Тема 3. Правила оформления организационно-распорядительных документов
План лекции:
Распорядительные документы: постановления, приказы, распоряжения, решения
Организационные документы
Служебные письма
Распорядительные документы: постановления, приказы, распоряжения, решения
Постановления и распоряжения
Подготовка и оформление постановлений и распоряжений Совета Министров проводится в соответствии с порядком, устанавливаемым действующим законодательством Донецкой Народной Республики.
Постановления и распоряжения Совета Министров Донецкой Народной Республики печатаются на стандартном листе бумаги формата A4.
Cлова «Донецкая Народная Республика» и «Совет Министров» печатаются шрифтом размером 20, слова «Постановление» и «Распоряжение» - шрифтом размером 16, остальной текст - шрифтом размером № 14. Постановление имеет следующие реквизиты:
Наименование вида акта, например:
ДОНЕЦКАЯ НАРОДНАЯ РЕСПУБЛИКА СОВЕТ МИНИСТРОВ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
№ 12-25 от 23.11.2015 г.
Дата постановления отделяется от наименования вида документа, как правило, межстрочным интервалом 24 пт, оформляется словесно-цифровым способом, печатается центрованным способом, проставляется при подписании акта.
Реквизиты «Дата» и «Номер» печатаются сразу после даты арабскими цифрами и состоит из знака № и порядкового номера, присваиваемого документу после его подписания, например, № 12-25 от 23.11.2015 г. и оформляется центрованным способом.
Заголовок печатается на расстоянии не менее 100 мм от верхнего края листа с прописной буквы, через один межстрочный интервал и выделяется полужирным шрифтом. Заголовок, как правило, отвечает на вопрос: о чем (о ком) издан документ. Точка в конце заголовка не ставится.
Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 - 36 пт и печатается с интервалом 18 пт.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 12,5 мм от левой границы поля.
Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть.
Приказы (распоряжения)
Приказы (распоряжения) издаются как решение организационно- распорядительного или нормативного правового характера. По содержанию управленческого действия приказы издаются по основным вопросам деятельности, административно-хозяйственным или кадровым вопросам (по личному составу).
Проекты приказов (распоряжений) по основной деятельности, административно-хозяйственным вопросам готовятся и подаются структурными подразделениями по поручению руководителя организации (учреждения) или по собственной инициативе.
Проекты приказов (распоряжений) по личному составу (о приеме на работу, увольнении, предоставлении отпуска, командировки и т.д.) готовит кадровая служба на основании докладных записок руководителей структурных подразделений, заявлений сотрудников, трудовых договоров и других документов.
Проекты приказов (распоряжений) по основной деятельности, административно-хозяйственным вопросам и приложения к ним визируются сотрудником, создавшим документ, руководителем структурного подразделения, в котором он создан, должностными лицами, которые определены в проекте документа как исполнители заданий, содержащихся в нем, руководителем службы делопроизводства, руководителем или должностным лицом структурного подразделения по вопросам предотвращения и выявления коррупции, другими должностными лицами, которых касается документ.
Проекты приказов (распоряжений) по личному составу визируются сотрудником кадровой службы, создавшим документ, и его руководителем, а также в зависимости от видов приказов - должностными лицами структурного подразделения по вопросам предотвращения и выявления коррупции, бухгалтерской службы, другими должностными лицами, которых касается документ.
Структурным подразделением по юридическому обеспечению обязательно визируются при наличии всех необходимых виз проекты приказов нормативного правового характера, а также приказы по личному составу и по другим вопросам, определенным данной инструкцией.
Проекты приказов (распоряжений), которые подаются на подпись руководителю, визируются его заместителем в соответствии с распределением функциональных обязанностей.
В случае необходимости проведения оценки содержания и целесообразности издания приказа (распоряжения) осуществляется внешнее согласование проекта документа с другими заинтересованными учреждениями.
Если в процессе согласования в проект приказа (распоряжения) вносятся существенные изменения, он подлежит повторному согласованию.
