Лекция № 4 и № 5
По предмету «Документирование управленской деятельности».
Тема: «Виды и классификация документов»
Классификация документов – это распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и др. с целью организации и повышения эффективности работы с ними. Классификация позволяет вырабатывать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве. Все документы подразделяются на следующие группы:
1. по способу документирования (рукописные, электронные, графические, кино и фотодокументы);
2. по сфере использования (организационно-распределительные, финансово-бухгалтерские, научно-технические, документы по труду, отчётно-статистические);
3. по наименованию, назначению (приказы, протоколы, отчёты, заявления и т.п.);
4. по содержанию (к ним относим распределительные документы, плановые, бухгалтерские, различают простые документы, посвященные одному вопросу и сложные документы);
5. по характеру содержания (первичные, содержащие исходную информацию и вторичные обобщающие исходную информацию первичные документов);
6. по месту составления (входящие документы, поступившие в организацию, исходящие документы, отправляемые из организации и внутренние документы, разработанные и используемые внутри организации);
7. по грифу ограничения доступа (степени гласности, документы обычные, документы для служебного пользования, секретные, конфиденциальные). Так, «для служебного пользования» (информация, предназначенная только для работников данной организации); «коммерческая тайна» (информация, разглашение которой может нанести ущерб ее обладателю); «конфиденциально» (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ);
«секретно», «совершенно секретно», «особой важности» (информация, составляющая государственную тайну, законодательство РФ);
8. по происхождению, документы официальные или служебные (составленные юридическим или физическим лицом и оформленные в установленном порядке документы, отражающие интересы организации); личные (затрагивающие интересы определенного лица, именные документы);
9. по юридической силе, документы оригиналы или подлинники (первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные автором); копии (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все его внешние признаки, не имеющие юридической силы), отпуск (копия, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия, как правило, подписью не заверяется), заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу), выписки (части документа с указанием, из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и имеющие печать), дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) — выдаются при утере или уничтожении подлинника;
10. по форме изложения, индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в свободной форме), трафаретные (когда структура и часть содержания документа заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении), типовые (документы, описывающие стандартные процессы), примерные (используются для составления и оформления документов по аналогии), унифицированные (входящие в какую-либо унифицированную систему документации);
11. по срокам исполнения, различают документы срочные (с указанным сроком исполнения документа) и несрочные;
12. по срокам хранения различают документы временного хранения (до 10 лет), долговременного хранения (свыше 10 лет), постоянного хранения (50 и более 75 лет);
13. по степени обязательности, документы информационные (содержащие сведения и факты), директивные (обязательные для исполнения документы, юридические или технические нормы).
Документы в организации чаще всего разделяются на три группы:
1. организационные документы — устав предприятия, положения о структурных подразделениях предприятия, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников;
2. распорядительные документы — указы, постановления, решения, приказы, указания, распоряжения, коллективным распорядительным документом может быть протокол собрания (совещания, заседания и т.п.), если в него по результатам голосования включены поручения конкретным лицам с указанием сроков исполнения;
3. информационно-справочные документы. Это документы, содержащие факты, данные, характеристики и другие сведения, необходимые предприятию в его производственно-хозяйственной деятельности. В первую очередь – это служебные письма и телеграммы, отправляемые и получаемые через отделения связи; а также их заменители — телетайпы, телексы, телефаксы, письменные и звуковые документы электронной почты, телефонограммы. Сюда же входят: справки, акты, протоколы, докладные, служебные и объяснительные записки, отчеты, прогнозы, аналитические и другие материалы.
Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям. Виды документов по происхождению: личного происхождения и официальные.
Документ личного происхождения — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей. Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются в частной жизни человека, вне сферы служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.
Официальный документ — документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке. Часть из них составляет Комплект учредительных документов предприятия. В этот комплект входят;
— заявление в регистрационную палату;
— протокол № 1 собрания учредителей,
— учредительный договор;
— устав предприятия;
— свидетельство о регистрации предприятия в регистрационной палате;
— свидетельства о регистрации в органах статистики, налоговой инспекции, пенсионном и страховых фондах, государственном реестре и т.п. организациях. Эта часть документов выдается или заверяется внешними организациями.
Вторую часть составляет комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих текущую деятельность на предприятии и организацию работы трудового коллектива. Эти документы разрабатывается на предприятии и утверждается его руководством. Сюда входят:
— структура предприятия;
— штатное расписание;
— текущие планы и программы деятельности;
— положения о структурных подразделениях;
— внутренний распорядок на предприятии;
— должностные инструкции сотрудников;
— инструкция о ведении делопроизводства и т.п.
Эти документы, а также документы бухгалтерского учета и отчетности, документы планирования, финансирования и кредитования обычно включают в раздел «Организационные документы» в качестве подразделов.
Документы по личному составу предприятия. Это документы, характеризующие работников и их трудовые правоотношения с администрацией предприятия и другими сотрудниками. К ним относятся: Личное заявление, Приказ о назначении на должность, Листок по учету кадров, Автобиография, копии свидетельств и аттестатов и др. документы, объединяемые в комплект «Личное дело», а также Трудовая книжка и различные карточки учетно-отчетных картотек.