; организационно-правовая; персональная; договорная; плановая; распорядительная; отчетная.
Порядок отбора персонала. Документирование приема на работу. Документы, необходимые для приема на работу и увольнения с работы.
Управление персоналом предполагает выполнение комплекса функций, связанных с прогнозированием и планированием трудовых ресурсов, подбором и расстановкой кадров, организацией и координацией их работы, контролем за ходом ее выполнения.
Персона - личность, особа.
Персонал – это личный состав или совокупность работников (трудовой коллектив) учреждения, предприятия, фирмы, подразделяемый обычно на группы по профессиональным или служебным признакам (руководящий персонал, технический персонал, обслуживающий персонал и т.д.), месту работы (персонал конструкторского бюро, персонал отдела и т.п.).
Под персоналом мы обычно подразумеваем всех лиц, имеющих трудовые отношения с данной организацией.
Термин стал широко использоваться в России с начала 1990-х гг. как синоним личного состава, кадров, трудового коллектива. В соответствии с ТК РФ управление персоналом основывается на социальном партнерстве, под которым понимается система трудовых отношений, направленных на обеспечение согласованности интересов работников и работодателей. Соглашение между работником и работодателем предусматривает личное выполнение работником за плату трудовой функции, соблюдение им правил внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.
С учетом предмета регулируемых правоотношений под персональными данными работника в ТК РФ понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. Это определение персональных данных логично входит составной частью в аналогичное, но более широкое понятие, сформулированное в действующем Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации».
В соответствии с законом информация о гражданах (персональные данные) - это сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни граждан, позволяющие идентифицировать его личность. Комплексы персональных данных, которые являются объектом изучения, обработки, использования и хранения в кадровых службах организационных структур всех типов, формируются в процессе реализации функций управления персоналом.
К персональным данным мы относим:
1. все биографические сведения гражданина;
2. его образование;
3. специальность;
4. занимаемую должность;
5. наличие судимостей;
6. адрес места жительства, домашний телефон;
7. состав семьи;
8. место работы или учебы членов семьи и родственников; • характер взаимоотношений в семье;
9. размер заработной платы;
10. содержание трудового договора (контракта);
11. состав декларируемых сведений о наличии материальных ценностей;
12. содержание декларации, подаваемой в налоговую инспекцию, и т.п.
Следует напомнить, что эти данные могут использоваться не только при реализации трудовых правоотношений, но и возникать, обрабатываться в ходе других событий - при обретении гражданином права на получение персональных документов (паспорта, диплома, аттестата), в медицинской практике, решении жилищных вопросов, регистрации актов гражданского состояния и многих других.
Персональные данные всегда документируются. Например, в кадровой службе организации они содержатся в:
1. документации, связанной с подбором персонала;
2. документации, сопровождающей процесс оформления трудовых правоотношений гражданина (при решении вопросов о приеме на работу, переводе, увольнении и т.п.);
3. документации по анкетированию, тестированию, проведению собеседований с кандидатами на должность;
4. коллективных и трудовых договорах, соглашениях, устанавливающих трудовые взаимоотношения сторон;
5. подлинниках и копиях приказов по личному составу;
6. документации личных дел, трудовых книжках сотрудников;
7. делах кадровой службы, содержащих документы по планированию и организации работы службы;
8. делах, содержащих основания к приказам по личному составу;
9. делах, содержащих материалы по повышению квалификации и переподготовке сотрудников, их аттестации, служебным расследованиям и т.п.;
10. справочно-информационном банке данных (учетном аппарате) по персоналу - картотеках, журналах, базах данных и др.;
11. подлинниках и копиях отчетных, аналитических и справочных материалов, передаваемых руководству организации, руководителям структурных подразделений и служб;
12. копиях отчетов, направляемых в государственные органы статистики, налоговые инспекции, вышестоящие органы управления, муниципальные и другие учреждения.
Любые персональные данные относятся к конфиденциальной информации, т.е. информации строго ограниченного и регламентированного доступа. В любых организационных структурах эта информация составляет служебную или профессиональную тайну. Хотя, учитывая массовость и единое место обработки и хранения кадровой документации, соответствующий гриф ограничения доступа на них не ставится. Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях обезличивания этих данных или по истечении 75 лет срока их хранения, если иное не определено законом.
Основные кадровые документы должны вести все организации, вне зависимости от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы прямо или косвенно названы в Трудовом кодексе РФ. Кадровые документы должны быть у каждого работодателя, эта обязанность прямо отражена в действующем Трудовом кодексе РФ.
В целом к основным кадровым документам, которые обязательно должны быть в наличии, относятся:
· трудовая книжка работника;
· штатное расписание (форма № Т-3);
· трудовой договор (или контракт);
· приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1);
· личную карточку (форма № Т-2);
· приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);
· приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);
· график отпусков (форма № Т-7);
· приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8);
· табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13);
· табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12);
· правила внутреннего трудового распорядка;
· положение по защите персональных данных работника;
· трудовую книжку;
· локальные акты по охране труда.
В свою очередь, все обязательные кадровые документы делятся на виды: локальные нормативные акты, унифицированные формы по учету кадров, факультативные кадровые документы. Рассмотрим каждый из этих видов коротко в отдельности.