Приказы (распоряжения) подписываются руководителем организации (учреждения), а в случае его отсутствия – должностным лицом, исполняющим его обязанности.
После подписания приказа (распоряжения) изменения в него вносятся только путем издания нового приказа (распоряжения) о внесении изменений.
Приказ (распоряжение) оформляется на бланке приказа (распоряжения). Содержание приказа (распоряжения) кратко излагается в заголовке. Заголовок начинается с предлога «О» и составляется с помощью деепричастного существительного («Об утверждении...», «О введении...», «О создании...») или существительного («Об итогах...», «О мерах...»).
Текст приказа (распоряжения) по вопросам основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам состоит из двух частей - констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части указываются основание, обоснование или цель издания приказа. Указанная часть может начинаться со слов «Во исполнение»,
«С целью» и так далее. Если документ издается на основании другого распорядительного документа, в констатирующей части указываются название вида этого документа, его автор, дата, номер и заголовок. Точка в конце констатирующей части не ставится.
Распорядительная часть приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», распоряжение может начинаться со слова «ОБЯЗЫВАЮ», которое печатается с новой строки прописными (заглавными) буквами вразрядку без отступа от левого поля и кавычек, после чего ставится двоеточие.
Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте должны быть указаны исполнители (структурные подразделения или конкретные должностные (служебные) лица), конкретные задания (поручения) и сроки их выполнения. Исполнители могут быть названы также обобщенно, например: «Начальникам структурных подразделений».
При этом, как правило, не используется написание неконкретных поручений, которые содержат слова: «ускорить», «улучшить», «активизировать», «обратить внимание» и т.д.
Если приказом (распоряжением) отменяется предыдущий распорядительный документ, в распорядительной части указывается пункт, который должен начинаться со слов: «Признать утратившим силу...».
Изменения, которые вносятся в приказ (распоряжение) оформляются отдельным приказом (распоряжением), который должен иметь такой заголовок:
«О внесении изменений в приказ (распоряжение)...» с указанием даты, номера, названия вида распорядительного документа, в который вносятся изменения. Распорядительная часть приказа (распоряжения) начинается с такого пункта:
«1. Внести изменения в приказ (распоряжение)».
Далее отдельными подпунктами формулируются изменения в распорядительный документ, например:
«1) пункт 2 изложить в следующей редакции:...».
«2) пункт 3 исключить»;
«3) абзац второй пункта 4 дополнить словами...».
Если изменения в распорядительный документ оформляются на отдельном листе (листах), в первом пункте распорядительной части приказа (распоряжения) указывается:
«1) Внести изменения в… (прилагаются)».
Последний пункт распорядительной части в случае необходимости может содержать решение о возложении на структурное подразделение или должностное лицо функций по контролю за исполнением приказа (распоряжения).
В приказы (распоряжения) не может включаться пункт «Приказ (распоряжение) довести до сведения...». Структурные подразделения, должностные (служебные) лица, к сведению которых доводится приказ (распоряжение), указываются в указателе (списке) рассылки, который составитель готовит вместе с проектом распорядительного документа и передает в службу делопроизводства после подписания такого документа.
Приказы (распоряжения) по личному составу оформляются в виде индивидуальных и сводных. В индивидуальных приказах (распоряжениях) содержится информация об одном сотруднике, в сводных - о нескольких, независимо от того, какие управленческие решения, касающиеся их, принимаются (принятие на работу, назначение на должность, перевод на другую должность (работу), увольнение, отпуск и т.д.).
Содержание индивидуального приказа (распоряжения) по личному составу кратко излагается в заголовке, который начинается с предлога «О» и составляется с помощью деепричастного существительного, например: «О назначении...», «О принятии...». В сводных приказах (распоряжениях) может применяться обобщенный заголовок, например: «О кадровых вопросах», «О личном составе».
В тексте приказов (распоряжений) по личному составу, как правило, констатирующая часть не указывается, кроме случаев назначения на должность или освобождения от должности руководящих сотрудников органом высшего уровня или по иной процедуре. В таком случае в констатирующей части приводится ссылка на соответствующий правовой акт органа высшего уровня в такой последовательности: вид акта, его автор, дата, номер, полное наименование.
Распорядительная часть приказа (распоряжения) начинается, как правило, с глагола в форме инфинитива: «ПРИНЯТЬ», «НАЗНАЧИТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «ОСВОБОДИТЬ», «УВОЛИТЬ», «КОМАНДИРОВАТЬ», «ПРЕДОСТАВИТЬ»,
«ОБЪЯВИТЬ» и т.д. Далее указываются прописными (заглавными) буквами фамилия сотрудника, на которого распространяется действие приказа (распоряжения), и прописными - имя, отчество сотрудника и текст приказа. В сводных приказах (распоряжениях) фамилии лиц в пределах пунктов размещаются по алфавиту.
В приказе (распоряжении) о назначении или увольнении сотрудника указывается полная дата (число, месяц, год) фактического выхода сотрудника на работу (прекращения трудовых отношений), размеры его должностного оклада согласно штатному расписанию, надбавок и доплат.
В сводных приказах (распоряжениях) по кадровым вопросам (личному составу) в распорядительную часть включается информация, размещаемая в такой последовательности: прием на работу (службу), перевод, увольнение. При этом в один сводный приказ не может включаться информация, которая согласно законодательству, имеет разные сроки хранения.
В каждом пункте приказа (распоряжения) по личному составу указывается основание для его издания (заявление сотрудника, контракт, докладная записка, решение аттестационной комиссии и т.д.).
Во время ознакомления с приказом (распоряжением) упомянутыми в нем лицами на первом экземпляре приказа или на специальном бланке проставляются их подписи с указанием даты ознакомления.
Совместный приказ (распоряжение) Учреждений одного уровня оформляется на чистых листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм). Государственный Герб Донецкой Народной Республики при оформлении таких приказов не применяется. Наименования Учреждений размещаются на одном уровне, а название вида документа – посередине. Дата совместного приказа (распоряжения) должна быть единой, соответствовать дате последней подписи, а регистрационный индекс документа - состоять из регистрационных индексов, которые проставляются через правостороннюю косую черту в последовательности подписания приказа руководителями Учреждений. Распорядительная часть начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЕМ» («ОБЯЗЫВАЕМ»). Подписи руководителей Учреждений располагаются ниже текста на одном уровне и скрепляются гербовыми печатями этих Учреждений.
Количество экземпляров совместных приказов (распоряжений) должно соответствовать количеству Учреждений, их издающих.
Приказы (распоряжения) нумеруются в порядке их издания в пределах календарного года; приказы (распоряжения) по основной деятельности, административно-хозяйственным вопросам и по личному составу имеют отдельную порядковую нумерацию. Образцы журналов регистрации приказов по основной деятельности и личному составу приведены в приложениях 20, 21.
Копии приказов (распоряжений) заверяются службой делопроизводства или кадровой службой и направляются заинтересованным учреждениям, должностным лицам, сотрудникам. Список рассылки составляется и подписывается сотрудником, который его составил.
Организационные документы
Документирование деятельности коллегиальных органов
Протоколы
В протоколах фиксируется информация о ходе проведения заседаний, принятия решений комиссиями, совещательными органами, собраниями и тому подобное. Протокол составляется на основании записей, сделанных непосредственно во время заседаний, поданных текстов и тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и т.д.
Протоколы могут составляться в полной или краткой форме. В протоколах, составленных в краткой форме, фиксируются только принятые решения, а не ход обсуждения вопроса.
Протокол оформляется на чистом листе бумаги формата А4 (210 х 297 мм) с продольным расположением реквизитов.
Датой протокола является дата проведения заседания. Если заседание продолжалось несколько дней, то через тире указываются первый и последний день заседания.
Номер (индекс) протокола должен соответствовать порядковому номеру заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов заседания соответствующего коллегиального органа. В реквизите «место заседания» указывается название населенного пункта, в котором состоялось заседание.
Заголовок к тексту протокола должен отражать вид заседания (совещание, собрание, конференция и т.д.) или коллегиальной деятельности (комиссия, рабочая группа и т.д.) и включать название вида документа.
Текст протокола состоит из вводной и основной частей.
В вводной части протокола указываются фамилия и инициалы председателя, секретаря, присутствующих на заседании, и при необходимости лиц, приглашенных на заседание (совещание).
В списке присутствующих указываются в алфавитном порядке сначала фамилии и инициалы присутствующих постоянных членов коллегиального органа без указания должностей, затем - приглашенных лиц с указанием должностей и в случае необходимости наименований учреждений. Если количество присутствующих превышает 15 человек, указывается их общее количество со ссылкой на список, который прилагается к протоколу. Например:
Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).
Вводная часть включает повестку дня - перечень рассматриваемых на заседании вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Повестка дня дается в конце вступительной части.
Слова «Повестка дня» печатаются от границы левого поля, после них ставится двоеточие. Каждый вопрос нумеруется арабскими цифрами и печатается с абзаца. Формирование вопросов в повестке дня начинается с предлога «О» («Об»).
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Разделы нумеруются арабскими цифрами. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).
Указанные слова печатаются прописными (заглавными) буквами без отступа от границы левого поля. После слов ставится двоеточие.
После слова «СЛУШАЛИ» указывается текст выступления основного докладчика. Фамилия и инициалы каждого докладчика печатаются с новой строки. Текст выступления излагается в третьем лице единственного числа.
Тексты или тезисы доклада и выступлений, оформленные как отдельные документы, в текст протокола не включаются. После сведений о докладчике ставится тире и отмечается: «Текст доклада (выступления) прилагается».
После слова «ВЫСТУПИЛИ» фиксируются выступления тех лиц, которые приняли участие в обсуждении доклада. Выступления оформляются в протоколе с указанием инициалов (инициалов имени) и фамилий выступающих в именительном падеже, а также с изложением содержания вопроса и ответов на него. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.
После слова «ПОСТАНОВИЛИ» (или «РЕШИЛИ») фиксируется принятое решение по обсуждаемому вопросу повестки дня. Решение должно быть конкретным и включать составляющие, отвечающие на такие вопросы: кому, что сделать и в какой срок.
Решения, содержащие несколько вопросов, подразделяются на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
В случае если на заседании принимается решение об утверждении документа, который обсуждался на заседании, этот документ прилагается к протоколу и в нем делается ссылка на номер и дату протокола. При наличии других документов, которые рассматривались на заседании и факт обсуждения которых был зафиксирован в тексте протокола, они нумеруются арабскими цифрами (Приложение 1, Приложение 2). В соответствующих пунктах протокола делается ссылка на эти приложения.
Реквизит «Отметка о наличии приложений» в конце текста протокола не указывается.
Протокол подписывается председателем заседания коллегиального органа и секретарем.
Некоторые протоколы заседаний (экспертных комиссий и т.д.) подлежат утверждению. В таком случае протокол должен иметь гриф утверждения.
Копии протоколов или выписки из них заверяются печатью службы делопроизводства и направляются (рассылаются) в случае необходимости заинтересованным учреждениям, должностным лицам, сотрудникам. Список рассылки составляет и подписывает секретарь.
3. Служебные письма
Служебные письма составляются с целью обмена информацией между учреждениями как:
доклады о выполнении поручений;
ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц; инициативные письма;
сопроводительные письма.
Служебное письмо оформляется на специальном для писем бланке формата A4 (210 х 297 мм).
Письмо имеет следующие реквизиты: дата, регистрационный индекс, ссылка на регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ, адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложений (в случае необходимости), подпись, отметка об исполнителе.
Датой письма является дата его подписания, которая должна совпадать с датой регистрации исходящей корреспонденции в службе делопроизводства.
Письмо, оформленное на бланке формата А4 (210 х 297 мм), должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос «о чем?».
Основным реквизитом служебного письма является текст, как правило, состоящий из двух частей. В первой части указывается причина, основание или обоснование подготовки письма или приводятся ссылки на документы, которые были основанием для его составления. Вторая часть включает выводы, предложения, просьбы, решения и т.п., которые размещаются с абзаца.
Как правило, в письме затрагивается один вопрос.
Текст письма излагается от первого лица множественного числа с использованием слов: «Просим предоставить информацию...», «разъясняем, что
...» или от третьего лица единственного числа – «министерство считает не целесообразным...», «управление считает целесообразным…».
Служебные письма подписываются.
Гербовой печатью заверяются только гарантийные письма.
Служебное письмо визирует сотрудник, создавший документ, руководитель структурного подразделения, в котором он создан, в случае необходимости (если в письме поднимаются важные и принципиальные вопросы) - руководители заинтересованных структурных подразделений.
Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью Аппарата Совета Министров, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит «Отметка о конфиденциальности».
Электронные письма
Электронное письмо составляется с целью оперативного реагирования на определенное событие. За последнее десятилетие электронная почта стала, пожалуй, одним из самых популярных средств делового общения.
В зависимости от отношений между корреспондентами переписка может быть деловой или частной. Если письмо частное, то к нему не предъявляется жестких требований с точки зрения этики - стиль письма и манера изложения зависят главным образом от степени знакомства с адресатом.
В делопроизводстве сформировались определенные правила составления электронных писем, т.н. сетикет – этикет электронной переписки.
1. Время реакции на входящие письма
Доставка электронного письма от отправителя до получателя занимает от нескольких секунд до нескольких минут. Поэтому электронные письма, в силу своей оперативной природы, требуют оперативной реакции.
Недопустимо не отвечать на письма дольше 1 рабочего дня.
На каждое поступившее письмо необходимо давать оперативный ответ (на ответы о получении вашего письма давать ответ о получении ответа не нужно).
Если для обработки письма требуется более 2-х часов, то обязательно ответьте автору, что его письмо получено и укажите примерный срок, в течение которого вы дадите ответ.
2. Оформление темы письма
Каждое письмо должно содержать тему (Subject), сформулированную в нескольких словах. По содержимому темы получатель должен определить содержание письма или найти письмо в длинном списке других сообщений.
Если это письмо-ответ, то обычно перед темой указывается " RE: ". Если письмо нужно переслать, то перед темой указывается " FWD: ".
Вставку "RE:" и "FWD:" почтовые клиенты обычно делают автоматически.
Изменять тему письма в процессе переписки (ответы на последующие письма данной темы) не рекомендуется, так как многие почтовые системы ведут группировку писем по темам.
Письма с пустой темой неудобны при просмотре списков писем и некоторыми системами спам-защиты помечаются как «возможный спам».
3. Использование бэкграундов и оформительских скинов
Никакие бэкграунды и скины оформления в служебных письмах не допускаются. Желательно, чтобы письмо было простым текстом. В этом случае оно быстрее обрабатывается, быстрее передается, меньше занимает места при хранении и лучше понимается различными почтовыми клиентами.
4. Употребление имен собственных в поле «От кого» («From»)
Имена должны быть написаны кириллицей или латиницей, в транслите, в случае переписки с иностранными компаниями.
Например:
Sergius Sizykh [sizykh.s@ляляля.ru]
Русские имена не допускаются, так как у сотрудников зарубежных компаний и их представительств в России почтовые серверы могут блокировать или искажать почту с заголовками в национальных кодировках.
5. Приветствие
В начале письма обязательно должно быть приветствие. Например: Добрый день, Иван Иванович!
Письмо без приветствия иногда оценивается получателем как неуважительное.
6. Подпись
Подпись отделяется от основного текста письма пустой строкой и строкой с двумя дефисами.
Подпись должна быть: компактной; содержать ФИО или псевдоним автора; содержать какое-нибудь пожелание для получателя. В письмах, направляемых за пределы компании, в подписи должны присутствовать контактная информация и название компании.
Пример правильной подписи:
С наилучшими пожеланиями,
Сергей Сизых, Sizykh.S@ляляля.ru
ООО "Виртуальные технологии", www.virtech.ru 664025, Россия, Иркутск, бульвар Гагарина 38 А, оф. 309
Телефон: (3952) 21-11-01, 20-20-86
7. Цитирование исходного письма
При переписке желательно сохранять предыдущие тексты.
Новый текст располагается в начале письма. Предыдущие исходные тексты пусть остаются в конце.
Если письмо становится слишком длинным или тема обсуждения становится слишком «развесистой» или «уходит в сторону», то можно письмо, в крайнем случае, обрезать. Не забыв при этом переписку сохранить в корпоративной CRM-системе.
Если нужно в ответном письме дать ответ (ответы) на какую-то фразу (несколько фраз), то эти фразы обычно снабжают инициалами автора и угловой скобкой. Ответ пишется через пустую строку.
Например:
ИИ> Сколько стоит разработка сайта?
Разработка сайта стоит 3 рубля. ИИ> Срок?
2 часа
8. Текст письма
Ошибки в тексте не допустимы. Если почтовый клиенты не проверяет наличие грамматических ошибок в текстах в момент ввода, то необходимо проверить себя самостоятельно.
В тексте сообщения никогда не надо использовать прописные буквы. ТЕКСТ, ВЫДЕЛЕННЫЙ ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ, рассматривается как крик. В лучшем случае его относят к неграмотности в вопросах сетевого этикета. Это может вызвать раздражение или другую нежелательную реакцию у Вашего читателя.
Не злоупотребляйте аббревиатурами и эмоциональным оформлением. В деловой электронной почте старайтесь не использовать такие аббревиатуры как BTW (by the way) или LOL (laugh out loud), также так называемые смайлики («улыбающиеся лица»). Они неуместны в деловой переписке, тем более что получатель письма может не знать их значение.
9. Структура письма
Правильно структурируйте свое письмо. Поскольку чтение c экрана монитора гораздо сложнее, чем чтение бумажного носителя. Разбивайте текст письма на логические абзацы. Старайтесь, чтобы предложения содержали не более 15-20 слов. Отделяйте абзацы друг от друга отступом или пустой строкой.
Будьте краткими и выражайте мысли по существу. Основной текст письма с первого абзаца должен притягивать внимание читателя не меньше, чем его Тема. Помните об ограниченном времени потенциального читателя. Начните с цели письма, она должна быть четко сформулирована в первом предложении. Если первые предложения сформулированы правильно, то существует очень большая вероятность, что получатель письма прочтѐт его до конца. Электронное письмо предназначено для быстрой передачи информации. Если необходимо переслать важную информацию, содержащую большой объем, лучше составить краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформить в виде вложения.
10. Вложения
Прежде чем приступить к написанию письма, присоедините вложение.
Когда письмо отправляется кому-либо в первый раз, не прикрепляют никаких вложений. Если все же посылается какое-то вложение без согласования с получателем, то обязательно напишите в тексте письма, что это за файл. Не присоединяйте вложения размером более 5Мбайт, так как возможна такая неприятная ситуация: Вы перешлете свой файл на почтовый сервер за секунду, а Ваш адресат будет скачивать его целый час.
11. Уведомление о прочтении
Не запрашивайте уведомление о прочтении. Можно после текста основного письма и перед Вашей подписью написать следующую фразу:
«Прошу подтвердить получение письма ответным письмом или по указанным ниже телефонам».
12. Безопасность
Никогда не сообщайте конфиденциальную информацию посредством электронной почты. Будьте очень осторожны при пересылке номеров своих банковских карт или другой конфиденциальной информации в тексте электронного письма. Электронная почта при пересылке может быть перехвачена и использована в корыстных целях. Кроме того, посланное Вами электронное письмо навсегда остается в памяти компьютера.